秘書工作藝術(shù)談
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一、尊重而不奉承吹捧
理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系,是秘書工作者事事碰到,需時(shí)時(shí)注意、處處謹(jǐn)慎的事情,也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以事業(yè)為重,從工作出發(fā),從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā),對(duì)正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。
如果某項(xiàng)工作,正職(或常委會(huì))決定由某一副職負(fù)責(zé)去抓,秘書在配合進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)就應(yīng)該以這位負(fù)責(zé)的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。有關(guān)這項(xiàng)工作的請(qǐng)示、匯報(bào)工作,就直接對(duì)這位副職,不要越過(guò)他再向正職或其他副職請(qǐng)示、匯報(bào)了。關(guān)于向正職請(qǐng)示、匯報(bào),或向其他副職溝通情況,那是負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的副職的責(zé)任。秘書如搞多頭請(qǐng)示、匯報(bào),就是多余,會(huì)把事情弄亂。
實(shí)踐證明,多位領(lǐng)導(dǎo)者,就有多種個(gè)性特點(diǎn)或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處,逆著來(lái)往往會(huì)出問(wèn)題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo),喜歡獨(dú)自思考問(wèn)題與辦理事務(wù);外向性格的領(lǐng)導(dǎo),善于人際交往,喜歡同別人一起商量工作。對(duì)待前者,秘書最好是在事前當(dāng)參謀,事后做助手,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在獨(dú)立思考的時(shí)候,就不?quot;參謀"了,否則,就會(huì)干擾他的思考。對(duì)待后者,要及時(shí)協(xié)助他組織人員共同商量工作,秘書要有分寸地參與其中,發(fā)揮參謀和助手作用。
在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí),一定要以事業(yè)為重,從工作出發(fā),盡力維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)和威信,不能從感情出發(fā)、看人行事;不能表現(xiàn)出靠近誰(shuí)、疏遠(yuǎn)誰(shuí),聽(tīng)從誰(shuí)、不聽(tīng)從誰(shuí)的行為;更不能當(dāng)甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗(yàn)的革命同志式的純潔、真誠(chéng)的友誼。
二、主動(dòng)而不越位脫軌
秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心,要緊緊圍繞這一軸心,進(jìn)行上下、左右、前后同步運(yùn)行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動(dòng)性。怎樣變被動(dòng)為主動(dòng),要看秘書的工作藝術(shù)。有四個(gè)方面:一是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作;二是爭(zhēng)取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個(gè)時(shí)期的中心工作,能夠分清工作的輕重緩急,主動(dòng)排除干擾中心工作的事項(xiàng);三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路,分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖,并加以理解、完善和落實(shí),四是積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料,該記住的要記熟,該保存的要保存。有了這四個(gè)方面的基礎(chǔ),工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認(rèn)識(shí),才有共同情感和語(yǔ)言,商量工作時(shí),補(bǔ)充和修正的意見(jiàn),才能提到點(diǎn)子上。
日常工作中,要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、立項(xiàng),明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等,按計(jì)劃列出個(gè)明細(xì)運(yùn)行圖。
三、服從而不盲從附和
秘書工作是上情下達(dá)、下情上報(bào)的樞紐,有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個(gè)重要位置,就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車,按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進(jìn)。但是,服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思:一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖,增強(qiáng)執(zhí)行的信心;二是從分析中拾遺補(bǔ)缺,起進(jìn)一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)辦事,也只能是執(zhí)行正確的意見(jiàn),對(duì)一些不正確的、違法亂紀(jì)、以權(quán)謀私的點(diǎn)子或行為,不僅不能辦,還要堅(jiān)決抵制和反對(duì)。
四、補(bǔ)臺(tái)而不挖角拆臺(tái)
秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當(dāng)參謀、搞協(xié)調(diào)?首先,心里要有一桿平衡秤,要一視同仁,不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意去做。這與我們?nèi)粘=慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前,不論是在思想感情上,還是在行為活動(dòng)上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次,領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時(shí),只能被動(dòng)地雙向地勸慰、彌合、消除,不能主動(dòng)地、單向地瞎掰扯、亂攪和,或者保持沉默。本著工作上的支持,關(guān)系上的愛(ài)護(hù),感情上的友誼去做,這比什么都重要。不能站在一邊,冷落一邊,更不能為某一邊提供反對(duì)另一邊的材料,對(duì)某領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行挖角、拆臺(tái),擴(kuò)大分歧,加深矛盾。
五、溝通而不封閉堵塞
秘書工作起上下達(dá)情、左右疏通作用。上下達(dá)情也有藝術(shù)性,就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達(dá)的時(shí)候,要站在上級(jí)角度,把上情不漏地講得清清楚楚;在上報(bào)的時(shí)候,要站在下級(jí)角度,把下情不貪地說(shuō)得明明白白。
現(xiàn)實(shí)工作中,上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不論是在看問(wèn)題的觀點(diǎn)和方法上,還是在解決問(wèn)題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面,都會(huì)存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的,可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點(diǎn),與秘書日常的及時(shí)溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異,才能去做協(xié)調(diào)上下級(jí)的差異的工作,縮小或化解上下級(jí)的差異,取得認(rèn)識(shí)一致。
六、擋駕而不阻攔干涉
擋駕的對(duì)象是找上門來(lái)的同志,其層次有別,事項(xiàng)的輕重有別。秘書對(duì)來(lái)者要有正確的認(rèn)識(shí)和態(tài)度,它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作,幫助下級(jí)或群眾解決問(wèn)題的機(jī)會(huì),也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機(jī)會(huì)。秘書人員要講究工作藝術(shù),對(duì)來(lái)者都要熱情接待,給予關(guān)照協(xié)助。來(lái)者是辦事的,不是走親訪友。因此,擋駕的重點(diǎn)也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準(zhǔn),將來(lái)者要辦的事情弄清楚,然后進(jìn)行分析歸類,屬于哪個(gè)部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況:一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項(xiàng),要立即協(xié)助來(lái)者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理;如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時(shí)又找不著,可將事留下,抽空再找領(lǐng)導(dǎo),有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告;二是屬于職能部門管理的事項(xiàng),協(xié)助來(lái)者找職能部門辦理;三是涉及多方面的事項(xiàng),應(yīng)以開(kāi)會(huì)方式解決為好,就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開(kāi)會(huì),召集有關(guān)方面人員參加,統(tǒng)一安排布置,妥善處理。
擋駕工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)進(jìn)行的,應(yīng)該注意機(jī)關(guān)的良好形象,克服那種"門難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦"的作風(fēng)。對(duì)來(lái)者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠(chéng)摯,要有好風(fēng)度、好品德。對(duì)一些纏身棘手的事項(xiàng)。也要有耐力。不能以煩對(duì)火,以火對(duì)暴,把事情弄僵了。擋駕過(guò)程中,應(yīng)注意語(yǔ)言藝術(shù)和應(yīng)變能力,應(yīng)變能力要通過(guò)語(yǔ)言藝術(shù)表達(dá)出來(lái)。接待的語(yǔ)言有規(guī)律可循,對(duì)平級(jí)或下級(jí)的同志,其語(yǔ)言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣;但又不能離開(kāi)大原則。對(duì)上級(jí)的語(yǔ)言基調(diào)則是多用請(qǐng)示報(bào)告、探詢的口氣,且不可不懂裝懂。
七、分工而不分家自立
辦公室的工作是個(gè)整體,有幾個(gè)科室。有多個(gè)秘書??剖抑g、秘書之間一般都有分工,這對(duì)加強(qiáng)責(zé)任心底取扯皮和無(wú)人負(fù)責(zé)現(xiàn)象是非常必要的。但在實(shí)際的工作中也往往出各映各的號(hào)、各唱各的調(diào)"的現(xiàn)象,不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此,必須明確,分工是各有側(cè)重,不是分家自立。辦公室是個(gè)不管部,許多交不到具體部門承辦的事情,都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說(shuō)不管,管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。
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