企業(yè)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)手冊
MOTOROLA內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) １．０一般控制要求 ２．０收人周期 ３．０采購周期 ４．０工資周期 ５．０制造周期 ６．０融資周期 ８．０計算機系統(tǒng)控制 一、序言 自１９７９年，摩托羅拉就已正式闡明一項公司完善經(jīng)營和財務(wù)控制制度的政策。內(nèi)部 控制標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)生，以文件的形式證明哈托羅拉始終不渝地遵守適用的法律和規(guī)定，實行 可靠的經(jīng)營和財務(wù)報告制度，以及保證本公司業(yè)務(wù)活動和記錄的完整?！澳ν辛_拉內(nèi)部控 制制度”及與之相關(guān)的外部環(huán)境的概述如下。 此版標(biāo)準(zhǔn)的頒布，旨在保證控制標(biāo)準(zhǔn)符合自上一版以來由于不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境， 新制定的法律規(guī)定以及計算機技術(shù)和應(yīng)用的進步使之成為必需的控制要求。此版亦加強 了手冊向使用者傳達內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則的有效性。對風(fēng)險和標(biāo)準(zhǔn)信息進行了修正，以 保證在全公司內(nèi)得以適當(dāng)?shù)亟忉尯蛻?yīng)用。對上一版未包括的業(yè)務(wù)活動增設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)。對１ ９８９版的重大更改的概要見附錄Ｃ。 二、目標(biāo) 正如總裁和財務(wù)總監(jiān)在引言中所述，良好的內(nèi)部控制是實現(xiàn)我們的主要創(chuàng)意和目標(biāo)之根 本。例如，要達到和超過六個西格瑪質(zhì)量和不斷地縮短循環(huán)作業(yè)周期，不僅在我們的工 廠，而且在維修中心，銷售中心，行政管理部門以及整個組織，都需要良好的程序管理 。運用本文件所述的控制標(biāo)準(zhǔn)可以有助于消除瓶頸，冗余和不必要的步驟。內(nèi)部可以防 止資源損失，其中包括固定資產(chǎn)，庫存，專有資訊及現(xiàn)金。內(nèi)部控制可以有助于確保遵 守適用的法律和內(nèi)部規(guī)定。按照內(nèi)部控制準(zhǔn)則定期進行審計，可以確保一個控制過程始 終是受到控制的。 此文件的目標(biāo)旨在確保全公司具備基本的和一致的內(nèi)部控制。摩托羅拉內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)第 三版是全公司各職能部門眾多摩托羅拉同事不懈努力的成果。其中的控制標(biāo)準(zhǔn)，是以達 到我們內(nèi)部控制制度的基本目標(biāo)的方式撰寫的。這一制度認(rèn)識到，必需符合我們的客戶 、股東的期望，遵循我們的法律規(guī)定，例如１９７７年國外反腐敗法案（見附錄Ｂ）和 證券交易委員會條例。遵循這些控制是義不容辭的。摩托羅拉董事會審計委員會，公司 審計部，以及我們各事業(yè)總部，集團和分部的財務(wù)部門將監(jiān)察我們對這些標(biāo)準(zhǔn)的遵守。 三、范圍 這些標(biāo)準(zhǔn)適用于摩托羅拉在全世界各地的事業(yè)總部，集團，分部，單位，子公司及各職 能部門；適用于所有業(yè)務(wù)，無論是設(shè)備或部件制造廠家，維修中心，抑或，如適當(dāng)?shù)脑?，合資企業(yè)經(jīng)營，均為適用。此標(biāo)準(zhǔn)一般性地反映控制目標(biāo)，并不試圖描述各組織所需 的專門控制技術(shù)。這些內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)旨在就有關(guān)資源保護、經(jīng)營和財務(wù)信息的可靠性以 及遵守法律和規(guī)定等事項，提供合理的、而非絕對的保證。合理保證的概念認(rèn)為，控制 的成本不應(yīng)超出可產(chǎn)生的效益。這一概念還認(rèn)識到，忠誠不渝，良好的業(yè)務(wù)判斷以及一 種良好的控制文化是必不可少的。 就管理人員選擇控制程序和技術(shù)而言，實施控制的程度是一個合理業(yè)務(wù)判斷問題。如果 其中任何控制標(biāo)準(zhǔn)都不切實際或不可行，如在小規(guī)?；蚱h地區(qū)的業(yè)務(wù)經(jīng)營或合資企業(yè) 經(jīng)營，管理人員必須從下列備擇方案中作出選擇： ·通過加強監(jiān)察和審計改善現(xiàn)行管理； ·制定替代或補償性控制措施；和／或 ·接受薄弱控制所固有的風(fēng)險。 四．過程 此文件中的控制標(biāo)準(zhǔn)，正如內(nèi)部控制盤所表明，不應(yīng)被視為“孤立的”。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)， 工作程序準(zhǔn)則，財務(wù)和人力資源政策以及摩托羅拉行為準(zhǔn)則均應(yīng)被視為建立、維護和改 進摩托羅拉內(nèi)部控制制度過程的組成部分。 內(nèi)部控制的過程，如下文所述，必須以我們的六個西格瑪質(zhì)量和縮短循環(huán)作業(yè)周期的創(chuàng) 意為推動力，發(fā)布反映我們授權(quán)于員工和不斷進取的宗旨。所有各級組織必須全力支持 。過程本身應(yīng)包括經(jīng)營分析，制定控制程序和技術(shù)，交流及監(jiān)測。經(jīng)營分析要求對風(fēng)險 作出評估和確定適當(dāng)?shù)目刂颇繕?biāo)。還必須對經(jīng)營環(huán)境（例如自動化水平，就地授權(quán)和資 源）予以考慮并進行成本一效益分析，以確?？刂瞥杀静怀^其效益。 根據(jù)經(jīng)營分析，可以選擇專門的控制技術(shù)或程序。這些技術(shù)或程序可以包括批準(zhǔn)，授權(quán) ，調(diào)整帳目，職責(zé)分工，審查以及文件記錄。在整個過程中，必須通過培訓(xùn)，意識和反 饋的形式達到廣泛的交流。內(nèi)部控制一俟就緒，應(yīng)受到監(jiān)測和評價。這一點可以通行自 行審計，內(nèi)部審計及外部審計在一定程度上的結(jié)合來完成。得到的反饋可以用來進一步 改進內(nèi)部控制制度。 五、責(zé)任 所有摩托羅拉員工都有責(zé)任遵循內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)。每一事業(yè)總部，集團，分部單位，子公 司以及設(shè)施的總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)都要“身先士卒”，為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造合適 的環(huán)境。他們必須保證本手冊所提出的控制準(zhǔn)則在其組織內(nèi)得以確立，適當(dāng)?shù)匦纬晌募?和貫徹執(zhí)行。這些標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，將由公司審計部的定期審查以及，如果可能的話， 以自行審計來監(jiān)督，并將納入各事業(yè)總部和集團呈交公司財務(wù)管理部門的報告書。 六、舞弊 舞弊是有意的盜竊、挪用、侵吞摩托羅拉公司的財產(chǎn)。摩托羅拉公司的財產(chǎn)包括，但不 限于；現(xiàn)金、產(chǎn)品、原料、設(shè)備、用具、廢品、殘品、維修服務(wù)、軟件和知識財產(chǎn)。公 司員工，客戶，供應(yīng)商等其他人員均可能有舞弊行為。調(diào)查表明，因舞弊給公司造成的 損失已占年收入的０．０５％到２％，其中大多數(shù)事件或舉報的舞弊行為是業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單 位所為。舞弊行為已發(fā)展到被認(rèn)為是一種可乘之機或可以接受的合理行為。 在登記和報告公司帳目中也會發(fā)生舞弊。財務(wù)報告全國監(jiān)察委員會對報告舞弊有如下定 義： 財務(wù)報告舞弊屬于有意或疏忽行為，無論是否有意或者疏忽：結(jié)果都是產(chǎn)生有重大誤導(dǎo) 的財務(wù)報表。財務(wù)報告舞弊涉及許多因素，以許多形式表現(xiàn)出來，可以是蓄意、嚴(yán)重地 歪曲公司記錄，例如盤存標(biāo)簽，或者是虛假的業(yè)務(wù)事項，例如虛假的銷售和訂單數(shù)字， 可以是濫用會計原則。公司任何一級的員工，上至最高級管理人員，到中層管理人員， 下至最低層員工均有可能牽涉到舞弊事件中?！?對舞弊的威攝和預(yù)防 摩托羅拉的每一位經(jīng)理都有職責(zé)創(chuàng)造一個控制體制和環(huán)境，它能夠防止員工、供應(yīng)商、 客戶等其他人員所處的地位不同時具備舞弊的方法和機會。摩托羅拉的管理當(dāng)局已經(jīng)建 立了一種結(jié)構(gòu)，通過推行內(nèi)部控制，將其作為良好的商業(yè)行為，防止公司存在舞弊的機 會。這一結(jié)構(gòu)包括：摩托羅拉行為準(zhǔn)則，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)、工作程序準(zhǔn)則，財務(wù)準(zhǔn) 則，電子資訊安全標(biāo)準(zhǔn)和公司的其它標(biāo)準(zhǔn)和政策。 舞弊的檢查和報告 摩托羅拉每一位員工都有職責(zé)協(xié)助預(yù)防舞弊的發(fā)生。如果員工發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生舞弊的情形 ，應(yīng)向其管理部門報告。如果員工懷疑已經(jīng)發(fā)生舞弊行為，必須向當(dāng)?shù)刎攧?wù)總監(jiān)和保安 經(jīng)理報告。所有實際發(fā)生的舞弊行為，必須向總公司保安部部長報告。 對于懷疑的舞弊行為，員工不應(yīng)試圖進行個人調(diào)查。調(diào)查工作將由保安部、法律部和審 計部進行 舞弊報告熱線電話 如果員工懷疑有舞弊行為，應(yīng)使用美國電話８００－５－ＥＴＨＩＣＳ報告。 七、修訂 根據(jù)需要，將對內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)加以修訂。修改建議通過摩托羅拉內(nèi)部控制委員會提出。 所有有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂，均將由公司總監(jiān)辦公室審查和認(rèn)可。 八、控制標(biāo)準(zhǔn)的例外 在極少數(shù)情況下，從成本的觀點出發(fā)，或?qū)σ?guī)模較小的機構(gòu)和偏遠場所，內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 的某些部分可能不切實際，在這類情況下，該組織應(yīng)請求準(zhǔn)許遵循不同的控制程序。 要求采用替代控制程序，應(yīng)按照各事業(yè)總部／集團的政策予以審查和批準(zhǔn)。 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 導(dǎo)論 本文件中的基本控制目標(biāo)是按業(yè)務(wù)周期的模型分別闡述的，以便于實施，參考和后續(xù)評 估。業(yè)務(wù)周期的定義是一系列相關(guān)的事件或過程。通常，一個周期包含一項業(yè)務(wù)從開始 到完成的全過程。例如，一項業(yè)務(wù)的收入周期包括；接受客戶定單，裝運材料，為客戶 開具票據(jù)，保持應(yīng)收帳款記錄，以及記錄客戶的支付。 每一周期內(nèi)部的控制準(zhǔn)則，旨在符合我們內(nèi)部控制制度的基本目標(biāo)和外部要求，其中包 括公認(rèn)會計原則以及適用的法律和規(guī)定。然而控制標(biāo)準(zhǔn)之根本是： （ｉ）按照管理部門一般或特定的授權(quán)處理業(yè)務(wù)事項； （ii）業(yè)務(wù)事項要予以正當(dāng)?shù)恼f明和準(zhǔn)確及時的記錄； （ｉｉｉ）公司的資產(chǎn)和記錄要予以妥善的保護。 下面的控制矩陣是按照上述標(biāo)準(zhǔn)處理所有業(yè)務(wù)事項的一般準(zhǔn)則： 控制矩陣 控制矩陣 目標(biāo) 輸入 處理 輸出 授權(quán) 來源是否經(jīng)過授權(quán)？ 程序是否被批準(zhǔn)？ 是否與所批準(zhǔn)的相符？ 記錄 是否準(zhǔn)確和完整？是否及時？是否有文件證明？ 由誰處理？何時處理？是否遵循程序？是否可恢復(fù)？管理人員的審查是否充分？ 是否準(zhǔn)確和完整？是否有審計線索？管理人員的審查是否充分？是否平衡？ 保護／安全 應(yīng)由誰控制？責(zé)是否劃分？ 誰可進入？職職責(zé)是否劃分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？誰應(yīng)持有？差異是否得以妥善的解決？ 驗證 來源是否正當(dāng)？ 關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分？ 管理人員的審查是否充分？ １．０一般控制要求 下列一般控制目標(biāo)適用于所有業(yè)務(wù)周期，摩托羅拉的所有經(jīng)營均應(yīng)予以采納。 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) １．１所有雇員必須遵守摩托羅拉行為準(zhǔn)則（見本文附錄Ａ）。高級雇員需定期確認(rèn)對 行為準(zhǔn)則的遵守。 １．２所有有關(guān)組織必須奉行摩托羅拉有關(guān)政策和程序指南。摩托羅拉各經(jīng)營單位內(nèi)部 制定的政策和程序最低限度必須符合公司政策所規(guī)定的控制要求，不得與其沖突。政策 和程序必須予以定期審查和更新。 １．３必須在公司所有的職能領(lǐng)域建立和維護充分的職責(zé)和管理責(zé)任劃分。一般而言， 保管、處理／經(jīng)營和會計等責(zé)任應(yīng)予以劃分，以便獨立地審查和評估公司的運作。如果 充分的責(zé)任劃分無法實現(xiàn)，必須建立其他補償性控制，并形成文件。 １．４任何人不得直接或間接偽造或促使偽造公司的任何帳冊，記錄和帳目。 １．５所有組織必須制定一項內(nèi)部控制制度，確保公司的資產(chǎn)和記錄得以妥善的保護， 以防丟失、破壞。被盜，更改或未經(jīng)授權(quán)的接觸。 １．６公司的記錄必須按照既定和認(rèn)可的記錄保管政策予以維護。 1．７所有經(jīng)營單位的成本和費用必須保持在預(yù)算控制以下。必須定期對實際費用與預(yù)算 進行比較，所有重大出入均須予以調(diào)查。 1．８必須就公司信息的敏感性／保密性對雇員進行教育，未經(jīng)授權(quán)雇員不得向公司以外 的個人或“無需知道”的公司雇員泄露此類信息。處理保密／專有信息亦需具備充分的安 全措施。 １．９所有經(jīng)營單位和設(shè)施必須制定向經(jīng)營管理部門證明和報告舞弊，貪污及違反法律 和商業(yè)道德行為的程序。任何重大事件的報告必須送交公司的法律，審計和保安部門。 １．１０公司業(yè)務(wù)循環(huán)中的重要業(yè)務(wù)事項，必須是可追查的，經(jīng)授權(quán)的，經(jīng)鑒定的，完 整的，并必須按照既定和批準(zhǔn)的記錄保管政策加以保存。 ２．０收人周期 收入周期包括如下職能：收取客戶訂單；給客戶確定資信；裝運或交付貨物、設(shè)備或勞 務(wù)；開具銷售和租賃業(yè)務(wù)帳單井予以記錄；維護和監(jiān)督應(yīng)收帳款；建立有效的收帳程序 ；記錄和控制現(xiàn)金收入；以及恰當(dāng)?shù)毓纼r應(yīng)收款余額。 管理人員選擇控制程序和技術(shù)過程中，實施控制的程度是一個合理的業(yè)務(wù)判斷。決定內(nèi) 部控制實施程度的一般準(zhǔn)則是，控制成本不應(yīng)超出所產(chǎn)生的效益。 收入循環(huán)包括的具體職能或部門是： ２．ｌ訂單入帳／審核 ２．５應(yīng)收帳款 ２．２資信 ２．６收帳 ２．３裝運 ２．７現(xiàn)金收入 ２．４開具帳單 ２．１·１訂單必須予以記錄，記錄的依據(jù)只能是客戶的訂貨訂單或其他證明客戶正式訂 貨的證據(jù)。 參照風(fēng)險：Ａ－１，Ａ－２，Ａ．３ ２．１．２在接受或裝運新客戶訂貨之前必須對其資信加以審查。 參照風(fēng)險：Ａ－４ ２．１·３客戶要求的貨物或勞務(wù)，如未作專門規(guī)定或與客戶購貨承諾不符，須經(jīng)財務(wù)管 理部門批準(zhǔn)之后才可處理。 參照風(fēng)險：Ａ－５ ２．１．４接受訂單的正式確認(rèn)書必須及時送至客戶，除非合理的業(yè)務(wù)慣例另有其他規(guī) 定。 參照風(fēng)險：Ａ－６ ２．１．５訂單在送交生產(chǎn)及或裝運之前，必須有適當(dāng)?shù)淖C明并全面審核。需經(jīng)審查的 項目包括：有關(guān)的合同格式，購貨訂單條件，裝運和支付條件，資信批準(zhǔn)，適用稅賦單 據(jù)及計算，價格總金額，產(chǎn)品的適當(dāng)性以及是否遵守聯(lián)邦，州及地方政府的法律和規(guī)定 及出口管制要求。 參照風(fēng)險：Ａ－ｌ，Ａ－２，Ａ－４，Ａ－７，Ａ－８ ２．１．６折扣和折讓如超出事業(yè)總部／集團管理人員所規(guī)定的數(shù)額，需經(jīng)市場營銷部 和財務(wù)管理部門批準(zhǔn)。 參照風(fēng)險：Ａ－８ ２．１．７客戶訂單信息必須嚴(yán)加保護，未經(jīng)授權(quán)不得接觸。 參照風(fēng)險：Ａ－９ ２．１．８未結(jié)清訂單必須定期予以審查，以查明有無拖欠訂單。拖欠訂單應(yīng)予以研究 和解決。 參照風(fēng)險：Ａ－１０ ２．１．９在接受銷售和租賃合同之前，必須制定審查和批準(zhǔn)政策和程序，并編制成文 件。 參照風(fēng)險Ａ－１１ Ａ－１可能在沒有有效的客戶承諾的情況下制造和裝運產(chǎn)品，或履行勞務(wù)。 Ａ－２制造訂...
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