企業(yè)檔案信息化是指在企業(yè)檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行有效采集、管理和提供利用服務(wù)。從系統(tǒng)原理、控制原理的角度來說，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)。
　　
　　一、企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的目標(biāo)
　　
　　檔案信息是企業(yè)原生信息源，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展其重要性正日益凸現(xiàn)出來；而計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，使信息獲取和傳遞方式都發(fā)生了根本性的變革。在對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行揚(yáng)棄的基礎(chǔ)上，檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)，是企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
　　
　　二、全面系統(tǒng)采集有效信息
　　
　　是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提
　　為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，應(yīng)建設(shè)一個(gè)檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的檔案管理體系，形成涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)和市場(chǎng)等領(lǐng)域的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在信息采集方面，該系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的全面、自動(dòng)、實(shí)時(shí)采集。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、適應(yīng)性等標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)采集到的信息進(jìn)行鑒別和篩選，將其中應(yīng)作為檔案永久保存的部分，交由檔案信息化系統(tǒng)自動(dòng)批量地提取檔案著錄項(xiàng)，標(biāo)引出分類號(hào)和主題詞，并將文件保存在相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，至此一份電子檔案正式形成。
　　
　　三、準(zhǔn)確加工處理信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)
　　
　　未經(jīng)加工處理的檔案信息，要么偶爾發(fā)揮極其有限的作用，要么終年沉睡在檔案數(shù)據(jù)庫中不為人知，在真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)的功能更是無從談起。因此，只有從企業(yè)檔案信息化工作的完整意義出發(fā)，針對(duì)一定題目，對(duì)分散無序的信息進(jìn)行加工，使之有序化系統(tǒng)化，才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的最終目標(biāo)。
　　這里所說的分散無序的信息是相對(duì)而言的。雖然對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)采集的信息進(jìn)行鑒別以決定是否可以作為檔案永久保存時(shí)，已依據(jù)信息的完整性、準(zhǔn)確性、適用性進(jìn)行了篩選；但這種篩選是針對(duì)單個(gè)的、具體業(yè)務(wù)活動(dòng)而言的；而針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫整體內(nèi)容考察，就會(huì)發(fā)現(xiàn)很多信息在內(nèi)容或結(jié)構(gòu)上還處于無序狀態(tài)，給信息有效利用帶來諸多不便。也就要求檔案人員對(duì)信息進(jìn)行進(jìn)一步的加工和有序化整理，以提高信息密度和傳遞速度，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。
　　
　　四、多形式輸出檔案信息是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵
　　
　　在企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)中，全面系統(tǒng)采集有效信息，并對(duì)其進(jìn)行必要加工，主要是為實(shí)現(xiàn)信息的有序化存貯；換而言之，是為實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)做好準(zhǔn)備工作。至于系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵還在于：以何種方式不失真不滯留地將檔案信息輸出給廣大用戶。
　　
　　1、開展廣泛的檔案信息網(wǎng)上借閱服務(wù)
　　現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，可以方便快捷地滿足利用者對(duì)檔案信息的需求。以研究院檔案管理工作為例，檔案部門可在局域網(wǎng)上設(shè)立檔案信息網(wǎng)站，并建立用戶界面友好的查詢系統(tǒng)，完成檔案的查閱。對(duì)于外部用戶，可引導(dǎo)其瀏覽本站點(diǎn)信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證，以期擴(kuò)大企業(yè)社會(huì)的影響和提高企業(yè)知名度。對(duì)于內(nèi)部用戶，根據(jù)用戶權(quán)限，以數(shù)字化的形式通過局域網(wǎng)為企業(yè)各業(yè)務(wù)部門和廣大科技人員提供必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，滿足各部門日常工作自動(dòng)化過程對(duì)信息的需求，為各部門的信息開發(fā)利用工作提供基礎(chǔ)條件，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，并對(duì)整個(gè)企業(yè)的信息化工作起到支撐作用。
　　經(jīng)過系統(tǒng)內(nèi)部對(duì)信息的準(zhǔn)確加工和處理，檔案部門根據(jù)借閱者權(quán)限在網(wǎng)上為其提供實(shí)時(shí)借閱服務(wù)，應(yīng)是十分準(zhǔn)確和快捷的。通過用戶全方位、大面積、頻繁地對(duì)檔案的查閱，一是活躍了整個(gè)檔案工作；二是檔案信息充分發(fā)揮了其在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、科學(xué)研究活動(dòng)、基本建設(shè)活動(dòng)的發(fā)展；三是通過用戶與檔案信息的頻繁接觸，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識(shí)會(huì)不斷增強(qiáng)，檔案信息化工作的發(fā)展可得到更為廣泛的支持?！?、舉辦網(wǎng)上檔案展覽
　　以研究院為例，可以根據(jù)以往舉辦實(shí)物檔案展覽的經(jīng)驗(yàn)，通過內(nèi)部局域網(wǎng)，舉辦網(wǎng)上檔案展覽。運(yùn)用多媒體技術(shù)全面展示館藏檔案的內(nèi)容及構(gòu)成形式，讓基層科技人員根據(jù)特定專題自己去挑選、閱覽所需檔案信息。網(wǎng)上展出的檔案信息可以按專題組織，是較為集中、系統(tǒng)的材料。在內(nèi)容上，具有先進(jìn)性和代表性；在選材上，依據(jù)展出的目的不同有所差異：如主要是為科研、生產(chǎn)服務(wù)和以宣傳教育為目的的展覽，可以利用檔案信息的真實(shí)性和原始性的特征，充分表明檔案信息在研究院發(fā)展中所起到的重要作用；主要是為科技交流和科研、設(shè)計(jì)成果轉(zhuǎn)讓服務(wù)的展覽，可以選擇技術(shù)上有先進(jìn)性和適用性的檔案信息，表明交流和轉(zhuǎn)讓的科技成果是先進(jìn)的、具有一定經(jīng)濟(jì)效益的。舉辦網(wǎng)上檔案展覽，不僅可以活躍檔案工作，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作由半封閉向開放式的轉(zhuǎn)變。
　　
　　3、注重檔案信息咨詢服務(wù)
　　咨詢服務(wù)是檔案人員根據(jù)利用者的需求，以館藏檔案信息和有關(guān)知識(shí)，幫助利用者解決難題的一種智能服務(wù)。與網(wǎng)上借閱和展覽相比而言，咨詢服務(wù)對(duì)檔案人員的要求較高，他們不僅要具有豐富檔案知識(shí)，還應(yīng)具有一定的科技知識(shí)；此外，承擔(dān)此項(xiàng)工作，還要求檔案人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，謹(jǐn)慎從事。對(duì)于咨詢的問題，應(yīng)經(jīng)過反復(fù)比較論證得出結(jié)論；對(duì)于涉及政策、權(quán)益、機(jī)密的咨詢，應(yīng)準(zhǔn)確處理好保密與利用的關(guān)系。
　　
　　五、加強(qiáng)反饋控制，是保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的手段
　　
　　根據(jù)控制原理，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋，是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息，經(jīng)過與外部環(huán)境作用后，其輸出效果返回檔案信息化系統(tǒng)，并由此引起系統(tǒng)各項(xiàng)工作內(nèi)容、規(guī)章制度的調(diào)整，以期更好地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的過程。反饋控制的基本過程如下：
　　
　　1、搜集反饋信息
　　全面準(zhǔn)確的反饋信息是實(shí)現(xiàn)反饋控制的首要環(huán)節(jié)。反饋信息獲取渠道如下：一是建立利用情況網(wǎng)上登記制度。通過技術(shù)手段，可以及時(shí)記錄有關(guān)利用者對(duì)檔案信息的訪問情況；而通過建立嚴(yán)格的利用效果登記制度，檔案部門可以系統(tǒng)、全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。二是深入基層隨機(jī)走訪用戶。檔案人員經(jīng)常不斷地深入基層，向廣大用戶直接了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果、對(duì)各種提供利用方式的滿意程度及對(duì)檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議等，可以搜集到更加準(zhǔn)確的反饋信息。三是定期向用戶發(fā)放利用情況調(diào)查表。定期通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)放利用情況調(diào)查表給那些因?yàn)楣ぷ麝P(guān)系不能經(jīng)常留守在崗位上的員工，可以搜集到利用情況登記及隨機(jī)走訪過程中，難以搜集到的反饋信息。
　　
　　2、對(duì)積累的信息分析整理，宣傳檔案信息化工作取得的成績(jī)，總結(jié)存在的不足并提出整改措施
　　搜集齊全的反饋信息，對(duì)企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行不間斷的反饋控制的目的在于：使之真正成為保證系統(tǒng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的有力手段。對(duì)于系統(tǒng)從各種渠道搜集來的反饋信息，經(jīng)過不斷積累達(dá)到一定數(shù)量后，反復(fù)對(duì)其進(jìn)行分析研究可以發(fā)現(xiàn)，反饋信息大致分為兩類，一是通過檔案信息化系統(tǒng)利用有關(guān)檔案信息后產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，對(duì)于此類反饋信息應(yīng)選擇其中有典型意義的實(shí)例大力宣傳；二是用戶對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的意見或建議，對(duì)于此類信息經(jīng)過認(rèn)真地分析可以發(fā)現(xiàn)，用戶意見較多的方面正是信息化系統(tǒng)存在的薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)有針對(duì)性地加以改進(jìn)。
　　
　　3、對(duì)反饋工作定期總結(jié)，使其自身不斷完善，從而保證系統(tǒng)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)
　　隨著企業(yè)進(jìn)一步走向市場(chǎng)，檔案信息參與科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)程度不斷提高，檔案部門應(yīng)把檔案信息化系統(tǒng)中的反饋控制，與企業(yè)各職能單位的職能控制有機(jī)地結(jié)合起來，并為這種職能控制提供必要的條件和良好的服務(wù)。這就要求檔案部門必須定期對(duì)反饋控制工作加以總結(jié)，如反饋信息搜集是否齊全準(zhǔn)確、定期分析整理是否客觀全面、對(duì)檔案信息化工作中的典型事例宣傳力度是否足夠、對(duì)于不足的整改措施是否有效，以便對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的反饋控制工作加以控制，以消除系統(tǒng)反饋控制執(zhí)行中的誤差，保證實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)期目標(biāo)。

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