用溝通激活項目團隊 ——項目管理高效溝通演練

課程背景：

溝通是人與人之間傳遞信息、傳達情感、傳播思想的必經(jīng)之路，溝通更是項目經(jīng)理必備的基本技能之一，企業(yè)從戰(zhàn)略到項目目標(biāo)的計劃、跟進、評估；項目實施、推動需要和建設(shè)方、監(jiān)理方、以及上下游發(fā)生緊密合作，溝通無時無刻不在起著關(guān)鍵作用；企業(yè)上下級之間、項目團隊和職能部門之間的信息傳遞和問題解決都有賴于溝通的效果來決定。然而項目溝通中比較常見的情況是：對待客戶沒有同一個聲音，前后不一致；無法有效、準(zhǔn)確闡釋產(chǎn)品核心價值、關(guān)鍵訴求；各部門各自為政，各占山頭……

隨著分工越來越細(xì)，在項目中涉及的部門、團隊、人員越來越多，給項目管理帶來了更有挑戰(zhàn)性的復(fù)雜度和難度。管理者80%的時間在溝通，團隊中70%的問題是因為溝通，而因為溝通不暢帶來的沖突更是嚴(yán)重阻礙了項目團隊的正常運作，給產(chǎn)品的快速及時推向市場做成極大的不便

本課程是從實戰(zhàn)入手，從實際出發(fā)、關(guān)注開發(fā)人員個人，在講師多年的研發(fā)管理實踐、咨詢與培訓(xùn)的經(jīng)驗基礎(chǔ)上，進行提煉和總結(jié)而成。凝聚了講師多年的研發(fā)管理實踐經(jīng)驗和真知灼見。針對性的解決研發(fā)管理人員的溝通能力和沖突管理能力，從溝通技巧到溝通方法、溝通機制全面講解，是一門難得好課。

課程收益：

● 圍繞項目特點、項目團隊的特點與研發(fā)的實際業(yè)務(wù)，提升學(xué)員的研發(fā)溝通能力

● 幫助學(xué)員掌握有效溝通的原理、方法、技巧和應(yīng)用，達到輕松地溝通與協(xié)作的目的，創(chuàng)建研發(fā)內(nèi)部和外部的和諧團隊

● 幫助學(xué)員學(xué)握如何協(xié)調(diào)研發(fā)與市場等相關(guān)部門的溝通、學(xué)習(xí)如何在項目組之間溝通、如何在項目組內(nèi)不同小團隊之間溝通

● 了解沖突的來源、原因、化解步驟，學(xué)習(xí)并避免在日常工作中做出導(dǎo)致沖突的行為

● 掌握沖突處理模型，化解消除項目中的沖突，并利用沖突促進績效提升

課程時間：2天，6小時/天

課程對象：總工/技術(shù)總監(jiān)、研發(fā)項目經(jīng)理/產(chǎn)品經(jīng)理、PMO(項目管理辦公室)成員、研發(fā)骨干、測試、QA、研發(fā)工程師等

授課方式：講授、演練、實操、模擬、感悟、案例分析、頭腦風(fēng)暴、示范指導(dǎo)、短片欣賞

課程特色：

● 有料：課程系統(tǒng)架構(gòu)清晰、知識體系完整

● 有效：課程中相關(guān)工具、技能從實戰(zhàn)中總結(jié)而來。具有很強的落地性、實用性和時效性

● 有趣：讓學(xué)員在互動中體驗真諦，在輕松的氛圍中掌握項目管理技能

● 有材：實際案例引導(dǎo)學(xué)生找到解決實際問題的方法、思路，形成可以實際使

課程模型：

課程大綱

第一講：項目中溝通常見問題及分析

一、項目的特點

1.?項目三大特性：臨時性、唯一性、漸進明細(xì)

2.?項目實施必備因素：協(xié)作性、目標(biāo)性

3.?互聯(lián)網(wǎng)時代項目參與人和部門越來越多

4.?每個項目開發(fā)具有獨特性，功能更加龐大、繁瑣

5.?項目干系人目標(biāo)有差異

6.?每個部門利益不一致

二、項目團隊溝通常見問題

1.?表達直白、簡單

2.?措辭專業(yè)性強

3.?缺乏表達技巧

4.?不愿意溝通

討論：你遇到的溝通問題都有哪些？

三、溝通對項目經(jīng)理的重要性

1.?項目經(jīng)理75%-90%的時間用在溝通上

2.?組織中70%的問題出在溝通障礙上

3.?溝通技巧為項目成功保駕護航

第二講：整理項目溝通內(nèi)容：想清楚

一、金字塔思維的特點和四個原則

1. 金字塔思維結(jié)構(gòu)的特點

2. 金字塔思維的四個實用原則

1）結(jié)論先行

2）上下對應(yīng)

3）分類清楚

4）排序邏輯

3. 用金字塔思維進行思考、溝通、表達

4. 金字塔結(jié)構(gòu)的根本作用是豐富、組織你的思想

練習(xí)：金字塔思維聽、說應(yīng)用

二、構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)的思維邏輯

1. 主題明確時的自上而下構(gòu)建方法

2. 主題不明確時的自下而上構(gòu)建方法

3. 把金字塔結(jié)構(gòu)的思想勾畫思維邏輯導(dǎo)圖

練習(xí)：讀案例畫思維邏輯導(dǎo)圖

三、豐富擴展自己的思想

1. 思想的構(gòu)成有理有據(jù)

2. 通過疑問/回答來擴展思想

3. 通過演繹推理和歸納總結(jié)來概括思想

4. 演繹推理和歸納推理

練習(xí)：分別用演繹、歸納推理構(gòu)建說服邏輯

5. 金字塔結(jié)構(gòu)表達工具黃金三點法

1）直奔主題秀觀點

2）黃金三點亮結(jié)構(gòu)

3）總結(jié)主題促記憶

練習(xí)：黃金三點法練習(xí)

第三講：識別項目溝通對象：組材料

一、識別項目干系人

1. 干系人管理：找出一切要團結(jié)的人

討論：識別干系人

2. 干系人識別工具：六方會談

案例練習(xí)：失敗的干系人識別

3. 分析重要干系人的工具：重要干系人的DANCE

1）Decisions決策

2）Authority權(quán)限

3）Need需求

4）Connections關(guān)系

5）Energy能量

4. 建立干系人屬性登記表

1）基本屬性

2）期望和貢獻

3）利益和態(tài)度

4）權(quán)力和影響力

課堂練習(xí)：識別您當(dāng)前項目中的干系人

二、管理干系人溝通

1.?干系人管理的3種矩陣

1）受益-權(quán)力矩陣

2）影響力-權(quán)力矩陣

3）影響力-作用矩陣

2. 根據(jù)矩陣實施不同的溝通溝通策略：

1）權(quán)力大、影響力強的干系人重點管理

2）權(quán)力大、影響力弱的干系人令其滿意

3）權(quán)力小、影響力強的干系人隨時告知

4）權(quán)力小、影響力弱的干系人觀察變化

3. 溝通策略隨著干系人的變化而調(diào)整

課堂練習(xí)：干系人溝通需求分析

4. 根據(jù)干系人屬性制定溝通策略、溝通方式

5. 制定干系人溝通溝通計劃

案例練習(xí)：演練干系人分析與干系人溝通管理

第四講：組織溝通材料：調(diào)結(jié)構(gòu)

一、無處不在的框架

1. 產(chǎn)品研發(fā)的框架:瀑布模型、敏捷模型

2. 選擇對比框架：T型架構(gòu)、十字型架構(gòu)

3. 問題解決架構(gòu)：邏輯樹、魚骨圖

二、溝通中常用框架

1. 總分總表達框架：總論+要點+總結(jié)

2. SCQA故事表達框架：情景+沖突+疑問+回答

3. 電梯演說表達框架：共識問題+核心觀點+證明觀點+量化支持+解決方法

4.?鉤子表達框架

1) 時間鉤

2) 關(guān)聯(lián)鉤

3) 天秤鉤

4) 聚焦鉤

5. 感謝+回顧+愿景框架

6. 表揚+不足+目標(biāo)框架

7. RIDE說服力表達框架：風(fēng)險-利益-差異-影響；

8. STAR通用表達框架：情景-任務(wù)-行動-結(jié)果

第五講：掌握溝通技巧：說明白

一、溝通基本原理

1. 溝通4種基本形態(tài)

1）閱讀文字材料? ?2）書寫文字材料 ? 3）傾聽他人發(fā)言 ? 4）語言表達觀點

2.?溝通的4個常用渠道

1）面對面 ? 2）書面文字 ? 3）網(wǎng)絡(luò)工具 ? 4）電話溝通

討論：4種渠道各有什么優(yōu)劣點

3. 溝通的2個思想準(zhǔn)備

1）利他性 ? 2）講理性

視頻學(xué)習(xí)：《中國好聲音》導(dǎo)師的說服技巧

4. 溝通遵循4大特性

1）準(zhǔn)確性 ? 2）完整性 ? 3）及時性 ? 4）策略性

5.?有效溝通模型

6. 溝通中的傾聽技巧

1) 表示興趣，保持視線接觸

2) 接收并回應(yīng)對方的信息

3) 鼓勵別人多說

4) 聽取、抓住關(guān)鍵詞

5) 記錄并重復(fù)對方的重要觀點

6) 總結(jié)溝通要點并取得確認(rèn)

二、影響溝通效果的原因及消除

1.?溝通的5大障礙

1）經(jīng)過他人傳遞而誤會

2）環(huán)境選擇不當(dāng)

3）溝通時機不當(dāng)

4）有人破壞、挑釁

5）文化差異

2. 溝通中的4個干擾因素

1）高高在上

2）先入為主

3）不善聆聽

4）缺乏反饋

討論：你在項目溝通中遇到的障礙、干擾是什么？

3. 掃除需求溝通障礙4個方法

1）溝通內(nèi)外有別

2）非正式的溝通有利于關(guān)系的融洽

3）采用對方能接受的溝通風(fēng)格

4）溝通的升級原則

4. 通過反饋提升溝通效率

1）每次會議必有紀(jì)要

2）項目日、周、月報

3）問題登記跟蹤表

練習(xí)：你的項目中如何做周報

第六講：重要溝通場景演練

一、需求溝通

1.?建立平等的對話氛圍

2. 分析溝通對象期望、利益、影響力

3. 以我為主，準(zhǔn)備好溝通提綱

4. 根據(jù)客戶確定溝通策略

1）被動型的溝通者：用封閉性問題提問

2）主動型的溝通者：做好提綱引導(dǎo)客戶

5. 溝通需求

1）把握需求節(jié)奏

2）闡述我方觀點

3）處理過程中顧客提出的異議

6. 記錄與反饋

1）用金字塔模型勾畫需求邏輯導(dǎo)圖

2）用金字塔思維總結(jié)需求內(nèi)容

3）文字方式反饋客戶并取得確認(rèn)

練習(xí)：跟客戶溝通項目需求

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二、會議溝通

1. 凡是會議必有主題

2. 堅持會前準(zhǔn)備、堅持會后跟蹤

1）根據(jù)對象確定會議內(nèi)容

2）用金字塔模型做會前預(yù)知

3）用金字塔思維做會議總結(jié)

4）跟蹤會上決議執(zhí)行情況

3. 嚴(yán)控會議時間、會上必有結(jié)果、記錄會議紀(jì)要

4. 開好項目啟動會，達成所有干系人的一致認(rèn)識

討論：如何組織一場項目啟動會

5. 開好早會、例會：信息共享、任務(wù)分配、進度檢視、問題跟進、風(fēng)險跟進

6. 開會階段評估會：匯報當(dāng)前項目狀態(tài)、明確當(dāng)前需求、指明下一步工作方向

練習(xí)：做一場項目階段評估會

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三、項目溝通場景

1. 對內(nèi)溝通項目

1）強調(diào)共同目標(biāo)

2）消除部門隔閡

3）制定共同的行動計劃

4）用金字塔模型組織溝通材料

2. 給上級匯報項目

1）給項目全局

2）給領(lǐng)導(dǎo)信心

3）有困難出選擇題并準(zhǔn)備答案

練習(xí)：把你的項目現(xiàn)狀給領(lǐng)導(dǎo)匯報

3. 跟客戶溝通項目

1）尋找和客戶共同利益點

2）認(rèn)可目標(biāo)差異

3）達成一致行動計劃

4）減少利益沖突

練習(xí)：跟你的項目中甲方做一次項目溝通

4. 項目團隊溝通要點

1）向上級領(lǐng)導(dǎo)拍胸脯

2）向職能經(jīng)理拍肩膀

3）對下級成員拍巴掌

5. 溝通前規(guī)劃：一頁紙溝通規(guī)劃

6.?不同溝通場景的目標(biāo)確定

1) 對內(nèi)溝通：求同排異、目標(biāo)一致

2) 對外溝通：求同存異、雙贏共進

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四、正確處理客戶抱怨和投訴

1. 保持良好的心態(tài)

2. 了解客戶心理及抱怨原因

3. 識辨客戶的抱怨和投訴

4. 積極主動解決問題

5. 跟蹤問題處理情況避免引起沖突

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課后回顧

1.?后續(xù)落實措施：

1)?檢查你當(dāng)前團隊中溝通存在的問題

2)?用金字塔模型繪制、呈現(xiàn)當(dāng)前項目功能結(jié)構(gòu)

3)?每次溝通前，把要表達的思想、內(nèi)容繪制金字塔結(jié)構(gòu)

4)?制定跨部門溝通計劃、對外溝通計劃

5)?使用溝通框架和你的團隊進行溝通

2.?答疑解惑

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課程內(nèi)容可根據(jù)客戶需求剪裁

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