《時(shí)間管理與溝通》

時(shí)間管理與溝通

課程背景：

時(shí)間是非常寶貴的資源，許多人常覺(jué)得時(shí)間不夠用，尤其是企業(yè)管理者，忙于開(kāi)會(huì)、處
理工作上的各項(xiàng)事務(wù)、應(yīng)酬、解決問(wèn)題，忙得不可開(kāi)交，經(jīng)常疲憊不堪，時(shí)間管理成為
每個(gè)人的必修課程。時(shí)間管理就是有效運(yùn)用時(shí)間，使用技巧和工具幫助人們完成工作，
提升工作效率，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

每個(gè)人的時(shí)間都是有限，如何在有限的時(shí)間里發(fā)揮最大的功效，是時(shí)間管理的關(guān)鍵。事
有輕重緩急，了解處理事情的先后順序，將工作與生活的時(shí)間安排得宜，處理好工作上
的事物，獲得最高的績(jī)效與最佳效率，才是優(yōu)秀的時(shí)間管理者。本課程將幫助學(xué)員了解
時(shí)間管理的各種工具、方法和技巧，善于運(yùn)用時(shí)間，做好管理工作，以期提升效率，達(dá)
成組織績(jī)效。

此外，企業(yè)要成功有許多關(guān)鍵，例如價(jià)值觀、戰(zhàn)略、領(lǐng)導(dǎo)力、執(zhí)行力、績(jī)效管理、時(shí)間
管理、企業(yè)文化等，而這些都需要具備有效的溝通、良好的溝通、以及迅速的溝通；否
則溝通不良，浪費(fèi)時(shí)間，耗損企業(yè)效能，缺乏效率，事倍功半，甚至造成組織沖突，嚴(yán)
重影響企業(yè)績(jī)效。因此，有效的溝通是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的根本，更是領(lǐng)導(dǎo)力與執(zhí)行力的源
頭，溝通非常重要，不可或缺。

然而，要落實(shí)企業(yè)內(nèi)外各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)就是坦誠(chéng)的溝通。藉由不斷溝通，讓全體員工能
夠充分了解企業(yè)愿景目標(biāo)、戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)理念、文化、核心價(jià)值觀等，展現(xiàn)紀(jì)律，讓個(gè)人
目標(biāo)與組織目標(biāo)一致相合，工作落實(shí)持續(xù)執(zhí)行，戰(zhàn)略才能貫徹，績(jī)效才能完成；以及對(duì)
外營(yíng)銷、談判、服務(wù)顧客、政府部門溝通協(xié)調(diào)等，都需要具備良好的溝通能力，才能達(dá)
成目標(biāo)。

組織管理的訣竅是：「溝通、溝通、再溝通」，對(duì)于目標(biāo)的凝聚力，都是來(lái)自組織里每
位成員，不厭其煩、勤勞不懈地溝通，甚至還要充分溝通、過(guò)分溝通。因此，領(lǐng)導(dǎo)者必
須讓各級(jí)管理者及全體員工了解溝通的各項(xiàng)技巧，理解對(duì)上溝通、對(duì)下溝通、平行溝通
、跨部門溝通、對(duì)外溝通等五維溝通的知識(shí)，具備良好的溝通能力，以及擁有溝通障礙
的排除、沖突管理等能力，成為溝通達(dá)人，進(jìn)而提升組織運(yùn)作的效能，達(dá)成企業(yè)經(jīng)營(yíng)的
目標(biāo)。

課程收益：
●
幫助學(xué)員了解時(shí)間管理的觀念，學(xué)習(xí)時(shí)間管理的工具、方法、技巧，善用時(shí)間，避免浪
費(fèi)光陰，妥善安排工作優(yōu)先次序，提升工作效率，提高管理能力。
●
藉由此課程讓參與學(xué)員，無(wú)論對(duì)上、對(duì)下、平級(jí)、跨部門以及對(duì)外的溝通，都能掌握溝
通的理論、原則與技巧，積累學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，在各項(xiàng)工作流程中，發(fā)揮效率，減少內(nèi)耗，凝
聚向心力，促進(jìn)組織績(jī)效。
●
在課程中提供各種方法技巧與知識(shí)運(yùn)用，對(duì)各級(jí)干部的管理能力、執(zhí)行力與領(lǐng)導(dǎo)力提升
，有所幫助。
●
對(duì)企業(yè)員工的協(xié)同合作、人際關(guān)系與工作的落實(shí)，都能發(fā)揮有效作用，讓組織管理和運(yùn)
作更具效益，讓執(zhí)行力由上落實(shí)到基層，提升組織效能，達(dá)成目標(biāo)。

課程時(shí)間：2天，6小時(shí)/天
課程對(duì)象：企業(yè)中高層管理者、部門骨干、儲(chǔ)備干部、全體員工
課程方式：理論講授、視頻欣賞、案例剖析、小組研討、模擬演練

課程大綱
第一講：時(shí)間管理的概念
一、什么是時(shí)間管理
1. 時(shí)間管理是有效運(yùn)用時(shí)間
2. 時(shí)間管理的目的是做事有效率
3. 時(shí)間管理的功能是透過(guò)規(guī)劃作為提醒與指引做事的工具
二、管理者的困擾
1. 時(shí)間不夠用
2. 有些時(shí)間不是自己的
3. 許多干擾與臨時(shí)狀況
4. 計(jì)劃與規(guī)范不足
三、時(shí)間管理的6個(gè)問(wèn)題
1. 正確定義時(shí)間效益的方法是什么？應(yīng)該是用「生產(chǎn)力」
2. 事情做到95分的贏家全拿，60分則是和0分差不多？
3. 你可能做完所有的事情嗎？
4. 你是時(shí)間不夠，還是順序不對(duì)？
5. 你的時(shí)間值多少錢？
6. 你的時(shí)間是在做事，還是在思考？
四、時(shí)間管理的發(fā)展可以分為四個(gè)階段
1. 第一代理論：著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調(diào)配時(shí)間與精力
2. 第二代理論：強(qiáng)調(diào)行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理注意到規(guī)劃未來(lái)的重要
3. 第三代理論：目前流行的優(yōu)先級(jí)觀念，依據(jù)輕重緩急設(shè)定短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)
4. 第四代理論：跳出「時(shí)間管理」的定義，主張把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的
平衡上
欣賞視頻：時(shí)間管理

第二講：時(shí)間管理的方法與技巧
一、時(shí)間管理的方法
1. 計(jì)劃管理
1) 日計(jì)劃
2) 周計(jì)劃
3) 月計(jì)劃
4) 季計(jì)劃
5) 年度計(jì)劃
2. 記錄管理
1) 便簽
2) 待辦單
3) 行事歷
4) 工作日志
3. 四個(gè)象限法：輕重緩急
4. 時(shí)間abc分類法
5. 格式分類法(35格時(shí)間管理)
6. 番茄工作法
1) 什么是番茄工作法
2) 番茄工作法的5個(gè)基本原則
3) 番茄工作法的8個(gè)目的
4) 番茄工作法的做法
5) 番茄工作法的經(jīng)驗(yàn)技巧
7. GTD管理法(Getting Things Done完成每一件事)
1) 收集(未盡事宜)
2) 整理
3) 組織(列列表)
4) 回顧
5) 執(zhí)行
二、時(shí)間管理的金律
1. 價(jià)值觀要相吻合
2. 設(shè)立明確的目標(biāo)
3. 改變你的想法(態(tài)度、動(dòng)機(jī))
4. 帕累托原則（80/20法則）(優(yōu)先次序) (要事第一First Things First，F(xiàn)TF）
5. 安排「不被干擾」時(shí)間
6. 嚴(yán)格規(guī)定完成期限
7. 做好時(shí)間日志
8. 理解時(shí)間大于金錢
9. 學(xué)會(huì)列清單
10. 同一類的事情最好一次把它做完
11. 每1分鐘每1秒做最有效率的事情
三、時(shí)間管理的公式
1. 評(píng)估
2. 計(jì)劃
1) 制定具體工作目標(biāo)及重點(diǎn)
2) 選擇有效利用時(shí)間的方法與策略
3) 列出時(shí)間安排表
a. 工作備忘To Do List
b. 思考備忘To Think List
3. 實(shí)施時(shí)間計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)
1) 集中精力
2) 學(xué)會(huì)「一次性處理」或「實(shí)時(shí)處理」
3) 關(guān)注他人時(shí)間
4) 有效控制干擾
5) 提高溝通技巧
6) 處理好書面工作
4. 檢討
四、高效管理者時(shí)間管理的內(nèi)容
1. 掌握工作的關(guān)鍵
2. 簡(jiǎn)化工作程序
3. 合理安排工作時(shí)間
4. 合理授權(quán)
五、案例：時(shí)間管理——華為成功之寶
1. 界定時(shí)間管理的兩大誤區(qū)
1) 誤區(qū)一：工作缺乏計(jì)劃
2) 誤區(qū)二：不會(huì)適時(shí)說(shuō)「不」
2. 掌握時(shí)間管理的四大法寶
1) 法寶一：以SMART為導(dǎo)向的華為目標(biāo)原則
a. 具體性（Specific）
b. 可衡量性（Measurable）
c. 可行性（Attainable）
d. 相關(guān)性（Relevant）
e. 及時(shí)性（Time-based）
2) 法寶二：關(guān)注第二象限的華為四象限原則
3) 法寶三：趕跑時(shí)間第一大盜(打擾)的華為韻律原則
4) 法寶四：執(zhí)著于流程優(yōu)化的華為精簡(jiǎn)原則
六、人人都可具體執(zhí)行的時(shí)間管理技巧
1. 為自己保留「神圣時(shí)間」
2. 「少量多餐」的工作切割法(運(yùn)用30分鐘)
3. 「想到就能做」，善用行動(dòng)工作
4. 「到此為止」，設(shè)定大中小截止線
5. 「就照著做吧！」建立可以遵循的步驟流程、待辦列表
6. 「刪去法」，去除多余的步驟
7. 「不要高估自己」，排出真正可以完成的時(shí)間
8. 「不要打斷自己」，減少打擾與提醒
9. 寫下「明日的任務(wù)列表」
10. 保留「休息與鍛煉的時(shí)間」
欣賞視頻：做時(shí)間的主人/時(shí)間管理小技巧

第三講：有效溝通對(duì)企業(yè)的重要
欣賞視頻：人際有效溝通
一、解碼組織有效溝通
1. 有效溝通的定義
欣賞視頻：《溝通》
2. 企業(yè)經(jīng)營(yíng)有效溝通的8個(gè)目的
3. 組織有效溝通的原則：7C原則
1）Credibility:可信賴性
2）Consistency：一致性
3）Content：內(nèi)容可接受性
4）Clarity：表達(dá)明確性
5）Channels：渠道多樣性
6）Continuity：持續(xù)性
7）Capability of audience：受眾能力差異性
二、溝通的危害與溝通的基本流程
1. 低效能溝通造成企業(yè)的7個(gè)危害
2. 有效溝通的流程情形循環(huán)

第四講：有效溝通技巧系列1——塑造溝通感染力
一、如何塑造良好的第一印象
1. 第一印象的6個(gè)要素
2. 決定性的黃金七秒鐘
二、說(shuō)話表達(dá)技巧
1. 語(yǔ)言描述的技巧
2. 肢體動(dòng)作的技巧
3. 音調(diào)語(yǔ)氣的技巧
4. 態(tài)度表達(dá)的5個(gè)技巧
5. 其他的運(yùn)用技巧
三、溝通聆聽(tīng)技巧
1. 聆聽(tīng)的3個(gè)簡(jiǎn)單技巧
2. 聆聽(tīng)的6個(gè)進(jìn)階技巧
3. 聆聽(tīng)的歷程
4. 有效的傾聽(tīng)
1）參與式傾聽(tīng)
2）同理式傾聽(tīng)
3）非評(píng)斷傾聽(tīng)
4）深層次傾聽(tīng)
四、澄清溝通過(guò)程的技巧
1. 澄清訊息
1) 目的
2) 方法
2. 詢問(wèn)
3. 說(shuō)服
4. 有效溝通的行為反應(yīng)
1) 合作原則
2) 禮貌原則
3) 道德原則
4) 歸功他人
5) 輪流談話
5. 工作溝通的五種態(tài)度
1）強(qiáng)迫性態(tài)度
2）回避性態(tài)度
3）遷就性態(tài)度
4）折衷性態(tài)度
5）合作性態(tài)度
6. 有效溝通的注意事項(xiàng)
案例故事：爭(zhēng)取電視臺(tái)廣告客戶年度預(yù)算成功的經(jīng)驗(yàn)故事
7. 溝通的最高境界
五、窗口理論的應(yīng)用
1. 何謂窗口理論
2. 了解自己——窗口理論的應(yīng)用技巧
1）在開(kāi)放區(qū)的運(yùn)用技巧
2）在盲目區(qū)的運(yùn)用技巧
3）在隱私區(qū)的運(yùn)用技巧
4）在未知區(qū)的運(yùn)用技巧
自我練習(xí)原則
現(xiàn)場(chǎng)演練：自我訓(xùn)練技巧
案例分析：一般人常犯的五個(gè)錯(cuò)誤

第五講：有效溝通技巧系列2——五維溝通藝術(shù)
互動(dòng)研討：對(duì)上溝通遇到那些問(wèn)題？
維度一：對(duì)上溝通藝術(shù)
1. 對(duì)上溝通的10個(gè)基本原則
2. 如何向上級(jí)進(jìn)行工作匯報(bào)：6個(gè)步驟
3. 理解并接受上級(jí)指令的6個(gè)溝通技巧
4. 請(qǐng)求上級(jí)支持的9個(gè)溝通技巧
5. 五種上司類型分析
1）駕馭型——老虎：注重績(jī)效導(dǎo)向，就事論事，速度快
2）表達(dá)型——孔雀：有創(chuàng)意，不喜歡死板教條
3）親和型——無(wú)尾熊：重視團(tuán)隊(duì)和諧，不喜冒險(xiǎn)
4）分析型——貓頭鷹：重視質(zhì)量、規(guī)范、邏輯、精準(zhǔn)
5）整合型——變色龍：處事圓融，應(yīng)變力強(qiáng)，擅長(zhǎng)整合。
思考：知己知彼 您屬于哪一類型？
現(xiàn)場(chǎng)演練：如何向上級(jí)報(bào)告工作狀況
維度二：對(duì)下溝通藝術(shù)
1. 管理學(xué)對(duì)下溝通的四種功能
1）控制
2）激勵(lì)
3）情緒表達(dá)
4）信息
2. 對(duì)下溝通低效誤區(qū)
1) 失落
2) 歪曲
3) 誤會(huì)
4) 被冷淡處理
3. 向下精準(zhǔn)傳達(dá)任務(wù)指令的9個(gè)技巧
4. 詢問(wèn)部屬工作推進(jìn)狀況的溝通技巧
5. 如何對(duì)下進(jìn)行表?yè)P(yáng)或批判性溝通
6. 對(duì)下溝通的影響
1）領(lǐng)導(dǎo)力
2）執(zhí)行力
7. 提升經(jīng)理人有效下行溝通的幾點(diǎn)建議
現(xiàn)場(chǎng)演練：如何與下級(jí)部屬溝通
維度三：平級(jí)溝通藝術(shù)
1. 與平級(jí)溝通的基本原則
2. 如何與平級(jí)進(jìn)行分享性溝通
3. 如何與平級(jí)進(jìn)行協(xié)商性溝通
4. 人際溝通的4種風(fēng)格
1）親和型
2）表現(xiàn)型
3）分析型
4）駕馭型
5. 人際溝通很難應(yīng)對(duì)的四種人
1）情緒崩潰型
2）拒絕溝通型
3）莽躁挑釁型
4）野蠻威脅型
欣賞視頻：中國(guó)人的溝通哲學(xué)——易經(jīng)思維，把二看成三
維度四：跨部門溝通藝術(shù)
1. 跨部門溝通的必守原則
2. 跨部門支持發(fā)生的條件
3. 如何獲得其他部門的認(rèn)同與理解
4. 如何獲得其他部門的資源共享
案例分析：龜兔賽跑四個(gè)回合故事與管理上的啟示
5. 組織溝通的重要性
6. 組織溝通經(jīng)常遇到的九大問(wèn)題
7. 組織溝通的原則
8. 組織溝通的渠道
9. 組織溝通的技巧
1）正式會(huì)議
2）非正式會(huì)議的溝通
10. 組織溝通的最高境界：知識(shí)管理
11. 組織管理的訣竅
現(xiàn)場(chǎng)演練：如何跨部門溝通？
維度五：對(duì)外高效溝通藝術(shù)
1. 對(duì)外溝通的10個(gè)基本原則
2. 如何應(yīng)用對(duì)外溝通塑造良好企業(yè)形象
3. 提升對(duì)外溝通滿意度的技巧
4. 有效率組織擁有七個(gè)必備的行為特質(zhì)
現(xiàn)場(chǎng)演練：代表公司對(duì)外簡(jiǎn)報(bào)

第六講：有效溝通技巧系列3——溝通沖突障礙的排除
一、溝通沖突的認(rèn)知
1. 溝通回應(yīng)風(fēng)格的影響
1）煽情者
2）指導(dǎo)者
3）深思者
4）支援者
2. 形成沖突的原因分析
3. 分辨事實(shí)與意見(jiàn)
1）何謂事實(shí)
2）何謂意見(jiàn)
現(xiàn)場(chǎng)演練：分辨事實(shí)與意見(jiàn)
4異中求同建立共識(shí)
二、如何化解沖突
1. 區(qū)分功能性與失能性沖突
1）任務(wù)沖突
2）關(guān)系沖突
3）過(guò)程沖突
2. 沖突的功能
1）沖突的8個(gè)負(fù)面功能
2）沖突的9個(gè)正面功能
3. 化解沖突的策略
4. 管理者處理員工糾紛的方法
5. 化解沖突的結(jié)果：基爾曼沖突理論
現(xiàn)場(chǎng)演練：如何解決部門同仁利益沖突？
總結(jié)

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