高效會(huì)議技巧

課程背景 ★ 會(huì)議的主要目的是交流信息、作出決策、解決問題。 ★ 但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。 ★ 頻繁的會(huì)議與管理層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工在無效率會(huì)議上花太多的時(shí)間，不僅浪費(fèi)時(shí)間、提高公司成本，也造成工作效率低下，這是一種負(fù)面 文化。 ★ 如何能在會(huì)議中效率高(Efficient) & 效果好(Effective)，是“高效會(huì)議技能”要解決的問題。 ★ 本課程通過個(gè)人練習(xí)、小組活動(dòng)、錄像帶(VCD)演示等一系列方法、手段，讓學(xué)員初步掌握如何有效地地策劃、準(zhǔn)備、組織、主持、參與會(huì)議。 參加人員 ★ 召集、主持會(huì)議的人，參加會(huì)議的人員 課程目標(biāo) ★ 如何積極有效地策劃、準(zhǔn)備會(huì)議 ★ 如何正確組織、主持四類會(huì)議 ★ 如何積極有效深入?yún)⑴c會(huì)議 ★ 如何確定每位與會(huì)者的角色與職責(zé)并監(jiān)督其履行的情況 ★ 如何識(shí)別并使用能幫助會(huì)議取得成功技能 ★ 如何制定管理會(huì)議挑戰(zhàn)的對(duì)策并創(chuàng)建積極的形象 ★ 制定提高主持/參與會(huì)議技能的行動(dòng)計(jì)劃
課程大綱
第一節(jié) 引言
★ 什么是會(huì)議？
★ 會(huì)議的起源
★ 會(huì)議的類型
★ 會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)
★ 會(huì)議的缺點(diǎn)
★ 會(huì)議通病
★ 無效會(huì)議VS有效會(huì)議
★ 有效會(huì)議3要素

第二節(jié) 優(yōu)秀的主持人
★ 主持人必備的技巧
★ 主持人對(duì)會(huì)議成功負(fù)責(zé)
★ 尊重與會(huì)者的權(quán)利

第三節(jié) 有效的方法
★ PDCA與有效會(huì)議：
▲ 計(jì)劃－準(zhǔn)備是開好會(huì)議的必要條件；
▲ 實(shí)施－如何主持是會(huì)議成功的關(guān)鍵；
▲ 檢查－密切跟蹤會(huì)議決議并檢查其有效性；
▲ 行動(dòng)－實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的相應(yīng)行動(dòng)/活動(dòng)?行動(dòng)計(jì)劃。

第四節(jié) 有效地策劃/準(zhǔn)備會(huì)議
★ 有效會(huì)議準(zhǔn)備8步驟
第1步:決定會(huì)議的宗旨和類型
第2步:分析會(huì)議的因果
▲ 本次會(huì)議同本部門目標(biāo)的關(guān)系？
▲ 本次會(huì)議同上/下次會(huì)議的關(guān)系？
▲ 什么事可能會(huì)影響對(duì)本次會(huì)議的興趣？
第3步:明確涉及的/受影響的人和事
第4步:制訂會(huì)議成果說明
第5步: 決定要討論的主題
第6步:決定會(huì)議角色分配
第7步:決定會(huì)場(chǎng)布置
第8步:計(jì)劃會(huì)議議程表
★ 非正式議程表
★ 正式議程表?5W和1H
▲ Why?為何召開 ？
▲ What?何種目標(biāo)？
▲ Who?何人參加？
▲ When?何時(shí)召開 ？
▲ Where?何處召開 ？
▲ How?如何召開 ？

第五節(jié) 有效地主持/參與會(huì)議
★ 組織會(huì)議以取得預(yù)期結(jié)果
★ 會(huì)議三明治
★ 設(shè)定步驟
★ 逐項(xiàng)討論議程,總結(jié)決定
★ 鼓勵(lì)與會(huì)者參與
★ 記錄重要備忘事項(xiàng)和決 定
★ 珍惜時(shí)間－掌握時(shí)間
★ 控制爭(zhēng)議,行事果斷

第六節(jié) 良好的參與意識(shí)
★ 有效地處理擾亂會(huì)議者處變不驚各種角色扮演如何鼓勵(lì)積極,制止消極行為
★ 制不同意見,采取果斷措施
▲ 堅(jiān)持自己的權(quán)利而又不侵害他人的權(quán)力
▲ 直接、坦率、恰當(dāng)?shù)乇磉_(dá)您自己的觀點(diǎn)
▲ 自信地陳述信息
▲ 與會(huì)者的職責(zé)

第七節(jié) 會(huì)議跟蹤
★ 自上而下逐級(jí)向非與會(huì)者傳達(dá)信息
★ 制定行動(dòng)計(jì)劃以完成分派的工作
★ 確定計(jì)劃以跟蹤會(huì)上決定的工作進(jìn)度
★ 制定下次會(huì)議議程
▲ 會(huì)議議程Agenda
▲ 會(huì)議記錄Minutes
▲ 會(huì)議決議Decision 5. 與會(huì)者的角色與職責(zé)RASIC模式

第八節(jié) 制定有效會(huì)議的行動(dòng)計(jì)劃
★ 有效會(huì)議黃金規(guī)則
★ 專家建議&行動(dòng)計(jì)劃