采購(gòu)物流業(yè)務(wù)流程
采購(gòu)物流業(yè)務(wù)流程 采購(gòu)活動(dòng)是一個(gè)比較復(fù)雜的過(guò)程，物流活動(dòng)隨著采購(gòu)過(guò)程的持續(xù)而發(fā)展。為了提高采 購(gòu)物流作業(yè)的科學(xué)性、合理性和有效性，建立和完善采購(gòu)物流系統(tǒng)，保證采購(gòu)物流的順 暢進(jìn)行，有必要研究采購(gòu)物流業(yè)務(wù)流程，并對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行改革和完善。當(dāng)然，采購(gòu)作 業(yè)流程會(huì)因采購(gòu)的來(lái)源、采購(gòu)的方式以及采購(gòu)的對(duì)象等不同在作業(yè)環(huán)節(jié)上存在一定的差 異。比如，國(guó)內(nèi)采購(gòu)采購(gòu)物流與國(guó)際采購(gòu)物流在流程上有許多明顯的不同點(diǎn)。但是，盡 管它們?cè)谧鳂I(yè)細(xì)節(jié)上有若干差異，但對(duì)于基本的作業(yè)流程，則每個(gè)企業(yè)都大同小異。而 且隨著環(huán)境的變化，企業(yè)應(yīng)對(duì)其采購(gòu)流程進(jìn)行相應(yīng)的重組并加以改善。 §1 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程分析 1．1 采購(gòu)業(yè)務(wù)的步驟 現(xiàn)代管理要求按照一定的程序，有條不紊地開(kāi)展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，采購(gòu)作為企業(yè)的一項(xiàng) 基本活動(dòng)和重要職能，同樣必須按照一定的程序進(jìn)行。典型的企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)通常包括以 下基本步驟。 1．1．1 發(fā)現(xiàn)需求 任何采購(gòu)都起源于企業(yè)中某個(gè)人的確切需求。負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的人應(yīng)該清楚地知道本 部門獨(dú)特的需求：需要什么、需要多少、何時(shí)需要。這樣，庫(kù)存部門就會(huì)收到這個(gè)部門 發(fā)出的物料需求單。有時(shí)，這類需求也可以由其他部門的富余物料來(lái)加以滿足。但是或 遲或早公司必然要進(jìn)行新的物料采購(gòu)。采購(gòu)申請(qǐng)可以來(lái)自于生產(chǎn)或使用部門，可以來(lái)自 銷售或廣告部門，也可以來(lái)自實(shí)驗(yàn)室。供應(yīng)部門還應(yīng)協(xié)助使用部門預(yù)測(cè)物料需求以避免 太多的緊急訂單。由于了解價(jià)格趨勢(shì)和總的市場(chǎng)情況，有時(shí)為了避免供應(yīng)商中斷或價(jià)格 上漲，供應(yīng)部門必然會(huì)發(fā)出一些期貨訂單。 1．1．2 對(duì)所需產(chǎn)品或服務(wù)加以準(zhǔn)確描述 發(fā)現(xiàn)需求后，對(duì)所需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均應(yīng)加 以準(zhǔn)確描述，以便使來(lái)源選擇以及價(jià)格談判等作業(yè)流程能順利進(jìn)行。 1．1．3 選擇可能的供應(yīng)來(lái)源 供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)職能中重要一環(huán)，它涉及了高質(zhì)量供應(yīng)來(lái)源的確定。企業(yè)可以根 據(jù)需求描述在原有供應(yīng)商中選擇成績(jī)良好的廠商，通知其報(bào)價(jià)，或以登報(bào)公告等方式公 開(kāi)征求。決定和某個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行大量業(yè)務(wù)往來(lái)需要一系列合理的標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)方對(duì)供應(yīng)商 能否滿足自己的質(zhì)量、數(shù)量、交付、價(jià)格、服務(wù)目標(biāo)等的觀察將支配決策結(jié)果。與這些 基本采購(gòu)目標(biāo)相關(guān)的還有一些更重要的供應(yīng)商品質(zhì)，包括歷史記錄、設(shè)備與技術(shù)力量、 財(cái)務(wù)狀況、組織與管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、程序柔性、通信、勞資關(guān)系、位置等。 1．1．4 確定價(jià)格 確定所需支付的價(jià)格是采購(gòu)過(guò)程中的一項(xiàng)重要決策，是否具備得到“好價(jià)格”的能力有 時(shí)是衡量一個(gè)優(yōu)秀采購(gòu)者的首要標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)者必須很好地掌握各種定價(jià)的方法，了解各 種方法的適用時(shí)機(jī)，并能夠利用技巧來(lái)取得滿意的支付價(jià)格。 1．1．5 訂單安排 價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理定貨簽約手續(xù)。訂單和合約，均屬于具有法律效力的書(shū)面文件， 對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利和義務(wù)，必須予以說(shuō)明。任何實(shí)用的采購(gòu)訂單所必備的要素有 ：序列編號(hào)、發(fā)單日期、接受訂單的供應(yīng)商的名稱和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā) 貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對(duì)訂單有約束的各種條件。訂單只有在供應(yīng) 商接受以后才能構(gòu)成一項(xiàng)合同。 1．1．6 訂單的追蹤與催貨 簽約訂單后，為求供應(yīng)商按期、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)依據(jù)和約規(guī)定，督促?gòu)S商按規(guī)定 交運(yùn)，并予以嚴(yán)格檢驗(yàn)入庫(kù)，在一些企業(yè)中，甚至設(shè)有全職的跟蹤催貨人員。跟蹤是對(duì) 訂單所做的例行跟蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。如果產(chǎn)生了問(wèn)題， 例如質(zhì)量方面的問(wèn)題，采購(gòu)方就要對(duì)此盡早了解，以便采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤通常需要 經(jīng)常詢問(wèn)供應(yīng)商的進(jìn)度，有時(shí)甚至有必要到供應(yīng)商那里走訪一下。不過(guò)，這一措施一般 僅用于關(guān)鍵的、大額的或提前期較長(zhǎng)的采購(gòu)事項(xiàng)。通常，為了及時(shí)獲得信息或知道結(jié)果 ，跟蹤是通過(guò)電話進(jìn)行的，不過(guò)，一些企業(yè)也會(huì)使用一些簡(jiǎn)單的表格，以查詢有關(guān)發(fā)運(yùn) 日期和某一些生產(chǎn)計(jì)劃完成的百分比。 催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，使其履行最初所做出的發(fā)運(yùn)承諾，提前發(fā)運(yùn)貨物或是加快 已延誤訂單涉及的發(fā)運(yùn)。如果供應(yīng)商不能履行合約，采購(gòu)方會(huì)威脅取消訂單或是以后可 能的交易。催貨一般僅適用于采購(gòu)訂單的一小部分，因?yàn)楣?yīng)商的能力采購(gòu)方已做過(guò)全 面分析，能夠被選中的供應(yīng)商一般是能遵守合約的。而且一家企業(yè)對(duì)其物料需求已做了 充分的計(jì)劃工作，如果不是特殊情況，它就不必要求供應(yīng)商提前貨物的發(fā)運(yùn)日期。當(dāng)然 ，在貨物匱乏的時(shí)候，催貨確實(shí)有重要意義。 1．1．7 貨物的接受和檢驗(yàn) 貨物的正確接受有重要意義，大部分有經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)采用將所有貨物的接受活動(dòng)集中于 一個(gè)部門的方法。由于收貨部門和采購(gòu)部門關(guān)系十分密切，所以許多公司中收貨部門直 接或間接地向采購(gòu)部門負(fù)責(zé)。 貨物接受的基本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購(gòu)的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是 否完好無(wú)損，是否符合數(shù)量。這樣才能將貨物送往應(yīng)該到達(dá)的下一個(gè)目的地以進(jìn)行儲(chǔ)存 、檢驗(yàn)或使用。接受部門要將與接受手續(xù)有關(guān)文件進(jìn)行登記并送交有關(guān)人員。 凡廠家所交貨物與合約不符而驗(yàn)收不合格著，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購(gòu) 。 1．1．8 結(jié)清發(fā)票、支付貨款 供應(yīng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開(kāi)具發(fā)票，要求付清貨款。采購(gòu)部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容 是否正確后，財(cái)務(wù)部門才能付清貨款。 1．1．9 結(jié)案 凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，查清各項(xiàng)書(shū)面資料有無(wú)缺 失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理部門或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 1．1．10 記錄并維護(hù)檔案 凡經(jīng)過(guò)以上所有的步驟之后，對(duì)于一次完整的采購(gòu)活動(dòng)而言，剩下的就是更新采購(gòu)部 門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購(gòu)案件，均應(yīng)列入檔案、登記編號(hào)分類，予以保管，以 備參閱或事后發(fā)生問(wèn)題時(shí)查考。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。例如：一張可以作為 和外界所簽合同的證據(jù)的采購(gòu)訂單一般要保存7年，應(yīng)該比作為備忘錄的采購(gòu)申請(qǐng)單的保 存期限要長(zhǎng)。 要保存的記錄有以下幾種： （1）采購(gòu)訂單目錄。目錄中所有的訂單都應(yīng)被編號(hào)并說(shuō)明結(jié)案與否。 （2）采購(gòu)訂單卷宗。所有的采購(gòu)訂單副本都被順序編號(hào)后保管在里面。 （3）商品文件。記錄所有的主要商品或主要項(xiàng)目的采購(gòu)情況（日期、供應(yīng)商、數(shù)量、 價(jià)格和采購(gòu)訂單編號(hào)）。 （4）供應(yīng)商歷史文件。列出了與交易金額巨大的主要供應(yīng)商進(jìn)行的所有采購(gòu)事項(xiàng)。 （5）勞務(wù)合約。指明所有主要供應(yīng)商與工會(huì)所簽合約的狀況（合約期日）。 （6）投標(biāo)歷史文件。指明主要物料項(xiàng)目所邀請(qǐng)的投標(biāo)商、投標(biāo)額、不投標(biāo)的次數(shù)、成 功的中標(biāo)者等信息。這一信息可以清楚反映供應(yīng)商的投標(biāo)習(xí)慣和供應(yīng)商可能存在的私下 串通。 （7）工具和壽命記錄 。指明采購(gòu)的工具、使用壽命、使用歷史、價(jià)格、所有權(quán)和存放位置。 1．2 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的注意事項(xiàng) 企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購(gòu)作業(yè) 流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)闡述如下： 1．2．1 控制關(guān)鍵點(diǎn) 企業(yè)應(yīng)建立以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項(xiàng) 在處理的采購(gòu)作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。譬如在國(guó)外采購(gòu)時(shí)，從詢價(jià)、報(bào)價(jià)、申請(qǐng) 輸入許可正、開(kāi)信用證、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時(shí)限。 1．2．2 注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù) （1）貨物的采購(gòu)人同時(shí)不能擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作。 （2）貨物審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)。 （3）貨物的采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用人不能擔(dān)任帳目的計(jì)錄工作。 （4）貨物審核人應(yīng)同付款人職務(wù)分離。 （5）接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人應(yīng)適當(dāng)?shù)赝瑤?wù)記錄人分離 （6）記錄應(yīng)付帳款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款任務(wù)。 1．2．3 注意流程的先后順序及時(shí)效控制 應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時(shí)限。譬如，避免同一主 管對(duì)同一采購(gòu)案件作多次簽核；避免同一采購(gòu)案件在不同部門有不同的作業(yè)方式，避免 同一采購(gòu)案件會(huì)簽部門過(guò)多，影響實(shí)效。 1．2．4 價(jià)值與程序繁簡(jiǎn)相適應(yīng) 程序繁簡(jiǎn)或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)項(xiàng)目的重要性或價(jià)值大小相適應(yīng)。凡 涉及數(shù)量比較大，價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之 ，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。 1．2．5 避免作業(yè)過(guò)程發(fā)生混亂 要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購(gòu)”及“外 部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來(lái)特別處理。 1．2．6 流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境 應(yīng)當(dāng)注意流程的及時(shí)改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過(guò)若干時(shí)間段后，應(yīng)加以審視， 不斷加以改進(jìn)，意適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。 1．2．7 配合作業(yè)方式的改善 譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)殡娔X的作業(yè)方式時(shí)，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重 新設(shè)計(jì)。 1．3 采購(gòu)流程實(shí)例說(shuō)明 1．3．1 惠普公司的采購(gòu)流程 惠普公司在采購(gòu)方面一貫是放權(quán)給下面的，50多個(gè)制造單位在采購(gòu)上完全自主，因?yàn)樗?們最清楚自己需要什么，這種安排具有較強(qiáng)的靈活性，對(duì)于變化著的市場(chǎng)需求有較快的 反應(yīng)速度。但是對(duì)總公司來(lái)說(shuō)，這樣可能損失采購(gòu)時(shí)的數(shù)量折扣優(yōu)惠?，F(xiàn)在運(yùn)用信息技 術(shù)，惠普公司重建其采購(gòu)流程，總公司與各制造單位使用一個(gè)共同的采購(gòu)軟件系統(tǒng)，各 部門依然是訂自己的貨，但必須使用標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)系統(tǒng)。總部據(jù)此掌握全公司的需求狀況， 并派出采購(gòu)部與供應(yīng)商談判，簽訂總合同。在執(zhí)行合同時(shí)，各單位根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)，向供應(yīng) 商發(fā)出各自訂單。這一流程重建的結(jié)果是驚人的，公司的發(fā)貨及時(shí)率提高150％，交貨期 縮短50％，潛在顧客丟失率降低 75％，并且由于折扣，使所購(gòu)產(chǎn)品的成本大為降低。 1．3．2 美國(guó)福特企業(yè)采購(gòu)流程 美國(guó)福特汽車企業(yè)原有的采購(gòu)流程，可以說(shuō)是相當(dāng)傳統(tǒng)的。采購(gòu)部將訂單一式三份分送 給會(huì)計(jì)部、廠商和驗(yàn)收單位。廠商將貨品送到驗(yàn)收單位，同時(shí)將發(fā)票送給會(huì)計(jì)部；驗(yàn)收 單位將驗(yàn)收結(jié)果填寫(xiě)驗(yàn)收單送到會(huì)計(jì)部；會(huì)計(jì)部將所持的驗(yàn)收單、訂單和發(fā)票等三種文 件相互查驗(yàn)，如都相符，就如數(shù)付款給廠商。其過(guò)程如圖3—1所示。 經(jīng)重新審視，并應(yīng)用電腦網(wǎng)絡(luò)，福特有了全新的采購(gòu)作業(yè)流程。采購(gòu)部將訂單輸給電 腦資料庫(kù)，如果是固定往來(lái)廠商，則以EOS電腦定貨系統(tǒng)自動(dòng)向廠商下達(dá)訂單。如果不是 固定廠商，則以訂單傳真和信函通知廠商。，廠商交貨給驗(yàn)收單位后，驗(yàn)收單位從電腦 資料庫(kù)取出訂單資料，再驗(yàn)收所交的物品。如相符，就將驗(yàn)收合格資料輸入電腦，經(jīng)一 段時(shí)間，電腦自動(dòng)簽發(fā)支票給廠商；如驗(yàn)收不符，同時(shí)也將驗(yàn)收結(jié)果輸入電腦。如此， 采購(gòu)部和會(huì)計(jì)部都可以從電腦資料中，隨時(shí)查詢和了解采購(gòu)狀況。如圖3—2所示。 因?yàn)椴捎昧穗娔X網(wǎng)絡(luò)，廢除了發(fā)票，而且核發(fā)支票等改為由驗(yàn)收單位負(fù)責(zé)，因此會(huì)計(jì) 部人員幾乎在整個(gè)采購(gòu)作業(yè)中不需要投入大量人力，僅定期作訂單、驗(yàn)收等與財(cái)務(wù)有關(guān) 的稽核工作。會(huì)計(jì)部在改善前職員超過(guò)500人，改善后僅需要125人，這個(gè)效應(yīng)也延伸到 其他部門，有的部門人數(shù)甚至縮減為原來(lái)的1／20。福特企業(yè)的驗(yàn)收人員可以利用電腦來(lái) 取代會(huì)計(jì)人員，取得對(duì)過(guò)去廠商的品質(zhì)評(píng)定，以便于做出是否簽發(fā)支票給廠商的判斷。 同時(shí)，借助電腦可以將信息同時(shí)傳遞給各相關(guān)人員，以同步工程同時(shí)處理的方式來(lái)縮短 處理時(shí)效。如果充分授權(quán)而沒(méi)有稽核，將變成棄權(quán)或?yàn)E權(quán)，但是若派人來(lái)抽樣稽查，又 將被視為不救信任，反而帶來(lái)更大的負(fù)面效果。采用電腦信息技術(shù)，及時(shí)依統(tǒng)計(jì)資料進(jìn) 行分析，任何相關(guān)業(yè)務(wù)人員都可以由電腦提取信息差異、例外分析等資料，從而即時(shí)采 取對(duì)策進(jìn)行處理。經(jīng)由這種方式，被充分授權(quán)者也不敢再任意濫權(quán)。 上述企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)表明，要大幅度縮短流程時(shí)效，必須采取一人多能、充分授權(quán)，并采 用電腦信息技術(shù)來(lái)做全方位改革。 §2 采購(gòu)物流的內(nèi)容 2．1 采購(gòu)數(shù)量的確定 采購(gòu)數(shù)量的多少，直接決定著對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的保證和經(jīng)濟(jì)效益的高低。在物品的采購(gòu)儲(chǔ) 存過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生訂購(gòu)費(fèi)用和倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存費(fèi)用。在價(jià)格一定時(shí)，采購(gòu)批量（即一次采購(gòu)量 ）較大時(shí)，可降低單位訂購(gòu)費(fèi)用，但會(huì)增加總的倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)費(fèi)用；采購(gòu)批量較小時(shí)，可減 少倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)費(fèi)用，而單位訂購(gòu)費(fèi)用又會(huì)提高。因此，采購(gòu)部門在決定采購(gòu)批量時(shí)，應(yīng)選 定訂購(gòu)費(fèi)用和倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用合計(jì)數(shù)量最低時(shí)的采購(gòu)量，即經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)量。 閱讀助手 訂購(gòu)費(fèi)用是指訂貨、采購(gòu)、催交的差旅費(fèi)、管理費(fèi)等。庫(kù)存費(fèi)用也稱保管費(fèi)用，指物 品在存儲(chǔ)過(guò)程中所發(fā)生的全部費(fèi)用。經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量法簡(jiǎn)稱EOQ法，即綜合分析訂購(gòu)、儲(chǔ)存 費(fèi)用支出后得出的總費(fèi)用最低時(shí)的一次訂購(gòu)量。 下面我們簡(jiǎn)要介紹經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量的確定方法。 「例」某企業(yè)計(jì)劃一年內(nèi)從外地購(gòu)進(jìn)A商品8000噸，每次購(gòu)進(jìn)相同的數(shù)量，已知每次 訂購(gòu)費(fèi)用為50元，每噸商品的全年庫(kù)存費(fèi)用為5元，A產(chǎn)品的價(jià)格為80元／噸，試計(jì)算該 企業(yè)A產(chǎn)品的經(jīng)濟(jì)訂購(gòu)批量...
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