1、日程安排須知
順序的先后與時間的分配
掌握上司的工作脈絡及其與公司內、外各組織的關聯(lián)，經?？紤]應該先做那項工作并向上司請示報告。請示時要認真，不要只報告聚會或會見的開始時間而不考慮需占用的時間。
2、進行預約的方法
預約是以書面或口頭（電話）方式來進行的。如果是通過對方秘書得到的預約，要請對方秘書向其上司報告和請示，且不要忘記確認是否接受。有的預約不是通過秘書而是通過上司直接決定的。這時，秘書也要馬上與上司取得聯(lián)系，以便進行必要的準備工作。
3、合理地安排日程，時間上留有充分的余地
安排上司的工作日程，在時間上一定要留有余地。有許多秘書都犯過這樣的錯誤：為了爭分奪秒，上司剛開完董事會，就安排與A先生會談等。其實，這樣看似時間排得很緊，似乎人的潛力得到了最大程度的發(fā)揮，然而事實證明，這并不能提高工作效率。因為如果上司剛剛開完董事會，思想還不能一下子轉過彎來，加之沒有休息，比較疲勞，這樣的狀態(tài)與A先生會談，是不會取得最佳的效果的。而且如果董事會要延長時間的話，豈不是白白浪費A先生的時間？所以，在制定日程表的過程中，最大的困難就是時間的測算。董事會要開多久，與A先生的會談需要幾個小時等，這兩項活動之間要留多少時間，以應付突然事件的發(fā)生等等都要計劃好。如果是公司內部的會議及其他活動，時間的測算也許要容易一點，與公司外部客人的會談則不好說了。比如說簽合同，如果事先知道對方會提出什么條件和要求，事情也許會好辦一點，如果事先不知道的話，還需要討價還價，合同簽下來到底需要多少時間，就更加難以預測了。因此秘書在安排日程表的時候，最好在每項工作規(guī)定的時間后，再加上10分鐘-15分鐘的機動時間。
秘書對每周、每日的工作活動都不要安排得大滿，要留出適當的空閑時間，以便上司安排臨時性工作。同時要考慮上司的工作習慣，給上司留出他習慣處理日常公務的時間；同時在安排預約的時候，兩個預約之間也要保留一定的時間間隔，以保證與客人會見時上司精神飽滿。
4、內外兼顧
隨著公司的發(fā)展和業(yè)務的壯大，上司越來越多地與外界打交道，但作為一個上司，他必須內外兼顧。因此，在給上司安排工作日程表的時候，一定要留出專門的時間讓領導來了解本公司生產經營狀況，及時處理內部事務中的各種矛盾和問題等公司的內部業(yè)務，從而來把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點半就開始開董事會，10點與A商社的B董事長會談，下午1點半去拜訪C公司的D經理，如此等等，上司一天到晚忙于這些活動，沒有時間了解各科室的情況，對請示報告也不能及時批閱，對必須由他解決的矛盾也不能及時解決，則會影響本公司的發(fā)展。因此在給上司安排日程表的時候，一定要留出適當的時間，讓上司來了解公司的基本情況。這樣才能使上司的外部活動與處理內部事務共同服務于公司的發(fā)展。
上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時多，所以在上司離開公司一段時間回來的第一天，一般不要安排會議、約會等活動，以便于讓上司專門處理內部各種文件，并了解公司經營管理的基本狀況。
5、提高效率
上司要到幾家公司拜訪，是先到A公司還是先到B公司？是由A公司到C公司還是由B公司到C公司？對于這些問題，你要事先統(tǒng)籌考慮，找出最佳行車路線，減少路上耽誤的時間。當然，如果C公司提前邀請，那么，在時間安排上要盡可能優(yōu)先。
上司經常要乘車外出，因此你對乘車時間和交通狀況要比較清楚。比如上班、下班時交通擁擠的情況，順行和逆行的情況，周末和平時的情況等等，秘書對于這些情況要胸中有數，才能比較準確地算出上司外出辦事在路上所需要的時間。類似這樣要根據具體情況來安排具體事務的例子在實際生活中有很多，如果想成功地運用，就需要平時多加留意一些生活細節(jié)。
6、適當保密
上司的工作日程安排，一般都是制成一覽表的形式，因為它簡單明了。日程表給上司本人一份，給秘書科長和其他綜合負責人一份，再就是給有關科室和汽車司機復印幾份。
不過，給業(yè)務科室和司機的日程表，內容不能太詳細——比如上司某月某日出差，在前一天的上午與A商社的B常務理事會談——只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細，因為日程表送得越多，泄密的可能性就越大。比如業(yè)務科室的人在與客人洽談業(yè)務時，無意之中讓對方看到了上司的詳細日程表，后果就難以設想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務有關的部分詳細一點就行了。
因此，在制定日程表時要使用一些表示特定工作內容的符號，但是，這些符號所代表內容在公司內部要統(tǒng)一，不僅負責制定日程表的秘書要明白，而且要讓
其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊最好還要留一定的空白，以便隨時能用鉛筆添加和刪除。
7、事先同意
在安排上司的日程時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因為上司在審核日程表的過程中，往往會根據自己的經驗來考慮采取什么方法處理，是否要安排專門的時間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應該干什么，使日程表變成了一張廢紙。

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