營銷事務(wù)管理制度
營銷事務(wù)管理制度 銷售事務(wù)處理制度(A) 　　 　　□　交貨、檢查、配送 　　 　　(一)對于已接受訂單的工程,工務(wù)科就在做好相關(guān)的生產(chǎn)日報,使工程的進(jìn)行程序得 以明確,并就感動適當(dāng)?shù)臋C會,通知給發(fā)出訂單的客戶知道。 　　 　　(二)當(dāng)生產(chǎn)接近完成時,應(yīng)與工務(wù)科協(xié)議,選擇指定交貨日前的適當(dāng)時日,通知交貨對 象。如交貨有遲延的顧慮時,也應(yīng)事先通知對方,求得其諒解。 　　(三)在進(jìn)行產(chǎn)品的檢查時,應(yīng)將結(jié)果做成測試成績表等等的有關(guān)資料。 　　(四)產(chǎn)品的發(fā)送是依據(jù)出貨傳票來進(jìn)行的,另外,每次發(fā)送貨品時,應(yīng)將其要項記入發(fā) 送登記簿中。 　　□　銷售額的計算及收款 　　 　　(一)在繳交產(chǎn)品時,應(yīng)將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售帳 中。 　　(二)如已經(jīng)從客戶處先收取訂金或預(yù)付金時,應(yīng)將此內(nèi)容也記入銷售帳中。 　　 　　(三)財會部門于每月的25日,依據(jù)銷售帳的資料算出每位客戶的未付款項明細(xì)表(包 括前月余額、本月銷售額、應(yīng)收帳款),送交營業(yè)經(jīng)理。 　　 　　(四)營業(yè)經(jīng)理得命令各負(fù)責(zé)人員在應(yīng)付款項明細(xì)表的收款欄中記入預(yù)付金,經(jīng)過調(diào)整 后,再決定營業(yè)部的收款預(yù)定額,然后呈報常務(wù)董事簽核。 　　 　　(五)常務(wù)董事應(yīng)先查閱營業(yè)部所呈的收款預(yù)定表,如有必要征求經(jīng)管經(jīng)理的意見,則 由營業(yè)經(jīng)理作說明后,裁定收款的預(yù)定計劃。 　　(六)收款業(yè)務(wù)原則上是由營業(yè)部門負(fù)責(zé),但有時也可委托經(jīng)管(財會)部門的人員去進(jìn) 行。 　　(七)有關(guān)款項的催收是由銷售科負(fù)責(zé)督促,銷售科必須把相關(guān)資料記入收款預(yù)定表中 ,通知給各有關(guān)人員。 　　 　　(八)財務(wù)科應(yīng)將每月收款收據(jù)副本制作成表,在各冊、各頁上打上編號。并要求有關(guān) 人員于每日業(yè)務(wù)終了時,交回這些單據(jù)證明。收據(jù)上蓋有公司印章者,會計科應(yīng)加以保管 ,并加蓋部門印章。 　　 　　(九)款項進(jìn)來時,負(fù)責(zé)收款或處理款項人中應(yīng)制作收帳傳票,并連同現(xiàn)金、收據(jù)副本 ,提交給財務(wù)科。 　　 　　(十)根據(jù)上述的應(yīng)收帳款傳票,將收得的款項記入銷售帳目中。記入內(nèi)容除包括金額 外,須再記入負(fù)責(zé)人員的名字。 　　 　　□　書信的制作及資料整理 　　 　　(一)營業(yè)書信資料通常包括下列六項: 　　 　　1.書信、電報(發(fā)文、訂單)。 　　 　　2.估價單、訂購單、請講單、規(guī)格明細(xì)單。 　　3.交貨單。 　　4.請款單。 　　5.收據(jù)。 　　6.備忘錄。 　　 　　(二)交易上的發(fā)文資料,原則上都須復(fù)印并制成副本保存。另外,發(fā)文資料上應(yīng)蓋契 印或負(fù)責(zé)人的印章。 　　 　　(三)所有的書信資料,都應(yīng)編列收受號碼,并記入受信簿中,蓋上收受日期印章。 　　 　　(四)處理中的文件,應(yīng)依照下列方式加以分類、歸檔。 　　1. 估價文件資料-- 將交易客戶與自己公司方面的估價資料,依照發(fā)生的順序,歸類或存檔。 　　2. 訂購資料--依照順序?qū)⒑贤瑫?、請款單歸檔。 　　 　　3.存檔資料。 　　 　　(五)參考方面的資料,可按下列分類方式加以整理: 　　1. 市場資料。 　　2. 成本計算。 　　3. 同業(yè)的目錄。 　　4. 交易資料。 　　 　　□　報告及會議 　　 　　(一)營業(yè)部必須將每日的活動及業(yè)務(wù)處理狀況記入日報表,經(jīng)由科長、經(jīng)理,向總經(jīng) 理提出。 　　(二)銷售科應(yīng)根據(jù)每月及上個月的訂單量、轉(zhuǎn)撥余額、本月接受訂貨的總額、本月 的交貨額、生產(chǎn)額、未收款項余額、各項接受訂貨的產(chǎn)品內(nèi)容等等制作成月報表,并經(jīng)由 經(jīng)理審編后呈報告給總經(jīng)理。 　　 　　(三)每月或每月月初的營業(yè)部與工廠方面,應(yīng)召集經(jīng)理,廠長、科長及其他負(fù)責(zé)人員 ,舉行生產(chǎn)、銷售聯(lián)合會議。 銷售事務(wù)處理制度(B) 　 　 　　□　銷　　售 　　 　　(一)營業(yè)科的外務(wù)負(fù)責(zé)人員在訪問或開拓新客戶時,應(yīng)留意下列事項: 　　 　　1.透徹觀察對方在買賣上的需求及判定對方在買賣上的立場 　　 　　2.觀察對方進(jìn)貨及銷售的意愿。 　　3.利用談話、對應(yīng)技術(shù)來引導(dǎo)對方購買的意愿。 　　4.針對對方的買賣意識及對商品的認(rèn)知程度,檢討它與我方計劃的合適與否。 　　5.檢討對方的銷售政策與營業(yè)預(yù)算是否與本商品合適。 　　(二)營業(yè)科的外務(wù)負(fù)責(zé)人員應(yīng)致力于商品知識、銷售方法及市場知識的研究、同時 須勤于調(diào)查銷售客戶的狀況,隨時以預(yù)算、效率化為基準(zhǔn)、冷靜且親切地致力于銷售活動 。 　　(三)對客戶提示重要事項或表達(dá)意向時,須取得經(jīng)理的認(rèn)可后才能執(zhí)行。 　　(四)交易的開始有的是基于對方的申請,有的是出自我方的誘導(dǎo),不管是何種方式,除 了交易一開始即以現(xiàn)金往來的情況之外,都須事前對交易客戶的資產(chǎn)、銷售能力、負(fù)債、 信用及其他評核事項進(jìn)行調(diào)查,并向部長提出報告。 　　(五)對于各家客戶須訂明每月性的訪問預(yù)定及收入預(yù)定,另外,對于客戶的新開拓商 品也須擬定每個月的大概預(yù)定額,根據(jù)這個來開拓新市場。 　　(六)不論老客戶或新交易或預(yù)估的交易,都須私下迅速打聽清楚,有了充分的調(diào)查,才 能盡早與對方進(jìn)行交涉。 　　(七)對于同業(yè)者的預(yù)估內(nèi)容及交貨實績,須經(jīng)常調(diào)查探聽清楚,如此才能檢討自己在 接受訂貨上的難易,另外,以于自己在預(yù)估及交貨上的損失,應(yīng)究明原因,以便修正制造技 術(shù)及營業(yè)方面的缺陷。 　　(八)營業(yè)科應(yīng)針對各方面的訂貨情況,進(jìn)行廣泛的調(diào)查,使銷售活動的資料備齊,并傳 給各相關(guān)人員參考。 　　1. 從經(jīng)濟(jì)新聞上做剪報整理。 　　2. 參考經(jīng)濟(jì)雜志及其調(diào)查記錄。 　　3. 將業(yè)界的訊息記錄下來。 　　(九)將老客戶及預(yù)定客戶等的訂貨資料整理成卡片,并將下列十項事由記錄下來經(jīng)常 做修正: 　　1. 資產(chǎn)、負(fù)債及損益。 　　2. 產(chǎn)品的種類、人員、設(shè)備、能力。 　　3. 銷售狀況及需求者狀況。 　　4. 應(yīng)收帳款回收的實績、信用狀況。 　　5. 與過去客戶的關(guān)系。 　　6. 電話、往來銀行、代表者、負(fù)責(zé)人員。 　　7. 公司內(nèi)容的訂單發(fā)出手續(xù)、過程。 　　8. 付款的手續(xù)、過程。 　　9. 在業(yè)界的地位。 　　10.組織、工資。 　　(十)與老客戶應(yīng)經(jīng)常保持密切的聯(lián)系,除了對訂貨情況及其他需求應(yīng)探聽清楚之外, 尚須設(shè)法斡旋,使對方下單訂貨。為達(dá)成上述目的,可于必要時邀集對方舉行研究會或是 懇談會。 　　(十一)在與對方交易的休息之際,應(yīng)適當(dāng)?shù)靥峁┎惋?、茶點及香煙等等。尤其需要外 出用餐時,應(yīng)在之前提出預(yù)算,取得經(jīng)理或代表(董事長)的認(rèn)可。 　　(十二)開拓新交易通常經(jīng)由已交易客戶之手進(jìn)行,或委托其斡旋,或要求其持續(xù)過去 曾經(jīng)有過的交易來拓展業(yè)績。 　　□ 估 價 　　(一)商品的估價須根據(jù)下游生產(chǎn)及采購的估價統(tǒng)一來估算,做成后經(jīng)由經(jīng)理的決裁, 提供給各客戶做為參考。 　　(二)估價書的制作由營業(yè)科的內(nèi)務(wù)負(fù)責(zé),通常須先從客戶處拿到正確的規(guī)格書后才著 手進(jìn)行。 　　(三)營業(yè)部必須完備下列各項資料做為估價參考資料: 　　1. 主要材料價格表 　　2. 預(yù)估成本計算表(主要材料費、副資材費、加工費) 　　3. 一般市價表 　　4.標(biāo)準(zhǔn)品單價表 　　(四)營業(yè)科對于定期委托制造部生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)品,應(yīng)要求制造部提出其主要材料價格表 與估價成本計算表。 　　(五)對于標(biāo)準(zhǔn)品以外的交易或估價委托,每次都須經(jīng)由制造部經(jīng)理的裁決,以估價的 價格方式處理。 　　(六)對客戶做估價時,應(yīng)盡速進(jìn)行狀況調(diào)查,盡速提出報告。 　　(七)將估價書送給客戶之后,必須在估價帳目表中提出日期及合同的成立與不成立等 事項。 　　□ 受理訂貨 　　 　　(一)營業(yè)科在確定訂貨已成立時,應(yīng)將工廠生產(chǎn)及出貨的必要事項記入訂貨受理傳票 中,發(fā)函給相關(guān)單位。其規(guī)定如下: 　　 　　1.一般訂貨受理傳票 　　 　　本傳票乃受理一般性訂貨時填定,通常印制成二份,一份交給本人,一份交給營業(yè)科受 理科保管,在制成訂貨編號,并做好制造委托書(復(fù)印四份)后,將其中A、B、C三聯(lián)交給制 造部。 　　 　　2.特別訂貨受理傳票 　　 　　本傳票主要為大量生產(chǎn)的商品或訂有長期合同的商品、出口品填寫,一共制成五份, 一份由本人保,一份交給經(jīng)理或代表(董事長)閱覽后,由營業(yè)科受理科負(fù)責(zé)保管,另外二份 交給制造部,剩余的一份交給總務(wù)部的總務(wù)科。本傳票必須記明品名、規(guī)格、數(shù)量、單價 、金額、交貨日期、裁決條件、交貨地點、捆包運送方式及其他必要事項。 　　 　　3.預(yù)估生產(chǎn)委托表?營業(yè)部在委托生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)品的預(yù)估生產(chǎn)或其他特定品的生產(chǎn)時,應(yīng) 填寫本表。本表須記明品名、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)完成的希望日期及其他必要事項。填寫 并取得營業(yè)經(jīng)理的認(rèn)可后,交給制造部。 　　 　　(二)所有電話、外部銷售或來函的訂貨受理,不論外務(wù)或是內(nèi)務(wù),皆由受理訂貨的本 人填寫本訂貨受理傳票。 　　1. 上月底的訂貨受理余額。 　　2. 本月份的訂貨受理額。 　　3. 本月份的交貨量。 　　4. 上月底預(yù)估生產(chǎn)委托余額。 　　5. 本月份的預(yù)估生產(chǎn)委托額。 　　6. 本月份的預(yù)估生產(chǎn)額。 　　 　　(三)營業(yè)科向制造部公告預(yù)估生產(chǎn)委托表時,應(yīng)要求提出下列的處理報告,以說明其 經(jīng)過: 　　1. 制造品與在制品的區(qū)分 　　2. 制造品的交貨預(yù)定 　　 　　(四)營業(yè)部為執(zhí)行各項計劃、使銷售、訂貨受理活動順利進(jìn)行,應(yīng)與制造部保持密切 連系,并隨時準(zhǔn)備下列三項資料: 　　1. 商品庫存明細(xì)表。 　　2. 主要材料的進(jìn)廠預(yù)定表。 　　3. 主要材料的庫存明細(xì)表。 　　□　交貨檢驗、配送 　　 　　(一)營業(yè)科對于客戶的訂貨商品及委托生產(chǎn)的商品的交貨期,須經(jīng)常與制造部保持聯(lián) 系,以掌握其經(jīng)過情形及進(jìn)行狀況。 　　 　　(二)營業(yè)科若已于指定交貨日期前確定可以交貨,應(yīng)主動與客戶聯(lián)系確實的交貨時間 。 　　 　　(三)當(dāng)確定要貨商品的交貨日可能延遲時,應(yīng)通知訂貨的客戶以取得其理解。 　　 　　(四)營業(yè)科在交貨或查驗商品時,應(yīng)對照訂貨帳單,以確定品名、品質(zhì)、規(guī)格、單價 、數(shù)量及其他事項是否符合。 　　 　　(五)商品的交貨與配送業(yè)務(wù)由營業(yè)科進(jìn)出綱管理科負(fù)責(zé)。 　　 　　(六)在交貨或配送商品時應(yīng)發(fā)行送貨通知單。送貨通知單的內(nèi)容記載要項包括: 　　1. 客戶名稱。 　　2. 品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額。 　　3. 明細(xì)、其他事項。 　　 　　(七)關(guān)于商品交貨、配送后,客戶拒絕收貨、要求退貨及其他等等的抱怨問題,應(yīng)取 得負(fù)責(zé)人或營業(yè)經(jīng)理的認(rèn)可,設(shè)法尋求處理辦法。
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