工作分析、工作說明書與工作規(guī)范
| | | | | |工作分析、工作說明書與工作規(guī)范 | | | | | | | |　　在人力資源管理中，工作分析、工作說明書與工作規(guī)范的設計是一項非 | | | |常重要的工作。 | | | |　　工作分析是確定完成各項工作所需技能、責任和知識的系統(tǒng)過程。它是 | | | |一種重要而普通的人力資源管理技術。工作分析的目的是為了解決以下6個重| | | |要的問題： | | | |　　工人完成什么樣的體力和腦力勞動？ | | | |　　工作將在什么時候完成？ | | | |　　工作將在哪里完成？ | | | |　　工人如何完成此項工作？ | | | |　　為什么要完成此項工作？ | | | |　　完成工作需要哪些條件？ | | | |　　以下三種情況才需要工作分析。 | | | |　　第一，當新組織建立，工作分析首次被正式引進； | | | |　　第二，當新的工作產(chǎn)生時； | | | |　　第三，當工作由于新技術、新方法、新工藝新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變 | | | |化時。當工作性質發(fā)生變化時，最需要進行工作分析。工作分析可幫助組織 | | | |察覺環(huán)境正發(fā)生變化這一事實工作說明書是一份提供有關任務、職責信息的 | | | |文件（工作的內容是什么）。 | | | |　　工作規(guī)范包含了一個人完成某項工作所必備的基本素質和條件（雇傭什 | | | |么樣的人來從事這一工作）。 | | | |　　如果招聘者不知道勝任某項工作所必須的資格條件，那么員工的招聘和 | | | |選擇就將是漫無目的的。如果缺少適時的工作說明和工作規(guī)范，就會在沒有 | | | |一個清楚的指導性文件的情況下去招聘、選擇員工，而這樣做的結果將是很 | | | |糟的。實際上，當企業(yè)在獲取原材料、供貨或設備這些資源時，這種做法也 | | | |是不曾聽說的。例如。即使在訂購一臺復印機時，采購部門通常也會提出精 | | | |確的說明。當然，在尋求企業(yè)最有價值的資產(chǎn)（人力資源）時，也應采用同 | | | |樣的邏輯。 | | | |　　工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很有用的。如果 | | | |工作規(guī)范指出某項工作需要特殊的知識、技能或能力，而在該職位上的人又 | | | |不具備所要求的條件，那么培訓和開發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓應該 | | | |旨在幫助工人履行現(xiàn)有工作說明所規(guī)定的職責，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高 | | | |的工作職位做好準備。至于績效評價，應根據(jù)員工完成工作說明中規(guī)定的職 | | | |責的好壞進行。如果一名經(jīng)理評價員工根據(jù)的不是工作說明中包括的因素， | | | |則這種評價在很大程度上就會帶有不公正性 | | | |　　作為一名主管人員或人事管理專業(yè)人員，你通常需要通過進行工作分析 | | | |來搜集以下的某一類或某幾類信息： | | | |　　1、工作活動。 | | | |　　2、工作中人的行為。 | | | |　　3、工作中所使用的機器、工具、設備以其他輔助工作用具。 工作的績 | | | |效標準。 | | | |　　4、工作背景。 | | | |　　5、工作對人的要求。 | | | |　　你所進行的工作分析（不是根據(jù)那些雇員自己報告說他們的工作職責有 | | | |哪些，而是根據(jù)你自己對這些工作應該完成哪些任務的了解所做出的判斷） | | | |就發(fā)現(xiàn)了一些必須被分派到人頭上但卻被所有人都忽略了的職責。像這一類 | | | |被忽略的工作職責常常可以通過工作分析被挖掘出來。這樣，工作分析在挽 | | | |救可能因此（如沒有人對庫存管理負責）而造成的嚴重后果方面就能夠起到 | | | |積極的作用。 | | | |　　在做工作分析時，應當按照以下六個步驟來進行。 | | | |　　1、 確定工作分析信息的用途。 | | | |　　2、 搜集與工作有關的背景信息 | | | |組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結的直線明確表明了誰應 | | | |當向誰匯報工作，以及工作的承擔者將同誰進行信息交流等等。工作流程圖 | | | |則提供了與工作有關的更為詳細的信息。 | | | |　　3、 選擇有代表性的工作進行分析。 | | | |　　4、 搜集工作分析的信息。 | | | |　　5、 同承擔工作的人共同審查所搜集到的工作信息。 | | | |　　6、 編寫工作說明書和工作規(guī)范 | | | |　　大多數(shù)情況下，在完成了工作分析之后都要編寫工作說明書和工作規(guī)范 | | | |。工作說明書就是對有關工作職責、工作活動、工作條件以及工作對人身安 | | | |全危害程度等工作特性方面的信息所進行的書面描述。工作規(guī)范則是全面反 | | | |映工作對從人員的品質、特點、技能以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面 | | | |文件。有時侯，工作說明書和工作規(guī)范書分成兩份文件來寫，有時侯則合并 | | | |在一份工作說明書之中。 | | | |　　搜集工作分析信息的工作通常由實際承擔工作的人員、工作承擔人員的 | | | |直接上級主管，以及一名人力資源管理專家來共同進行。通常的做法是：首 | | | |先由人力資源管理專家(人力資源管理者、工作分析專家或咨詢人員等)觀察 | | | |和分析正在被進行中的工作，然后編寫出一份工作說明書和一份工作規(guī)范。 | | | |雇員及其直接上級主管出要參與此項工作 | | | |　　訪談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪談法 | | | |：（1）對每個雇員進行個人訪談；（2）對做同種工作的雇員群體進行的群 | | | |體訪談；（3）對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談。 | | | |　　訪談法可能是最廣泛運用以確定工作任務和責任為目的的工作分析方法 | | | |，它的廣泛應用程度正是其優(yōu)點的最好表現(xiàn)之一。更為重要的是，通過與工 | | | |作承擔者進行面談，還可以發(fā)現(xiàn)一些在情況下不可能了解到的工作活動和行 | | | |為。 | | | |　　訪談法的最主要問題之一是：搜集上來的信息有可能是被扭曲的。這種 | | | |信息的扭曲可能是由于被訪談者在無意中造成的，也可能是因為被訪談者有 | | | |意制造的。由于工作分析經(jīng)常被作為改變工資主的依據(jù)。 | | | |　　工作分析人員將根據(jù)以下7項要素來分別對每一項任務進行分析： | | | |　　1）知識要求。 | | | |　　2）技術要求。 | | | |　　3）能力要求。 | | | |　　4）工作中所包含的身體活動。 | | | |　　5）工作的特定環(huán)境條件。 | | | |　　6）典型工作事件。 | | | |　　7）對雇員興趣的要求。 | | | |　　量化的工作分析方法無疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職 | | | |位分析問卷法和功能性工作分析法。 | | | |　　職位分析問卷法的優(yōu)點在于，它將工作按照五個基本領域進行并提供了 | | | |一種量化的分數(shù)順序或順序輪廓。這五個基本領域是： | | | |　?。?）是否負有決策／溝通／社會方面的責任； | | | |　?。?）是否執(zhí)行熟練的技能性活動； | | | |　?。?）是否伴隨有相應的身體活動； | | | |　?。?）是否操縱汽車／設備； | | | |　?。?）是否需要對信息進行加工。因而，職位分析問卷的真正優(yōu)勢在于：| | | |它對工作進行了等級劃分。換言之，職位分析問卷法使你根據(jù)決策、熟練性 | | | |活動、身體活動、汽車／設備操縱以及信息加工等特點對于每一項工作分配 | | | |一個量化的分數(shù)。于是，你就可以運用職位分析問卷法所得出的結果對工作 | | | |進行對比，以確定比如說哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據(jù)這一信 | | | |息來確定每一種工作的或工資等級。 | | | |　　 | | | |　　功能性工作分析法： | | | |　?。?）功能性工作分析法不僅僅是依據(jù)信息、人、物三個方面工作進行分| | | |類，它對工作的分類還考慮以下四個因素：在執(zhí)行工作時需要得到多大程度 | | | |的指導；執(zhí)行工作時需要運用的推理和判斷能力應達到什么程度；完成工作 | | | |所要求具備的數(shù)學能力有多高；執(zhí)行工作時所要求的口頭及評議表達能力如 | | | |何。 | | | |　?。?）功能性工作分析還確定工作的績效標準以及工作對任職者的培訓要| | | |求。因此，運用功能性工作分析法來對工作進行分析，使你可以回答下面的 | | | |問題："為了完成這項任務并達到新的績效標準，需要對雇員進行何種培訓？| | | |" | | | |工作說明中經(jīng)常使用的術語如下： | | | |　　1. 應履行的主要職責 | | | |　　2. 在各項職責上所耗費時間的百分比 | | | |　　3. 應達到的業(yè)績標準 | | | |　　4. 工作條件和可能產(chǎn)生的危險 | | | |　　5. 完成工作的人員數(shù)和接受其匯報的人數(shù) | | | |　　6. 工作中使用的機器和設備 | | | |　　工作說明中使用最廣泛的內容是：（1）工作識別；（2）工作分析日期 | | | |；（3）工作小結；（4）履行的職責。 | | | |　　工作識別部分包括工作名稱、部門、匯報關系和工作編號。一個好的工 | | | |作名稱將很接近工作內容的性質，并能把一項工作與其他工作區(qū)別開來。但 | | | |遺憾的是，工作名稱常常使人產(chǎn)生誤會（一些書籍中居然提倡這種做法，如 | | | |把輪胎檢查搬運員稱之為地區(qū)服務經(jīng)理助理等）。 | | | |　　應力圖避免在工作綜述中出現(xiàn)如"執(zhí)行需要完成的其他任務"這樣籠統(tǒng)描 | | | |述。雖然這樣的描述可以秋主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專 | | | |家明確認為，如果一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀热莶槐幻鞔_寫進工作說明書， | | | |而只是用像"所分配的其他任務"一類的語言，就很可能會成為逃避責任的一 | | | |種托辭，因為這使得對工作的性質以及雇員需要完成的工作的敘述出現(xiàn)了漏 | | | |洞。 | | | |　　工作說明書的另外一部分是善于工作責任和工作任務的詳細羅列。 | | | |　　...
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