采購管理流程

采購管理流程

一、采購計劃流程說明
目的：
適用于公司所有的的原材料、設(shè)備、備品備件和各種生產(chǎn)及非生產(chǎn)性低值易耗品等物料
（不包含辦公用品采購）的月度采購計劃的編制、審核及下達；保證采購預算對采購計
劃的指導作用，確保對于預算外的采購計劃經(jīng)過適當?shù)膶徟?，有效降低不必要的采購?br /> 本確保采購計劃數(shù)量和時間上都可以及時滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門：生產(chǎn)部 財務部
參與部門: 生產(chǎn)部 財務部
流程說明：
生產(chǎn)部下達月度生產(chǎn)計劃，計劃分解到周，每月25日下發(fā)下月《生產(chǎn)計劃表》到倉庫；
倉庫接收《生產(chǎn)計劃表》在兩個工作日內(nèi)根據(jù)庫存狀況，將計劃轉(zhuǎn)化為《物料需求計劃表》
下發(fā)到采購：
采購在接收到《物料需求計劃表》，兩日內(nèi)根據(jù)采購周期和需求特性制定《采購計劃表》報
財務審核；
財務接收到《采購計劃表》后，壹日內(nèi)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存進行審核；
采購在收到財務審核通過的《采購計劃表》后，實施采購作業(yè)。
附件：
《采購計劃表》
《物料需求計劃表》

二、合格供應商管理流程說明
目的：
為了穩(wěn)定供應商，建立長期互惠供求關(guān)系，向公司長期供應原輔材料、零件、部件及提
供配套服務的廠商。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門：技術(shù)部 研發(fā)部
參與部門: 采購部 品管部 技術(shù)部 研發(fā)部 生產(chǎn)部
流程說明：
采購部依照公司正常性生產(chǎn)原材料或非正常性生產(chǎn)的原材料，由技術(shù)部/研發(fā)部提供的技
術(shù)標準，采購部利用各種管道尋找供應商。
采購部對初選供應商分別記錄并做出《 供應商調(diào)查表
》、對供應商員工、生產(chǎn)能力、認證證書、產(chǎn)品檢驗報告等。
對合乎要求采購部組織技術(shù)部、研發(fā)部 、品管部、 生產(chǎn)部對供應商進行初步評審。
初步評審未經(jīng)通過則返回重新尋找供應商，經(jīng)通過后進行小批量試制，試制產(chǎn)品經(jīng)技術(shù)
、品管、研發(fā)鑒定，未經(jīng)通過則重新要求供應商試制，試制三次不合格，則重新尋找供
應商；鑒定經(jīng)通過，采購部組織進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察合格后，進行小批量試產(chǎn)，試
產(chǎn)三次不合格，則重新尋找供應商，通過后納入《 合格供應商名錄表》。
日常采購部按供應商管理辦法進行考核
附件：
《供應商調(diào)查表》
《合格供應商名錄表》
《供應商年、季度評審表》

三、生產(chǎn)物料采購流程說明
目的：
規(guī)定物料采購流程，為了保證購買性價比更好的物料和保證物料的保質(zhì)保量按期交貨。

規(guī)定采購合同評審的流程，確保物料采購合同有效性和實用性。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門： 品管部
參與部門: 采購部 供應商 品管部 財務部
流程說明：
倉庫根據(jù)《采購計劃表》編制《申購單》，經(jīng)財務審批，總經(jīng)理審核傳至采購部；
采購部根據(jù)申購單，判斷物品是否特殊采購，選擇供應商下達《采購訂單》或合同；
《采購訂單》或《采購合同》下達后，采購人員對供貨周期進行跟蹤；
貨物送到后，采購人員攜物品開《驗收入庫單》送至品質(zhì)管理部檢驗（驗收單一式五聯(lián)：
存根聯(lián)、財務聯(lián)、倉庫聯(lián)、核算聯(lián)、檢驗聯(lián)）；判定為不合格品走不合格品控制流程，
合格產(chǎn)品辦理入庫作業(yè)。
附件：
《申購單》
《采購合同》
《驗收入庫單》

四、外協(xié)采購流程說明
目的：
為了確保本公司外購產(chǎn)品均能符合適質(zhì)、適時、適價并適時供應本公司銷售計劃所需產(chǎn)
成品優(yōu)質(zhì)的品質(zhì)及售后服務之合格外協(xié)廠商。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門：品管部
參與部門: 采購部 品管部 財務部
流程說明：
采購人員根據(jù)采購計劃,判斷物資是否需要外協(xié)采購，如需外協(xié)采購，進行詢價、比價、
議價流程；
形成比價單后報財務審批；
確定外協(xié)供應廠商，外協(xié)廠商的確認需組織品管部、技術(shù)部等共同參加；
采購與其外協(xié)廠商簽訂協(xié)議書（包括供貨合同和品質(zhì)保證書），進行采購作業(yè)。
附件:
采購合同表
比價單

五、采購付款流程說明
目的：
適用于公司的除費用外的所有付款,包括但不限于購買材料,低值易耗品,固定資產(chǎn)的所有
采購與付款。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門：財務部
參與部門: 采購部 財務部 總經(jīng)理
流程說明：
采購物資經(jīng)檢驗合格入庫，要求供應商開具發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通）與驗收入庫
單核對無誤后同申購單、驗收入庫單辦理報銷發(fā)票手續(xù)。
編制付款申請單，先由部門部長審核然后交至財務部長審核無誤后呈交總經(jīng)理審批；未
經(jīng)審批則返回重新核對。
總經(jīng)理審批通過后將付款申請單交至財務部安排付款、發(fā)票核銷。
附件：
付款申請單

六、采購預付款流程說明
目的：
適用于公司的除費用外的所有付款,包括但不限于購買材料,低值易耗品,固定資產(chǎn)的所有
采購與付款。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門：財務部
參與部門: 采購部 財務部
流程說明：
編制《預付款申請單》，先由部門部長審核然后交至財務部長審核無誤后呈交總經(jīng)理審批
；未經(jīng)審批則返回重新核對。
總經(jīng)理審批通過后將預付款申請單交至財務部安排付款。
采購物資經(jīng)檢驗合格入庫，及時跟催并要求供應商開具發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通）
與驗收入庫單核對無誤后同申購單、驗收入庫單辦理報銷發(fā)票手續(xù)。
附件：
付款申請單

七、原材料入庫流程說明
目的：
對本公司進料的數(shù)量進行控制，確保進料數(shù)量準確，滿足生產(chǎn)的需要。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門：倉庫
參與部門: 采購部 財務部
流程說明：
倉庫根據(jù)采購人員送達的驗收入庫單點收貨物（只限于合格產(chǎn)品），核對是否有誤，無
誤后倉庫按指定的區(qū)域儲放。若是生產(chǎn)急料，倉管可放生產(chǎn)備料區(qū)。
點收完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務。
附件：
驗收入庫單

八、原材料出庫流程
目的：
對所有原材料出庫工作的規(guī)范化管理，滿足生產(chǎn)的需要。
流程角色：
主導部門：倉庫
配合部門：生產(chǎn)部
參與部門: 倉庫 財務部
流程說明：
倉庫所有材料出庫，均需憑有效之《領(lǐng)料單》予以發(fā)料。
生產(chǎn)部領(lǐng)用材料,倉庫憑生產(chǎn)技術(shù)部門的用料定額和生產(chǎn)部負責人簽發(fā)的領(lǐng)料單發(fā)料。
發(fā)料完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務。
附件：
領(lǐng)料單

九、成品（含外協(xié)）入庫流程說明
目的：
對本公司成品、外協(xié)品入庫要求及規(guī)范化管理，滿足出貨的需要。
流程角色：
主導部門：倉庫
配合部門：生產(chǎn)部
參與部門: 倉庫 財務部
流程說明：
所有成品入庫，倉庫根據(jù)《入庫單》點收貨物，核對是否有誤，按指定的區(qū)域、產(chǎn)品的分
類堆放。若是急發(fā)貨，倉管可安排暫放在待發(fā)貨區(qū)。
點收完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務。
附件：
入庫單

十、成品出庫流程說明
目的：
對公司出貨進行控制，確保出貨準確無誤，防止成品品質(zhì)在出貨前發(fā)生變異。
流程角色：
主導部門：商務部
配合部門：倉庫 生產(chǎn)部
參與部門: 采購部 財務部
流程說明：
倉庫接到經(jīng)審核的《發(fā)貨通知單》后，應及時辦理相關(guān)出庫手續(xù)；
開具《出門證》經(jīng)綜合部審核后會同貨物發(fā)給運輸單位；
發(fā)貨完畢，辦理記賬手續(xù)，同時登記ERP，月末將相關(guān)票據(jù)傳遞至財務。
附件：
發(fā)貨通知單
送貨單
出門證

十一、呆滯料管理流程說明
目的：
對公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的呆滯料進行及時有效的預防控制和處理。防止庫存資金積
壓，提高物料儲存能力、提高存貨周轉(zhuǎn)率，促進公司資金的良性運作。
流程角色：
主導部門：采購部
配合部門：技術(shù)部 品管部
參與部門: 采購部 品管部 技術(shù)部 財務部
流程說明：
定義：呆滯料是指入庫時間達到或超過6個月，沒有使用的原材料或沒有發(fā)貨的產(chǎn)成品
倉庫負責提供《呆滯料報表》，配合相關(guān)部門作好呆滯料處置工作，包括可回收利用的呆
滯料的更換以及外協(xié)物料產(chǎn)生的呆滯料返工返修、退換等聯(lián)系工作。
采購部依照呆滯料報表組織技術(shù)部、研發(fā)部、品管部、進行初步確認是否報廢或保留、
是否可以轉(zhuǎn)售。
采購部將《呆滯料報表》呈總經(jīng)理審批。
倉庫應根據(jù)處理結(jié)果對呆滯料出庫報廢或轉(zhuǎn)售及記錄臺賬。
財務部負責對呆滯料處置過程的監(jiān)控、核價、評估及賬務處理等工作。
附件：
《呆滯料報表》

劉幽山老師的其它課程