用溝通提升效率 ——項目溝通能力提升

課程背景：

隨著分工越來越細，在研發(fā)項目中涉及的部門、團隊、人員越來越多，給項目管理帶來了更有挑戰(zhàn)性的復雜度和難度。項目經理80%的時間在溝通，項目團隊70%的問題是因為溝通，而因為溝通不暢帶來的沖突更是嚴重阻礙了項目團隊的正常運作，給產品的快速及時推向市場做成極大的不便。研發(fā)項目中需求溝通常見的問題表現(xiàn)在：

• 需求不明確或模糊：在項目初期，需求可能尚未完全明確或存在模糊性。這給需求溝通帶來了困難，因為不清楚具體需要什么，導致溝通雙方難以達成共識。
• 需求變更和范圍蔓延：在軟件項目中，需求變更是常見的現(xiàn)象。當需求發(fā)生變化時，可能會導致需求溝通的困難，需要及時進行變更管理和溝通調整。
• 利益相關者分散和多樣化：軟件項目涉及多個利益相關者，如客戶、用戶、管理層等。這些利益相關者可能具有不同的需求、期望和優(yōu)先級，使得在需求溝通過程中難以達成一致。
• 溝通渠道不暢：溝通渠道的不暢通也是一個常見的障礙。例如，溝通過程中可能存在信息傳遞不及時、信息丟失或信息過載等問題，導致需求溝通的困難。
• 缺乏明確的溝通計劃和流程：缺乏明確的溝通計劃和流程可能使得需求溝通變得混亂和無效。沒有明確的溝通渠道和時間表，團隊成員可能會錯過重要的信息或無法及時解決問題。

本課程是從實戰(zhàn)入手，從實際出發(fā)、關注開發(fā)人員個人，在講師多年的研發(fā)管理實踐、咨詢與培訓的經驗基礎上，進行提煉和總結而成。凝聚了講師多年的研發(fā)管理實踐經驗和真知灼見。針對性的解決研發(fā)管理人員的溝通能力和沖突管理能力，從溝通技巧到溝通方法、溝通機制全面講解，是一門難得好課。

課程收益：

● 圍繞項目特點、研發(fā)人員的特點與研發(fā)的實際業(yè)務，提升學員的研發(fā)溝通能力

● 幫助研發(fā)人員掌握有效溝通的原理、方法、技巧和應用，達到輕松地溝通與協(xié)作的目的，創(chuàng)建研發(fā)內部和外部的和諧團隊

● 建立干系人識別模型、使用干系管理工具，根據(jù)干系人的期望、利益、影響力等制定溝通策略和溝通計劃

● 幫助學員學握如何協(xié)調研發(fā)與市場等相關部門的溝通、學習如何在項目組之間溝通、如何在項目組內不同小團隊之間溝通

課程時間：1天，6小時/天

課程對象：研發(fā)項目經理/產品經理、PMO(項目管理辦公室)成員、研發(fā)骨干、測試、QA、研發(fā)工程師等

授課方式：講授、演練、實操、模擬、感悟、案例分析、頭腦風暴、示范指導、短片欣賞

課程特色：

● 有料：課程系統(tǒng)架構清晰、知識體系完整

● 有效：課程中相關工具、技能從實戰(zhàn)中總結而來。具有很強的落地性、實用性和時效性

● 有趣：讓學員在互動中體驗真諦，在輕松的氛圍中掌握項目管理技能

● 有材：實際案例引導學生找到解決實際問題的方法、思路，形成可以實際使

課程模型：

課程大綱

第一講：項目特征與項目溝通

一、項目的特征

1. 項目三大特性：臨時性、唯一性、漸進明細

2. 項目實施必備因素：協(xié)作性、目標性

3. 每個項目開發(fā)具有獨特性，功能更加龐大、繁瑣

4. 項目干系人目標有差異

5. 每個部門利益不一致

二、溝通對項目經理的重要性

1. 項目經理75%-90%的時間用在溝通上

2. 組織中70%的問題出在溝通障礙上

3. 溝通技巧為項目成功保駕護航

第二講：構建溝通思維模型

一、金字塔思維的特點和四個原則

1. 金字塔思維結構的特點

2. 金字塔思維的四個實用原則

1）結論先行

2）上下對應

3）分類清楚

4）排序邏輯

3. 用金字塔思維進行思考、溝通、表達

4. 金字塔結構的根本作用是豐富、組織你的思想

練習：金字塔思維聽、說應用

二、構建金字塔結構的思維邏輯

1. 主題明確時的自上而下構建方法

2. 主題不明確時的自下而上構建方法

3. 把金字塔結構的思想勾畫思維邏輯導圖

4. 金字塔結構表達工具黃金三點法

1）直奔主題秀觀點

2）黃金三點亮結構

3）總結主題促記憶

練習：黃金三點法練習

第三講：掌握溝通技巧

一、溝通基本原理

1. 溝通4種基本形態(tài)

1）閱讀文字材料? ?2）書寫文字材料 ? 3）傾聽他人發(fā)言 ? 4）語言表達觀點

2. 溝通的4個常用渠道

1）面對面 ? 2）書面文字 ? 3）網(wǎng)絡工具 ? 4）電話溝通

討論：4種渠道各有什么優(yōu)劣點

3. 溝通的2個思想準備

1）利他性 ? 2）講理性

4. 溝通遵循4大特性

1）準確性 ? 2）完整性 ? 3）及時性 ? 4）策略性

5. 溝通中的提問

1) 封閉式問題

2) 引導性問題

3) 暗示性問題

4) 開放式問題

5) 提示性問題

6) 探究性問題

7) 假設性問題

6. 溝通中的傾聽技巧

1) 表示興趣，保持視線接觸

2) 接收并回應對方的信息

3) 鼓勵別人多說

4) 聽取、抓住關鍵詞

5) 記錄并重復對方的重要觀點

6) 總結溝通要點并取得確認

二、影響溝通效果的原因及消除

1. 溝通的5大障礙

1）經過他人傳遞而誤會

2）環(huán)境選擇不當

3）溝通時機不當

4）有人破壞、挑釁

5）文化差異

2. 溝通中的4個干擾因素

1）高高在上

2）先入為主

3）不善聆聽

4）缺乏反饋

討論：你在項目溝通中遇到的障礙、干擾是什么？

3. 掃除需求溝通障礙4個方法

1）溝通內外有別

2）非正式的溝通有利于關系的融洽

3）采用對方能接受的溝通風格

4）溝通的升級原則

4. 通過反饋提升溝通效率

1）每次會議必有紀要

2）項目日、周、月報

3）問題登記跟蹤表

練習：你的項目中如何做周報

第四講：識別溝通對象

一、識別項目干系人

1. 識別、團結干系人

討論：識別干系人

2. 干系人識別工具：4個步驟召開六方會談

1）第一步：識別干系人

2）第二步：和干系人溝通

3）第三步：分析干系人

4）第四步：完成干系人登記冊

案例練習：失敗的干系人識別

3. 分析重要干系人的工具：重要干系人的DANCE

1）Decisions決策

2）Authority權限

3）Need需求

4）Connections關系

5）Energy能量

4. 建立干系人屬性登記表

1）基本屬性

2）期望和貢獻

3）利益和態(tài)度

4）權力和影響力

課堂練習：識別您當前項目中的干系人

二、管理干系人溝通

1. 干系人管理的3種矩陣

1）受益-權力矩陣

2）影響力-權力矩陣

3）影響力-作用矩陣

2. 根據(jù)矩陣實施不同的溝通溝通策略：

1）權力大、影響力強的干系人重點管理

2）權力大、影響力弱的干系人令其滿意

3）權力小、影響力強的干系人隨時告知

4）權力小、影響力弱的干系人觀察變化

3. 溝通策略隨著干系人的期望值、影響力會變化而調整

課堂練習：干系人溝通需求分析

4. 根據(jù)干系人屬性制定溝通策略、溝通方式

5. 制定干系人溝通溝通計劃

案例練習：演練干系人分析與干系人溝通管理

第五講：項目中的重要溝通場景

一、軟件研發(fā)項目范圍定義特點

1. 范圍無法定義到細節(jié)，只有大功能點

2. 項目范圍變更的必然性

3. 大功能點變更的兩個處理方案

1)?功能置換

2)?挪入下一期項目

4. 日常變更控制：CCB

5. 用計劃阻擊無序變更

二、需求溝通

1. 建立平等的對話氛圍

2. 分析溝通對象期望、利益、影響力

3. 以我為主，準備好溝通提綱

4. 根據(jù)客戶確定溝通策略

1）被動型的溝通者：用封閉性問題提問

2）主動型的溝通者：做好提綱引導客戶

5.? 記錄與反饋

1）勾畫需求邏輯導圖

2）總結需求內容

3）文字方式反饋客戶并取得確認

練習：跟客戶溝通項目需求

三、會議溝通

1. 凡是會議必有主題

2. 堅持會前準備、堅持會后跟蹤

1）根據(jù)對象確定會議內容

2）用金字塔模型做會前預知

3）用金字塔思維做會議總結

4）跟蹤會上決議執(zhí)行情況

3. 嚴控會議時間、會上必有結果、記錄會議紀要

4. 開好項目啟動會，達成所有干系人的一致認識

討論：如何組織一場項目啟動會

5. 開好早會、例會：信息共享、任務分配、進度檢視、問題跟進、風險跟進

四、項目階段狀況報告

1. 項目階段狀態(tài)匯報

1) 檢查項目環(huán)境變化

2) 給重要干系人做項目階段匯報

案例練習：面對突變，項目走向何處？

3) 階段匯報根據(jù)匯報對象調整內容

4) 項目階段匯報操作要點與模板

案例練習：項目中期評估匯報

2. 給上級匯報項目

1）給項目全局

2）給領導信心

3）有困難出選擇題并準備答案

4）根據(jù)匯報對象選擇內容

練習：把你的項目現(xiàn)狀給領導匯報

3. 給員工溝通項目

1）項目對公司、個人的意義

2）距離項目目標差距

3）項目近期目標

4）及時肯定、表揚員工

練習：做一次團隊內部項目溝通。

4. 項目團隊溝通要點

1）向上級領導拍胸脯：

2）向職能經理拍肩膀：

3）對下級成員拍巴掌：

課后回顧

1.?后續(xù)落實措施：

1)?檢查你當前項目團隊中溝通存在的問題

2)?根據(jù)您的項目狀態(tài)制定階段匯報

3)制定跨部門溝通計劃、對外溝通計劃

4)?識別你當前項目干系人，針對重要干系人制定不同的溝通策略。

2.?答疑解惑

課程內容可根據(jù)客戶需求剪裁

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