檔案管理類制度
檔案管理類制度 1. 財務(wù)檔案管理總則 一、財務(wù)檔案的內(nèi)容 財務(wù)檔案是指投資公司及其所屬的各級公司在經(jīng)營活動中所形成的各種合同、協(xié)議、申 請、說明、報表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價值的原始資料和電子文檔。 1. 票據(jù)是指包括各種入庫單、出庫單、銷售小票以及其他手寫票據(jù)等，是企業(yè)進行核算的 原始依據(jù)。 2. 合同、協(xié)議是指公司在日常經(jīng)營活動中與其他單位或個人依法簽訂的、具有法律效力的 各種文件，具體包括訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合 同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（ 加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等。合同、協(xié)議是公司與其他企業(yè)進行商 品交易，勞務(wù)供應(yīng)的法律依據(jù)，也是財務(wù)部門進行貨款結(jié)算的原始依據(jù)。 1. 業(yè)務(wù)合同是指業(yè)務(wù)部門在商品交易過程中與對方簽訂的訂貨合同、銷售合同、各類工程 合同和相關(guān)協(xié)議等。 2. 行政合同是指公司行政部門簽訂的租賃合同、裝修合同、勞務(wù)合同、廣告合同、財產(chǎn)保 險合同和其他合同等。 3. 融資、投資合同是指與合作單位、金融單位簽訂的各種合同、協(xié)議，包括貸款（銀行承 兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等 4. 各分公司簽定的各種合同、協(xié)議，必須指定專人妥善保管，不得隨意亂丟亂放，防止泄 密；過期的合同、協(xié)議，應(yīng)分類裝訂、登記，集中交到到人事部管理。每年6月30日 ，將過期的合同、協(xié)議交總部歸檔，統(tǒng)一管理，各地不得隨意丟棄、撕毀。 二、檔案的上繳 1. 固定的財務(wù)檔案，如報表、憑證、票據(jù)等要在年度營業(yè)結(jié)束后，上交分公司財務(wù)部檔案 管理員處，具體時間為每年的6月30日以前，上交隔年的財務(wù)檔案。 2. 非固定的財務(wù)檔案，如合同、協(xié)議等要在合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后交公司財務(wù)部檔案管理 員處； 3. 所有檔案必須按規(guī)定裝訂、歸類，交接過程必須清楚，填制交接清單（附表一）。交接 清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、時間、地點以及冊數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。 三、財務(wù)檔案的保管 1. 對應(yīng)歸檔的材料加以分類、整理，編制兩張目錄表即檔案總目錄表和明細分類目錄表， 并制定分類編號，以便快速檢索。 2. 將分類以后的檔案材料裝訂成冊，編排順序號，與目錄表相對應(yīng)。 3. 每一冊檔案要編寫頁號，該號碼用鉛筆寫在每頁材料的右上角。 4. 將應(yīng)存檔的材料名稱。主要內(nèi)容、冊數(shù)、頁數(shù)等登錄上分類目錄表及總目錄表后，裝入 統(tǒng)一標準制作的案卷內(nèi)。 5. 對檔案庫要采取防火，防盜、防蛀、防強光、恒溫、恒濕等措施。對以上設(shè)施要經(jīng)常檢 查，發(fā)現(xiàn)問題要馬上向財務(wù)部經(jīng)理報告，并協(xié)助經(jīng)理采取補救措施。 6. 對入庫檔案隨時進行更改補充工作，每半年清點一次，檢查檔案是否完整。準確。帳目 與實物是否相符，對破損、載體及變質(zhì)的檔案及時修復(fù)和區(qū)別登記。 7. 每月一次將上月的資料用計算機軟盤做出備份，另行保管（如保險柜）。該套軟盤同樣 做出編號和內(nèi)容登記。 四、財務(wù)檔案的保密規(guī)定： 1. 檔案管理員要盡職盡責，嚴守企業(yè)機密。 2. 嚴格執(zhí)行借閱、調(diào)用制度。 3. 對機密、絕密文件要嚴格借閱手續(xù)，未經(jīng)批準不得翻印和復(fù)制。 4. 不得在私人通信、電話中涉及企業(yè)機密，不得在公共場合涉及企業(yè)機密，不得與無關(guān)人 員談?wù)撈髽I(yè)機密。 5. 財務(wù)檔案密級分為秘密、機密、絕密，對絕密文件只限指定的人員使用。 1. 絕密文檔是指向各單位上報的報表、公司的各類有價證券、會計帳簿、記賬憑證以及系 統(tǒng)電腦識別密碼 2. 機密文檔是指公司各類統(tǒng)計報表、分析報告以及重大的發(fā)展戰(zhàn)略等文檔 3. 秘密文檔是指涉及到公司開辦、發(fā)展過程中保留的數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)點布局等重要資料 五、財務(wù)檔案的使用及借閱規(guī)定： 1. 各分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理級以上人員、財務(wù)部經(jīng)理調(diào)閱檔案可直接到檔案管理員處填 調(diào)閱手續(xù)。 2. 部門經(jīng)理級以上的人員需借閱檔案時，應(yīng)填寫借閱單，財務(wù)部經(jīng)理簽字，可到檔案管理 員處辦理手續(xù)。 3. 一般工作人員需借閱檔案時，要有經(jīng)理及經(jīng)理以上的人員批示，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字后， 方可借閱。 4. 閱覽應(yīng)在檔案室內(nèi)進行，如需借出時，須填寫《文件借閱登記表》。借出時間不超過三天 。 附表（文件借閱登記表）： 文件借閱登記表 NO：001 |文件目錄 |文件名稱 |借出日期 |歸還日期 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 財務(wù)總監(jiān)： 分公司財務(wù)經(jīng)理： 借閱人： 5. 對絕密檔案的借閱，要公司總裁和財務(wù)總監(jiān)批準方可。 6. 檔案借閱者要做到保密，不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、損毀檔案。 7. 借閱及退還時，要當面清點，退還時辦理注銷登記。 8. 各職能管理中心需調(diào)閱財務(wù)檔案的，需經(jīng)公司財務(wù)總監(jiān)審批。 9. 公司監(jiān)察審計、財務(wù)管理中心進行工作檢查和稽核不受本規(guī)定制約，必須全力配合。 財務(wù)檔案管理員的職責 1. 負責對財務(wù)檔案進行統(tǒng)一編號與保管。 2. 依據(jù)制度，負責提供財務(wù)檔案使用、借閱服務(wù)。 3. 負責檔案庫的全面管理。 4. 管理員調(diào)動工作時，要對文件進行清點，辦理交接手續(xù)，并有人監(jiān)交，尤其是電腦密碼 和使用資料。 5. 財務(wù)檔案的移交:財務(wù)檔案轉(zhuǎn)交時，必須辦理移交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人 簽章。 6. 財務(wù)檔案的保管年限 |檔案名稱 |保管期限 | |一、會計憑證類 | | |1、原始憑證、記帳憑證 |15年 | |其中：涉及外來的會計憑證 |永久 | |2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表 |3年 | |二、會計賬簿類 | | |1、日記賬 |15年 | |其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 |25年 | |2、明細賬、總賬、輔助賬 |15年 | |3、涉及外來對私發(fā)行的會計賬簿 |永久 | |三、會計報表類 | | |1、主要財務(wù)指標快報、年未盤點表 |3年 | |。 | | |2、月、季會計報表 |15年 | |3、年度會計報表 |永久 | |四、其他類 | | |1、會計檔案保管清冊及銷毀清冊 |25年 | |2、財務(wù)預(yù)算計劃 |3年 | |3、主要財務(wù)會計文本、合同、協(xié)議 |永久 | 請各財務(wù)部門嚴格按照本檔案管理制度執(zhí)行，保證公司各類文件檔案的保密性、完整性 。 2. 合同管理制度 摘自《永財通字【2003】第0028號》 目前我公司分全國合同和地方合同兩種，其分發(fā)和存檔流程規(guī)定如下： 一、全國合同 大盤合同：營銷管理中心各營銷部長簽訂后3日內(nèi)交營銷管理中心合同管理員，合同管 理員留存合同復(fù)印件，同時在5日內(nèi)將合同復(fù)印件交各分公司營銷部合同管理員和各分公 司財務(wù)部返利結(jié)算員，將合同原件交財務(wù)管理中心應(yīng)收返利專員存檔。 分銷合同：各分公司營銷部依據(jù)大盤合同簽訂分銷合同后3日內(nèi)交本分公司營銷部合同 管理員，合同管理員留存合同復(fù)印件，同時在5日內(nèi)將合同復(fù)印件交營銷管理中心合同管 理員和財務(wù)管理中心應(yīng)收返利專員備案，將合同原件交各分公司財務(wù)部返利結(jié)算員存檔 。 二、地方合同 各分公司營銷部簽訂地方合同后3日內(nèi)交本分公司營銷部合同管理員，合同管理員留存 合同復(fù)印件，同時在5日內(nèi)將合同復(fù)印件交營銷管理中心合同管理員備案，將合同原件交 各分公司財務(wù)部返利結(jié)算員存檔。 合同到期后營銷部門應(yīng)于合同到期后三個月內(nèi)簽訂新合同，如在規(guī)定時間內(nèi)財務(wù)部門 未收到新合同的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付貨款。 三、合同的簽定與付款 對新增供應(yīng)商、商品種類，凡未簽訂新一年度公司統(tǒng)一制訂供貨合同的，分公司財務(wù) 部一律停止付款。 對前一年度已簽訂，次年度未簽訂的，可由供應(yīng)商出具證明，可進行正常結(jié)算工作； 財務(wù)部應(yīng)加緊對前一年度返利、費用進行核對清收工作。 對前一年度到目前為止未簽訂合同的供應(yīng)商，財務(wù)部一律停止貨款結(jié)算工作，應(yīng)責令 營銷部業(yè)務(wù)人員補簽合同后方可恢復(fù)結(jié)算。 各分公司財務(wù)部在結(jié)算時，必須由（合同保管）返利費用結(jié)算人員確認后，方可付款 。對違規(guī)操作的人員一律作除名處理。 四、非家電零售產(chǎn)業(yè)的合同上交要求 為加強財務(wù)監(jiān)控力度，保證公司收入的完整及時，成本費用的預(yù)算體制，要求下列部 門新簽定的合同復(fù)印件在簽定后三日內(nèi)上交分公司財務(wù)部，如不及時上交，將按財務(wù)內(nèi) 控細則處罰。對于成本費用支出類未簽訂合同或合同未上交財務(wù)部的，財務(wù)一律停止付 款。 直供批發(fā)部： 主機銷售合同，工程安裝合同，外發(fā)安裝合同，主機采購合同，材料采購 合同，各種追加合同、臨時性協(xié)議，各類成本費用支出協(xié)議。 技術(shù)服務(wù)部： 安裝卡結(jié)算合同（與供應(yīng)商簽訂），委托安裝協(xié)議，安裝工計件結(jié)算標準 （自裝），與供應(yīng)商簽訂的維修合同，以及其他協(xié)議。 手機維修中心：與廠方簽訂的維修協(xié)議，代理鑒定服務(wù)協(xié)議。 房產(chǎn)分公司： 外包施工協(xié)議，購置土地協(xié)議，臨時用電等各類成本費用支出協(xié)議。 物流部： 配送協(xié)議（包括門店踏頭和外叫車協(xié)議），倉租協(xié)議，以及其他成本費用 支出協(xié)議和收入?yún)f(xié)議。 連鎖中心工程部：委托制作協(xié)議，委托施工協(xié)議，內(nèi)部委托施工制作協(xié)議（與分公司簽 訂），各類項目預(yù)算表，制作協(xié)議（對外業(yè)務(wù)），以及委托協(xié)議（大康， 強勝）。 家居分公司： 租賃協(xié)議，與家電的費用分攤協(xié)議，購銷合同（自營），租金和代收費協(xié) 議（商鋪），以及其他成本收入、成本費用協(xié)議。 上海地區(qū)由各財務(wù)組長收集歸檔，并作為本項工作的第一負責人。外省分公司由分公 司財務(wù)部經(jīng)理指定專人進行合同管理歸檔列表工作，并每月的3日前將合同列表清單交財 務(wù)管理中心。 3. 結(jié)算票據(jù)管理 摘自《永財通字【2003】第0010號》 為加強公司內(nèi)部監(jiān)控、保證公司收到和支付資金的安全性，現(xiàn)對財務(wù)結(jié)算票據(jù)的收支 作如下規(guī)定： 一、管理規(guī)定 1. 支票由出納統(tǒng)一保管、開具，每日核對已開支票存根號碼與空白支票的號碼的連續(xù)性 ，防止支票的遺失。 2. 支票簽發(fā)必須注明收款人，寫明金額，不得簽發(fā)空白支票，并加蓋“不得轉(zhuǎn)讓”；特殊 費用支付無法確定金額的，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理批準后，按估計金額在小寫中相關(guān)格子中填 寫￥。如：估計支付在1萬元內(nèi)，則在支票“萬”一格中填寫￥。 3. 支付票據(jù)必須由領(lǐng)款人在票據(jù)存根上簽字。 4. 財務(wù)印鑒必須二人保管，財務(wù)經(jīng)理保管法人章，出納保管財務(wù)章，出納開具票據(jù)后必 須交會計審核蓋章后方可支付，必須嚴格保管財務(wù)印鑒。詳見第十二章第四節(jié)《財 務(wù)印章管理制度》 5. 收到的即期票據(jù)，包括支票、本票、銀行匯票在一天內(nèi)解繳銀行，不得積壓。 二、處罰規(guī)定 1. 印鑒不實行分管制度的，對會計和出納各處100元罰款。 2. 未經(jīng)批準簽發(fā)空白支票的，對出納處200元罰款。 3. 支付票據(jù)無收款人簽字的，每發(fā)現(xiàn)一處對出納處50元罰款 發(fā)生支票遺失的，對出納處100元以上的罰款；如造成公司損失的，還需按損失金額 進行賠償。 以上規(guī)定自二00三年二月十九日起實施。 4. 合同專用章交接的通知 摘自《永【2004】財通字第0083號》 根據(jù)永2004營（規(guī)）字第03號：營銷合同審批及管理規(guī)定，合同專用章應(yīng)該由分公司 財務(wù)部返利主管保管，請各分公司在04年4月20日前把合同專用章交接給分公司財務(wù)部返 利主管，嚴格按照公司制度實行審批流程。財務(wù)中心審核全國性合同后，由上海分公司 財務(wù)部加蓋合同專用章。 相關(guān)要求： 1. 臨時協(xié)議必須加蓋合同專用章，否則財務(wù)部一概不承認該協(xié)議的有效性。 2. 不管是合同正規(guī)文本還是補充協(xié)議必須交同一審核人進行審批才能有效，杜絕補充 協(xié)議不審批就蓋章的情況出現(xiàn)。 3. 財務(wù)部必須每周催促合同的簽定進度，對于全國性合同請營銷中心合同專管員復(fù)印 后交給財務(wù)管理中心應(yīng)收返利專員，由應(yīng)收返利專員每月定期郵寄到分公司財務(wù) 部返利主管。 4. 重申：04年5月1日后沒有正規(guī)營銷合同的供應(yīng)商，分公司財務(wù)部不得付款。 5. 財務(wù)軟件安裝授權(quán)及財務(wù)系統(tǒng)授權(quán)規(guī)定 摘自《永【2004】財通字第040017號》 為保證公司財務(wù)信息的安全性，現(xiàn)對財務(wù)軟件及財務(wù)系統(tǒng)授權(quán)作如下規(guī)定，望信息管 理中心及分公司系統(tǒng)部遵照執(zhí)行 一、財務(wù)軟件范圍 用友財務(wù)軟件、英克ZW賬務(wù)系統(tǒng) 二、授權(quán) 1. 財務(wù)部人員 1. 范圍：財務(wù)部人員指在分公司財務(wù)部辦公的人員及獨立門店會計、出納人員，非獨立門 店的門店財務(wù)主管、臺...
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