高效會(huì)議管理

高效會(huì)議管理
講師：代志杰
課程背景：
一夫當(dāng)關(guān)的英雄時(shí)代早已經(jīng)過去，我們必須與他人愉快合作方能順利成事，會(huì)議是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式，幾乎90%以上的重大決策都是通過會(huì)議決定的。
所有對(duì)管理者的研究都表明，哪怕是級(jí)別比較低的管理者，每天都有一半以上的時(shí)間是和其他人在一起的，也就是說在參加某種形式的“會(huì)議”。即使談話對(duì)象只有一個(gè)人，也算是開會(huì)。高效管理者都知道，任何會(huì)議都是要么富有成效，要么浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一。
調(diào)查顯示：在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會(huì)議總居于首位。要么是我們?cè)诶速M(fèi)別人的時(shí)間，組織了很多無效的會(huì)議；要么就是別人在浪費(fèi)我們的時(shí)間，參加了很多無聊的會(huì)議。
《高效會(huì)議管理》通過挖掘會(huì)議中的難點(diǎn)、痛點(diǎn)問題，展開有步驟、有架構(gòu)的討論，促進(jìn)人們共享信息、達(dá)成共識(shí)，現(xiàn)場(chǎng)形成行動(dòng)計(jì)劃、職責(zé)分工及做出承諾。有效破解會(huì)而不議，議而不決，決而不行，行而不果的現(xiàn)象。
課程收益：
學(xué)習(xí)召開高效、有成果會(huì)議的方法
有效提升會(huì)議參與度、決策力、執(zhí)行力
建立坦誠(chéng)、尊重、信任的團(tuán)隊(duì)氛圍
幫助團(tuán)隊(duì)構(gòu)建共識(shí)
促進(jìn)團(tuán)隊(duì)聚焦于共同目標(biāo)
輸出召開高效會(huì)議的方案
培訓(xùn)對(duì)象：管理層、HR、培訓(xùn)師、會(huì)議主持人
培訓(xùn)時(shí)間：2天
培訓(xùn)方式：講授、小組研討、行動(dòng)學(xué)習(xí)、促動(dòng)技術(shù)
培訓(xùn)人數(shù)：20-40人
場(chǎng)地要求：空間足夠大、桌椅可以移動(dòng)、可供張貼海報(bào)的墻面
物資需求：馬克筆每組1套、海報(bào)紙（60cm*90cm）50張、便利貼每人2本
課程大綱：
第一講：團(tuán)隊(duì)組建
小組完成：組長(zhǎng)、組名、組訓(xùn)、計(jì)時(shí)員、記錄員、報(bào)告員、小組學(xué)習(xí)公約
完成小組創(chuàng)意海報(bào)
小組風(fēng)采展示
第二講：基于ORID的會(huì)議研討
聚焦式會(huì)話法通過一層層問題的提出，讓人們最大限度地參與和思考這些問題的答案，會(huì)協(xié)助參與者向內(nèi)反思，同時(shí)找到下一步的行動(dòng)計(jì)劃。
聚焦式會(huì)話法四個(gè)層面的提問遵循了人類思考的自然心理過程，它是一個(gè)“感知信息-內(nèi)在反應(yīng)-判斷思考-作出決定”的自然而然的過程。
一、聚焦式會(huì)話法的四個(gè)層面：
1、O數(shù)據(jù)層面：
經(jīng)常參加的會(huì)議有哪些？
經(jīng)常組織的會(huì)議有哪些？
無效會(huì)議的具體表現(xiàn)是怎樣的？
高效會(huì)議有哪些特征？
2、R體驗(yàn)層面：
什么樣的會(huì)議讓你感到輕松、興奮、很高效、很有收獲，你很樂意參加？
什么樣的會(huì)議讓你覺得很無聊、乏味、壓力、痛苦，甚至想要逃離？
3、I理解層面：
你認(rèn)為會(huì)議的主要意義和價(jià)值是什么？
導(dǎo)致無效會(huì)議的原因是什么？
召開一個(gè)高效、成功會(huì)議的難點(diǎn)是什么？
4、D決定層面：
召開一個(gè)高效會(huì)議你認(rèn)為必須優(yōu)先解決的三個(gè)關(guān)鍵問題是什么？
第三講：召開高效會(huì)議的關(guān)鍵問題匯總
運(yùn)用團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)法進(jìn)行“召開高效會(huì)議必須優(yōu)先解決的關(guān)鍵問題匯總”。
團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)是一種群體能夠迅速達(dá)成共識(shí)的促動(dòng)技術(shù)，通過挖掘及綜合代表各種觀點(diǎn)的人們的聰明才智，形成創(chuàng)新的、可行的決策和計(jì)劃。團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)法可以促進(jìn)參與者實(shí)現(xiàn)求同存異、縮小差距、擴(kuò)大共識(shí)和共創(chuàng)共贏等目的。
一、團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)的步驟：
聚焦主題
頭腦風(fēng)暴
分類排列
提取中心詞
圖示化賦予含義
活動(dòng)反思、總結(jié)
第四講：基于“六頂思考帽”的問題解決
六頂思考帽是英國(guó)學(xué)者愛德華?德?博諾博士開發(fā)的一種思維訓(xùn)練模式，或者說是一個(gè)全面思考問題的模型。它提供了“平行思維”的工具，避免將時(shí)間浪費(fèi)在互相爭(zhēng)執(zhí)上。強(qiáng)調(diào)的是“能夠成為什么”，而非“本身是什么”，是尋求一條向前發(fā)展的路，而不是爭(zhēng)論誰對(duì)誰錯(cuò)。
運(yùn)用六頂思考帽，將會(huì)使混亂的思考變得更清晰，使團(tuán)體中無意義的爭(zhēng)論變成集思廣益的創(chuàng)造，使每個(gè)人變得富有創(chuàng)造性。
一、六頂思考帽代表六種思維規(guī)則
1143029845藍(lán)帽 組織和控制思考過程
left74930白帽 信息、數(shù)據(jù)和情況
-43180018415紅帽 感覺、預(yù)感和直覺4191028575黃帽 可行性、價(jià)值和益處
2857517145黑帽 風(fēng)險(xiǎn)、問題、困難
4381578105綠帽 可能性、替換方案和新觀點(diǎn)
第五講：基于“世界咖啡”的問題解決
“世界咖啡”是一種集體提出問題、分享觀念的方法。通過創(chuàng)造一個(gè)像咖啡館般讓人覺得舒適的空間，透過分組討論、交互輪替的方式，讓人們?nèi)ソ涣饔懻撆c他們有關(guān)的事情，讓多元豐富的觀點(diǎn)得到最大激蕩，讓集體智慧油然而生。
“世界咖啡”讓“有差異”的人聚焦主題，真誠(chéng)對(duì)話。“世界咖啡”倡導(dǎo)的規(guī)則為“理解、欣賞、連接、聆聽、隨手記錄和涂鴉”。
一、世界咖啡的步驟：
1、設(shè)定情景
2、營(yíng)造友好的空間
3、設(shè)置問題
4、主持開場(chǎng)
5、開始匯談
6、旅行采蜜，異花授粉
7、總結(jié)匯談
8、集體分享
9、活動(dòng)反思、總結(jié)
第六講：基于群策群力的問題解決
群策群力可以快速找到組織存在的問題，研究出解決方案，并有效執(zhí)行落實(shí)；可以在組織內(nèi)部營(yíng)造出一個(gè)全員平等、坦誠(chéng)交流的環(huán)境，汲取組織的智慧；可以快速解決跨部門的扯皮推諉問題；可以使問題的解決不再依賴領(lǐng)導(dǎo)者，而是依靠各個(gè)部門與該問題直接相關(guān)人員的參與和貢獻(xiàn)。
一、群策群力的步驟：
聚焦問題：清晰問題，明確背景
障礙分析：分析原因，找到障礙
厘清目標(biāo)：明確目標(biāo)，瞄準(zhǔn)靶心
頭腦風(fēng)暴：經(jīng)驗(yàn)分享，連接智慧
決策矩陣：篩選想法，慎重決策
行動(dòng)建議：建議呈現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)碰撞
高管質(zhì)詢（城鎮(zhèn)會(huì)議）：小組匯報(bào)，直面挑戰(zhàn)
活動(dòng)反思、總結(jié)
第七講：總結(jié)回顧

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