2采購(gòu)的控制(doc)
公 司 程 序 文 件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ-QP5.1 采購(gòu)的控制 頁(yè) 碼: 1/3 1.目的: 確保采購(gòu)的物品符合質(zhì)量要求。 2.適用范圍: 適用于公司各部門對(duì)物業(yè)管理服務(wù)相關(guān)物品的采購(gòu)。 3.引用文件: 3.1質(zhì)量手冊(cè)第4.6、4.10、4.13章 3.2 IS09002標(biāo)準(zhǔn)第4.6、4.10、4.13章 4.職責(zé): 4.1公司各部門職責(zé): 4.1.1各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)編制本部門相關(guān)物業(yè)管理項(xiàng)目所需物品的購(gòu)置計(jì)劃。 4.1.2各部門主任負(fù)責(zé)本部門物品購(gòu)置計(jì)劃的核定。 4.1.3管理者副代表負(fù)責(zé)物品購(gòu)置計(jì)劃的審核,公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)物品購(gòu)置計(jì)劃的審批。 4.1.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的物品購(gòu)置計(jì)劃由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)實(shí)施。 4.1.5綜合辦公室主任負(fù)責(zé)購(gòu)置物品檢查、驗(yàn)收、入庫(kù)登記。 4.2工程維修部的職責(zé): 4.2.1工程維修部負(fù)責(zé)物業(yè)分承包商施工材料及日常維修材料采購(gòu)計(jì)劃的審核。 4.2.2當(dāng)住戶發(fā)現(xiàn)分承包商提供的日常維修材料存在質(zhì)量問題或材料不足時(shí),工程維修部 應(yīng)對(duì)分承包商所購(gòu)物品和庫(kù)存進(jìn)行驗(yàn)證,并對(duì)其發(fā)出《整改通知書》。 5.工作程序: 5.1物品的購(gòu)置計(jì)劃由各部門根據(jù)本部門相關(guān)物業(yè)管理項(xiàng)目實(shí)際需要,編寫《物品采購(gòu)計(jì)劃 報(bào)批表》。 5.2購(gòu)置計(jì)劃要明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置用途與時(shí)間要求,有特釋要求 的應(yīng)注明。 公 司 程 序 文 件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ-QP5.1 采購(gòu)的控制 頁(yè) 碼: 2/3 5.3購(gòu)置計(jì)劃編寫完成后交部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行核定,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核定后, 交管理者副代表審核,并由副總經(jīng)理審批。 5.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的購(gòu)置計(jì)劃,由綜合辦公室主任負(fù)責(zé)實(shí)施。 5.5綜合辦公室主任對(duì)審批后的購(gòu)置計(jì)劃應(yīng)委托辦事員負(fù)責(zé)實(shí)施。 5.6辦事員根據(jù)各部門的購(gòu)置計(jì)劃,要進(jìn)行分類匯總,制定采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)結(jié)合實(shí)際 ,以免造成資金的浪費(fèi)。 5.7對(duì)物品采購(gòu)的要求: 5.7.1辦事員在進(jìn)行采購(gòu)時(shí),應(yīng)從《合格供應(yīng)商名單》中選擇供應(yīng)商,并根據(jù)各部門提供購(gòu)置 計(jì)劃的時(shí)間要求,分輕重緩急,有計(jì)劃地進(jìn)行,以確保物品的及時(shí)供應(yīng)。 5.7.2工程維修部應(yīng)建議物業(yè)分承包商對(duì)用量較大、數(shù)量較多且長(zhǎng)年經(jīng)常使用物品(如燈 泡、水暖管件等)要采用國(guó)家定點(diǎn)生產(chǎn)廠家或?qū)I(yè)生產(chǎn)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品,以確保產(chǎn)品的使 用壽命和使用安全。 5.7.3對(duì)各專業(yè)有特殊要求的物品,辦事員要會(huì)同專業(yè)技術(shù)人員共同去選購(gòu),以避免使用的 困難。 5.8對(duì)物品的驗(yàn)收: 5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃逐一進(jìn)行清點(diǎn)檢查、驗(yàn)收入庫(kù),并登記《 入庫(kù)登記表》中。 5.8.2物業(yè)分承包商購(gòu)置的與物業(yè)管理相關(guān)的所需品,應(yīng)與工程維修部共同驗(yàn)收,并將驗(yàn)收 結(jié)果報(bào)工程維修部歸檔。 5.8.3對(duì)各專業(yè)有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應(yīng)會(huì)同專業(yè)技術(shù)人員共同驗(yàn)收,并在《 入庫(kù)登記表》中注明驗(yàn)收結(jié)果。 5.9對(duì)不合格產(chǎn)品的處理: 5.9.1經(jīng)辦事員采購(gòu)的物品,在進(jìn)行檢查驗(yàn)收時(shí),發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或規(guī)格型號(hào)不符合要求,或 產(chǎn)品質(zhì)量有問題,放到指定區(qū)域并在《入庫(kù)登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進(jìn)行更換 ,已更換仍不符合要求或質(zhì)量的產(chǎn)品,要提出退貨,以避免造成經(jīng)濟(jì)損失。 5.9.2物業(yè)分承包商采購(gòu)的物品,工程維修部主任負(fù)責(zé)審查材料月計(jì) 公 司 程 序 文 件 版 號(hào): A 修改號(hào): 0 EJ-QP5.1 采購(gòu)的控制 頁(yè) 碼: 3/3 劃和每月材料庫(kù)存情況,確保分承包商所購(gòu)材料符合質(zhì)量要求。 5.9.3對(duì)提供不合格產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家或物品供應(yīng)商,要進(jìn)行調(diào)整,好中選優(yōu),以確定長(zhǎng)期合 作供應(yīng)商。 6.支持性文件與質(zhì)量記錄: 6.1《合格供應(yīng)商名單》 EJ-QR-QP5.2-01 6.2《物品采購(gòu)計(jì)劃報(bào)批表》 EJ-QR-QP5.1-01 6.3《入庫(kù)登記表》 EJ-QR-QP5.4-01
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