七種高效率處理工作的工具

一．▋SWOT分析法

▋Strengths：優(yōu)勢(shì)

▋Wea.knesses：劣勢(shì)

▋Opportunities：機(jī)會(huì)

▋Threats：威脅

意義：幫你清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，把握環(huán)境提供的機(jī)會(huì)，防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與威脅，對(duì)我們的成功有非常重要的意義。

二． ▋PDCA循環(huán)規(guī)則

▋Plan：制定目標(biāo)與計(jì)劃

▋Do：任務(wù)展開(kāi)，組織實(shí)施

▋Check：對(duì)過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)和終結(jié)果進(jìn)行檢查

▋Action：糾正偏差，對(duì)成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下一輪計(jì)劃

意義：每一項(xiàng)工作，都是一個(gè)pdca循環(huán)，都需要計(jì)劃、實(shí)施、檢查結(jié)果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會(huì)有質(zhì)的飛躍，才可能取得完善每一項(xiàng)工作，完善自己的人生。

三． ▋6W2H法

▋What：工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)

▋Why：做這項(xiàng)工作的原因

▋Who：參加這項(xiàng)工作的具體人員，以及負(fù)責(zé)人

▋When：在什么時(shí)間、什么時(shí)間段進(jìn)行工作

▋Where：工作發(fā)生的地點(diǎn)

▋Which：哪一種方法或途徑

▋How：用什么方法進(jìn)行

▋How much：需要多少成本

意義：做任何工作都應(yīng)該從6W2H來(lái)思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報(bào)也應(yīng)該用6W2H，能節(jié)約寫(xiě)報(bào)告及看報(bào)告的時(shí)間。

四．▋SMART原則

▋Specific 具體的

▋Measurable 可測(cè)量的

▋Attainable 可達(dá)到的

▋Relevant 相關(guān)的

▋Time based 時(shí)間的

有的又如此解釋此原則

▋S代表具體(Specific)，指績(jī)效考核要切中特定的工作指標(biāo)，不能籠統(tǒng)

▋M代表可度量(Measurable)，指績(jī)效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的，驗(yàn)證這些績(jī)效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的

▋A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable)，指績(jī)效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免設(shè)立過(guò)高或過(guò)低的目標(biāo)

▋R代表現(xiàn)實(shí)性(realistic)，指績(jī)效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的，可以證明和觀察

▋T代表有時(shí)限(time bound)，注重完成績(jī)效指標(biāo)的特定期限

意義：人們?cè)谥贫üぷ髂繕?biāo)或者任務(wù)目標(biāo)時(shí)，考慮一下目標(biāo)與計(jì)劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計(jì)劃才是具有良好可實(shí)施性的，也才能指導(dǎo)保證計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。

五． ▋時(shí)間管理-重要與緊急

A、重要且緊急

▋緊急狀況

▋迫切的問(wèn)題

▋限期完成的工作

▋你不做其他人也不能做

B、重要不緊急

▋準(zhǔn)備工作

▋預(yù)防措施

▋價(jià)值觀的澄清

▋計(jì)劃

▋?nèi)穗H關(guān)系的建立

▋真正的再創(chuàng)造

▋?cè)鲞M(jìn)自己的能力

C、緊急不重要

▋?cè)斐筛蓴_的事、電話

▋信件、報(bào)告

▋會(huì)議

▋?cè)S多迫在眉睫的急事

▋符合別人期望的事

D、不重要不緊急

▋忙碌瑣碎的事

▋廣告函件

▋電話

▋逃避性活動(dòng)

▋等待時(shí)間

優(yōu)先順序=重要性*緊迫性

意義：在進(jìn)行時(shí)間安排時(shí)，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會(huì)“彈鋼琴”。

對(duì)工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動(dòng)之中。

六．▋?nèi)蝿?wù)分解法[WBS]

即Work Brea.kdown Structure，如何進(jìn)行WBS分解：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動(dòng)

WBS分解的原則：

將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，底層的任務(wù)活動(dòng)可直接分派到個(gè)人去完成；每個(gè)任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。

WBS分解的方法：

▋至上而下與至下而上的充分溝通

▋一對(duì)一個(gè)別交流

▋小組討論

WBS分解的標(biāo)準(zhǔn)：

▋分解后的活動(dòng)結(jié)構(gòu)清晰

▋邏輯上形成一個(gè)大的活動(dòng)

▋集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時(shí)的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)

▋所有活動(dòng)全部定義清楚

意義：學(xué)會(huì)分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，你才能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作，才能統(tǒng)籌安排你的時(shí)間表。

七．▋二八原則

巴列特定律：“總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。

舉例說(shuō)明：

80%的銷(xiāo)售額是源自20%的顧客

80%的電話是來(lái)自20%的朋友

80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品

80%的財(cái)富集中在20%的人手中

王勝老師的其它課程