物業(yè)檔案管理培訓(xùn)（2天）

物業(yè)檔案管理培訓(xùn)
楊輝
課程背景
為何說物業(yè)企業(yè)的檔案就是物業(yè)企業(yè)的紙質(zhì)黃金？
俗語說“鐵打的營盤流水的兵”，但從企業(yè)管理者的百年戰(zhàn)略高度必須考慮，在無數(shù)的
流水一般的人員來來去去，如何維護(hù)一個鐵打的營盤？
特別是在這一個倡導(dǎo)所謂人的自由和權(quán)利的時代，讓企業(yè)管理者很是頭痛：如何維護(hù)
企業(yè)的永續(xù)經(jīng)營？
企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中大量有極大經(jīng)濟價值的檔案如何管理？
檔案是企業(yè)的記憶，是企業(yè)全體人員經(jīng)過努力取得的成功經(jīng)驗或教訓(xùn)轉(zhuǎn)化成為一種物
質(zhì)載體，這也是企業(yè)經(jīng)營持續(xù)發(fā)展的商業(yè)機密，更是企業(yè)財富的證據(jù)。
良好的檔案工作，清楚地昭示企業(yè)曾經(jīng)取得的成功經(jīng)驗或慘痛的教訓(xùn)，即使企業(yè)具體
操作人員全部更換一遍，后來者通過查閱檔案，就可以使企業(yè)繼續(xù)沿著成功的道路走下
去，或者避免再次走上曾經(jīng)犯下的嚴(yán)重錯誤，從而避免慘痛的損失。
在這個唯有變化為唯一不變的時代，良好的檔案管理，例如技術(shù)檔案、會計檔案、人
事檔案等良好管理，可使得企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中避免巨大的風(fēng)險，保證企業(yè)穩(wěn)健的持續(xù)發(fā)
展。
因此，檔案管理工作，看上去是枯燥的舊物，其實是黃金一樣珍貴的物品，是企業(yè)永
續(xù)發(fā)展的必備！
當(dāng)然，也是相關(guān)人員職業(yè)生涯發(fā)展必備的工作技能，學(xué)好用好檔案管理，是職場的必
殺技！
課程收益
1.幫助學(xué)員系統(tǒng)地掌握物業(yè)檔案管理的必備規(guī)則、技術(shù)和方法
2.幫助學(xué)員掌握檔案實體管理中的檔案價值鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的
保管、檔案的登記和統(tǒng)計等原理、技術(shù)和方法
3.幫助學(xué)員掌握檔案信息資源開發(fā)、檔案檢索、檔案編研、檔案提供利用等方法
課程對象：企業(yè)各級管理人員、行政管理人員、檔案管理人員
課程特色：課堂講授+案例分析+小組討論+情景演練，突出實戰(zhàn)性與實用性
課程時間：2天（12H）

課程大綱
第一章 物業(yè)紙黃金管理基礎(chǔ)——文書檔案管理
一、新標(biāo)準(zhǔn)歸檔文檔規(guī)范法規(guī)具體操作
二、文書檔案的性質(zhì)和特點
三、文書檔案工作的管理原則
四、文書檔案管理的分工合作
五、文書檔案的分類保管
六、文書檔案的計算機輔助管理
【案例分析】文件檔案裝訂實操
【實用工具】紙質(zhì)文件檔案裝訂規(guī)范
【實戰(zhàn)演練】檔案分類與歸類

第二章 檔案黃金的價值和效益在哪里
什么是企業(yè)檔案
檔案的價值和效益在哪里？
建立檔案管理的八個制度
【案例分析】（1）企業(yè)檔案就是經(jīng)濟價值
（2）檔案管理不善對企業(yè)造成的極大傷害
【實用工具】檔案室防護(hù)檢查表
【小組討論】檔案對企業(yè)管理的價值

第三章 以價值為準(zhǔn)繩收集和鑒定檔案
一、建立檔案收集歸檔管理系統(tǒng)
二、如何編制接收檔案工作報表
三、如何填寫檔案交接文據(jù)
四、如何根據(jù)實際情況確定檔案保管期限
五、如何區(qū)分歸檔與不歸檔范圍
六、九種鑒定檔案價值的方法
七、檔案價值的三大鑒定標(biāo)準(zhǔn)
【案例分析】標(biāo)桿企業(yè)完整檔案管理制度
【實用工具】（1）接受檔案登記表格 （2）檔案交接表格 （3）檔案保存表格

第四章 整理維護(hù)檔案黃金價值
一、各類檔案立卷組卷方法
二、如何編制檔案號
三、如何編制檔案目錄
【案例分析】檔案價值就是這樣被毀滅的
【現(xiàn)場討論】檔案如何分類與歸類利于查找

第五章 檔案黃金保管實現(xiàn)長期保值
一、檔案庫房設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格
二、檔案庫房的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)
三、檔案裝具排放與編號的標(biāo)準(zhǔn)
四、編制檔案存放位置索引
五、檔案庫房管理“八防”規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)
【案例分析】（1）標(biāo)桿企業(yè)的檔案庫房 （2）檔案柜架排放與編號
【視頻欣賞】檔案管理說唱
【實用工具】如何計算檔案庫房面積的公式

第六章 充分利用檔案黃金的價值
一、形成檔案價值利用制度
二、建立檔案檢索工具體系
三、檔案保密及借閱規(guī)范管理
四、如何分析檔案統(tǒng)計資料
五、編制檔案報表彰顯價值
六、如何編寫期滿檔案銷毀工作總結(jié)和報表
【視頻案例】如何查找有價值的檔案
【實戰(zhàn)演練】編寫全宗指南
【實戰(zhàn)演練】檔案季報表、年報表

第七章 專門檔案的管理
一、人事檔案管理
二、會計財務(wù)檔案管理
三、設(shè)備檔案管理
四、電子檔案管理
五、實物檔案管理
【案例分析】勞動糾紛舉證倒置責(zé)任對檔案的要求
【案例分析】（1）財務(wù)檔案管理制度 （2）人事檔案管理制度
（3）聲像檔案管理制度
【案例工具】某公司會計檔案管理制度、某公司文書檔案管理制度、某公司技術(shù)檔案管
理制度、某公司電子檔案管理制度

第八章 物業(yè)檔案專業(yè)管理
一、物業(yè)檔案管理的最重要內(nèi)容
1、四種類型業(yè)主檔案
2、十種物業(yè)項目檔案
二、物業(yè)檔案的建立
1、建立動態(tài)的物業(yè)管理檔案資料管理機制
2、收集資料的十種方式
三、物業(yè)檔案的整理和分類
1、檔案的五種分類
2、建立標(biāo)準(zhǔn)化的五種檔案類型
四、物業(yè)檔案的管理
1、物業(yè)檔案管理的五個注意事項
2、物業(yè)檔案管理的五個環(huán)節(jié)
五、物業(yè)檔案管理一般問題
1、記錄的四種問題
2、分類的三種問題
3、裝裱的三個問題
4、檔案審核的存在問題
六、法律證據(jù)檔案審核
1、合同應(yīng)注意哪些問題
2、合同履行過程中如何維護(hù)公司的合法權(quán)益
【案例分析】（1）某物業(yè)檢查表檔案 （2）某物業(yè)檔案管理場所
（3）檔案管理不善導(dǎo)致的物管重大損失
【現(xiàn)場互動】物業(yè)檔案卷內(nèi)文件材料編號出現(xiàn)錯誤時，應(yīng)怎樣處理？

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