采購(gòu)管理規(guī)范
采 購(gòu) 管 理 規(guī) 范 撰寫(xiě)人：李華英 Email：Lihying@21cn.com 目 錄 一、 目的 3 二、 適用范圍 3 三、 定義 3 四、 采購(gòu)管理制度 3 五、 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn) 4 六、 供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法 4 1、供應(yīng)商檔案管理要求 4 2、供應(yīng)商選擇流程 5 3、供應(yīng)商選擇考察表 6 4、合格供應(yīng)商名錄 7 5、供應(yīng)商資料卡 8 6、供應(yīng)商考核辦法及考核表 9 7、終止供應(yīng)商的報(bào)告 10 七、 采購(gòu)流程 11 1、采購(gòu)原則 11 2、常規(guī)采購(gòu) 11 3、小額應(yīng)急采購(gòu) 12 八、 貨物檢驗(yàn) 13 1、抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn) 13 2、貨物檢驗(yàn)報(bào)告 14 九、 采購(gòu)中心職責(zé)與績(jī)效考核 15 1、采購(gòu)中心工作職責(zé) 15 2、采購(gòu)主管績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn) 15 十、 采購(gòu)報(bào)告必須具備要素及分析圖表 16 目的 規(guī)范采購(gòu)操作步驟和方法，確保采購(gòu)的質(zhì)量和采購(gòu)要求的適用性，符合公司整體的日 常管理規(guī)定要求。 適用范圍 本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品）等 采購(gòu)的控制。 定義 1. 供應(yīng)商：是指能向采購(gòu)者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。 2. 合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過(guò)公司一定程序評(píng)審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。 3. 購(gòu)物申請(qǐng)單：是需求部門(mén)根據(jù)需要采購(gòu)的項(xiàng)目所填寫(xiě)并提交給采購(gòu)中心的單據(jù)，此 單據(jù)須有部門(mén)經(jīng)理和其他審核權(quán)限必須簽批。 4. 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的表格，一般由采購(gòu) 主管對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察并填寫(xiě)此表，填寫(xiě)完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運(yùn)作中心總監(jiān)時(shí)行 審批。 5. 供應(yīng)商考核表：是每財(cái)年度對(duì)供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時(shí)率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進(jìn)行考察 的的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。 6. 終止供應(yīng)商的報(bào)告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴(yán)重品質(zhì)情況或考核不合等提出與 其終止合作的報(bào)告，此報(bào)告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門(mén)向采購(gòu)中心提出，由采購(gòu)主管填寫(xiě)逐 級(jí)上報(bào)審批。 7. 抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門(mén)或其他相關(guān) 權(quán)責(zé)部門(mén)編寫(xiě)交采購(gòu)中心匯總成冊(cè)。 8. 貨物檢驗(yàn)報(bào)告：是貨物驗(yàn)收部門(mén)和人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對(duì)所采購(gòu)貨物給出驗(yàn)收?qǐng)?bào) 告和處理意見(jiàn)。 采購(gòu)管理制度 o 潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請(qǐng)； o 嚴(yán)格遵守采購(gòu)規(guī)范流程，按流程辦事； o 能及時(shí)按質(zhì)按量地采購(gòu)到所需物品； o 嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量； o 加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理，建立完善的設(shè)備價(jià)格信息檔案，以有效地控制和降低采購(gòu)成 本 并保證采購(gòu)質(zhì)量； o 科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查； o 處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問(wèn)題； o 認(rèn)真分析采購(gòu)工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù) 水平的建議； o 做好采購(gòu)相關(guān)文檔的存檔、備份工作； o 在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購(gòu)成本； o 所有采購(gòu), 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn), ，除急購(gòu)?fù)獠坏貌少?gòu)，急購(gòu)需在申請(qǐng)單上注時(shí)“急購(gòu)”，并由總經(jīng)理補(bǔ)批； o 凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)，可以核定物品項(xiàng)目，通 知各請(qǐng)購(gòu)部門(mén)依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，然后集中辦理采購(gòu)； o 采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購(gòu)買， 不得隨意變更供應(yīng)商； 供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn) o 具有良好的市信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)； o 注冊(cè)資金達(dá)到50萬(wàn)以上的一般納稅人； o 健全的商務(wù)管理流程和制度； o 良好的財(cái)務(wù)狀況，至少可以給予七天以上帳期； o 具有優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)品資源； o 相對(duì)有利于我公司的供配貨地理區(qū)位； o 積極的合作態(tài)度； 供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)和終止辦法 供應(yīng)商的資質(zhì)水平直接關(guān)系到供貨的質(zhì)量、售后服務(wù)水平和重大產(chǎn)品問(wèn)題的處理等儲(chǔ) 多問(wèn)題，更有重大品質(zhì)、售后事件等的處理態(tài)度、反應(yīng)的及時(shí)性都與供應(yīng)商本身的資質(zhì) 、能力有關(guān)。因此有必要嚴(yán)格地篩選、考核供應(yīng)商，對(duì)不合格供應(yīng)商制訂相關(guān)終止辦法 。 對(duì)供應(yīng)商資信由高到低分為A、B、C、D四類。具體定類辦法參見(jiàn)《供應(yīng)商考核辦法及 考核表》。 1、供應(yīng)商檔案管理要求 對(duì)于供應(yīng)商的管理，要求建立存檔文檔表格和電子表格，存檔文件包含《供應(yīng)商選擇 考察表》、《供應(yīng)商名錄》、《供應(yīng)商資料卡》《供應(yīng)商考核表》、《詢價(jià)記錄》、《采購(gòu)記錄》、 《到貨檢驗(yàn)報(bào)告》和《終止供應(yīng)商的報(bào)告》，以及其它和往來(lái)單據(jù)等資料文檔。電子文檔、 表格按公司要求進(jìn)行統(tǒng)一備份存檔管理。 2、供應(yīng)商選擇流程 3、供應(yīng)商選擇考察表 供應(yīng)商選擇考察表 考察人： 年 月 日 |待選供應(yīng)商基本資料 | |名稱 | |法人代表 | | | | |： | | |地址：| |郵 編 | | | | |： | | |電話：| |聯(lián)系人 | |傳真：| |經(jīng)營(yíng)性質(zhì) | | | | |： | | | |： | | |主營(yíng)產(chǎn)品| | |： | | |詳細(xì)評(píng)價(jià)指標(biāo) | |經(jīng)濟(jì)實(shí)|序號(hào)|評(píng)價(jià)辦法 |結(jié)果 |備注 | |力 | | | | | | |1 |注冊(cè)資金數(shù)額是多少 | | | | |2 |是不是一般納稅人 | | | | |3 |上年度銷售額是多少 | | | | |4 |給其他商家賬期一般是多 | | | | | |久 | | | | |5 |一共有多少員工 | | | |市場(chǎng)信|序號(hào)|評(píng)價(jià)辦法 |結(jié)果 |備注 | |譽(yù) | | | | | | |1 |被媒體曝光次數(shù) | | | | |2 |業(yè)內(nèi)口碑 | | | | |3 |有哪些假貨/水貨 | | | | |4 |售后服務(wù)水平怎么樣 | | | |優(yōu)勢(shì)資|序號(hào)|評(píng)價(jià)辦法 |結(jié)果 |備注 | |源 | | | | | | |1 |與主營(yíng)產(chǎn)品廠家的關(guān)系（ | | | | | |代理/經(jīng)銷/總代…） | | | | |2 |給不同渠道的價(jià)格結(jié)構(gòu)及 | | | | | |毛利 | | | | |3 |相關(guān)產(chǎn)品線是否齊全 | | | | |4 |最短送貨時(shí)間是多久 | | | |管理水|序號(hào)|評(píng)價(jià)辦法 |結(jié)果 |備注 | |平 | | | | | | |1 |業(yè)務(wù)人員有沒(méi)有怠慢顧客 | | | | | |現(xiàn)象 | | | | |2 |對(duì)售前咨詢有沒(méi)有耐心講 | | | | | |解 | | | | |3 |有沒(méi)有完善的貨物進(jìn)出流 | | | | | |程 | | | | |4 |員工是不是大小事情都要 | | | | | |請(qǐng)示 | | | |批示意見(jiàn) | |商務(wù)經(jīng)理意 | | |見(jiàn) | | | |簽名： | |運(yùn)作中心總 | | |監(jiān)意見(jiàn) | | | | | | |簽名： | |考察結(jié)果 |□推薦為C類認(rèn)可供應(yīng)商 □推薦為D類認(rèn)可供應(yīng)商 | | |□不能推薦為供應(yīng)商 | 4、合格供應(yīng)商名錄 合格供應(yīng)商名錄 表格更新日期： 年 月 日 |序號(hào) |編號(hào) |企業(yè)名稱 |等級(jí) |地址 |提供的產(chǎn)品|聯(lián)系人 |電話 |備 | | | | | | |及折扣 | | |注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 5、供應(yīng)商資料卡 供應(yīng)商資料卡 供應(yīng)商編號(hào)： 建卡日期： 產(chǎn)品類別： 建卡人： |公司名稱 | |聯(lián)系人/職 | | | | |務(wù) | | |公司地址 | | | |電 話 | |傳 真 | | |倉(cāng)庫(kù)地址 | | | |電 話 | |傳 真 | | |開(kāi)戶行 | |帳 號(hào) | | |公司類別 |代理商 代理級(jí)別： | | |生產(chǎn)商 | |創(chuàng)立時(shí)間 | |注冊(cè)資本 | |法人代表 | | |公司性質(zhì) | |公司規(guī)模 | | |人 員 | |管理層 |技術(shù)人員 |普通員工 |合計(jì) | |構(gòu) 成 | | | | | | | |人數(shù) | | | | | | |比例 | | | | | |經(jīng)營(yíng)范圍 | | |序號(hào) |考 核 | | |年 度 | |考核日期 | |主要考核人| | |產(chǎn)品名稱 | ...
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