需求分析與未來作業(yè)流程報告
財務組織機構(gòu)定義：
公司代碼:為每個帳務實體定義一個公司代碼，各個公司有自己法定報表。
業(yè)務范圍：將一個產(chǎn)品或一類產(chǎn)品定義為一個業(yè)務范圍，各個業(yè)務范圍可以產(chǎn)生自己的利潤表，以供管理層使用。

財務基礎數(shù)據(jù)：
會計年度：國際集團采用日歷年度。
會計期間：國際集團會計期間為12，從1月份到12月份。
傳票類型：未來的系統(tǒng)按照業(yè)務性質(zhì)詳細劃分傳票類型。
傳票編號：按年、傳票類型及傳票錄入日期進行自動編號。國際集團要求傳票按月、傳票類型進行編號。按照我們的經(jīng)驗，SAP的編號方式對外部審計，內(nèi)部管理都不存在任何問題。SAP R/3的中國用戶已有10多家通過財政部的評審，所以對外部審計而言，不存在任何問題，對內(nèi)部管理而言，SAP R/3提供了多種分類方法，用戶可以方便地查找傳票，對傳票進行歸檔處理。為了最大程度地滿足國際集團的要求，SAP中國的鄭銳先生已向SAP總部發(fā)出二個修改申請：
系統(tǒng)提供傳票按月、傳票類型進行編號的功能，修改申請?zhí)枮?62357。預制傳票、正式傳票采用不同的編號，修改申請?zhí)枮?62416 。
幣種及匯率：由集團總部負責幣種代碼定義和匯率表的維護，各分公司使用總部維護的匯率。
權(quán)限控制：在原型測試階段，將按照國際集團要求定義各種權(quán)限。

未來的總帳系統(tǒng)包括會計科目定義，傳票錄入，外幣評估，暫估處理，科目余額重組，科目余額結(jié)轉(zhuǎn)，報表處理。
未來的總帳系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)是緊密集成的，許多數(shù)據(jù)由業(yè)務發(fā)生子系統(tǒng)寫入總帳系統(tǒng)，無需手工重復錄入數(shù)據(jù)，無需會計做審核（除供應商發(fā)票），提高帳務處理速度。
未來的總帳系統(tǒng)有一系列功能加速期末結(jié)帳，如外幣自動評估，暫估自動處理等。外幣評估將采用期末評估，期初沖回方式。
自動收付款，匯票管理在現(xiàn)金管理中處理。關系企業(yè)往來走應收、應付流程，所以，關系企業(yè)往來的帳務處理在應收、應付中描述。
2. 與其它模塊的集成
總帳子系統(tǒng)與應收，應付，固定資產(chǎn)，庫存，采購，銷售，成本會計，資金管理有實時數(shù)據(jù)交換。

3. 主要業(yè)務流程
3. 1. 會計科目表建立
3. 1. 1. 現(xiàn)狀及需求綜述
頂新集團采用自己的會計科目表。目前集團公司下各公司采用各自科目表，集團公司有計劃 －－ 將來實現(xiàn)統(tǒng)一的科目表。
現(xiàn)有會計科目編碼是不等長的，會給傳票錄入帶來不便?？蛻?、供應商、員工編碼作為會計科目的一部分，造成科目極其龐大 。
3. 1. 2. 解決方案
建議國際集團采用統(tǒng)一會計科目表，由總部會計部確定會計科目表編制原則，協(xié)調(diào)各分公司要求，負責會計科目編號確定，解釋各會計科目的性質(zhì)。各分公司根據(jù)需要，選擇有關科目使用。
通過會計科目表統(tǒng)一，有利于數(shù)據(jù)確認、合并、內(nèi)部審計，總帳、分類帳余額統(tǒng)一，分類帳控制。
建議國際集團采用等長會計科目編碼，以方便帳務處理。
建議國際集團將客戶、供應商、員工管理放在應收/ 應付子系統(tǒng)中管理，客戶、供應商、員工的編號不再作為會計科目一部分。
集團總部會計負責維護會計科目集團級數(shù)據(jù)，各分公司按照需要，維護會計科目公司級數(shù)據(jù)。
建議國際集團總部成立專門職能小組負責這項工作，各分公司建立相應職能小組。
3. 1. 2. 1. 建立新科目流程

3. 1. 2. 2. 功能說明
“決定是否建立新科目”：由集團總部會計小組依據(jù)會計科目表編制原則，已有科目表，決定是否建立新的會計科目。
“維護新會計科目集團級數(shù)據(jù)”：由集團總部會計維護會計科目編號、名稱、性質(zhì)等數(shù)據(jù)。
“維護新會計科目公司級數(shù)據(jù)”：由公司會計維護會計科目公司級數(shù)據(jù)，包括貨幣、明細項索引、自動過帳標志。
3. 1. 2. 3. 流程組織結(jié)構(gòu)定義
公司：法定財務實體
3. 1. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
公司代碼
幣種
3. 2. 傳票錄入及入帳處理
3. 2. 1. 現(xiàn)狀及需求
在現(xiàn)有系統(tǒng)內(nèi)，由于各應用部分缺乏集成，傳票由接口系統(tǒng)或手工導入總帳。大量手工收付款處理，導致工作量大。
3. 2. 2. 解決方案
采用SAP R/3集成系統(tǒng)，大部分傳票由業(yè)務發(fā)生點傳入總帳系統(tǒng)。
關于收付款處理，大部分通過應收、應付子系統(tǒng)自動收付款處理，僅僅小額零星現(xiàn)金收付款在總帳系統(tǒng)內(nèi)處理。
3. 2. 2. 1. 傳票錄入及入帳流程
a) 轉(zhuǎn)帳處理

b) 小額現(xiàn)金付款處理

c)小額現(xiàn)金收款處理


3. 2. 2. 2. 功能說明
“前置系統(tǒng)業(yè)務處理”：是指與會計系統(tǒng)相關子系統(tǒng)進行業(yè)務處理時，自動產(chǎn)生會計傳票并入帳，無需人工錄入傳票，入帳。例如：倉庫發(fā)料時，僅須在庫存管理系統(tǒng)錄入發(fā)料數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)料數(shù)據(jù)，材料價格，自動生成會計憑證，并入帳。
“輸入傳票”：依據(jù)原始憑證，輸入傳票類型、公司代碼、傳票編制日期、入帳日期、借貸科目、借貸金額、后續(xù)帳務分配如輸入成本中心，業(yè)務范圍。并且檢查公司代碼是否存在，記帳期間是否允許入帳，借貸科目是否存在，成本中心、業(yè)務范圍是否存在。
“入帳”：系統(tǒng)自動檢查借貸金額是否平衡，傳票檢查通過后，系統(tǒng)將更改科目余額及其它文件，自動分配傳票編號，存入傳票文件。
“傳票預制處理”：是指輸完傳票后，傳票存在系統(tǒng)內(nèi)，但并不入帳。這類傳票稱為預制傳票。
“預制傳票入帳”：是指將預制傳票記入帳冊，預制傳票轉(zhuǎn)成正式傳票。
關于憑證審核，目前系統(tǒng)僅提供一級審核功能，建議第一階段打印出預制傳票，在SAP R/3系統(tǒng)外審核，通過后，由專人將預制傳票入帳，或者編制手工傳票，多級審核后，將手工傳票輸入系統(tǒng)入帳。第二階段采用”Workflow”方法，在系統(tǒng)內(nèi)進行多級審核。
3. 2. 2. 3. 作業(yè)功能組織示意
公司：法定財務實體
業(yè)務范圍： 將一個產(chǎn)品或一類產(chǎn)品定義為一個業(yè)務范圍，各個業(yè)務范圍可以產(chǎn)生自己的利潤表，以供管理層使用。
成本中心：收集費用的責任單元
3. 2. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
會計期間，會計科目，傳票類型，幣種，公司代碼，業(yè)務范圍，成本中心
3. 3. 期末處理
3. 3. 1. 期末處理現(xiàn)狀及需求綜述
月末關帳在下月8號，年末關帳在來年二月底，在現(xiàn)有系統(tǒng)，期末有大量手工處理，工作量極大。結(jié)帳比較遲，為了保證M2專案目標的實現(xiàn)，必須加快結(jié)帳速度。
3. 3. 2. 解決方案
未來的系統(tǒng)改進現(xiàn)有的成本結(jié)算體系，減輕期末成本結(jié)轉(zhuǎn)的工作量
未來的系統(tǒng)有自動的外幣評估，自動的科目余額重組，自動的暫估處理等功能，加快期末結(jié)帳。
3. 3. 2. 1. 處理流程


3. 3. 2. 2. 功能說明
“資產(chǎn)負債類科目外幣評估”：評估已實現(xiàn)匯兌損益。如銀行外幣存款，外幣現(xiàn)金評估。
“未清項外幣評估”：評估未實現(xiàn)匯兌損益。如應收，應付外幣評估。
“余額重組”：調(diào)整應收，應付統(tǒng)馭科目。例如一個客戶明細帳余額在貸方，期未結(jié)帳時，指定調(diào)整到負債方統(tǒng)馭科目，下個期初系統(tǒng)自動沖回。

4. 報表需求
未來的總帳系統(tǒng)可以提供下列報表：
 資產(chǎn)負債表
 損益表
 財務費用明細表
 營業(yè)外收支明細表
 增值稅申報表
 科目余額表
 傳票明細匯總表
 每日日計表及每日傳票編號
5. 未來可能改進
B級功能
 工作流（Workflow）功能
第二階段將引入工作流功能，以解決系統(tǒng)內(nèi)傳票多級審核的問題。
C級功能
 科目計劃

二. 應收帳
1. 綜述
未來的應收帳子系統(tǒng)將包括客戶主數(shù)據(jù)建立，預收款請求，預收款處理，發(fā)票處理，手工收款，自動收款，預收款清發(fā)票，客戶催款，收款通知，對帳單處理。
未來的應收帳處理將考慮與國際集團營管系統(tǒng)的集成，預收款處理，發(fā)票處理，繳款處理將通過批處理程序由營管系統(tǒng)錄入SAP R/3系統(tǒng)。
在SAP R/3系統(tǒng)內(nèi)進行銷售處理，將按正常的應收帳處理流程進行。
在人力資源子系統(tǒng)未實施前，員工差旅費放在應收帳子系統(tǒng)處理，利用應收帳客戶管理功能，帳齡分析，催款功能，清款功能對員工差旅費實施嚴格管理。與之相對應，為員工建立編號及有關數(shù)據(jù)。
未來的系統(tǒng)中，其他應收款走應收帳流程，與之相對應，財務部門替其他應收款的欠款方建立編號及有關數(shù)據(jù)。
未來的系統(tǒng)將為客戶、員工、其他應收款的欠款方建立不同的編號范圍。
未來的系統(tǒng)中，通過SAP R/3的特別總帳處理來區(qū)別關系企業(yè)的應收貨款、應收設備款、應收融資款。
自動收款，利息計算及匯票管理將在現(xiàn)金管理部分描述。
2. 與其他模塊的集成
應收帳子系統(tǒng)與銷售，總帳，資金管理，盈利分析有數(shù)據(jù)交換。




3. 主要業(yè)務流程
3. 1. 客戶、員工、欠款方主數(shù)據(jù)建立
3. 1. 1. 現(xiàn)狀及需求
現(xiàn)階段客戶主數(shù)據(jù)在營管系統(tǒng)中管理，整個帳務系統(tǒng)沒有客戶數(shù)據(jù)管理，客戶作為二級科目，編入會計科目。
員工編號作為二級科目，編入會計科目,整個帳務系統(tǒng)沒有員工數(shù)據(jù)管理。
3. 1. 2. 解決方案
在未來的系統(tǒng)中，建立集中客戶、員工、欠款方主數(shù)據(jù)，由營管決定客戶編號，營管，帳務輸入各自數(shù)據(jù)，帳務部門僅輸入帳務控制有關數(shù)據(jù)。
為了保證員工編號一致性，盡管人力資源現(xiàn)階段未實施，建議人事部門負責員工編號，財務部門負責帳務有關數(shù)據(jù)。
財務部門負責決定其它應收款的欠款方的編號及帳務數(shù)據(jù)。
建議有關部門設置專門小組/專人負責客戶、員工、欠款方主數(shù)據(jù)建立。
3. 1. 2. 1. 建立主數(shù)據(jù)流程


3. 1. 2. 2. 功能描述
“決定客戶帳務控制數(shù)據(jù)”：依據(jù)營管提供客戶數(shù)據(jù)，決定客戶組，統(tǒng)馭科目，付款條件，信貸限額等數(shù)據(jù)。納入營管系統(tǒng)管理的客戶，付款條件，信貸限額在營管系統(tǒng)內(nèi)輸入。
“決定出差員工編號及有關數(shù)據(jù)”：依據(jù)各部門出差員工表及人事部員工編號表，決定出差員工編號，以及員工組，統(tǒng)馭科目，借款限額等員工個人數(shù)據(jù)。
“建立主數(shù)據(jù)”：利用應收帳子系統(tǒng)中建立主數(shù)據(jù)功能，建立客戶，員工，欠款方帳務數(shù)據(jù)，以方便管理和控制。
3. 1. 2. 3. 作業(yè)功能組織示意圖
3. 1. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
公司代碼，統(tǒng)馭科目
3. 2. 員工差旅費預支
3. 2. 1. 現(xiàn)狀與需求綜述
現(xiàn)有系統(tǒng)將員工定義為一個對沖會計科目，制作預支差旅費傳票時，輸入一個索引碼，制做清款傳票時，輸入一個索引碼，利用《沖銷對照表》沖銷了索引代碼相同，借貸相反的會計交易，并且利用《沖銷對照表》列印帳上有余額的會計科目。
3. 2. 2. 解決方案
正如綜述所言，采用SAP R/3先進應收帳子系統(tǒng)有效管理員工差旅費。替每個員工在系統(tǒng)內(nèi)建立一個編號，支取差旅費時，會計部門輸入員工出差付款請求，審核通過后，批準出差付款請求。運行自動付款程序，對員工支付預支差旅費。
3. 2. 2. 1. 預支差旅費處理流程


3. 2. 2. 2. 功能說明
“審核是否合法”：按照預支差旅費規(guī)定，審核單據(jù)是否齊全，簽名是否合法。
“輸入付款請求”：按照預支差旅費申請單輸入付款請求，付款請求僅是一張請款單據(jù)，并不產(chǎn)生任何帳務處理。
“批準付款請求”：同意付款。
3. 2. 2. 3. 作業(yè)功能組織示意圖
3. 2. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
公司代碼，員工編號，幣種
3. 3. 員工差旅費報銷
3. 3. 1. 現(xiàn)狀與需求綜述
參見 2.3.2.1
3. 3. 2. 解決方案
用清帳功能，輸入所有發(fā)生費用，費用與預支差旅費間的差額掛在帳上，由自動收付款程序進行收付款處理。
3. 3. 2. 1. 員工差旅費報銷處理流程


3. 3. 2. 2. 功能說明
“審核報銷清單”：由會計部依據(jù)“差旅費報銷原則”；決定原始憑證是否齊全，是否有效，報銷金額是否正確。
“清帳處理”：清員工差旅費預支金額，借記費用等科目，預制差旅費與費用的差額，掛在帳上。
3. 3. 2. 3. 作業(yè)功能組織示意圖

3. 3. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
員工編號，幣種，會計期間，公司代碼
3. 4. 員工差旅費報銷催單及凍結(jié)處理流程
3. 4. 1. 現(xiàn)狀與需求綜述
沒有電腦化的催單、凍結(jié)處理。
3. 4. 2. 解決方案
未來的系統(tǒng)將利用SAP R/3應收帳子系統(tǒng)催款功能，設定報銷期限，對超報銷期限未報銷的預支差旅費產(chǎn)生報銷催單，通知員工前來報銷，并凍結(jié)員工明細帳。解除員工明細帳凍結(jié)標志由手工處理。
3. 4. 2. 1. 處理流程

3. 4. 2. 2. 功能說明
“運行催款程序”：系統(tǒng)每天運行催款程序，以產(chǎn)生員工差旅費報銷催單，并且自動凍結(jié)超過報銷期未報銷的員工明細帳。
3. 4. 2. 3. 作業(yè)功能結(jié)構(gòu)示意圖

3. 4. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
員工編號，報銷期限，預支金額日期
3. 5. 員工明細帳帳齡分析處理流程
3. 5. 1. 現(xiàn)狀與需求綜述
參見 1.3.2.1
3. 5. 2. 解決方案
未來的作業(yè)流程，通過帳齡分析列出未報銷的預支差旅費的借款期。
3. 5. 2. 1. 處理流程

3. 5. 2. 2. 功能說明
“運行帳齡分析程序”：定期運行帳齡分析程序，得到未報銷的預支差旅費帳齡清單。
3. 5. 2. 3. 作業(yè)功能結(jié)構(gòu)示意圖

3. 5. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
員工編號 ，公司代碼。

3. 6. 預收款處理
3. 6. 1. 現(xiàn)狀及需求分析
關系企業(yè)間銷售，沒有預收款要求，集團外客戶，一類不需預收款，一類需要預收款，需要預收款客戶，它的預收款必須覆蓋供貨金額，否則不給發(fā)貨。通過營管系統(tǒng)的銷售，預收款在營管系統(tǒng)內(nèi)處理，通過接口程序?qū)肟値は到y(tǒng)。預收款按部門歸集。
3. 6. 2. 解決方案
為了解決營管系統(tǒng)繳款與財務實際到款的時間差，設置在途款科目；營管系統(tǒng)內(nèi)預收款通過批處理程序?qū)隨AP R/3應收帳子系統(tǒng)，暫記在途款科目，然后由財務部門依據(jù)銀行到帳單，在總帳系統(tǒng)中把預收款從在途款科目轉(zhuǎn)入銀行存款科目。預收款與客戶欠款方掛鉤。
對不納入營管系統(tǒng)的銷售，預收款處理在SAP R/3中處理。
3. 6. 2. 1. 處理流程









3. 6. 2. 2. 功能說明
“啟動批輸入程序”：系統(tǒng)自動啟動批輸入程序，預收款從營管系統(tǒng)導入SAP R/3應收帳系統(tǒng)。
“檢驗日志”：指派專人負責檢查日志，如有錯誤，按錯誤性質(zhì)，分送不同部門解決。
“下達預收款請求”：批準預收款請求，通過自動收款程序收款。
3. 6. 2. 3. 作業(yè)功能組織示意圖
3. 6. 2. 4. 關鍵數(shù)據(jù)
公司代碼，客戶代碼，欠款方編號，會計期間，幣種
3. 7. 發(fā)票處理
3. 7. 1. 現(xiàn)狀及需求分析
對外產(chǎn)品銷售發(fā)票，由營管系統(tǒng)通過接口程序輸入帳務系統(tǒng)。關系企業(yè)間的銷售，發(fā)票由手工輸入帳務系統(tǒng)。零星發(fā)票（包括總部費用分攤）由手工輸入帳務系統(tǒng)。
3. 7. 2. 解決方案
通過營管系統(tǒng)的銷售，發(fā)票由營管系統(tǒng)通過批輸入程序?qū)隨AP R/3系統(tǒng)。關系企業(yè)間銷售及未納入營管系統(tǒng)的銷售，在SAP銷售子系統(tǒng)處理，銷售發(fā)票由銷售子系統(tǒng)導入應收帳子系統(tǒng)。零星發(fā)票由手工輸入應收帳子系統(tǒng)。其它應收款由手工輸入系統(tǒng)。
對于換貨處理，營管系統(tǒng)并沒有重新處理發(fā)票動作，
需求分析與未來作業(yè)流程報告