合同簽訂及管理規(guī)范
合同簽訂及管理規(guī)范 概述：合同協(xié)議是我公司與供應商商務合作的重要法律依據(jù)，其中規(guī)定的條款限定了 我公司和供應商的權(quán)利與義務關(guān)系。合同協(xié)議中規(guī)定的返利政策是我公司核算返利重要 依據(jù)，相關(guān)條款簽訂內(nèi)容的合理性和條款詞義表達的清晰唯一性，直接關(guān)系到我公司的 合法權(quán)益，同時直接關(guān)系到我公司內(nèi)部管理的科學性，規(guī)范性，條理性。為了充分保證 我公司的權(quán)利，規(guī)范我公司內(nèi)部管理，避免不必要的法律糾紛，合同協(xié)議的簽定程序和 合同協(xié)議條款簽定標準必須遵守相應的規(guī)定和規(guī)范。 （一）合同簽定簡單流程 （二）需要簽定書面合同協(xié)議的范圍 1．年度合作常規(guī)性合同，只要供應商與我公司產(chǎn)生商務往來，就必須簽定年度合同 ； 2．只要存在對年度合同某些條款需做追加做補充說明的，就必須簽定補充協(xié)議書； 3．供應商承諾給予我公司廣告支持（包含所有形式的廣告，如：外墻廣告，媒體廣 告等），而在年度合同中未體現(xiàn)相應條款的，必須簽定相應廣告支持協(xié)議書； 4．我公司收取門店開張進場費（新店開張贊助費），每年有收費指標旗艦店進場費 ，必須與供應商簽定場地費支付協(xié)議書 5．我公司收取展臺，燈箱等道具制作費用，必須與供應商簽定道具委托制作協(xié)議書 6．臨時搞階段促銷活動，供應商給我公司特別的返利政策，此情況需簽定促銷活動 協(xié)議書（包含特價機信息） 7．供應商承諾給予我公司庫存商品價格保護，當零售價下調(diào)時，給我公司相應庫存 商品價格補貼，此情況，我公司需與供應商簽定庫存調(diào)價補差確認書（保價協(xié)議 書）。 （三）合同內(nèi)容清晰性規(guī)定 1．合同簽訂盡可能采用我公司提供的合同模板。如采用我公司合同模板，合同中可 變動條款需通過營銷總監(jiān)審核，確認條款內(nèi)容詞義表達清晰，毫無歧義之后，方 可簽字蓋章； 2．合同如采用供應商提供的模板，營銷總監(jiān)需對合同每個條款進行詳細審核，確認 合同合理之后，并且確認條款內(nèi)容詞義表達清晰，毫無歧義之后，方可簽字蓋章 。 （或者由專人對合同的合法有效性，合同內(nèi)容詞義的唯一性進行審核） （四）合同有效期間規(guī)定 1．除了空調(diào)類合同可跨自然年度進行簽訂之外，其他品類家電或者手機的合同一律 限制在一個自然年度內(nèi)進行簽訂，不能跨自然年度確定合同有效期限。 2．空調(diào)類合同有效期限一率控制在上年度的9月份至下年度的8月份；其他品類家電 或者手機合同有效期限一律控制在一個自然年度的1月份至12月份之內(nèi)。 3．如有供應商在一個自然年度的中途開始與我公司合作，那么第一份合作協(xié)議的有 效性只能終止到本自然年度的12月份，以后的合作協(xié)議按自然年度跨度進行簽訂。 （五）合同簽訂時間規(guī)定 1．在合同有效期到期之后至簽訂下期合同的過渡期，必須在一個月之內(nèi)完成簽訂臨 時補充協(xié)議； 2．下期正式合同必須在上期合同到期之后的3個月之內(nèi)簽訂完成。 3．如未在規(guī)定時間內(nèi)完成正式合同簽訂，將停止付款。 4．未簽訂正式合同，但急需申請貨款的特殊情況，需要做出申請，表明特殊情況和 做出相應的保證，并通過營銷總監(jiān)和財務總監(jiān)簽字確認，方可給予結(jié)款。 5．經(jīng)雙方確認好的合同，在雙方全部蓋章確認完畢的當天，即時提交一份給相關(guān)對 口的返利結(jié)算員。 （六）增加操作品牌規(guī)定：供應商在執(zhí)行年度合同過程中，增加新的品牌商品，必須簽 訂補充協(xié)議，對新增的品牌商品的返利政策的各種規(guī)定作補充說明。如增加的品牌 商品因沒有合同作為核算返利依據(jù)，而造成漏算、少算應收返利的情況，相關(guān)業(yè)務 員需承擔完全責任。 （七）補充協(xié)議、臨時協(xié)議管理 1．補充協(xié)議、臨時協(xié)議包含以下幾類： A．對年度合同某些條款進行追加做補充說明的補充協(xié)議書 B．廣告支持協(xié)議書 C．場地費支付協(xié)議書 D．展臺委托制作協(xié)議書 E．特價促銷活動協(xié)議書（包含特價機信息） F．庫存調(diào)價補差確認書（保價協(xié)議書） G．臨時促銷協(xié)議書 2．以上我公司相關(guān)部門與供應商談判簽訂的協(xié)議書，必須在雙方全部蓋章確認完畢 的當天，即時提交一份給相關(guān)對口的返利結(jié)算員。 3．在財務統(tǒng)計返利、補差和費用時發(fā)現(xiàn)只有已收數(shù)據(jù)而沒有應收數(shù)據(jù)，帳上體現(xiàn)多 收的情況，經(jīng)核實是因為業(yè)務部沒給財務提供相關(guān)的協(xié)議，導致財務部未掛相關(guān) 的應收款項，從而導致財務數(shù)據(jù)整體產(chǎn)生混亂不準確，或者供應商手頭有經(jīng)過我 公司確認的協(xié)議，而財務部卻沒有留存此協(xié)議，導致財務核算返利不準確。此情 況一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，財務完全有理由懷疑相關(guān)業(yè)務員手頭存在某些補充協(xié)議、臨時協(xié)議 未提交財務部，財務部有權(quán)利委托公司審計監(jiān)察委員會對相關(guān)業(yè)務員進行審查。 （八）合同簽字蓋章規(guī)定 1．所有的年度合同，必須經(jīng)過營銷總監(jiān)級別以上（含總監(jiān)級別）人員簽字，所有補 充協(xié)議、臨時協(xié)議、特價機協(xié)議等協(xié)議書，必須經(jīng)過部門經(jīng)理級別以上（含部門 經(jīng)理級別）人員簽字，再由財務合同章保管人員蓋章后，此合同方可成效； 2．合同章保管人發(fā)現(xiàn)合同未經(jīng)過相關(guān)人員簽字，或者合同未體現(xiàn)簽定時間，合同保 管人將不予蓋章。 3．所有具備法律效力的合同協(xié)議書必須加蓋合同章，只蓋業(yè)務章的合同協(xié)議一律視 同無效。 （九）合同協(xié)議歸檔保管 1．所有合同協(xié)議一律一式四份，我公司與供應商各兩份； 2．我公司返利結(jié)算員和行政管理中心各一份，業(yè)務員不留存合同協(xié)議原件，可復印 留存?zhèn)浒福?3．返利結(jié)算員對自己負責的品類品牌合同協(xié)議進行保管，按業(yè)務部門以一定順序編 號整理成冊，并在電腦中進行登記，對合同的主要信息及條款進行匯總登記成為 電子文檔，利于查詢。 4．合同保管人員手頭保管的合同協(xié)議，以及業(yè)務員手頭的合同協(xié)議復印件不得隨意 提供給他人查閱，已到期執(zhí)行完畢的合同協(xié)議，合同保管人員不得丟棄，必須歸 檔，整理成歷史文檔進行封存。 5．業(yè)務員需要了解全面詳細的合同政策可以向相關(guān)返利結(jié)算員提出要求，返利結(jié)算 員提供相應的合同政策。 6．任何需要復印年度正式合同的要求，必須提供書面申請，說明復印合同用途，并有主 管部門經(jīng)理簽字確認方可進行復印 ----------------------- 合同文本歸檔 雙方蓋章 合同審批通過，我方代表簽字 雙方達成共識，擬訂合同 我方與供應商談判
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