隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立和企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制、建立現(xiàn)代企業(yè)制度 ,企業(yè)行政管理也面臨著調(diào)整舊方式、適應(yīng)新形勢的任務(wù)。加強和改進企業(yè)行政管理 ,是搞好企業(yè)內(nèi)部管理 ,適應(yīng)市場經(jīng)濟和企業(yè)轉(zhuǎn)機建制的重要環(huán)節(jié) ;對于增強企業(yè)活力和發(fā)展市場經(jīng)濟具有重要意義。
一、企業(yè)行政管理概述
企業(yè)行政管理是指依靠企業(yè)行政組織、按照行政渠道管理企業(yè)的一系列措施和方案。所謂企業(yè)行政組織 ,是指企業(yè)的行政組織機構(gòu)。行政渠道則主要指企業(yè)行政組織機構(gòu)內(nèi)上下級的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系 ,如廠長→車間主任→工段長→班組長 ;或公司總裁→部門經(jīng)理→項目負責(zé)人等的等級系列關(guān)系。行政管理的手段通常包括行政命令、指示、規(guī)定、獎懲條件等。
(一)企業(yè)行政管理的主要特點
1 .權(quán)威性。企業(yè)行政管理的有效性是建立在企業(yè)內(nèi)部組織機構(gòu)的上級權(quán)力與權(quán)威基礎(chǔ)上的 ,上級行政機構(gòu)沒有相應(yīng)的權(quán)力和權(quán)威就不能下達命令、指示或規(guī)定等。但是 ,還要指出的是 ,現(xiàn)代企業(yè)行政管理的有效性還要取決于上級權(quán)力是否運用得當(dāng)和下級的是否服從等諸因素。
2 .及時性。由于企業(yè)行政管理是用命令、指示等來調(diào)整人、財、物、產(chǎn)、供、銷等生產(chǎn)經(jīng)營活動 ,故其手段和方式直接具體 ,而且具有較強的針對性 ,同時又配以對違抗管理的懲罰措施 ,因而能迅速發(fā)揮作用 ;而通過經(jīng)濟手段進行管理或通過思想政治工作達到管理目的時 ,則必須有執(zhí)行→反饋→調(diào)整執(zhí)行的操作過程 ,因而常發(fā)生滯后。因此 ,在企業(yè)大量日常性經(jīng)營處理及人事處理中 ,或企業(yè)遇到突發(fā)事件以及企業(yè)環(huán)境不穩(wěn)定時 ,行政管理就能發(fā)揮重大作用。
3 .縱向性。因為企業(yè)行政管理主要是通過企業(yè)行政組織內(nèi)部的隸屬關(guān)系進行自上而下的縱向指揮和協(xié)調(diào) ,往往是企業(yè)上級行政機構(gòu)對下級的指令性要求 ,因此主要是縱向性的。
(二 )企業(yè)行政管理的作用和內(nèi)容
企業(yè)行政管理是企業(yè)參與社會化大生產(chǎn)及市場競爭的客觀要求。在現(xiàn)代經(jīng)濟生活中 ,隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展 ,生產(chǎn)分工日趨專業(yè)化 ,這就要求一個生產(chǎn)流程中各個環(huán)節(jié)最大可能協(xié)調(diào)一致。因此要有效地組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營 ,就必須有一定強制力的權(quán)威與服從機制——即行政管理 ,否則 ,企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)就可能因缺乏組織性而不能實現(xiàn)。企業(yè)內(nèi)以經(jīng)理或廠長為首的行政管理系統(tǒng)運用行政手段 ,把企業(yè)各環(huán)節(jié)、各部門聯(lián)結(jié)成一個健康運行的有機整體 ,并通過各種行政管理手段及時有效地組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動 ,是保證企業(yè)生存發(fā)展目標(biāo)順利實現(xiàn)的重要保障。具體而言 ,企業(yè)行政管理是通過以下方式發(fā)揮作用的 :
1 .計劃工作。即確定管理內(nèi)容的目標(biāo)和決定如何達到這些目標(biāo)。現(xiàn)代企業(yè)行政管理必須具有計劃性 ,這是企業(yè)實現(xiàn)行政管理科學(xué)化和保證行政管理成功的必要條件。
2 .組織工作。企業(yè)的各級行政管理人員必須明確工作的內(nèi)容 ,并將其按性質(zhì)分類 ,逐級建立自上而下的責(zé)權(quán)關(guān)系 ,保證行政管理渠道的暢通無阻。
3 .指揮工作。即企業(yè)行政管理中采取的具體措施 ,調(diào)動和協(xié)調(diào)各級行政管理人員按要求完成各項工作。
4.控制工作。即對指揮工作的各項措施進行監(jiān)測、控制與調(diào)整 ,包括建立激勵機制、監(jiān)督系統(tǒng)和制定獎懲條例并認真執(zhí)行。
二、現(xiàn)代企業(yè)行政管理的基本要求現(xiàn)代企業(yè)行政管理的目標(biāo)來自于生產(chǎn)經(jīng)營活動和行政管理自身的要求。生產(chǎn)經(jīng)營活動要求的行政管理主要側(cè)重于正常組織經(jīng)濟活動 ,包括財務(wù)和銷售管理、信息、溝通以及公關(guān)和勞資關(guān)系等。實際上 ,這種要求一般屬于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營范疇。純粹的企業(yè)行政管理工作本身則要求 :
1 .實行和完善行政首長負責(zé)制。實行行政首長(廠長或經(jīng)理 )負責(zé)制 ,建立以其為首的指揮系統(tǒng)是科學(xué)行政管理的基礎(chǔ)。這就要求 ,首先必須明確行政首腦的職責(zé)和權(quán)限 ,保證其有足夠的行政權(quán)力和必要的權(quán)威 ;其次必須保證行政首腦的管理措施有可靠的行政實施渠道 ,再次行政首腦必須有一個高水平的咨詢機構(gòu) ,保證其管理措施不致因考慮欠周或個人判斷失誤而產(chǎn)生負面影響。
2 .合理選擇和設(shè)計行政組織機構(gòu)。企業(yè)行政管理是依賴行政機構(gòu)和行政渠道進行的 ,所以 ,選擇和設(shè)計符合企業(yè)內(nèi)外特點的組織機構(gòu)是保證行政命令、指示等迅速流動貫徹的重要前提 ,是達到行政管理目標(biāo)的必要條件。行政管理最忌機構(gòu)龐雜、人浮于事、渠道間溝通不暢、環(huán)節(jié)繁多 ,從而造成公文旅行和效率低下等弊病。因此 ,合理設(shè)計與選擇行政組織機構(gòu)與行政管理科學(xué)化密不可分。
3 .選拔優(yōu)秀的行政管理人才?，F(xiàn)代企業(yè)的行政管理人員要有與時代相適應(yīng)的一般素質(zhì)、能力和知識結(jié)構(gòu)。一般素質(zhì)包括 :良好的個性和心理特征、優(yōu)秀的政治素質(zhì)、強烈的創(chuàng)新素質(zhì)和健康的身體素質(zhì)。能力結(jié)構(gòu)包括以信息處理能力、組織咨詢能力、分析綜合能力、擇優(yōu)決斷能力為內(nèi)容的決策制定能力和以善于選擇實施辦法、用人知人善任、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌全局、應(yīng)變臨陣不亂為內(nèi)容的決策實施能力。知識結(jié)構(gòu)則包括一般知識、管理知識和技術(shù)知識三大方面?？梢哉f優(yōu)秀的行政管理人才是現(xiàn)代企業(yè)行政管理致勝的法寶之一。
4.確立正確引導(dǎo)、準(zhǔn)確評價與適當(dāng)獎勵相結(jié)合的激勵機制。企業(yè)行政管理的最佳化實現(xiàn)在很大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實施。因此對人的管理是現(xiàn)代企業(yè)行政管理的核心工作 ,而通過建立有效的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障 ,這就要求 :以恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)來引導(dǎo)正確的反應(yīng)行為 ,以準(zhǔn)確的績效評價作為獎勵的科學(xué)依據(jù) ,以不同客體的針對性獎勵措施完成激勵機制的良性循環(huán)。只有實現(xiàn)了引導(dǎo)、評價、獎勵三者的有效結(jié)合 ,激勵機制才會在企業(yè)行政管理中圓滿達到預(yù)期效果。
5.講究行政管理的藝術(shù)性。行政管理中還有許多藝術(shù)性問題 ,什么時候下達命令或指標(biāo)、怎樣下達、辭語如何表達等 ,都須因人因時因地而異。這就要求行政領(lǐng)導(dǎo)善于行政管理藝術(shù) ,注重管理對象的心理因素、講究說話藝術(shù)、善于把行政命令轉(zhuǎn)化為企業(yè)員工的自覺行動。
三、中國企業(yè)行政管理的改進思路
與現(xiàn)代先進的企業(yè)行政管理相比 ,我國還存在很大差距 ;此外 ,計劃經(jīng)濟時代的后遺癥在我國企業(yè)行政管理中遠未消除 ,因此中國企業(yè)行政管理的改進工作艱巨而迫切。這其中 ,除為適應(yīng)市場經(jīng)濟而轉(zhuǎn)機建制和提高管理水平外 ,還須注意以下問題 :
1 .按規(guī)范化要求 ,適當(dāng)調(diào)整企業(yè)行政機構(gòu)。目前 ,雖然企業(yè)行政管理已有相當(dāng)長的歷史 ,但行政機構(gòu)仍存在諸多不規(guī)范之處 ,如企業(yè)行政機構(gòu)臃腫、人員配置紊亂、管理渠道冗余復(fù)雜等。對這些問題 ,應(yīng)從行政機構(gòu)的體制和結(jié)構(gòu)兩方面加以解決。要明確各級行政機構(gòu)的職能作用 ,按實用性和科學(xué)性原則去合理建立行政機構(gòu)系統(tǒng)。
2 .健全企業(yè)行政管理的領(lǐng)導(dǎo)體制?？茖W(xué)的行政管理體制包括三方面內(nèi)容 :以行政首長負責(zé)制為主 ,咨詢機構(gòu)為補充 ,建立有相應(yīng)的行政監(jiān)督部門。我國現(xiàn)行的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)體制基本上是黨政合一甚至以黨代政 ,未能給行政首長以真正有效的行政管理權(quán) ;有的領(lǐng)導(dǎo)體制不健全 ,以行政首長的個人意志代替行政管理的系統(tǒng)工作 ,或缺乏相應(yīng)的輔助人員或沒有相應(yīng)的監(jiān)督機構(gòu)和手段。這些都要逐步改進 ,以加強和提高行政管理工作及其質(zhì)量。
3 .定期評價業(yè)績 ,擇優(yōu)使用行政管理人才。企業(yè)人事部門雖一直以業(yè)績評價作為行政管理人員晉升的標(biāo)準(zhǔn) ,但長期缺乏科學(xué)性和準(zhǔn)確性 ,人為因素干擾太多 ,也有技術(shù)欠缺因素 ,對于前者可用部門監(jiān)督方法逐步消除 ,而對于后者則須從人才學(xué)角度 ,綜合運用定量分析與定性分析等科學(xué)手段 ,準(zhǔn)確作出評價。
總之 ,建立和完善現(xiàn)代企業(yè)行政管理是一項系統(tǒng)工程 ,需要外部環(huán)境 (國家政策法規(guī)及相應(yīng)的社會機制 )和內(nèi)部條件 (企業(yè)自身努力、先進的管理技術(shù)和優(yōu)秀的管理人才 )兩方面的結(jié)合 ,這些都有待于在市場經(jīng)濟的發(fā)育完善和建立現(xiàn)代企業(yè)制度中盡快實現(xiàn)。

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