行政人員三項(xiàng)基本功——會(huì)議管理、文書(shū)檔案、公文寫(xiě)作

課程背景：

進(jìn)入企業(yè)工作，行政人員必備三項(xiàng)基本功。一是業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、綜合管理必然與政府部門(mén)溝通交流，您了解政府部門(mén)的架構(gòu)嗎？二是行政工作中會(huì)議管理是企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的重要保障工具，您能恰如其分地組織一場(chǎng)會(huì)議嗎？三是內(nèi)外練習(xí)必有文書(shū)來(lái)往，您知道如何寫(xiě)出得體的公文，如何進(jìn)行文書(shū)檔案管理嗎？

把握政府架構(gòu)、精于會(huì)議管理、擅寫(xiě)擅管文書(shū)。三項(xiàng)職場(chǎng)基本功，本課程帶您一網(wǎng)打盡！

課程收益：

• 了解政府基本組織機(jī)構(gòu)、準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)溝通部門(mén)
• 掌握會(huì)議管理的基礎(chǔ)知識(shí)及成本分析、提高辦會(huì)水平及會(huì)議管理能力
• 把握《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的常用公文分類及格式運(yùn)用，掌握構(gòu)思與行文方法；?有效提升受訓(xùn)單位的公文規(guī)范化程度及寫(xiě)作技巧。
• 熟練掌握檔案的基本定義及分類辦法；把握檔案管理的原則及流程；有效提升文書(shū)建檔、安全管理及文書(shū)檔案利用水平；

課程時(shí)間：2天，6小時(shí)/天

授課對(duì)象：企業(yè)相關(guān)工作人員。

授課方式：

1．主題講授；

2．案例研討；

3.?視頻欣賞；

4．分組演練

模型運(yùn)用：

課程大綱：

1. ?厘清政府架構(gòu) 暢通政企渠道（約2小時(shí)）

前言：? “您所在的企業(yè)經(jīng)常打交道的政府部門(mén)是哪一個(gè)？它是權(quán)力機(jī)關(guān)還是行政機(jī)關(guān)？不滿意它的答復(fù)或服務(wù)，找誰(shuí)投訴？

1. ?中國(guó)政府基本概況
2. 基礎(chǔ)知識(shí)
3. 政府的含義
4. 定義
5. 憲法規(guī)定的各國(guó)家機(jī)關(guān)的關(guān)系
6. 國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)的關(guān)系
7. 國(guó)家機(jī)關(guān)與黨委會(huì)之間的關(guān)系
8. 中央政府的基本架構(gòu)
9. 組成部門(mén)
10. 直屬機(jī)構(gòu)
11. 辦事機(jī)構(gòu)
12. 事業(yè)單位

3、中央政府與各級(jí)地方政府的關(guān)系

4、政府部門(mén)之間的關(guān)系

5、政府部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)

一圖了解政府層級(jí)

1. 政府運(yùn)行機(jī)制
2. 領(lǐng)導(dǎo)體制和決策機(jī)制

（1）首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)分管體制；民主集中制，科學(xué)民主決策

（2）會(huì)議制度

（3）文件制度

2、法治政府建設(shè)

（1）2018年政府機(jī)構(gòu)改革成效

（2）企業(yè)辦事指南——解讀XX酒業(yè)制造公司由出生到上市的政府溝通部門(mén)圖譜

1. ? 會(huì)聚能量才有益議——企業(yè)會(huì)議管理實(shí)務(wù)（約4小時(shí)）

前言：請(qǐng)大家計(jì)算一下：上個(gè)月我們平均每天在會(huì)議上花費(fèi)多少時(shí)間？上月您的會(huì)議時(shí)間占了當(dāng)月標(biāo)準(zhǔn)工作時(shí)間的百分之幾？

第一講：會(huì)議概述

一、會(huì)議的基本功能

（一）決策：開(kāi)發(fā)創(chuàng)新、制定政策

（二）控制：傳達(dá)指令、收集信息

（三）協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)矛盾、解決問(wèn)題

（四）教育：激勵(lì)士氣、共享資源

二、會(huì)議的基本類型

（一）分類

1、按組織類型

2、按時(shí)間的規(guī)定性

3、按出席對(duì)象

4、按功能性質(zhì)

5、按議題性質(zhì)

6、按照規(guī)模大小

7、按會(huì)議采用的方式手段

8、按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍

（二）企業(yè)內(nèi)部常見(jiàn)會(huì)議

1、功能性質(zhì)：決策性（必有決議、決定）、討論性、執(zhí)行性（分配工作、布置任務(wù)、執(zhí)行政策）、告知性（發(fā)布會(huì)、說(shuō)明會(huì)）、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等；

2、常用會(huì)議種類：股東大會(huì)、董事會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)月度會(huì)、年會(huì)、新品發(fā)布會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)。

案例解讀：萬(wàn)達(dá)的會(huì)議管理：萬(wàn)達(dá)開(kāi)會(huì)、絕對(duì)不睡——XX公司管理制度

三、會(huì)議成本

（一）直接成本

（二）效率損失成本

（三）時(shí)間成本

工具運(yùn)用：會(huì)議總成本 =每小時(shí)平均工資的3倍×2×開(kāi)會(huì)人數(shù)×開(kāi)會(huì)時(shí)間（小時(shí)）?

第二講：高效會(huì)議實(shí)務(wù)

一、低效會(huì)議及高效會(huì)議的表現(xiàn)

（一）七大表現(xiàn)您有嗎？

（二）造成低效會(huì)議的原因

（三）高效會(huì)議七大特征

視頻：會(huì)議眾生相

二、如何進(jìn)行高效會(huì)議

（一）會(huì)議組織與管理：會(huì)議成功四要素

1、會(huì)議準(zhǔn)備

（1）不同角色的準(zhǔn)備：組織者、被邀請(qǐng)者

（2）會(huì)議規(guī)模管理

（3）時(shí)間安排：A時(shí)點(diǎn)：工作生物鐘? B長(zhǎng)度：如何策劃時(shí)長(zhǎng)

2、場(chǎng)地與布置

（1）不設(shè)在經(jīng)常被打斷的地方

（2）長(zhǎng)桌與圓桌

（3）多種方案

（4）會(huì)場(chǎng)紀(jì)律

3、會(huì)議控制

（1）時(shí)間控制

（2）流程控制

案例：勘彌大師的鞋帶——保護(hù)與會(huì)者熱情

? ? ? 孩子拼圖的故事——換角度看問(wèn)題

工具運(yùn)用：羅伯特議事規(guī)則十二條

1. 會(huì)議溝通三部曲：會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后

4、會(huì)議成果

1. 時(shí)刻檢討
2. 形成記錄
3. 時(shí)間允許，處理“停車(chē)場(chǎng)”內(nèi)容
4. 會(huì)后跟進(jìn)：任務(wù)承擔(dān)、會(huì)議督辦
5. 會(huì)議角色與權(quán)責(zé)
6. 會(huì)議主席
7. 主持人
8. 記錄人
9. 支持人
10. 參會(huì)者

第三講：會(huì)議管理技巧運(yùn)用

1. 會(huì)議規(guī)劃方法：流程周期法
2. 概念： 它通過(guò)將一個(gè)項(xiàng)目分解成若干步驟，明確每一步驟應(yīng)做什么來(lái)規(guī)劃項(xiàng)目，以提高效率和效果。
3. 要素：目標(biāo)、結(jié)果、步驟、原則、反饋
4. 會(huì)議效率提高的思考方法：六頂思考帽

1、概念：愛(ài)德華·德·波諾博士開(kāi)發(fā)并流行于西方企業(yè)界的，最有效的思維訓(xùn)練。它提供了“平行思維”的工具，從而避免將時(shí)間浪費(fèi)在互相爭(zhēng)執(zhí)上。

2、六頂思考帽的運(yùn)用

（1）平性思維與垂直思維的區(qū)別

（2）為什么使用帽子？

（3）為什么是六頂——六頂帽子的不同含義

3、六頂思考帽的適用場(chǎng)合

（1）單獨(dú)使用

（2）會(huì)議使用

現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：藍(lán)色帽子的會(huì)議使用

1. 政府會(huì)議管理制度介紹

概要解讀《天津市人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)政府系統(tǒng)會(huì)議管理的意見(jiàn)》

第三部分 檔案管理與公文寫(xiě)作（約6小時(shí)）

前言：2017年國(guó)際檔案理事會(huì)《中國(guó)受災(zāi)紙質(zhì)檔案的搶救與修復(fù)——以北川地震受災(zāi)檔案為例》。

第一講：庫(kù)里乾坤大——檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)

一、關(guān)于檔案管理

1、檔案的起源與沿革：

（1）國(guó)家——文字——檔案
　?。?）文字——國(guó)家——檔案
　?。?）文字——檔案——國(guó)家——有條理的檔案?
　?。?）結(jié)繩、刻契 ——檔案——文字——國(guó)家 ——有條理的檔案

2、定義：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。

3、檔案管理六大工作內(nèi)容：

（1）收集

（2）整理

（3）鑒定

（4）保管

（5）統(tǒng)計(jì)

（6）利用

現(xiàn)場(chǎng)問(wèn)答：您在自己的檔案管理工作中，6大工作哪一項(xiàng)最難？

4、您了解檔案嗎？

（1）定義：《檔案法》第二條

（2）屬性分解：當(dāng)時(shí)性、親自性、真實(shí)性、記錄性

二、詳解檔案分類

1、基本概念

（1）定義：依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系。

（2）主要依據(jù)：國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《企業(yè)檔案分類》

（3）根據(jù)檔案內(nèi)容性質(zhì)的九大類：管理、基建、科研、產(chǎn)品、設(shè)備、會(huì)計(jì)、合同、員工、特殊載體檔案。

案例研討：請(qǐng)談一談檔案與文件的區(qū)別？

2：解讀企業(yè)五種常用檔案

1. 文件類檔案

（2）會(huì)計(jì)檔案

A:會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；

B:會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

C:財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

（3）人事檔案

（4）特殊載體檔案

（5）科技檔案：基建與設(shè)備類

案例研討：您單位的聲像檔案有哪些？實(shí)物檔案有哪些？

第二講：卷中日月長(zhǎng)——文書(shū)檔案管理實(shí)務(wù)運(yùn)用

一、把握檔案管理六原則：全面、職能、特點(diǎn)、聯(lián)系、方便、協(xié)調(diào)

1、以全部檔案為對(duì)象

2、依據(jù)單位管理職能劃分

3、結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)

4、保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系

5、方便管理與利用

6、協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動(dòng)

二、做好檔案管理六環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用

1、收集：檔案管理工作的實(shí)際起點(diǎn)

案例討論：

（1）本單位部門(mén)多檔案資料重疊多，如何才能確保資料收集完整及時(shí)？

（2）哪些要?dú)w檔？哪些不歸檔？

練習(xí)：表格制作：本單位檔案分類表

2、整理：

（1）區(qū)分全宗

（2）分類方案制定

（3）類別號(hào)設(shè)定

（4）檔案排列

（5）檔號(hào)編制

（6）互見(jiàn)號(hào)填寫(xiě)

（7）檔案編目

（8）建立全宗卷

3、鑒定

（1）按鑒定時(shí)段包括：歸檔鑒定 到期鑒定

? ? ?按鑒定內(nèi)容包括：價(jià)值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定

（2）檔案部門(mén)對(duì)于歸檔鑒定要做的基本工作：

區(qū)分檔案與非檔案。

區(qū)分“永久”與“非永久”。

區(qū)分重要檔案和一般檔案。

區(qū)分要控制使用的和可以公開(kāi)使用的文件與檔案。

區(qū)分歸檔后會(huì)有動(dòng)態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。

區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時(shí)保存一份紙質(zhì)檔案

4、保管

（1）檔案、底圖、磁性載體文件的存放和重要檔案?jìng)浞菀螅?/p>

（2）檔案修護(hù)要求；

（3）庫(kù)房管理要求——“以防為主，防治結(jié)合”，確保檔案安全

5、統(tǒng)計(jì)

（1）及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

（2）建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬；

（3）保持統(tǒng)計(jì)工作的連續(xù)性 ——進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析研究

6、利用

（1）加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；

? ? ? ? ——分為手工檢索系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)

? ? ? ? ——檢索信息要覆蓋全部館（室）藏

? ? ? ? ——檢索功能要匹配合理

（2）設(shè)定利用者權(quán)限；

（3）進(jìn)行利用登記；

（4）采取多種方式；

（5）編制各種實(shí)用匯編；

（6）編寫(xiě)初加工的專題材料；

（7）編寫(xiě)深加工的研究材料；

（8）舉辦檔案陳列或展覽。

現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：完成一份歸檔文書(shū)檔案盒

第三講：巧手寫(xiě)公文——常用公文撰寫(xiě)

一、公文的定義

（一）公務(wù)活動(dòng)中使用的文書(shū)；

（二）有著特定體式的文書(shū)；

（三）需要經(jīng)過(guò)一定的處理程序來(lái)使用的文書(shū)。

二、公文的種類

（一）按具體職能分

1、《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文條例》將黨的機(jī)關(guān)文種劃分為14種。

2、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》將行政公文劃分為13種。

3、金融系統(tǒng)的常用公文可以劃為10種。

（二）按行文方向分

1、上行文、

2、下行文?

3、平行文

三、公文寫(xiě)作的基本要素

（一）主旨

（二）材料

（三）結(jié)構(gòu)

（四）語(yǔ)言

四、公文的特點(diǎn)

（一）政策性；

（二）權(quán)威性；

（三）規(guī)范性。

（四）時(shí)限性；

（五）平實(shí)性。

五、公文的流程

（一）寫(xiě)作步驟

1．制定目標(biāo)；

2．選擇文種；

3．列出大綱；

4．撰寫(xiě)初稿；

5．修改成文。

（二）審定與用印

1、公文的一般審定程序

2、關(guān)于公文用印

（三）公文的傳遞

六、好的公文是如何煉成的

（一）核心技巧

1、短短短！

2、您的邏輯能力？

案例：凱撒給羅馬政府的戰(zhàn)報(bào)

（二）關(guān)于標(biāo)題

1、法定公文標(biāo)題的寫(xiě)法

2、標(biāo)題的常見(jiàn)錯(cuò)誤

（三）關(guān)于正文

1、開(kāi)頭——“憑”

? ?既憑什么行文，就是制發(fā)該文的依據(jù)或理由；

2、主體——“事”

? ?即什么事情或什么事項(xiàng)；

3、結(jié)尾——“斷”

? ?論斷部分，通常為要求、措施、辦法等。如無(wú)措施、要求，用結(jié)尾用語(yǔ)即可。

（四）幾種企業(yè)常用公文練習(xí)

1、請(qǐng)示：類型、適用范圍、格式

2、報(bào)告：類型、適用范圍、格式

3、批復(fù)：類型、適用范圍、格式

4、通知：類型、適用范圍、格式

5、通報(bào)：類型、適用范圍、格式

6、函：類型、適用范圍、格式

7、會(huì)議紀(jì)要：類型、適用范圍、格式

現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：每組練習(xí)一個(gè)公文

七、互聯(lián)網(wǎng)+公文寫(xiě)作

（一）互聯(lián)網(wǎng)成為了整個(gè)社會(huì)的基礎(chǔ)架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)配置；

1．網(wǎng)絡(luò)“麥特卡夫”法則；

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”成為解決新常態(tài)的戰(zhàn)略方法。

（二）互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的公事溝通

1．短信與微信；

2．電子郵件；

3．銀行公眾號(hào)

（三）金融企業(yè)微信公眾號(hào)文章的寫(xiě)作

1、微信文案的作用

降低成本、加強(qiáng)交流、轉(zhuǎn)化率高、定位準(zhǔn)確

2、 編寫(xiě)前的整體布局

3、如何體現(xiàn)傳播性

（1）追熱點(diǎn)

（2）找細(xì)節(jié)

（3）看照片

4、素材積累的重要性

現(xiàn)場(chǎng)演練：貴公司近期要組織一次大客戶答謝，擬邀請(qǐng)參加中秋晚會(huì)。請(qǐng)各小組經(jīng)過(guò)小組討論后，設(shè)計(jì)一份能夠聚攏人氣的公眾號(hào)宣傳文案。

結(jié)束 總結(jié)與互動(dòng)

1．三個(gè)關(guān)鍵詞或一句話描述您的收獲與困惑。

3、今后怎樣掌握上述三項(xiàng)基本功？

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