職位說明書的制作方法(ppt)
職位說明書的制作方法
議 程
企業(yè)職能設計與職能分解
組織結構設計與工作設計
工作分析：目標/內容/程序/方法
職位說明書：重要性/用途/格式/編制
案例解析與摹擬演練

過程框圖
職能設計
什么是職能設計？
對企業(yè)的經營和管理業(yè)務進行總體設計，確定企業(yè)應當從事哪些生產經營活動和管理業(yè)務，并規(guī)定其合理的結構比例。
職能設計是企業(yè)組織設計的第一道“工序”思想是：
因事定機構 因機構配人員
職能設計的作用
使企業(yè)的戰(zhàn)略任務和經營目標在管理組織上得到落實
為企業(yè)管理組織的框架設計提供依據
管理組織的各個層次、部門、職務和崗位，只是企業(yè)各項職能和業(yè)務的載體。
先有職能 才有結構
（不能先給病人吃藥，后診斷病情）
職能設計的內容
基本職能設計
關鍵職能設計
職能分解
基本職能設計
目的：對 人、財、物、信息等經營資源
研、供、產、銷等經營環(huán)節(jié)進行
系統(tǒng)、有效的管理。
參考國內、國外較先進同類企業(yè)
應考慮的權變因素：
環(huán)境 戰(zhàn)略 技術 規(guī)模
案例一：
某投資管理公司基本職能
經營發(fā)展戰(zhàn)略
財務（審計）
投資管理
資產運營管理

人力資源
行政辦公
經營計劃
公關與宣傳
建筑公司的基本職能
采購管理：
設備管理：
成本管理：
施工管理：
質量管理：
安全管理：

房地產開發(fā)公司
項目前期
資金
設計
市場分析與營銷策劃
工程監(jiān)理
銷售

練習一
寫出你所在公司的基本職能
關鍵職能設計
各項職能——磚瓦材料/構件
關鍵職能——承擔負荷量最大的構件
關鍵職能應配置在組織結構中心地位
關鍵職能的確定
如何確定？由企業(yè)經營戰(zhàn)略決定
確定關鍵職能應思考三個問題：
？為達到企業(yè)戰(zhàn)略目標，什么職能必須得到出色履行，取得優(yōu)異成績
？什么職能履行不佳，會使企業(yè)遭受嚴重損失，甚至危及企業(yè)生存
？對體現(xiàn)企業(yè)經營宗旨具有重要價值的活動是什么
練習二
投資管理公司總部的關鍵職能？

你所在子公司的關鍵職能？

你所在部門的關鍵職能？
職能分解（一）
定義：將基本職能、關鍵職能逐步分解
化為獨立、可操作的具體業(yè)務
目的：
將各項職能具體化 可執(zhí)行、可落實
如：生產、營銷、財務 分解 具體業(yè)務
分派 不同部門/人來負責
為后續(xù)組織設計工作提供前提條件
部門劃分和組合；縱向：集權、分權；橫向：協(xié)調方式選擇；部門/崗位責任制；職務設計等

職能分解（二）
基本要求
業(yè)務活動的獨立性（舉例）
不能把性質不同的業(yè)務活動混合為一項活動
業(yè)務活動的可操作性（舉例）
避免重復和脫節(jié)（舉例）

職能分解（三）
職能分解的方法：逐級分解法
一級職能---基本職能設計列出的職能
二級職能---為完成一級職能必須開展的
幾方面管理工作
三級職能---由二級職能分解的具體業(yè)務
活動
案例二：某公司職能分解示例
組織結構設計
縱向組織結構設計
——管理層次/幅度；集權/分權；
橫向組織結構設計
——部門/專業(yè)分工；橫向協(xié)調方式；橫向制約機制
職責與權限設計

工作設計
方法：
1、事件流法：把相互密切關聯(lián)的事件或活動歸并在一起形成一個工作
2、歸類法：把性質完全相同或相似的活動歸并在一起，形成一個工作
3、目標分解法：把一個部門職能的總體目標分解為各個分目標，以分目標為中心設定工作。
原則：
1、相對獨立，避免工作關系復雜化。
2、工作結果易于衡量/考核
3、避免任務重疊、交叉
4、有一定的深度和廣度
5、相對穩(wěn)定，避免頻繁調整
6、避免資格要求過高，找不到合適的人選
工作分析
工作分析（職務分析）：是以工作為對象，觀察和分析其內容、責任、特征、必要的資格條件等，將其結果載入工作說明書（職位說明書），判斷與其他工作的性質差異的過程。
為管理活動提供信息——7W
工作分析技術是現(xiàn)代人力資源管理的基本技術和核心技術

工作分析術語
任務：為達到某一特定目的所進行的一項活動。
職責：一個人擔負的一項或多項任務組成的活動。
職位：由特定人所擔負的一個或數(shù)個職責組成，=崗位
工作：由一組主要職責相似的職位所組成
工作=職務
工作簇：由兩個或兩個以上的相似的工作組成。
職業(yè)：由不同時間內不同組織中的相似工作組成。
工作分析的目標
組織管理
人力決策
聘用管理
績效考核

人力資源開發(fā)
薪資管理
工作評價
工作分析項目（一）
一般資料分析
工作名稱：
工作代碼：
工作地點：
工作實體分析
主要目的
工作任務分析
工作責任分析
督導與組織關系
工作量分析

工作分析項目（二）
工作環(huán)境分析
工作的物理環(huán)境
工作的安全環(huán)境
人際與社會環(huán)境
聘用備件
任職條件分析
教育培訓情況
必備知識
經 驗
心理素質
工作分析設計
選擇有代表性、典型性的職位
確定工作分析項目和調查方法
制訂工作分析規(guī)范
包括工作分析規(guī)范用語；工作分析項目標準



選擇信息來源：
包括：任職人、管理者、客戶、工作分析人員、有關工作分析資料
選擇工作分析人員
來源：顧問公司專家
培訓內部人員
工作調查方法
觀察法：
運用感覺器官或其他工具，觀察特定對象的實際工作動作和工作方式，并以文字、圖表、圖象記錄下來
訪談法：
與任職人員面對面談話來收集信息和數(shù)據
（訪談問題舉例）
問卷法：
由任職人員填寫經過特
別設計的調查問卷

方法選?。?
三種調查方法各有利弊，
根據實際情況選擇使用。
工作分析工具—職位問卷
職位問卷是收集工作信息的基本工具
職位問卷框架
基本資料——姓名、性別、年齡、職稱、 部門、學歷、職務、直屬主管、職等、職級、入職日期
工作時間調查——正常工作時間、休息 時間、加班時間、出差情況、工作均衡



工作說明書
又稱職務說明書，是根據工作分析得到的資料對工作的職務、條件以及責任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些條件限制下確認工作的職責，并說明工作的范圍和內容。
工作說明書是人力資源管理中最為重要的文件之一。
工作說明書的重要性
闡明在公司內誰應該負責什么工作
有助于在職者了解該職位的責任
幫助管理階層分析并改進公司的組織結構
作為職位評價、薪資調查以及建立薪資結構的基礎
工作說明書的用途
人力規(guī)劃
人員招聘及甄選
人員任用及配置
薪資調查
薪資結構
員工培訓與發(fā)展
職業(yè)規(guī)劃
工作評價
職位分類
績效評估
目標管理計劃
工作流程分析
組織研究
工作說明書格式
依情況不同而異，基本由五大部分構成：
——職位基本資料
——主要目的
——工作描述
——工作環(huán)境
——任職資格
職位基本資料
職位名稱
直屬主管
所屬部門
工資等級
工資標準


所轄人數(shù)
工作性質
工作地點
職務分析日期
職務分析人
工作描述
工作概要：用簡練的語言說明工作的性質、中心任務和責任
工作活動內容：逐項說明工作活動內容；各活動內容所占時間百分比；活動內容權限；執(zhí)行依據
工作職責：
工作結果：最好定量
工作關系：受誰監(jiān)督，監(jiān)督誰；此工作可晉升的職位、可轉換的職位以及可以升遷至此的職位；與哪些職位發(fā)生關系
運用設備和信息說明
任職資格
所需最低學歷
所需培訓時間/科目
從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗
一般能力：如計劃、協(xié)調、實施、組織、控制、領導、公關等及需求程度
興趣愛好
個性特征：如情緒穩(wěn)定性、責任心、外向/內向、支配性、主動性等
職位所需的性別、年齡特征
體能：視力、聽力、反應、耐力、體力
工作環(huán)境
工作場所：室內/室外/其他特殊場所
工作環(huán)境的危險性：發(fā)生可能性；傷害程度；發(fā)生頻率；原因
職業(yè)?。嚎赡苄?輕重程度等

工作時間特性：正常工作時間、加班時間
工作的均衡性：是否忙閑不均及經常性程度
工作環(huán)境舒適程度：溫度、濕度、粉塵、噪聲等
編制基本要求
內容可依據職務分析目標加以調整，可繁可簡
可以用表格形式，也可采用敘述型（見范例）
使用淺顯易懂的文字，用語要明確，不要模棱兩可
評分等級的設定也要依實際情況盡可能準確
職位說明書應運用統(tǒng)一的格式，注意整體協(xié)調，做到美觀大方
工作說明書范例
簡單型
標準型
完整型

工作說明書制作練習
編制過程中請大家注意運用所學的知識和方法
注意工作說明書的幾項基本要求
時間：25分鐘
總結
回顧所學的內容

如何應用所學內容

對培訓內容還有何問題


職位說明書的制作方法(ppt)