投訴常規(guī)版-投訴處理的制勝之道

投訴處理的制勝之道
--專業(yè)投訴處理人員的技能大全
【課程背景】
隨著互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品與技術的競爭加劇，營業(yè)線之間競爭決勝關鍵，是服務取勝。如何通過服務變現(xiàn)，輔助營銷的目的，減少投訴的機率，除了員工有較好的服務技能、營銷技能以外，還必須掌握非常實用的處理投訴的技能技巧，其中課程涉及的核心技能包括：
良好的投訴處理心態(tài)，面對投訴的時候能站在更高的角度去看待問題，權衡利弊；
業(yè)務熟練和技能嫻熟，熟知產(chǎn)品的前后端相關專業(yè)問題，并持有相關服務經(jīng)驗；
專業(yè)的服務溝通技巧，通曉客戶的消費心理和投訴心里，滿足理性與感性需求。
投訴處理，對員工展現(xiàn)的綜合能力要求較高，需要了解客戶核心需求和潛在需求、客戶當下的情緒，同時還需要具備對自己情緒的覺察和管理，保持情緒穩(wěn)定，思路清晰，對話技巧熟練、良好的服務意識，都是訓練營業(yè)人員基礎的投訴處理能力的堅實基礎。
本次課程討論的話題包括但不限于：
因為與年紀較大的客戶大聲對話，被圍觀的客戶投訴，表示無奈？
人就在咨詢臺坐著，客戶反饋沒有服務人員，是否存在誤會？
本想主動幫忙，每次都被罵回辦公室的店長，經(jīng)歷了什么？
為什么客戶非要銷戶重開，才能享受相應的優(yōu)惠，特殊處理的尺度在哪？
值班經(jīng)理站在臺席后面，客戶的表演欲也隨之增加，是真的嗎？；
咨詢投訴，是怎么產(chǎn)生的？客戶僅僅是咨詢和確認，為何生成投訴？
客戶單方面推翻業(yè)務辦理的協(xié)議，表示不認可，如何應對？
客戶不接受解決方案的補償程度，如何嘗試通過“談判”來解決問題？
客戶提出的“不可及要求”，是當面回絕還是保持商量的余地？
10分滿意的評價建議，如何把控10分肯定的關鍵時刻。
【課程收益】
學會自我情緒管理：學會觀察自己的情緒和底限，懂得覺察自己的情緒波動，理性掌控；
掌握投訴處理流程：掌握投訴處理的流程、步驟、案例參考、縱向權限釋放的程度；
培養(yǎng)積極服務心態(tài)：主動協(xié)同客戶解決問題，挖掘客戶交流的最優(yōu)方法，維護客戶利益達到雙贏；
服務變現(xiàn)理性思維，能夠更好地化投訴危機為服務營銷契機，提高產(chǎn)能，防止流失。
【課程形式】
人員針對性：全程還原營業(yè)人員和客戶對話的情景，讓學員沉浸式案例學習；
環(huán)境針對性：還原大量真實溝通案例的細節(jié)，讓經(jīng)驗實戰(zhàn)驗證理論觀點。
知識實戰(zhàn)性：從理論到實踐的深入淺出，系統(tǒng)了解，設計大量針對性“對話話術”。
授課訓練性：學以致用，情景演練強化知識點記憶；分組學員點評、分享加深理解；
老師總結(jié)輔導，加快知識吸收。安排不同場景的情景模擬，讓學員扮演顧客，客服人員，體驗交叉技巧學習和分享。
【課程時間】2天，6小時/天
【課程對象】店長、值班經(jīng)理、營業(yè)員、投訴處理人員、渠道營業(yè)人員等
【課程方式】 互動教學，多元學習，分組討論，角色扮演等
【課程大綱】
第一講：營業(yè)人員面對投訴處理的基本素質(zhì)訓練
一、積極心態(tài)訓練
1. 正面積極（如何創(chuàng)造專業(yè)開放的溝通窗口，取得客戶信任，積極反饋真實情況）
2. 主動出擊（積極響應，面對客戶反饋的問題，能第一時間做好服務響應）
3. 全力以赴（掌握和記錄相關真實情況后，進入下一步的流程處理，落實首問責任制）
經(jīng)典企業(yè)案例討論
您反饋的問題我們都記錄下來了，但是目前我們不予受理，也不會有下一步的回復，感謝您的有效反饋。如果您對我們的服務持有不同觀點，可以直接給我們總部發(fā)郵件反饋問題。（面對這樣的回復，站在客戶的角度，做何感想？）
重點技能練習：
如何判斷客戶是情緒宣泄和還是理性反饋問題？
如何做，讓客戶覺得你是認真在做好服務接待和投訴處理的記錄？
學會判斷客戶的投訴處理的側(cè)重點，了解解決投訴的理性與感性需求，掌握更多有效信息。
二、溝通技巧訓練
1. 營造良好的溝通氛圍（影響溝通效果的主要構(gòu)成因素）
1）溝通地點（是否適合直接解決問題，是否需要隔離環(huán)境的設計）
2）溝通時間（面對面投訴與事后投訴，方法大不同）
3）雙方情緒（客戶情緒宣泄的黃金30秒，如何讓客戶最大可能情緒）
4）燦爛笑容（自我表情管理，保持嚴肅對待還是笑臉相迎，有講究）
5）贊美肯定（如何使用服務敬語，讓客戶跟你的對話也能禮貌相待）
6）情緒調(diào)整（如何有效預防客戶的情緒沖擊和語言碰撞，做好情緒管理，保持平靜）
經(jīng)典案例討論：
“一直無法收到賬單導致賬戶欠費停機，客戶意見很大，當面追責”，經(jīng)解釋后，客戶表示理解，但是還是不懂？怎么辦？
重點技能練習：
傾聽技巧，如何讓客戶暢所欲言，盡可能給到有效信息，作為應對；
提問技巧，如何設計開放式問題和封閉式問題，讓對話輕松又有效；
聆聽技巧：如何在與客戶對話過程彰顯對客戶的尊重，對話愉悅；
三、正確的投訴處理觀念培養(yǎng)
1. 客戶是必須享受服務的，有沒有錯？
2. 客戶一定會抱怨，抱怨是合理的嗎？
3. 處理投訴的關鍵在于溝通過程？還是結(jié)果？
4. 換位思考，會不會被客戶帶節(jié)奏？
5. 態(tài)度很重要，會不會被客戶拿捏，得寸進尺？
經(jīng)典案例討論：
“一次申請退費，客戶就會一而再而三，繼續(xù)薅羊毛，為了防止這樣的情況持續(xù)蔓延，如何應對？”如何在規(guī)范處理原則與特殊案例處理之間，取得平衡？
重點技能練習：
處理問題的步驟，輸出結(jié)果往往不是客戶最想要的；
還原過程，在專業(yè)的領域跟客戶做一般闡述和說明，讓處理結(jié)果有理有據(jù)；
投訴處理話術與說辭，如何說，讓客戶領會你的用心，同時做好閉環(huán)杜絕后患。
第二講：顧客投訴心理的全面分析
一、面對面投訴處理，現(xiàn)場客戶的兩個需求
1.?隱性需求
2.?顯性需求
分析：客戶的這兩個需求要怎樣滿足？
經(jīng)典案例討論：
“客戶說什么都不想要，就是想跟我們反饋問題，沒有任何目的，想把這種現(xiàn)象作為反饋來投訴”如何判斷客戶的隱形需求，通過哪種溝通方法與處理思路，讓客戶滿意？
重點技能練習：
投訴心理分析，如何透過表象的對話和交流，盡可能接近客戶的核心需求；
隱形需求與顯性需求的同時滿足，如何有節(jié)奏地給客戶輸出解決方案？
二、產(chǎn)生投訴的三大原因
1. 顧客自己的原因
（因為自己理解不全或使用不當，導致對產(chǎn)品的體驗不佳，又不想把責任歸咎到自己的身上，產(chǎn)生投訴。例如：不關注手機設置導致大流量產(chǎn)生收費）
2. 顧客對營業(yè)人員的服務態(tài)度及技巧不滿
（從反饋業(yè)務或者產(chǎn)品的相關建議，由于接待人員的服務態(tài)度出現(xiàn)推諉、怠慢、歧視、消極應對等，顧客直接對其服務態(tài)度與技能進行投訴。例如：沒處理過相關案例，被客戶責罵）
3. 對產(chǎn)品和服務項目本身的不滿
（客戶在非自愿選擇的前提下，使用了相關產(chǎn)品，對于產(chǎn)品的價格、性能、使用范圍和相關體驗，均抱不認可的態(tài)度，產(chǎn)生投訴，例如：合約到期只能另選新的套餐）
三、客戶抱怨投訴的三種心理分析
1. 求發(fā)泄的心理
2. 求尊重的心理
3. 求補償?shù)男睦?br /> 經(jīng)典案例討論：
1、“老人不可能用到流量，產(chǎn)生了高額費用，老人很害怕，覺得很不安全”是真的嗎？老人真的不是高流量的使用群體嗎？
2、客戶一上來就罵罵咧咧，隱形需求時什么？
重點技能練習：
有效承接客戶的情緒；
尊重與傾聽客戶
適當設計與輸出補償方案，有序解讀；
四、客戶投訴模式分析與處理技巧
1. 音量分析（影響語言溝通情緒度的決定因素）
2. 語速分析（影響表達與接受的程度）
3. 語氣、語調(diào)（影響客戶接受信息的感知度）
4. 情緒分析（體現(xiàn)對話情緒和立場的關鍵要素）
經(jīng)典案例討論：
1、知名企業(yè)投訴處理案例“必須要三種證明齊全，缺一不可，我們才能進入投訴處理環(huán)節(jié)，請您配合”這樣做，客戶是被迫配合，最終可能達成滿意？
2、“寬帶1000M一直無法達到宣傳速率，持續(xù)投訴，不接受處理溝通，一直反復投訴，”隱形需求是什么？
重點技能練習：
語言訓練，如何專業(yè)有溫度地進行解決方案對話；
語言技巧，如何進行有效的情緒安撫，與客戶情緒同步，合理表達同理心；
第三講：客戶投訴的處理技巧
?一、處理客戶投訴的原則
先處理感情（情緒），再處理事情（問題）
?二、10種錯誤處理客戶抱怨投訴的方式
1. 只有道歉沒有進一步行動（不能解決最核心的投訴訴求）
2. 把錯誤歸咎到顧客身上（推卸責任，與客戶爭論對錯是非）
3. 做出承諾卻沒有實現(xiàn)（為了討好客戶，做出非理性承諾）
4. 完全沒反應（怠慢客戶，缺乏服務的主動性）
5. 粗魯無禮（言語粗暴，缺乏服務和對話的禮儀規(guī)范）
6. 逃避個人責任（推卸責任，缺乏解決問題的思維）
7. 非語言排斥（無法落實首問責任制，讓客戶感覺被忽視）
8. 質(zhì)問顧客（為難客戶，從言語上責怪客戶的反饋）
9. 語言地雷（頻繁出現(xiàn)服務禁語，極易粗怒客戶）
10. 忽視客戶的情感需求（專注解決業(yè)務問題，忽略客戶感受）
經(jīng)典案例討論：
1、知名企業(yè)投訴處理案例“你們的業(yè)務系統(tǒng)不完善，還怪我住的地方偏，倒打一耙”這樣做，是大企業(yè)的處理問題的作風嗎？
2、“如何花兩分鐘完成一件有效道歉”她是怎么做到的？
3、“簡單做了個致謝對話，事情居然解決了”，他到底做對了什么？
重點技能練習：
有效道歉，從主動投訴到積極配合，客服人員到底做對了什么？
姓氏招呼，在投訴處理中，到底起著怎樣的有效作用？
有效回應，有序澄清與慣性反駁，其中的區(qū)別在哪？
三、影響處理客戶投訴效果的三大因素
1. 處理時的溝通語言
2. 處理的方式及技巧
3. 處理時態(tài)度、情緒、信心
經(jīng)典案例討論：
1、知名企業(yè)投訴處理案例“你們認個錯有那么難嗎？并可賠償也不認錯，到底有沒有意識到錯誤在誰”？
2、“我不是針對你個人，但是我對事情解決的結(jié)果我是非常不滿意的，跟你無關”？
重點技能練習：
致歉訓練，如何專業(yè)有效地開展致歉語，取得客戶的認同并進入下一步處理環(huán)節(jié)；
致謝技巧，如何進行有效開展致謝，感謝客戶的建議，持續(xù)保持不斷優(yōu)化和提升；
四、客戶抱怨投訴處理的六步驟
1. 耐心傾聽
2. 表示同情理解或真情致歉
3. 分析原因
4. 提出公平化解方案
5. 獲得認同立即執(zhí)行
6. 跟進實施
演練：處理投訴的六步驟
經(jīng)典案例討論：
1、 “我自己家里有寬帶，單位有寬帶，基本不會用到這個多的流量，產(chǎn)生這個費用我不認可，退費”退費，客戶就滿意了嗎？
重點技能練習：
雙贏意識，站在客戶的角度去處理問題，又不影響公司的長遠利益；
談判技巧，如何保持良性的溝通節(jié)奏，掌握問題解決的主動權；
五、巧妙降低客戶期望值技巧（有效管理客戶的期望值）
1. 巧妙訴苦法
2. 表示理解法
3. 巧妙請教法
4. 同一戰(zhàn)線法
經(jīng)典案例討論：
“這樣的事情，還要我來教你怎么做嗎”真的要他教我嗎？
“我是很滿意你個人的處理風格與交流方式的，但是我還是要堅持投訴他，辭退”
重點技能練習：
共情能力，如何第一時間站在客戶的角度，了解需求并協(xié)同處理問題；
學習心態(tài)，如何讓客戶自己說出核心的需求，并協(xié)同做好服務細節(jié)；
六、特殊客戶抱怨投訴處理策略整合（個性化投訴案例的應對技巧探討）
1. 站在利益的兩端，客戶本能發(fā)起投訴，如何應對？（一口咬定說，當初沒有說明）
2. 針對投訴處理的時效不認可，發(fā)起投訴？（不馬上處理我就不掛電話）
3. 未授權私自辦理業(yè)務，客戶投訴？（不要錢也不能違規(guī)違法私自幫我辦理）
4、業(yè)務常識解釋不通，執(zhí)意投訴？（1000M，少10M都不是1000M）
5、對產(chǎn)品或套餐內(nèi)容、資費不認可，發(fā)起投訴？(我用不完套餐內(nèi)容，幫我退差價)
實景情景演練：日常投訴場景模擬練習（案例沙盤）
備注：本課最終會結(jié)合營業(yè)一線人員的的具體工作場景和投訴熱點案例，進行定制性的設計，貼近工作從而指導工作，從客戶所需出發(fā)，最終達成客戶期望值。
給營業(yè)一線的客服人員提供一套立體可見、參考性強、并且能投身其中進行訓練的學習環(huán)境，寓教于樂，整體提高綜合的投訴處理能力。
以上投訴處理的多種場景與種類，可以分場設計并結(jié)合“投訴處理人員關鍵能力認證”。

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