公文處理實(shí)施細(xì)則
公文處理實(shí)施細(xì)則 □ 總則 第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。 第二條 各部門的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作， 報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。 第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處 理的效率和質(zhì)量。 第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由辦公室文秘人員收發(fā)、分辦、用印、 立卷。 第五條 各單位的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保國家機(jī)密。 □ 公文種類 第六條 公文種類主要有： (一)請示 請上級指示和批準(zhǔn)，用"請示"。 (二)報(bào)告 向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用"報(bào)告"。 (三)指示 對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用"指示"。 (四)布告、公告、通告 對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用"布告"。 向國內(nèi)外宣布重大事件，"用公告"。 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用"通告"。 (五)批復(fù) 答復(fù)請示事項(xiàng)，用"批復(fù)"。 (六)通知 傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同 級和不相隸屬單位的公文，用"通知"。 (七)通報(bào) 表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用"通報(bào)"。 (八)決定、決議 對某些問題或者重大行動作出安排，用"決定"。 經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用"決議"。 (九)函 平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問 題，用"函"。 (十)會議紀(jì)要 傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用"會議紀(jì)要"。 □ 公文格式 第七條 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào)) 單位、公文字號、主題詞等。 (一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。 除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。 (二)向上級請示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位；如果需要上報(bào)另一個(gè)上級單位時(shí)，可 以用抄報(bào)的形式。 (三)發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 (四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位 的公文編號。 (五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。 (六)收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。 (七)文字一律從左至右橫寫橫排。 第八條 公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。"通告"等用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。 第九條 對上級單位組織的請示或報(bào)告，用單位組織名義發(fā)文。 第十條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報(bào)告， 與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。 第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。分公司、各部門不得聯(lián) 合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。 第十二條 各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。 第十三條 向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級單位，不要直接送 領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)；向下級單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級單位。 第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下 屬子公司。 第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。 □ 公文處理程序 第十六條 收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。 (一)上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報(bào)、電報(bào)、資料和平級發(fā)來的文件，均由文秘人員 統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件 ，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送辦公室領(lǐng)導(dǎo)處理。 (二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜 直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。 (三)凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批 示后辦理。辦公室主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文 內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。 各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退 文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。 (四)加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn) 真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹 執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。 (五)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會議文件交文秘人員立卷歸 檔。 第十七條 發(fā)文處理。一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。 (一)草擬公文的要求： 1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng) 盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。 2.情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號要正確 ，篇幅要力求簡短。 3.引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。 4.草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是 文面凌亂不清的，要重新清稿。 5.數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比 必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。 6.章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為："一"，第二層為"(一)"，第 三層為"1"，第四為"(1)"。 7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。 (二)公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室 核稿。以工會、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。 審核的重點(diǎn)： 1.是否需要行文。 2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。 3.提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。 4.處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。 5.文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點(diǎn)符號是否正確。 審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位 修改，改動過大的，要重新抄正。 (三)公文簽發(fā)。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。工會、社 團(tuán)的一般性文件，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件，由最高行政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 (四)公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。 (五)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。 (六)公文簽發(fā)后，由文秘室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。打印文件要美觀大方 ，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯(cuò)頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上 方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日 期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明"此頁無正文"字樣。 (七)公文校對以原稿為準(zhǔn)，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)，由校對人 員負(fù)責(zé)；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。 第十八條 公文辦理完畢后，要及時(shí)送交文秘人員整理立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。 □ 文件的管理 第十九條 各單位要有專人負(fù)責(zé)文書的處理管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對相關(guān)人員的保 密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。文件傳遞過 程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。 第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶 等有保存價(jià)值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對 整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸 檔的文件。 第二十一條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷售。本細(xì)則從××××年××月×× 日起施行，過去有關(guān)公文處理的規(guī)定與本細(xì)則不一致的，以本細(xì)則為準(zhǔn)。
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