企業(yè)檔案知識管理之一: 知識經(jīng)濟時代的檔案管理

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現(xiàn)在我們已經(jīng)進入知識經(jīng)濟時代了,這個時代最主要特征就是“知識”,即以知識為主要的生產(chǎn)資料,以知識為主要的處理手段,以知識含量為主要體現(xiàn)的產(chǎn)品功能和性能。這個時代,處處體現(xiàn)知識的主要價值。而知識從產(chǎn)生到應(yīng)用,本身是有規(guī)律的、有方法的。為了更有效地挖掘和發(fā)揮知識的價值,就必須進行知識管理。

  企業(yè)檔案,特別是大中型企業(yè)的檔案也是知識的一大類,如何在知識經(jīng)濟時代發(fā)揮檔案知識的作用,這是我們文探討的問題。

  1、 知識經(jīng)濟時代的幾個主要特征

  (1) 知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)成果的最大要素;

  (2) 知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化

  過去知識的來源并不豐富和直接,而隨著因特網(wǎng)的普及,世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中,隨時隨地可以取得和應(yīng)用;

  過去知識主要以書報、文稿為主,而現(xiàn)在有文字、圖象、語音、圖形多種形式表現(xiàn),又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)。

  (3) 知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化

  過去靠面對面培訓(xùn), 靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭,知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊。

  (4) 知識的產(chǎn)權(quán)化

  雖然大量知識已共享,但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權(quán)化,以保護創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤。

  (5) 知識管理成為主要的手段,也成為企業(yè)的核心管理

  知識經(jīng)濟時代的管理重點已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識管理上,因為企業(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(產(chǎn)品技術(shù)知識、商業(yè)推廣知識、高效工藝知識、商業(yè)模式知識等),而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。

  2、傳統(tǒng)檔案管理及存在的問題

  檔案管理已經(jīng)是老話題,可以說從人類有組織以來,檔案管理就存在了,但舊時,沒有我們現(xiàn)時的技術(shù)物質(zhì)條件,也就沒有現(xiàn)時的管理思想。所以看待以前傳統(tǒng)檔案及問題,我們只能是從現(xiàn)時代的角度。

  2.1傳統(tǒng)檔案管理的重點在收集、保存資料,記載“歷史”

  傳統(tǒng)檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程、記載、文件、書報、物品存檔為管理對象,管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來,并分門別類地存放在檔案室中。

  這個階段由于技術(shù)手段的限制,管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時非常強調(diào)資料的完整性、安全性,所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。

  事實上,傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史,使得后人在需要的時候等著或引用歷史資料時,檔案才產(chǎn)生作用。

  2.2傳統(tǒng)檔案管理由于歷史局限存在許多問題

  問題一:傳統(tǒng)檔案收集整理需要大量的專業(yè)人才,也需要耗費大量的時間。

  特別是對大型企業(yè)來講,這個問題特別突出。因為大型企業(yè),檔案資料的來源是多方面的,有技術(shù)的、有人事的、有財務(wù)的、有政策的、有管理的,甚至有設(shè)施、設(shè)備、工具等的。若要收集上來,就得有專門人員去催辦、去委托審查、還要進行編目編冊。等檔案放到架上,已經(jīng)成了“歷史”,對當(dāng)時工作沒有很大的幫助作用。

  問題二:傳統(tǒng)檔案的保存占據(jù)較大的空間,還不能保證存量增長的需求

  特別是大型企業(yè)或組織,檔案資料經(jīng)過幾十年的積累,已經(jīng)不勘重負(fù),而現(xiàn)在更是“檔案爆炸”,面對如此情況,傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無能為力。

  問題三:傳統(tǒng)檔案的借閱必須到檔案室現(xiàn)場,還要在書“山”文“海”中撈“針”

  雖然也有一些索引查閱的工具,但依然要耗費人們大量的時間去找尋一份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。

  在遠地工作的人員要查閱檔案更是難上加難,無法滿足大企業(yè)“身”處多地的需要。這也就是以往科研開發(fā)、企業(yè)規(guī)劃、文案編輯人員效率低下的主要原因。

  問題四:傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障

  因為多是紙質(zhì)記錄,時間長以后,被蟲咬、被鼠啃是常有的事,如果只有“孤本”,那就可能難免“絕跡”。另外,還有火情、雨情、盜情等干擾,致使檔案管理人員夜不能眠。

  3、信息時代檔案管理及存在的問題

  進入信息時代,檔案管理有了重大改觀。主要的原因就是計算機和因特網(wǎng)的技術(shù)支持。并且隨著技術(shù)的改善,管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

  3.1信息時代檔案管理的重點在資料保存和查閱

  由于電子化、信息化手段的應(yīng)用,檔案資料大都可以進行數(shù)字化處理,并按數(shù)字化文稿進行管理,且以現(xiàn)在的磁盤、光盤存貯量,這已經(jīng)有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題,丟失“安全性”問題,還解決了“借閱難”的問題。

  這個階段,由于信息管理思想的影響,管理的重點就在“數(shù)字化”上了??紤]得最多的是將原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存貯、查閱。這確實保障了檔案資料不斷增長的需要,加速了收集、整理、成冊的步伐,也保證了隨時隨地查閱的要求,但并沒有脫離傳統(tǒng)檔案管理的程式,也沒有解決以往的“收集”“整理”中存在的問題。

  3.2信息時代檔案管理由于“信息管理”思想的局限性而存在許多問題

  信息時代檔案管理首先是把檔案全看成信息,按照信息的“收集、編號、存貯、查詢”進行管理,這就帶來以下問題:

  問題一、收集整理依然是檔案管理者的事,這需要大量的專業(yè)人才,也需耗費大量的時間。

  與傳統(tǒng)檔案管理一樣,檔案得不到及時地、實時地應(yīng)用。等整理編號完畢,已經(jīng)成為“歷史”。而還有更嚴(yán)重的問題,即信息管理人員、檔案管理人員不具整理的能力,致使檔案規(guī)范化的質(zhì)量受到影響。

  問題二:檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法,最多再加進一些信息管理的規(guī)則。這都脫離了實際工作規(guī)律或習(xí)慣,致使需要的人找不到,或很難找到與工作實際相關(guān)的信息。

  因為實際工作的人員,他們并不是檔案管理者,他們不知道檔案的編目分類方法(其實也不必知道),他們查找起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩,以后就不去找了。事實上,這也是眾多檔案管理實施信息化以后的現(xiàn)狀。最后,檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

  問題三、檔案中有信息類、有數(shù)據(jù)類、也有知識類,它們的管理肯定是不同的,但在信息時代的檔案管理中都成了信息,這是不對的。

  就說知識類的檔案,如新收集到的冶煉工藝方法,它是知識,是隨實踐變化的,需要在實踐中優(yōu)化、提高、創(chuàng)新,那它就要及時地送到其它地方去應(yīng)用、實踐、檢驗,并再修正、存入系統(tǒng),循環(huán)往復(fù),得到最后的最佳工藝。這個過程決不是采用信息管理方式能做到的。

  問題四:信息時代的檔案管理沒有真正理解網(wǎng)絡(luò)化帶來的革命

  那就是網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為,檔案管理者在信息競爭、知識競爭的激烈狀態(tài)下,沒有能力、也沒有時間去響應(yīng)員工對檔案的及時(或?qū)崟r)需求。只有依靠大家來處理,否則,眾人不用再等待檔案管理者的結(jié)果,已經(jīng)跑到其它地方去找資料了。久而久之,檔案管理信息系統(tǒng)還有什么實際存在的價值。一句話,檔案管理的革命性變化是要使大家都成為檔案的產(chǎn)生者、處理者、應(yīng)用者。

  4、知識經(jīng)濟時代檔案管理就是知識資源管理

  說到知識資源管理,就不得不說一說知識管理。概括來講,企業(yè)知識管理一方面是管理企業(yè)知識,即知識的管理,它通過一定手段把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來,使企業(yè)員工快速掌握知識,具備更強的工作能力,并發(fā)揮這些能力,促使企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平得到提高,進而取得利潤。所以說企業(yè)知識是企業(yè)利潤的核心來源,知識管理實際也就是企業(yè)核心利潤源的管理。另一方面是管理本身要知識化,也即知識地管理,它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當(dāng)?shù)闹R,使管理者既有能力、又高效率地開展管理,所以這樣的知識管理是管理者工作素質(zhì)水平的有力保障,也就是企業(yè)核心素質(zhì)的管理。

  4.1知識資源管理正成為企業(yè)管理的核心之一

  從上述知識管理看到其作為企業(yè)的核心管理的作用和意義。而企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類知識。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識;隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中,未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理,也就是顯性知識的管理。當(dāng)然,顯性知識也是從隱性知識轉(zhuǎn)變而來的。

  正如前述,知識資源管理既然是知識管理的一重要組成部分,它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說,知識資源對于企業(yè)、組織來講,現(xiàn)實感到是最需要管理的,因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果,它們代表了企業(yè)現(xiàn)實的知識資產(chǎn),所以說,知識資源的管理其實質(zhì)是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。

  4.2知識資源管理須遵從知識管理的規(guī)律

  所謂知識管理的規(guī)律,就是推動知識運動的規(guī)律。企業(yè)的知識管理符合下面的模型。



  可以看到知識資源管理也要經(jīng)歷了這個管理運動的過程;并且在企業(yè)中更有如下特點:

  (1)“產(chǎn)生者”是企業(yè)各類工作崗位上的員工;

  (2)“沉淀”在企業(yè)的環(huán)境中,供大家共享;

  (3)“規(guī)范”(優(yōu)化)是全體參與者共同的事,也必須經(jīng)過大家形成共識,并經(jīng)過專家加以確認(rèn);

  (4)“應(yīng)用”到工作中,支持需要它的員工進行實際工作,是知識資源管理的最主要目標(biāo);

  (5)“創(chuàng)新”知識,是集體的創(chuàng)新,是讓集體系統(tǒng)地、規(guī)模地改變工作的方式、方法,進而使企業(yè)工作步入新的境界

  4.3檔案知識管理必然上升到知識資源管理

  檔案知識是典型的顯性知識,并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理(格式化編目、編號)的顯性知識,當(dāng)然也是知識資源。當(dāng)我們認(rèn)識到檔案知識是知識資源,那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認(rèn)識、去推動。

  4.3.1檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的

  因為檔案知識是知識資源,且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程,它還將“應(yīng)用”到工作中,并“創(chuàng)新”知識、“創(chuàng)新”工作,這才符合檔案知識管理的規(guī)律,也才能“生存”下去,否則檔案知識管理就會很快走到盡頭。

  4.3.2檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的

  因為通過上升,檔案知識不在被看成信息,不再按信息管理的規(guī)律去管理,由此就能避開信息時代檔案管理的問題。具體一些:

  (1) 通過大家參與,形成共識的知識資源“規(guī)范”(優(yōu)化)處理,避免了過去收集整理只是檔案管理者的事;

  (2) 通過支持實際工作,知識資源結(jié)合實際分類“應(yīng)用”,解決了過去“按檔案方法分類,不切實際”的問題,也解決了“檔案知識不能及時或?qū)崟r應(yīng)用”的問題

  (3) 檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行,避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。

  綜上所述,檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的,也是必要的,所以說是必然的。

  4.3.3知識資源管理還將給企業(yè)帶來新的價值

  傳統(tǒng)檔案管理在企業(yè)最大的價值是記載“歷史”,而信息時代的檔案管理最大價值是使“歷史”數(shù)字化了。這不是檔案管理的本意,而本意都是要促進企業(yè)工作更有效益。但過去的檔案管理要么是受傳統(tǒng)技術(shù)條件的束縛,要么是受信息管理思想的束縛,致使管理的本意無法實現(xiàn)。

   今天到了知識經(jīng)濟時代,思想重新得到了解放,那就是使檔案管理走向知識資源管理,這不僅給企業(yè)帶來了檔案管理本意的實現(xiàn),還將帶給企業(yè)新的價值:

  (1) 知識資源管理將提高決策質(zhì)量和決策效率

  我們知道,企業(yè)決策者的決策質(zhì)量和決策效率,一方面取決于他是否充分擁有企業(yè)內(nèi)外的知識和信息,另一方面取決于在他決策中是否具備決策的方法或能力。而這些企業(yè)內(nèi)外的知識與信息、決策的方法大都在企業(yè)檔案知識與信息中。如果我們按照知識資源的管理方法,及時地把相關(guān)的知識信息配置在決策的各個環(huán)節(jié),讓決策者很快、很及時地得到它們,那么決策的質(zhì)量就可以保障,決策效率也有了保障。

   (2) 知識資源管理將提高員工學(xué)習(xí)效率、工作效率,降低人力資源成本

  衡量員工的學(xué)習(xí)效率,主要看他是否快速的進入工作角色,并確保工作質(zhì)量。做到這一點,最主要的學(xué)習(xí)是對崗位經(jīng)驗(過去的工作記錄,過去的工作成果,過去的工作資料)的學(xué)習(xí),而這些崗位經(jīng)驗在哪里?肯定大多都在檔案中。員工工作效率也同樣主要靠的是崗位經(jīng)驗技能知識對他的支持。所以,搞好知識資源管理,把崗位經(jīng)驗技能知識準(zhǔn)確地配置在工作崗位上,那么員工的學(xué)習(xí)效率、工作效率就會提高。這種提高,實際上意味著一個人能盡快進入角色,可以一個人頂幾個人做工作,或一天的工作頂幾天的工作,當(dāng)然也就降低了人力資源成本。

   (3) 知識資源管理更將穩(wěn)固企業(yè)的素質(zhì)水平,強化企業(yè)的競爭能力

  企業(yè)的素質(zhì)水平,競爭能力,不僅在于擁有知識,而且還在于讓知識被企業(yè)工作者、管理者都掌握和應(yīng)用。我們以往的檔案知識管理已經(jīng)使我們擁有了知識,但知識資源管理通過知識的“沉淀”“規(guī)范”使企業(yè)的素質(zhì)水平有了穩(wěn)固的基礎(chǔ),再通過“應(yīng)用”,使企業(yè)具有能力,通過“創(chuàng)新”使企業(yè)具有核心競爭力。所謂核心競爭力實質(zhì)就是比別人懂得更多、更有價值知識的能力。
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