辦公室秘書(shū)經(jīng)常面對(duì)繁雜的事務(wù)，大事、小事、雜事纏身，如何處理好辦公室具體事務(wù)，為高職院校領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手作用，是辦公室秘書(shū)工作的主要職責(zé)之一。辦公室秘書(shū)首先應(yīng)具備自我培養(yǎng)、運(yùn)用信息、勇于創(chuàng)新、敢于競(jìng)爭(zhēng)、承擔(dān)責(zé)任等五種能力，這樣才能靈活運(yùn)用各種方式積極做好辦公室的日常工作。
　　[關(guān)鍵詞]高職院校 秘書(shū)工作 辦公室
　　
　　單位不管大小，組織不分內(nèi)外，所有辦公室的工作可以說(shuō)是事無(wú)巨細(xì)，特別是像我們這樣的高職院校更是如此。辦公室秘書(shū)經(jīng)常面對(duì)繁雜的事務(wù)，大事、小事、雜事纏身，如何處理好辦公室具體事務(wù)，為高職院校領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供參謀助手作用，是辦公室秘書(shū)工作的主要職責(zé)之一。因此，應(yīng)具備什么樣的素質(zhì)、如何來(lái)做好辦公室的日常工作成為我們這些秘書(shū)們經(jīng)常研究的話題。
　　
　　一、辦公室秘書(shū)應(yīng)具備五種能力
　　
　　1.自我培養(yǎng)的能力。秘書(shū)的自我培養(yǎng)是指秘書(shū)人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系認(rèn)識(shí)和感受的培養(yǎng)，它是秘書(shū)人員現(xiàn)代素質(zhì)的內(nèi)容之一。雖然秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn)，但秘書(shū)人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體，特別是在改革開(kāi)放的今天，秘書(shū)人員一方面受開(kāi)放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性；另一方面，今天的秘書(shū)人員多半受過(guò)較高層次的教育，他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。作為一個(gè)秘書(shū)人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。
　　2.運(yùn)用信息的能力。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代，增強(qiáng)運(yùn)用信息的能力是秘書(shū)人員提高工作效率的重要保證。秘書(shū)人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息，秘書(shū)人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過(guò)程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求秘書(shū)人員必須具備敏銳的洞察力，而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識(shí)為基礎(chǔ)的。秘書(shū)人員豐富的知識(shí)不僅指書(shū)本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí)，而且包括對(duì)單位現(xiàn)狀和前景的深研，對(duì)基層工作和民意的了解，這些都有助于秘書(shū)人員對(duì)信息的發(fā)掘和掌握。
　　3.勇于創(chuàng)新的能力。過(guò)去對(duì)秘書(shū)人員的創(chuàng)新能力明顯重視不夠，只承擔(dān)大量的收文、發(fā)文任務(wù)，對(duì)報(bào)告、請(qǐng)示不提處理的初步意見(jiàn)，一方面，秘書(shū)人員無(wú)形中變成了領(lǐng)導(dǎo)的通訊員、傳真機(jī)和翻譯員，自然起不到“參與政務(wù)”作用，影響了工作的積極性。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者事必躬親，陷入煩瑣的事務(wù)性工作中，影響了對(duì)全局工作的準(zhǔn)確把握。在新形勢(shì)下，要發(fā)揮秘書(shū)人員的創(chuàng)造性，就要發(fā)揮他們的主觀能動(dòng)性，大膽地讓他們出點(diǎn)子、想辦法，分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的一些具體工作，做領(lǐng)導(dǎo)名副其實(shí)的參謀和助手；領(lǐng)導(dǎo)同志也應(yīng)該給秘書(shū)人員以充分的信任和支持，不要僅在收發(fā)文本或文字材料上提要求，而應(yīng)給他們?cè)谄渌矫嫣峁╁憻捄蛣?chuàng)新的機(jī)會(huì)。
　　4.敢于競(jìng)爭(zhēng)的能力。目前，秘書(shū)人員的文化層次呈上升趨勢(shì)，高學(xué)歷者越來(lái)越多，這固然是一個(gè)優(yōu)勢(shì)，但高學(xué)歷并不一定就有高水平，高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實(shí)際工作中不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)鍛煉，使理論和實(shí)際相結(jié)合，以便增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。有的秘書(shū)雖然工作時(shí)間較長(zhǎng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富，但知識(shí)老化，必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識(shí)，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)的需要。所以，秘書(shū)人員無(wú)論文化層次高低、經(jīng)驗(yàn)豐富與否，都要具備敢于競(jìng)爭(zhēng)的能力，只有在競(jìng)爭(zhēng)中，才能加快工作節(jié)奏，提高工作效率。
　　5.承擔(dān)責(zé)任的能力。秘書(shū)人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有具備較強(qiáng)的敢于承擔(dān)責(zé)任的能力，秘書(shū)人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和水平。
　　
　　二、辦公室秘書(shū)應(yīng)靈活處理好日常工作
　　
　　1.不以事小而不為。小事，對(duì)辦公室秘書(shū)來(lái)說(shuō)，不存在該不該管的問(wèn)題，只有管的角度、力度的區(qū)別。對(duì)舉輕若重的小事，就應(yīng)一管到底，但又不能沉湎于瑣碎的事務(wù)工作之中，既能入手其內(nèi)，又能出手其外。
　　一是知大知小。辦公室秘書(shū)要胸有全局，用大局的天平來(lái)運(yùn)籌謀劃辦公室的工作，分清主次、深淺、難易，有的放矢地制定對(duì)策，確定工作目標(biāo)。這樣才可能避免指揮一盆漿，工作一團(tuán)麻，結(jié)果一片糟。
　　二是小中見(jiàn)大。小事中孕育著大事，這是辦公室工作的顯著特點(diǎn)．如值班、會(huì)議通知、次序安排、后勤服務(wù)、接待等，不能不說(shuō)是小事，但稍有不慎，就會(huì)捅大漏子，若出現(xiàn)疏忽就會(huì)引起麻煩和非議。因此必須掌握宏觀，把握大局，洞穿事物本質(zhì)的能力，做到政治敏感、頭腦冷靜、眼光銳利、小中見(jiàn)大、以大代小和以小促大。
　　三是舉輕若重。對(duì)看似小事的經(jīng)常性工作，要建章立制，寫在紙上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩。同時(shí)，還要注意從中找出規(guī)律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項(xiàng)帶動(dòng)幾項(xiàng)，管原則不管具體，督結(jié)果不查細(xì)節(jié)，使老工作有新意。
　　四是默默無(wú)聞。做辦公室工作要求具有奉獻(xiàn)精神，抓小事更是不顯山露水，做好了沒(méi)人知道，有了失誤誰(shuí)都可以指責(zé)。因此，除了要“俯首甘為孺子牛”默默無(wú)聞地奉獻(xiàn)外，還必須具備較強(qiáng)的“受過(guò)忍責(zé)”的心理素質(zhì)。
　　2.不以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。辦公室秘書(shū)頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運(yùn)行圖。哪個(gè)該為，哪個(gè)不該為，哪個(gè)重點(diǎn)為，哪個(gè)非重點(diǎn)為，須一清二楚，不能亂為。
　　不亂為，就要知重知輕。避免“來(lái)者都是客”，力量均衡使用，重要工作沒(méi)抓住，沒(méi)干到點(diǎn)子上；次要工作用力過(guò)了勁，使勁過(guò)了頭，吃力不討好。
　　不亂為，就要知上知下。領(lǐng)導(dǎo)意圖不了解，是盲人騎瞎馬，干不好還會(huì)南轅北轍。吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就會(huì)脫離實(shí)際，有悖事理。摸透了下情，辦事才會(huì)有的放矢，迎刃而解。
　　不亂為，就要知規(guī)知矩。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。辦公室秘書(shū)更應(yīng)成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，該當(dāng)家的敢拍板，該反饋的不截留。切勿忘乎所以，誤了大事。
　　3.不以事急而盲為。辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會(huì)隨時(shí)出現(xiàn)，特別是加大重要情況及時(shí)反饋報(bào)告力度以后，有時(shí)辦公室秘書(shū)就可能成為急事和突發(fā)性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，除要及時(shí)匯報(bào)主任外，還必須敏感、冷寂，不能盲為。
　　一是要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進(jìn)行分析，根據(jù)上級(jí)要求和平時(shí)掌握的情況，及時(shí)提出解決預(yù)案報(bào)告主任，供學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)們決策。
　　二是沉著應(yīng)付，切忌丟三落四。在處置急事和突發(fā)性事件時(shí)，要邊請(qǐng)示，邊按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，邊組織力量進(jìn)行處置。三者要有機(jī)結(jié)合，穿插進(jìn)行，不能丟三落四，使問(wèn)題復(fù)雜化以致妨礙問(wèn)題的解決。
　　三是要有主見(jiàn)，切忌唯唯諾諾。而對(duì)急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見(jiàn)，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問(wèn)題時(shí)埋下另一種隱患。


該文章轉(zhuǎn)自《小柯論文網(wǎng)》網(wǎng)址:www.bob123.com
原文地址：http://www.bob123.com/lunwen23/16722.html

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：