標準流程_進貨管理
進貨流程 進貨流程包括進貨業(yè)務流程、進貨結(jié)算付款流程、進貨總體回退流程、收貨管理流程 和進貨退貨流程。 進貨業(yè)務流程 一 業(yè)務說明 企業(yè)管理層根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標在年初指定年銷售計劃。銷售部門根據(jù)銷售額、銷售 利潤等指標確定年度、季度銷售目標。同時對于主營品種重點照顧。在此基礎之上，進 貨部門就得到了本年度或季度需要購進的品種、數(shù)量信息。當然，這也不是進貨部門購 進的唯一依據(jù)。新經(jīng)營品種的采購往往是進貨部門、企業(yè)管理層和供應商協(xié)商確定的。 在此會產(chǎn)生一個粗的進貨計劃。 進貨計劃明確后，各個業(yè)務員大致有了一個進貨參考，根據(jù)庫存、銷售信息反饋， 業(yè)務員在日常工作中通過電話、會面等各種方式與供應商保持聯(lián)系，確定進貨的品種和 數(shù)量。此時可以考慮利用進貨合同管理。但從實際情況看，業(yè)務人員還難以從手工方式 轉(zhuǎn)變到利用計算機進行日常業(yè)務管理，進貨合同也并不是所有的進貨都有，業(yè)務人員對 進貨合同的說法比較敏感，建議一切進貨記錄都稱為要貨記錄而不要輕易使用系統(tǒng)中的 進貨合同概念。 現(xiàn)階段看，無庫存情況還是很少的。保留少量庫存不僅僅是流動資金的占用，而且 還會需要物理空間。為了保證物理空間能夠滿足需要，需要進貨時業(yè)務員應該提前通知 倉儲部門準備庫存地點，對于鐵路送貨等情況，還需要備車提貨。（補充一般送貨的幾 種形式） 貨到倉庫后，倉庫首先需要驗收，對比送貨單和實物，確認后倉庫人員要填寫收貨 單據(jù)，明確送貨單位、收貨品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息。一方面提供給對方送貨人員作為 收貨憑據(jù)，另一方面，則需要將收貨單據(jù)傳遞到業(yè)務部門辦理記帳手續(xù)。收貨時一般有 兩種情況：對方提供價格信息、對方不提供價格信息。這兩種不同的做法對系統(tǒng)的使用 是不同的。一般的原則是：庫房只管理貨品的數(shù)量、批號等信息，價格由業(yè)務部門來確 定。 進貨部門在收到收貨單據(jù)后，查找要貨記錄核對（或填寫）本次進貨價格，并在要 貨記錄上進行標記。在手工管理時，還需要在業(yè)務庫存中添加此記錄，以備察看。價格 確定后制進貨單據(jù)向下個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。 關于應付帳款的管理有兩種做法：一、沒有發(fā)票的進貨單據(jù)暫時由進貨業(yè)務員管理 ，等發(fā)票到后業(yè)務員將進貨發(fā)票和進貨單據(jù)一起提交給財務。二、一旦填制進貨單據(jù)后 就轉(zhuǎn)交給財務人員管理。這對于企業(yè)財務處理是不一樣的。 關于發(fā)票價格與進貨單據(jù)價格不一致，一般財務都需要填制存貨調(diào)整單據(jù)對存貨進 行調(diào)整。 二、流程圖 進貨業(yè)務的流程如下所示： 三、流程圖說明 進貨系統(tǒng)目前的進貨計劃管理比較弱，但企業(yè)進貨業(yè)務人員又需要計劃參考。為了解決 這個問題，在實施處理上可以考慮提供貨品在一定時間范圍內(nèi)的銷售情況，通過平均銷 售給業(yè)務提供進貨參考，但并不自動將該銷售轉(zhuǎn)為進貨計劃。如果希望能夠?qū)⒔?jīng)業(yè)務員 確認調(diào)整后的進貨情況錄入計算機，可以考慮使用進貨計劃功能。 進貨計劃可以從時間上分為中長期計劃，系統(tǒng)可以提供的途徑主要包括：根據(jù)銷售情況 預測進貨；根據(jù)設置的上下限生成報警供業(yè)務人員參考。從實際使用看，由于沒有很好 地進行銷售預測，這兩種途徑的實用性都比較差。 進貨合同：在具體實施過程中，注意系統(tǒng)名詞與企業(yè)習慣的統(tǒng)一。在實際中存在兩 種情況：一、企業(yè)認為系統(tǒng)要求維護進貨合同，則企業(yè)與供應商必須簽訂具有法律效應 的字面文檔。建議在解釋時多使用要貨計劃等信息；二、業(yè)務人員素質(zhì)問題。人員習慣 以及企業(yè)實施推動力量不足，導致在系統(tǒng)中錄入要貨計劃的努力很難實現(xiàn)。這對于后續(xù) 流程的實現(xiàn)方式有較大的影響。 進貨：進貨環(huán)節(jié)是財務和業(yè)務的到貨（進貨類型的到貨）確認過程，該環(huán)節(jié)主要明確的 信息是品種的價格問題。從實際情況看，該環(huán)節(jié)還可以對收貨起到監(jiān)督的作用，收貨品 種、數(shù)量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由于收貨不允許多于合同數(shù)量（程序限 制），而實際存在很多多收或少收的情況，勾兌合同的操作性會受到一定的影響。做完 進貨單后，系統(tǒng)分兩個走向進行后續(xù)處理：商品帳的暫估、應付帳的掛帳處理。實際中 很少有票先的情況，及時票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡化進貨類 型的劃分（貨先、票先、款先）。 四、單據(jù)說明 五、報表說明 六、崗位職責 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 進貨結(jié)算付款流程 一 業(yè)務說明 業(yè)務人員根據(jù)同供應商達成的付款協(xié)議填制付款申請表，報領導審批通過后轉(zhuǎn)交財 務，財務辦理付款業(yè)務。付款一般有兩種方式：即付和先掛帳后付款。 在付款方面，財務肩負著控制企業(yè)流動資金的義務。因此，需要向財務提供這方面 的相關信息，以便財務及時籌措資金。同時為企業(yè)整體的資本運營服務。 二、流程圖 進貨結(jié)算付款流程圖如下： 三、流程圖說明 進貨結(jié)算：供貨方發(fā)票到后，勾兌進貨單（貨先）生成結(jié)算單掛帳，差異部分系統(tǒng)自動 進行進貨補差，調(diào)整存貨金額。實際運行過程中，該操作是由業(yè)務人員還是財務人員去 完成值得斟酌。業(yè)務人員熟悉業(yè)務，可以很準確地勾兌進貨單據(jù)。財務人員負責對應付 帳的審核，結(jié)算最終需要財務的確認。 進貨付款：業(yè)務人員根據(jù)協(xié)議給供應商付款，分兩種情況：應付沖減或預付。此外還可 能存在應收抵應付的特殊形式。應付沖減需要勾兌結(jié)算單沖減應付帳。 四、單據(jù)說明 五、報表說明 六、崗位職責 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務流程 9. 可能遇到的特殊問題 10. 配置說明 進貨總體回退流程 一 業(yè)務說明 二、流程圖 進貨總體的回退的流程如下： 三、流程圖說明 四、單據(jù)說明 五、報表說明 六、崗位職責 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 收貨管理 一 業(yè)務說明 二、流程圖 收貨管理的流程如下： 三、流程圖說明 收貨主要解決貨品批號、貨位等信息。為了簡化操作復雜程度，可以考慮通過勾兌進貨 合同來生成相關的收貨信息。這還可以達到另一個目的，即合同等同于收貨通知單，可 以控制收貨業(yè)務。 四、單據(jù)說明 五、報表說明 六、崗位職責 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務流程 九、可能遇到的特殊問題 11. 配置說明 進貨退貨管理 一 業(yè)務說明 二、流程圖 進貨退貨管理的流程如下： 三、流程圖說明 四、單據(jù)說明 五、報表說明 六、崗位職責 七、崗位操作規(guī)范 八、可以簡化的業(yè)務流程 九、可能遇到的特殊問題 十、配置說明 ----------------------- [pic] [pic] [pic] [pic] [pic]
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