工作分析、職位說明書
工作分析、職位說明書 工作分析、工作說明書與工作規(guī)范 在人力資源管理中，工作分析、工作說明書與工作規(guī)范的設計是一項非常重要的工作。 工作分析是確定完成各項工作所需技能、責任和知識的系統(tǒng)過程。它是一種重要而普通 的人力資源管理技術(shù)。工作分析的目的是為了解決以下6個重要的問題： 1．員工完成什么樣的體力和腦力勞動？ 2．工作將在什么時候完成？ 3．工作將在哪里完成？ 4．員工如何完成此項工作？ 5．為什么要完成此項工作？ 6．完成工作需要哪些條件？ 以下三種情況才需要工作分析。 第一，當新組織建立，工作分析首次被正式引進； 第二，當新的工作產(chǎn)生時； 第三，當工作由于新技術(shù)、新方法、新工藝新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變化時。 當工作性質(zhì)發(fā)生變化時，最需要進行工作分析。工作分析可幫助組織察覺環(huán)境正發(fā)生變 化這一事實 工作說明書是一份提供有關任務、職責信息的文件（工作的內(nèi)容是什么）。 工作規(guī)范包含了一個人完成某項工作所必備的基本素質(zhì)和條件（雇傭什么樣的人來從事 這一工作）。 如果招聘者不知道勝任某項工作所必須的資格條件，那么員工的招聘和選擇就將是漫無 目的的。如果缺少適時的工作說明和工作規(guī)范，就會在沒有一個清楚的指導性文件的情 況下去招聘、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將是很糟的。實際上，當企業(yè)在獲取原材料、 供貨或設備這些資源時，這種做法也是不曾聽說的。例如。即使在訂購一臺復印機時， 采購部門通常也會提出精確的說明。當然，在尋求企業(yè)最有價值的資產(chǎn)（人力資源）時 ，也應采用同樣的邏輯。 工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很有用的。如果工作規(guī)范指出某 項工作需要特殊的知識、技能或能力，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么 培訓和開發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓應該旨在幫助工人履行現(xiàn)有工作說明所規(guī)定 的職責，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高的工作職位做好準備。至于績效評價，應根據(jù)員工 完成工作說明中規(guī)定的職責的好壞進行。如果一名經(jīng)理評價員工根據(jù)的不是工作說明中 包括的因素，則這種評價在很大程度上就會帶有不公正性 作為一名主管人員或人事管理專業(yè)人員，你通常需要通過進行工作分析來搜集以下的某 一類或某幾類信息： 1．工作活動。 2．工作中人的行為。 3．工作中所使用的機器、工具、設備以其他輔助工作用具。工作的績效標準。 4．工作背景。 5．工作對人的要求。 你所進行的工作分析（不是根據(jù)那些雇員自己報告說他們的工作職責有哪些，而是根據(jù) 你自己對這些工作應該完成哪些任務的了解所做出的判斷）就發(fā)現(xiàn)了一些必須被分派到 人頭上但卻被所有人都忽略了的職責。像這一類被忽略的工作職責常常可以通過工作分 析被挖掘出來。這樣，工作分析在挽救可能因此（如沒有人對庫存管理負責）而造成的 嚴重后果方面就能夠起到積極的作用。 在做工作分析時，應當按照以下六個步驟來進行。 1．確定工作分析信息的用途。 2．搜集與工作有關的背景信息組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直 線明確表明了誰應當向誰匯報工作，以及工作的承擔者將同誰進行信息交流等等。工作 流程圖則提供了與工作有關的更為詳細的信息。 3．選擇有代表性的工作進行分析。 4．搜集工作分析的信息。 5．同承擔工作的人共同審查所搜集到的工作信息。 6．編寫工作說明書和工作規(guī)范 大多數(shù)情況下，在完成了工作分析之后都要編寫工作說明書和工作規(guī)范。工作說明書就 是對有關工作職責、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面 的信息所進行的書面描述。工作規(guī)范則是全面反映工作對從人員的品質(zhì)、特點、技能以 及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。有時侯，工作說明書和工作規(guī)范書分成兩份 文件來寫，有時侯則合并在一份工作說明書之中。 搜集工作分析信息的工作通常由實際承擔工作的人員、工作承擔人員的直接上級主管， 以及一名人力資源管理專家來共同進行。通常的做法是：首先由人力資源管理專家(人力 資源管理者、工作分析專家或咨詢?nèi)藛T等)觀察和分析正在被進行中的工作，然后編寫出 一份工作說明書和一份工作規(guī)范。雇員及其直接上級主管出要參與此項工作。 訪談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪談法： 1．對每個雇員進行個人訪談； 2．對做同種工作的雇員群體進行的群體訪談； 3．對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談。 訪談法可能是最廣泛運用以確定工作任務和責任為目的的工作分析方法，它的廣泛應用 程度正是其優(yōu)點的最好表現(xiàn)之一。更為重要的是，通過與工作承擔者進行面談，還可以 發(fā)現(xiàn)一些在情況下不可能了解到的工作活動和行為。 訪談法的最主要問題之一是：搜集上來的信息有可能是被扭曲的。這種信息的扭曲可能 是由于被訪談者在無意中造成的，也可能是因為被訪談者有意制造的。由于工作分析經(jīng) 常被作為改變工資主的依據(jù)。 工作分析人員將根據(jù)以下7項要素來分別對每一項任務進行分析： 1．知識要求。 2．技術(shù)要求。 3．能力要求。 4．工作中所包含的身體活動。 5．工作的特定環(huán)境條件。 6．典型工作事件。 7．對雇員興趣的要求。 量化的工作分析方法無疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職位分析問卷法和 功能性工作分析法。 （一）問卷法 職位分析問卷法的優(yōu)點在于，它將工作按照五個基本領域進行并提供了一種量化的分數(shù) 順序或順序輪廓。這五個基本領域是： （1）是否負有決策／溝通／社會方面的責任； （2）是否執(zhí)行熟練的技能性活動； （3）是否伴隨有相應的身體活動； （4）是否操縱汽車／設備； （5）是否需要對信息進行加工。 因而，職位分析問卷的真正優(yōu)勢在于：它對工作進行了等級劃分。換言之，職位分析問 卷法使你根據(jù)決策、熟練性活動、身體活動、汽車／設備操縱以及信息加工等特點對于 每一項工作分配一個量化的分數(shù)。于是，你就可以運用職位分析問卷法所得出的結(jié)果對 工作進行對比，以確定比如說哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據(jù)這一信息來確 定每一種工作的或工資等級。 （二）功能性工作分析法： （1）功能性工作分析法不僅僅是依據(jù)信息、人、物三個方面工作進行分類，它對工作的 分類還考慮以下四個因素：在執(zhí)行工作時需要得到多大程度的指導；執(zhí)行工作時需要運 用的推理和判斷能力應達到什么程度；完成工作所要求具備的數(shù)學能力有多高；執(zhí)行工 作時所要求的口頭及評議表達能力如何。 （2）功能性工作分析還確定工作的績效標準以及工作對任職者的培訓要求。因此，運用 功能性工作分析法來對工作進行分析，使你可以回答下面的問題：“為了完成這項任務并 達到新的績效標準，需要對雇員進行何種培訓？” 工作說明中經(jīng)常使用的術(shù)語如下： 1.應履行的主要職責 2.在各項職責上所耗費時間的百分比 3.應達到的業(yè)績標準 4.工作條件和可能產(chǎn)生的危險 5.完成工作的人員數(shù)和接受其匯報的人數(shù) 6.工作中使用的機器和設備 工作說明中使用最廣泛的內(nèi)容是： 1.工作識別； 2.工作分析日期； 3.工作小結(jié)； 4.履行的職責。 工作識別部分包括工作名稱、部門、匯報關系和工作編號。一個好的工作名稱將很接近 工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項工作與其他工作區(qū)別開來。但遺憾的是，工作名稱常常使 人產(chǎn)生誤會（一些書籍中居然提倡這種做法，如把輪胎檢查搬運員稱之為地區(qū)服務經(jīng)理 助理等）。 應力圖避免在工作綜述中出現(xiàn)如“執(zhí)行需要完成的其他任務”這樣籠統(tǒng)描述。雖然這樣的 描述可以秋主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專家明確認為，如果一項經(jīng)常 可以看到的工作內(nèi)容不被明確寫進工作說明書，而只是用像“所分配的其他任務”一類的 語言，就很可能會成為逃避責任的一種托辭，因為這使得對工作的性質(zhì)以及雇員需要完 成的工作的敘述出現(xiàn)了漏洞。 工作說明書的另外一部分是善于工作責任和工作任務的詳細羅列。 工作說明書中還應當界定工作承擔者的權(quán)限范圍，包括決策的權(quán)限、對其他人實施監(jiān)督 的權(quán)限以經(jīng)費預算的權(quán)限等。 有些工作說明書還包括一部分有關工作績效標準的內(nèi)容。這部分內(nèi)容說明雇主期望雇員 在執(zhí)行工作說明書中的每一項任務時所達到的標準是什么樣的。確定績效標準的一個最 為直接的方法是只要把下面的話補充完整就可以了：“如果你……，我會對你的工作完全滿 意?！比绻麑τ诠ぷ髡f明書中的每一職責和任務都能按照這句話敘述完整，那么就形成了 一套完整的績效標準。 工作規(guī)范以工作說明書的內(nèi)容為依據(jù)來回答這樣一個問題，那就是：“要做好這項工作， 職位承擔者必須具備什么樣的特點和經(jīng)驗？”通常情況下，都把它放在工作說明書的背面 建立完整的、能及時反映雇員最新情況的技能庫。有一種辦法可以使雇員用于更新技能 庫內(nèi)容的時間縮短到最少，這就是在實際輸入資料之前，每隔一段時間發(fā)給雇員一張硬 卡片，上面標明他們的技能內(nèi)容。技能的內(nèi)容至少在每一年進行績效評價的時侯要重新 評估一次。 由雇員廣泛參與、積極鼓勵雇員更新技能、隨時使雇員了解晉升機會的技能庫系統(tǒng)的建 立，很自然地會有利于挽留住優(yōu)秀的雇員。 只有花大力氣編寫工作說明書并制定一整套標準和程序來告訴大家應該做些什么以及如 何去做，才能使問題得到緩解。 職務分析調(diào)研報告樣例 目的：在員工填寫職務分析調(diào)查表和與員工面談后，應該形成一份職務分析調(diào)研報告， 作為職務分析信息采集的匯總。經(jīng)過分析后，產(chǎn)生職務描述和職務資格要求。 職務分析調(diào)研報告實例 時　間：×月×日9:30至11:30　　 地　點：小會議室 職務分析人員姓名：××× 被調(diào)研職務：開發(fā)部經(jīng)理姓名：××× 一、部門及你個人做哪些工作？ 1、具體開發(fā) 2、審查其他開發(fā)人員的開發(fā)文檔 3、安排調(diào)研及外出工作 4、召集開部門會議 5、組織技術(shù)討論與學習 6、向行政部申請本部門辦公用品 7、系統(tǒng)維護 8、組織整理部門辦公環(huán)境 9、整頓部門紀律 10、請假審批 11、設備申請預批 12、與部門人員溝通 二、部門現(xiàn)行開發(fā)作業(yè)流程 1、收到要求調(diào)研的信息（來源：（副）總經(jīng)理、市場部） 2、準備調(diào)研計劃（包括確定調(diào)研時間、地點、調(diào)研提綱；第一次調(diào)研由市場部進 行聯(lián)系） 3、實施調(diào)研 4、整理調(diào)研報告 5、出需求規(guī)格說明書（要取得用戶簽字） 6、出概要設計書、詳細設計書 　如果中標： 7、修改概要設計書、詳細設計書 8、編碼（產(chǎn)生的技術(shù)文檔有：開發(fā)報告、變更報告、開發(fā)總結(jié)等） 9、測試及調(diào)試（產(chǎn)生的技術(shù)文檔有：測試報告、軟件問題報告等） 10、編寫驗收報告、使用說明書、維護手冊 11、組織驗收（小項目：開發(fā)部組織；大項目：開發(fā)部、市場部聯(lián)合組織） 12、交工（文檔：項目總結(jié)） 13、軟件維護（由相關開發(fā)人員進行） 三、工作中最難解決的問題？ 1、文檔管理。文檔出不齊，給以后開發(fā)造成相當大的阻礙 2、上級領導安排的臨時任務 3、不必要的維護，浪費時間 4、越權(quán)領導 四、最容易職責不明的工作有哪些？ 1、光盤管理。 2、上網(wǎng)。 3、小設備的申請及調(diào)換。 4、其他部門的幻燈片制作。 五、建議 1、建議由開發(fā)部保管光盤； 2、培訓只有大批新員工同時到來時進行，個別進入公司的新員工通過具體工作進行培訓 ； 3、建議建立細致的技術(shù)人員的考核辦法，將考核工作量、工作難度，并與工資掛鉤； 4、建議由×××部負責公司NT服務器的軟件管理，硬件管理及SUN服務器的網(wǎng)絡管理。 ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 市場營銷類 營銷部經(jīng)理、市場部經(jīng)理、市場調(diào)查員、業(yè)務管理員、產(chǎn)品部經(jīng)理、技術(shù)支持部經(jīng)理 營銷主管 經(jīng)營企劃專員 項目經(jīng)理 營銷部經(jīng)理 崗位名稱：營銷部經(jīng)理 直接上級：分管理副總經(jīng)理 下屬崗位：儲運科科長、市場科科長、售后服務科科長； 崗位性質(zhì)：負責全面主持營銷工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督少管理的權(quán)力，并承擔執(zhí) 行公司規(guī)程及工作指令的義務； 管理責任：對其分管的工作全面負責； 主要職責： 1．在分管副總經(jīng)理領導下，負責主持本部的全面工作，組織并督促部門人員全面完成本 部職責范圍內(nèi)的各項工作任務； 2．貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，密切與生產(chǎn)、人事、計劃、財務、質(zhì)量等部門 的工作聯(lián)系，加強與有關部門的協(xié)作配合工作； 3．組織制定產(chǎn)品銷售、入庫、出庫、在倉保管制度。明確銷售工作標準，建立健全銷售 管理網(wǎng)絡，認真做好協(xié)調(diào)、指導、調(diào)度、檢查、考核工作； 4．負責組織編制年、季、月度銷售計劃，適時合理地簽訂供貨合同，確保銷售計劃指標 完成，節(jié)約銷售費用、及時回籠資金，加速公司資金周轉(zhuǎn)； 5．加強倉庫管理基礎工作。認真辦理...
工作分析、職位說明書