庫(kù)里乾坤大，卷中日月長(zhǎng)——檔案管理實(shí)務(wù)培訓(xùn)
隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)范執(zhí)行，國(guó)家檔案局等部委、各地政府及企業(yè)均出臺(tái)了相應(yīng)的管理辦法，不斷規(guī)范各類檔案管理。企業(yè)業(yè)務(wù)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、基建、設(shè)備管理等活動(dòng)中形成的、各種因素相互作用的產(chǎn)物，它綜合反映和說(shuō)明企業(yè)的基本面貌和業(yè)務(wù)活動(dòng)，是各類業(yè)務(wù)內(nèi)容和載體檔案的總和。 如何識(shí)別各類檔案性質(zhì)，對(duì)檔案進(jìn)行恰當(dāng)分類？怎樣做好業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)范化、信息化、安全化，怎樣發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案管理在本單位業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中的作用？。。。本課程回答上述問(wèn)題，幫助您快速掌握檔案管理實(shí)務(wù)，快速建立本單位業(yè)務(wù)檔案管理流程。
● 熟練掌握檔案的定義及分類辦法；

● 把握檔案管理的原則及流程；

● 有效提升快速建檔、安全管理及檔案利用三大水平；

● 現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)五類檔案整理實(shí)務(wù)

● 解讀電子化檔案管理事務(wù)，提升本單位特殊載體檔案的管理能力。


前言：

國(guó)家檔案局的論文：《中國(guó)受災(zāi)紙質(zhì)檔案的搶救與修復(fù)——以北川地震受災(zāi)檔案為例》。2017年11月，率中國(guó)檔案代表團(tuán)出席2017年國(guó)際檔案理事會(huì)年會(huì)。



第一天：庫(kù)里乾坤大——檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

一、關(guān)于檔案管理

1. 檔案的起源與沿革

1）國(guó)家——文字——檔案

2）文字——國(guó)家——檔案

3）文字——檔案——國(guó)家——有條理的檔案

4）結(jié)繩、刻契 ——檔案——文字——國(guó)家 ——有條理的檔案

2. 定義：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。

3. 檔案管理六大工作內(nèi)容

1）收集

2）整理

3）鑒定

4）保管

5）統(tǒng)計(jì)

6）利用

現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)答：您在自己的檔案管理工作中，6大工作哪一項(xiàng)最難？

4. 關(guān)于檔案的實(shí)體管理

5. 檔案的信息開(kāi)發(fā)

6. 您了解企業(yè)檔案嗎？

1）定義：指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。

2）屬性分解

a當(dāng)時(shí)性

b親自性

c真實(shí)性

d記錄性

二、詳解企業(yè)九類檔案

1. 九大分類：管理、基建、科研、產(chǎn)品、設(shè)備、會(huì)計(jì)、合同、員工、特殊載體檔案。

案例研討：請(qǐng)談一談檔案與文件的區(qū)別？

案例研討：哪些類別是業(yè)務(wù)方案？

2. 解讀四種常用檔案

1）文件類檔案

2）會(huì)計(jì)檔案

a會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；

b會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

c財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

3）員工檔案

4）特殊載體檔案

案例研討：您單位的聲像檔案有哪些？實(shí)物檔案有哪些？

案例研討：哪幾類是企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案?

3. 企業(yè)業(yè)務(wù)檔案的作用

1）企業(yè)科學(xué)決策的依據(jù)

2）企業(yè)效益的體現(xiàn)

3）企業(yè)的重要資源

4. 企業(yè)檔案管理的法治化

1）法治化的原動(dòng)力

2）法治化的重要保障

3）法治化的主要目的

4）確保檔案工作人員的工作權(quán)力，明確其工作職責(zé)，是企業(yè)檔案意識(shí)法治化的重要條件

案例研討：“誰(shuí)動(dòng)了我的檔案？”——廣東佛山中級(jí)人民法院退休職工訴單位檔案丟失案件

案例研討：2011年中央電視臺(tái)《焦點(diǎn)訪談》欄目以《誰(shuí)讓“健康檔案”離了譜》為題，對(duì)安徽省懷遠(yuǎn)縣“層層截流衛(wèi)生經(jīng)費(fèi)，假造檔案完成指標(biāo)”問(wèn)題進(jìn)行報(bào)道。

三、國(guó)家重點(diǎn)法律政策解讀

1. 關(guān)于《企業(yè)檔案管理辦法》

國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合頒布，根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)制定的。

2. 要點(diǎn)解析

1）企業(yè)檔案工作制度

2）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作

3）企業(yè)檔案信息化建設(shè)

4）企業(yè)檔案工作設(shè)施設(shè)備

四、把握檔案管理六原則：全面、職能、特點(diǎn)、聯(lián)系、方便、協(xié)調(diào)

1. 以全部檔案為對(duì)象

2. 依據(jù)企業(yè)管理職能

3. 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)

4. 保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系

5. 方便管理與利用

6. 協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動(dòng)

五、做好檔案管理六環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用

1. 收集：檔案管理工作的實(shí)際起點(diǎn)

案例討論：公司項(xiàng)目多部門多，如何才能確保資料收集完整及時(shí)？

1）一是對(duì)內(nèi)收集：即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料；

2）二是對(duì)外收集：即企業(yè)根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策和規(guī)定，對(duì)外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購(gòu)買或接收。

3）收集工作流程：符合前四步驟并完成最后一步驟

是否崗位發(fā)文——是否崗位辦理——是否崗位接收——是否不可或缺——是否完全不需要——是否部門核心數(shù)據(jù)

4）企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理總匯表（現(xiàn)場(chǎng)制作：分組按照范表討論并做出本單位匯總表）

2. 整理

1）區(qū)分全宗

2）分類方案制定

3）類別號(hào)設(shè)定

4）檔案排列

5）檔號(hào)編制

6）互見(jiàn)號(hào)填寫(xiě)

7）檔案編目

8）建立全宗卷

案例分析：文件檔案的整理要點(diǎn)——人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒,件件登記,年年整理.

現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：按照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》DA/T 42 – 2009企業(yè)檔案一級(jí)類目和二級(jí)類目的劃分制作本單位的兩級(jí)目錄

3. 鑒定

1）按鑒定時(shí)段包括：歸檔鑒定 到期鑒定

2）按鑒定內(nèi)容包括：價(jià)值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定

a價(jià)值應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)

-是否具有法律依據(jù)性

-是否屬于公司大事

-是否具有通用性或示范性

-是否屬于專利.

3）企業(yè)檔案部門對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作

a區(qū)分檔案與非檔案。

b區(qū)分“永久”與“非永久”：是檔案的,一律長(zhǎng)期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀

c區(qū)分重要檔案和一般檔案：如何界定重要一般？

d區(qū)分要控制使用的和可以公開(kāi)使用的文件與檔案。

e區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。

f區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案

4. 保管

1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案?jìng)浞菀?br />
2）檔案修護(hù)要求

3）庫(kù)房管理要求——“以防為主，防治結(jié)合”，確保檔案安全

4）排放與庫(kù)位管理

a大流水排放

b分類排放

c流水與分類排放

5. 統(tǒng)計(jì)

1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

2）建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬

a檔案館（室）藏情況

b度入出庫(kù)情況

c檔案利用情況

d檔案專兼職人員情況

e檔案設(shè)施、設(shè)備情況

f檔案銷毀情況

3）保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性 ——進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析研究

6. 利用：檔案管理的終極目的

1）加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)

a分為手工檢索系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)

b檢索信息要覆蓋全部館（室）藏

c檢索功能要匹配合理

2）設(shè)定利用者權(quán)限

3）進(jìn)行利用登記

4）采取多種方式

5）編制各種實(shí)用匯編

6）編寫(xiě)初加工的專題材料

7）編寫(xiě)深加工的研究材料

8）舉辦檔案陳列或展覽



第二天：卷中日月長(zhǎng)——業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)務(wù)運(yùn)用

一、上午：交叉檢查

1. 運(yùn)用檔案管理檢查評(píng)分表，對(duì)被檢查單位進(jìn)行表格內(nèi)容梳理及填報(bào)（1小時(shí)）

2. 行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、后勤部、研發(fā)部五組交叉檢查

（或根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況組成5個(gè)檢查組）

3. 檢查匯報(bào)及分析（約1個(gè)半小時(shí)）

4. 存在不足的匯總整理

二、下午：操作實(shí)踐（分組同時(shí)進(jìn)行）

1. 分組練習(xí)（約1小時(shí)）

1）文書(shū)檔案管理：行政部（總經(jīng)理辦公室）

2）細(xì)分10大類一級(jí)目錄中屬于本部門的二級(jí)目錄

練習(xí)：現(xiàn)場(chǎng)制作、檢查2017年度的會(huì)議紀(jì)要檔案盒

2. 人員檔案管理：人力資源部

1）細(xì)分10大類一級(jí)目錄中屬于本部門的二級(jí)目錄

練習(xí)：現(xiàn)場(chǎng)制作、檢查2017年度的XX員工的一套檔案

3. 科技檔案管理：研發(fā)部門

1）細(xì)分10大類一級(jí)目錄中屬于本部門的二級(jí)目錄

練習(xí)：現(xiàn)場(chǎng)制作、檢查2017年度的某一完成的科研課題的一套檔案盒

4. 基建檔案管理：后勤部門

1）細(xì)分10大類一級(jí)目錄中屬于本部門的二級(jí)目錄

練習(xí)：現(xiàn)場(chǎng)制作、檢查2017年度的已完成的某一基建項(xiàng)目的一套檔案盒

5. 會(huì)計(jì)檔案管理：財(cái)務(wù)部門

1）細(xì)分10大類一級(jí)目錄中屬于本部門的二級(jí)目錄

練習(xí)：現(xiàn)場(chǎng)制作、檢查2017年度的財(cái)務(wù)報(bào)告的一套檔案盒

成果驗(yàn)收與點(diǎn)評(píng)（約1小時(shí)）

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

1. 電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)

1）電子檔案是具有保存價(jià)值的歸檔電子文件和相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。 ——《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

2）電子檔案的類型：圖像、音頻、視頻、網(wǎng)頁(yè)。

2. 檔案管理的信息化

1）檔案信息化的目標(biāo)與原則

2）電子文件的歸檔

3）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

4）電子檔案的保管

5）檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

6）檔案管理系統(tǒng)軟件

四、業(yè)務(wù)檔案管理課程的落地轉(zhuǎn)化

1. 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)——檔案資產(chǎn)觀

2. 領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

3. 全員參與

4. 全程管理——前端控制、過(guò)程管理（同步管理）

5. 系統(tǒng)管理

6. 信息化方向

7. 因企制宜



結(jié)束/總結(jié)與互動(dòng)

1. 您的收獲

2. 您的困惑

3. 今后怎樣投入檔案管理

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