關(guān)于應(yīng)收帳款報表體系的合并、審核及跟蹤要求
關(guān)于應(yīng)收帳款報表體系的合并、審核及跟蹤要求 為了加強對往來帳務(wù)的規(guī)范管理，切實做到“事前引導(dǎo)、事中控制、事后跟蹤”，維護公 司財產(chǎn)安全，充分發(fā)揮應(yīng)收帳款報表體系在帳務(wù)管理中的作用，現(xiàn)就報表合并、審核及 跟蹤方面提出如下要求： 1. 報表合并要求 1. 應(yīng)收帳款分析表合并要求： 本表匯總目的是要獲得全國分公司應(yīng)收帳款K3帳面數(shù)、經(jīng)過項目調(diào)整后的實際應(yīng)收帳 款數(shù)、扣除賒銷因素后應(yīng)催收貨款數(shù)，本期應(yīng)催收帳款與上年底應(yīng)催收帳款比較數(shù)、 本期應(yīng)催收帳款與上期應(yīng)催收帳款比較數(shù)，本期應(yīng)收帳款正數(shù)合計，本期應(yīng)收帳款負 數(shù)合計等。通過對應(yīng)收帳款業(yè)務(wù)的監(jiān)控，一方面要杜絕應(yīng)收帳款的增加，另一方面要 對前期或上年度應(yīng)收款項進行清欠追蹤。本表合并要求如下： A：對往來客戶按調(diào)整后實際應(yīng)收帳款余額數(shù)降序排列，屬于同一客戶的多個戶頭應(yīng)排列 在一起，并應(yīng)有客戶“小計”行，按“小計”的“調(diào)整后實際應(yīng)收帳款余額”為準(zhǔn)參與排列； 所有客戶按降序排列后，按“調(diào)整后實際應(yīng)收帳款余額”的正、負分兩類進行合計，生成 “正數(shù)小計”行和“負數(shù)小計”行。報表最后一行為“合計”行，合計行為正數(shù)小計、負數(shù)小 計以及其他內(nèi)部往來客戶的合計數(shù)。 B：如果只有正數(shù)小計而無負數(shù)小計的，負數(shù)小計必須添加空行；如果只有負數(shù)小計而無 正數(shù)小計的，正數(shù)小計要添加空行。 C：“正數(shù)小計”、“負數(shù)小計”和“合計”標(biāo)識只能列示在報表第一列（客戶編碼列），不能 列在第二列（客戶名稱列），而且在第一列只能出現(xiàn)一次。 D：“正數(shù)小計”、“負數(shù)小計”和“合計”三個標(biāo)識不能隨意改變名稱，不能擅自增加或減少 字符，字符與字符之間不能隨意增加空格，如“合計”不能改成“合 計”。 2. 應(yīng)收帳款大客戶分析表要求： A：該表共計12行，第8、9、10、11行第二列依次分別填列國美、蘇寧、家樂福、好又 多，次序不能隨便更改。 B：如果一個客戶存在多個戶頭，不要將每個戶頭都列在大客戶分析表中，只需將應(yīng)收 帳款分析表（主表）中該客戶的“小計”行復(fù)制到該表即可，不得擅自增刪行次或列次 。 C：國美、蘇寧、家樂福、好又多都沒有與分公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的，只刷新該表表頭日 期即可，表的格式不要更改。 3. 清理跟蹤表填制要求 A：對于截止當(dāng)月應(yīng)收帳款余額為借方余額的客戶全部列示在應(yīng)收帳款清理跟蹤表中。 B：該表中必須將客戶按“目前狀況”分為有往來和無往來兩類，無往來的在前，有往來 的在后，并且要分別進行“小計”；有往來的客戶不要放在無往來客戶中，反之亦然。 最后一行為“合計”行，數(shù)值為“無往來小計”與“有往來小計”之和。 （二）、應(yīng)收帳款報表體系審核與跟蹤要求 1. 檢查表頭和表尾日期有無更新，表尾有無制表人與審核人，并且核對是否與分公司實際 制表人、審核人相符，人員有離職或調(diào)動的要及時更新。 2. 檢查每列最后一行合計項是否有錯誤標(biāo)識出現(xiàn)，如有，要讓分公司及時更改，如沒有， 則檢查合計取數(shù)的公式是否正確，有無漏行取數(shù)或超行取數(shù)現(xiàn)象。 3. 檢查主表第三列“應(yīng)收帳款帳面余額”最后一行合計數(shù)是否與當(dāng)期資產(chǎn)負債表中“應(yīng)收帳 款余額-預(yù)收帳款余額”相符。 4. 檢查“已批準(zhǔn)賒銷額度”列，該列如有額度列示，需從總部文件夾找出有效對應(yīng)批文（或 讓分公司傳真過來），檢查有無到期或超期現(xiàn)象，有無超額度使用款項現(xiàn)象。 5. 檢查有2個或多個戶頭的單位有無進行小計，其中有康拜恩帳戶的有沒有單獨列示。 6. 檢查報表P、S、T列所用條件公式是否正確。S列的“本期與上年末的催收比較數(shù)”適用公 式為IF（P-Q>0,P-Q,0）,T列的公式為IF（P-R>0,P- R,0）；對需要小計匯總的客戶，其單個戶頭以P-Q和P- R直接取數(shù)，不適用條件公式，但小計項要使用條件公式。 7. 對于“本期與上期催收比較數(shù)”、“本期與上年底催收比較數(shù)”為正數(shù)的行次，要檢查相應(yīng) 的原因分析欄有無列示充分理由，理由是否有依據(jù)可考證；理由沒列示或列示不充分 或理由不真實的，要查究責(zé)任人。需要強調(diào)的是，在沒有辦理完轉(zhuǎn)款手續(xù)之前，同一 客戶在冰箱和空調(diào)帳戶上的款項不能擅自調(diào)劑使用；客戶的廣告費在沒有批準(zhǔn)轉(zhuǎn)貨款 之前，不能提前用來提貨。凡是原因分析欄列有“換票”或“退票”原因的，原則上不能 作為正當(dāng)理由，要讓分公司將原錯票傳真過來考證。支持科在收票時必須嚴格審查票 據(jù)合格性，客服專員在開票前必須審查票據(jù)無誤后才能開單。 8. 檢查“調(diào)整項目- 在途資金”合計數(shù)是否與附表中在途資金合計數(shù)以及當(dāng)月底日報表在途資金合計數(shù)相一 致，并且應(yīng)注意跟蹤在途資金的回籠情況，防止出現(xiàn)在途不到帳情況的發(fā)生。 9. 對于“調(diào)整項目- 退貨未沖帳”所列金額，要向分公司落實該批退貨是否經(jīng)過有效審批，已批示退貨的要 找出有效批文，如沒有審批，需落實該批退貨是否已退至中轉(zhuǎn)倉，已退至中轉(zhuǎn)倉的需 督辦審批手續(xù)；貨物沒退至中轉(zhuǎn)倉而在調(diào)整項目列示的要追究責(zé)任人。 10. 對于“調(diào)整項目- 出庫未開票”一欄，需從K3系統(tǒng)查證，杜絕在K3系統(tǒng)存在“出庫未開票”而在分析表中沒 列示的現(xiàn)象。 11. 對于返利臺帳，要重點檢查本月使用情況，查證本月使用金額是否與返利臺帳中“返利 兌現(xiàn)憑證號”一欄所列憑證號內(nèi)容相符。 12. 對于應(yīng)收帳款控制、清理跟蹤表中“無往來”客戶，應(yīng)收款項金額較大的要敦促支持科 有計劃地安排對帳，以取得對帳詢征函回執(zhí)為準(zhǔn)。對于有往來客戶尤其是新開發(fā)客戶 ，要嚴格要求支持科每月或每季對帳，必須取得對帳詢征函回執(zhí)原件。 加強帳務(wù)管理和控制，需要分公司支持科所有人員與總部區(qū)域管理員共同配合，分公 司支持科應(yīng)與相應(yīng)區(qū)域管理員保持溝通，有問題及時反映。區(qū)域管理員要樹立起高度責(zé) 任感，加強監(jiān)控力度，不能僅僅充當(dāng)信息傳遞員的角色。 營銷財務(wù)處 2003年8月21日
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