公文處理工作要達(dá)到優(yōu)質(zhì)、及時(shí)、高效、安全、可靠，就需認(rèn)真研究探索公文處理行為和過程的規(guī)律，使之有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范，還需建立并完善必要的制度，使各項(xiàng)工作有章可循，要用科學(xué)的思想來指導(dǎo)公文處理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，以提高其效率。
一、公文處理的規(guī)范化
公文處理各個(gè)工作環(huán)節(jié)都有規(guī)范的內(nèi)容和處理程序，公文撰擬的每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)目及其所在的位置都不能差之分毫，收文發(fā)文處理的整個(gè)程序的基本環(huán)節(jié)不能任意削減或削弱；各個(gè)環(huán)節(jié)的排列次序不能任意地顛倒和打亂；整個(gè)公文處理系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)可根據(jù)具體的組織需求或文件效用而合并、刪繁就簡(jiǎn)、隨機(jī)制宜。公文處理關(guān)鍵要改善服務(wù)，提高效率。公文的撰制。辦理和管理也像企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)一樣，工作程序的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是全面質(zhì)量管理的基本內(nèi)容，每個(gè)程序都應(yīng)有了一定的標(biāo)準(zhǔn)，這樣工作才能井井有條，才能便于操作便于檢查，才能發(fā)揮整體系統(tǒng)的功能作用。
二、公文處理的制度化
公文處理的制度化是這項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)在客觀規(guī)律的反映。公文處理制度是指與公文處理活動(dòng)有關(guān)的，各類工作人員必須共同遵守準(zhǔn)則、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定性的文件。公文處理無論是公文的撰制、辦理還是管理，都對(duì)制度具有廣泛的依賴性。各種組織各類人員共同參與此項(xiàng)活動(dòng)，既分工又協(xié)作就需建立高度穩(wěn)定的秩序，依靠制度為管理工具，使責(zé)任權(quán)利分明。在具體的公文處理實(shí)踐中，人們逐步地摸索出了一些有效的方法，建立了一些行之有效的制度。隨著公文處理實(shí)踐活動(dòng)的不斷發(fā)展變化，順應(yīng)著新的情況和需要，一些制度本身也在不斷被人們改進(jìn)和完善。比如說在公文的形成。處理?xiàng)l件、傳遞。保管、組織管理等環(huán)節(jié)中的擬辦和批辦制度、催辦制度、審核制度、立卷制度、歸檔制度等。審核制度就根據(jù)新的形勢(shì)的發(fā)展要求強(qiáng)調(diào)三級(jí)審核制度。一是部門領(lǐng)導(dǎo)審核；二是專職秘書審核；三是簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審核，以達(dá)到層層把關(guān)的目的。此外，公文處理的制度應(yīng)具有高度的統(tǒng)一性，可操作性和相對(duì)穩(wěn)定性，以避免溝通的障礙和不必要的轉(zhuǎn)換加工環(huán)節(jié)，各體系之間的差異應(yīng)不超過客觀所必需的限度之外。像現(xiàn)在黨、政兩大系統(tǒng)所遵循的《條例》和新《辦法》就注意了具體規(guī)范制度的相同或相近。具有可操作性是說制度必須精細(xì)具體，要分解工作流程，并予以清晰的指導(dǎo)和界定，使人們能一望可知，以便照章行事。制度的穩(wěn)定性要強(qiáng)，制定時(shí)要深入調(diào)查，細(xì)化分析，使之對(duì)客觀情況的變化具有一定的適應(yīng)性。同時(shí)，自身又要有隨形勢(shì)不斷更新的良好基礎(chǔ)。制度建立后，關(guān)鍵的問題在實(shí)施和監(jiān)督，而監(jiān)督的措施必須具有力度。例如實(shí)行公文處理情況通報(bào)制度、不合格公文退辦制度、依法處理違反公文處理制度的行為等等。
三、公文處理的科學(xué)化
公文處理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、環(huán)節(jié)眾多的、相互影響的工作過程，最終公文的效用和質(zhì)量是眾人共同努力的成果。沒有科學(xué)的理念指引、沒有科學(xué)的管理和培訓(xùn)，沒有科學(xué)化的安排和協(xié)作分工，沒有科學(xué)的制度建立和實(shí)施，要做到公文處理的高效率、高質(zhì)量是不可能的，公文處理的規(guī)范化和制度化，也是很難真正實(shí)現(xiàn)的。

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