八、公司發(fā)貨管理規(guī)定
八、公司發(fā)貨管理規(guī)定 第一條 交運(yùn)期限 1．凡遇下列情況之一者，物料管理應(yīng)于一日前辦妥“成品交運(yùn)單”，并于一日內(nèi)交運(yùn) 。 （1）計(jì)劃產(chǎn)品接獲客戶的“訂貨通知單”時(shí)的交貨日期。 （2）內(nèi)銷、合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。 2．直接外銷訂制品繳庫(kù)后，配合結(jié)關(guān)日期交運(yùn)。 第二條 發(fā)貨總體規(guī)定 1．物料管理部門接到“訂貨通知單”時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)依產(chǎn)品規(guī)格及訂貨通知單編號(hào)順 序列檔，內(nèi)容不明確應(yīng)即時(shí)反映業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。 2．因客戶業(yè)務(wù)需要，收貨人非訂購(gòu)客戶或收貨地點(diǎn)非其營(yíng)業(yè)所在地的，依下列規(guī)定 辦理： （1）經(jīng)銷商的訂貨、交貨地點(diǎn)非其營(yíng)業(yè)所在地，其“訂貨通知單”應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門主管 核簽方可辦理交運(yùn)。 （2）收貨人非訂購(gòu)客戶應(yīng)有訂購(gòu)客戶出具的收貨指定通知方可辦理交運(yùn)。 （3）物料管理部門接獲“訂制（貨）通知單”方可發(fā)貨，但有指定交運(yùn) 日期的，依其指定日期交運(yùn)。 （4）訂制品（計(jì)劃品）在客戶需要日期前繳庫(kù)或“訂貨通知單”注明“不得提前交運(yùn)” 的，物資管理部門若因庫(kù)位問題需提前交運(yùn)時(shí)，應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)知客戶同意，且收 到業(yè)務(wù)部門的出貨通知后始得提前交運(yùn)，若是緊急出貨時(shí)，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門主管通知物料 管理部門主管先予以交運(yùn)，再補(bǔ)辦出貨通知手續(xù)。 （5）未經(jīng)辦理繳庫(kù)手續(xù)的成品不得交運(yùn)，若需緊急交運(yùn)時(shí)需于交運(yùn)同時(shí)辦理繳庫(kù)手 續(xù)。 （6）訂制品交運(yùn)前，物料管理部門如接到業(yè)務(wù)部門的暫緩出貨通知時(shí)，應(yīng)立即暫緩 交運(yùn)，等收到業(yè)務(wù)部門的出貨通知后再辦理交運(yùn)。緊急時(shí)可由業(yè)務(wù)部門主管先以電話通 知物料管理部門主管，但事后仍應(yīng)立即補(bǔ)辦手續(xù)。 （7）“成品交運(yùn)單”填好后，須于“訂貨通知單”上填注日期，“成品交 運(yùn)單”編號(hào)及數(shù)量等以了解交運(yùn)情況，若已交畢結(jié)案則依流水號(hào)順序整理歸檔。 第三條 承運(yùn)車輛調(diào)派與控制 1．物料管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)承運(yùn)車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。 2．物料管理部門應(yīng)于每日下午四時(shí)以前備好第二天應(yīng)交運(yùn)的“成品交運(yùn)單”，并通知 承運(yùn)公司調(diào)派車輛。 3．如承運(yùn)車輛可能于營(yíng)業(yè)時(shí)間外抵達(dá)客戶交貨地址，成品交運(yùn)前，物料管理科應(yīng)將 預(yù)定抵達(dá)時(shí)間通知業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)告客戶準(zhǔn)備收貨。 第四條 內(nèi)銷及直接外銷的成品交運(yùn) 1．成品交運(yùn)時(shí)，物料管理部門應(yīng)依“訂制（貨）通知單”開立“成品交運(yùn)單”，由業(yè)務(wù) 部門開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對(duì)無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與未用的發(fā)票于下月二日前回 送會(huì)計(jì)部門。 2．“訂貨通知單”上注明有預(yù)收款的，在開列“成品交運(yùn)單”時(shí)，應(yīng)在“預(yù)收款”欄內(nèi)注 明預(yù)收款金額及發(fā)票號(hào)碼，分批交運(yùn)的，其收款以最后一批交貨時(shí)為原則，但“訂貨（制 ）通知單”內(nèi)有特殊規(guī)定者例外。 3．承運(yùn)車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運(yùn)人應(yīng)于“成品交運(yùn)單”上簽章，第一、二 聯(lián)經(jīng)送業(yè)務(wù)部門核對(duì)后第一聯(lián)業(yè)務(wù)部門存，第二聯(lián)由會(huì)計(jì)核對(duì)入賬，第三、四、五聯(lián)交 由承運(yùn)商于出貨前核點(diǎn)無誤后始得放行。經(jīng)客戶簽收后第三聯(lián)送交運(yùn)客戶，第四、五聯(lián) 交由承運(yùn)商送回物料管理部門，把第四聯(lián)送回業(yè)務(wù)部門依實(shí)際需要寄交指運(yùn)客戶，第五 聯(lián)承運(yùn)商持回，據(jù)以申請(qǐng)運(yùn)費(fèi)第六聯(lián)物料管理部門自存。 第五條 客戶自運(yùn) 1．客戶要求自動(dòng)時(shí)，物料管理部門應(yīng)先聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。 2．成品裝載后，承運(yùn)人于“成品交運(yùn)單”上簽認(rèn)，依另行規(guī)定辦理。 第六條 直接外銷的成品交運(yùn) 1．物料管理部門應(yīng)于結(jié)關(guān)前將成品運(yùn)抵指定的碼頭或貨柜場(chǎng)以減少額外費(fèi)用（如特 驗(yàn)費(fèi)監(jiān)視費(fèi)等）。 2．成品交運(yùn)時(shí)，物料管理部門應(yīng)依“外銷訂貨通知單”開列“成品交運(yùn)單”一式六聯(lián)， 第四、五聯(lián)，交由承運(yùn)商送碼頭或貨柜場(chǎng)的報(bào)關(guān)行簽收后，第四聯(lián)免送客戶仍存于物料 管理部門，第五聯(lián)經(jīng)報(bào)關(guān)簽收后由承運(yùn)人持回，據(jù)此申請(qǐng)費(fèi)用。 3．外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務(wù)部門收存，存根聯(lián)與未用的發(fā)票則于下個(gè)月二日前匯總送會(huì) 計(jì)部門。 4．成品需于廠內(nèi)裝柜時(shí)應(yīng)依下列規(guī)定辦理： （1）物料管理部門應(yīng)于接到業(yè)務(wù)部門領(lǐng)柜通知后，即聯(lián)絡(luò)貨柜入廠裝運(yùn)。 （2）裝柜時(shí)應(yīng)依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應(yīng)以封條加封。 第七條 成品交運(yùn)單的更正 “成品交運(yùn)單”因交運(yùn)內(nèi)容更改成填單錯(cuò)誤需要更正時(shí)，依下列規(guī)定辦理： 1．“內(nèi)銷交運(yùn)單”的更正： （1）尚未交運(yùn)：開單人員應(yīng)于原單錯(cuò)誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則 將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運(yùn)單”辦理交運(yùn)。作廢的“成品交運(yùn)單”第 一聯(lián)留倉(cāng)運(yùn)科，其余各聯(lián)依序裝訂成冊(cè)送會(huì)計(jì)科核對(duì)存檔，另開錯(cuò)誤的發(fā)票則加蓋“作廢 ”章存于原發(fā)票本。 （2）已交運(yùn)，開單人員應(yīng)立即開立“交運(yùn)更正單”內(nèi)銷第一、二、三聯(lián)送業(yè)務(wù)部門核 對(duì)后，第一聯(lián)業(yè)務(wù)部門存，第二聯(lián)送會(huì)計(jì)，第三聯(lián)依實(shí)際需要轉(zhuǎn)送交運(yùn)客戶，第四聯(lián)寄 送客戶，第五、六聯(lián)存于倉(cāng)運(yùn)部門。 （3）如發(fā)票已送客戶，因錯(cuò)誤而需重開者，應(yīng)將新開發(fā)票連同“交運(yùn)更正單”第四聯(lián) 送業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。 2．“外銷成品交運(yùn)單”的更正： （1）尚未交運(yùn)：比照本條第一款第一條的規(guī)定辦理。 （2）已交運(yùn)：經(jīng)辦人員應(yīng)立即至交運(yùn)的碼頭或貨柜場(chǎng)辦理“裝箱單”等報(bào)關(guān)文件的更 正，并立即開立“交運(yùn)更正單”，其流程與發(fā)票的更正比照第一款的規(guī)定辦理。 （3）“交運(yùn)更正單”不得作為出廠憑證。 第八條 成品交運(yùn)單簽收回聯(lián)的審核及責(zé)任追究 1．審核：物料管理部門收到“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)有下列情況者，應(yīng)即附有關(guān)單據(jù) 送業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)客戶補(bǔ)簽； （1）未蓋“收貨章”。 （2）“收貨章”模糊不清難以辨認(rèn)，或非公司名稱全稱。 （3）其他用途章（如公文專用章）充當(dāng)收貨章。 2．責(zé)任追究：物料管理部門于每月10日前就上月份交運(yùn)的簽收回聯(lián)尚未收回的，應(yīng) 立即追究責(zé)任，并依合同規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)，同時(shí)應(yīng)于月度前收集齊全，依序裝訂成冊(cè)送會(huì) 計(jì)科核對(duì)存查。 第九條 運(yùn)費(fèi)審核 1．物料管理部門每月接獲承運(yùn)公司送回的“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)”、“運(yùn)費(fèi)明細(xì)表”及 發(fā)票存根，應(yīng)于5日內(nèi)審核完畢，送回會(huì)計(jì)科整理付款。 2．物料管理部門審核運(yùn)費(fèi)時(shí)，應(yīng)檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有逾期送達(dá) 或違反合同規(guī)定，均依合同規(guī)定罰扣運(yùn)費(fèi)。 3．若“成品交運(yùn)單”簽收回聯(lián)有相關(guān)條文的簽收異常者，除依規(guī)定辦理外，其運(yùn)費(fèi)也 應(yīng)暫緩支付。 第十條 成品領(lǐng)用與發(fā)票逾月處理 1．物料管理部門收到領(lǐng)用部門開立的“成品領(lǐng)用單”經(jīng)審核無誤后，依其請(qǐng)領(lǐng)數(shù)量發(fā) 貨。 2．業(yè)務(wù)部門每月初時(shí)把上月已出貨未開立發(fā)票的客戶，訂貨（制）單、品名規(guī)格、數(shù)量 、交運(yùn)地點(diǎn)及原因與對(duì)策填立于“發(fā)票逾月未開列匯總表”一式兩份，一份業(yè)務(wù)部門存， 一份送財(cái)務(wù)部門以便核對(duì)。
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