工作說明書－行政，文職類
行政/文職類 行政部經(jīng)理、行政部經(jīng)理2、辦公室主任、文秘科科長(zhǎng)、董事長(zhǎng)秘書、總經(jīng)理助理、總經(jīng) 理秘書、檔案管理員 行政部經(jīng)理 職務(wù)名稱：行政部經(jīng)理 所屬部門：行政部 直接上級(jí)職務(wù)：行政副總經(jīng)理工作目的：負(fù)責(zé)公司的行政管理工作工作要求：服務(wù)意識(shí) 強(qiáng)、積極熱情 工作責(zé)任： 1.組織辦好會(huì)議接待、娛樂等各項(xiàng)活動(dòng)； 2.公司行政規(guī)章制度的制定、監(jiān)督、執(zhí)行； 3.負(fù)責(zé)公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放； 4.管理公司圖書、磁盤非技術(shù)性光盤及相關(guān)資料； 5.統(tǒng)計(jì)員工考勤和處理各種請(qǐng)假； 6.管理公司的公共衛(wèi)生； 7.發(fā)放節(jié)日福利； 8.負(fù)責(zé)報(bào)刊、信件收發(fā)； 9.負(fù)責(zé)電話、傳真的轉(zhuǎn)接及傳達(dá)； 10.負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的購買、管理和維修。 衡量標(biāo)準(zhǔn)： 1.工作報(bào)告的完整性 2.公司其他員工對(duì)行政部工作的反饋意見 工作難點(diǎn)：如何更好地為員工服務(wù) 工作禁忌：服務(wù)意識(shí)差、行動(dòng)緩慢 職業(yè)發(fā)展道路：行政副總經(jīng)理 任職資格： 1.工作經(jīng)驗(yàn)：三年以上管理類工作經(jīng)驗(yàn) 2.專業(yè)背景要求：曾從事行政管理工作2年以上 3.學(xué)歷要求：大專以上 4.年齡要求：30歲以上 5.個(gè)人素質(zhì)：善于表達(dá)、任勞任怨、積極熱情 返回頂部 行政部經(jīng)理 崗位名稱：行政部經(jīng)理 直接上級(jí)：總經(jīng)理 下屬崗位： 崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)全面主持本部的管理工作 管理權(quán)限：受總經(jīng)理的委托，行使對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié) 調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力，并承擔(dān)執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)程、工作指令的義務(wù) 管理責(zé)任：對(duì)所分管的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1．負(fù)責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任 務(wù)； 2．貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合； 3．負(fù)責(zé)組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行； 4．負(fù)責(zé)組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后 勤用款計(jì)劃，搞好行政后勤預(yù)算工作； 5．做好公司生活用房及財(cái)產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊(cè)、員工宿舍等用于 行政后勤生活服務(wù)的財(cái)產(chǎn)帳冊(cè)； 6．負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪和治 安災(zāi)害事故的發(fā)生； 7．負(fù)責(zé)做好公司用水、電的管理工作。認(rèn)真抓好水、電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工作，定期檢查 和維修計(jì)量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作； 8．負(fù)責(zé)組織部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事部做好各項(xiàng)工作，定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服 務(wù)和業(yè)務(wù)競(jìng)賽評(píng)比活動(dòng)； 9．有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對(duì)其工作考核評(píng)價(jià)； 10．按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。 崗位要求： 1．具有大專以上文化程度和行政后勤、保衛(wèi)工作管理知識(shí)； 2．熱愛公司，有較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力和組織管理能力； 3．能團(tuán)結(jié)同事，有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和事業(yè)心； 4．堅(jiān)持原則，具有較強(qiáng)警惕性和處理突發(fā)事件的能力； 5．具有處理后勤事務(wù)工作的耐心。 參加會(huì)議： 1．參加公司年度總結(jié)會(huì)、計(jì)劃平衡協(xié)調(diào)會(huì)及有關(guān)會(huì)議； 2．參加者季、月度經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)濟(jì)分析會(huì)、考核評(píng)比會(huì)等； 3．參加公司臨時(shí)召開有關(guān)的會(huì)議； 4．參加本部門召開的行政后勤、保衛(wèi)工作會(huì)議等。 返回頂部 辦公室主任 崗位名稱：辦公室主任 直接上級(jí)：總經(jīng)理 下屬崗位：文秘部、物資采購部 崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)主持辦公室所有的管理工作 管理權(quán)限：行使公司行政辦公秩序、物資供應(yīng)指導(dǎo)、指揮、監(jiān)督、管理的權(quán)力，并承擔(dān) 執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)程、工作指令的義務(wù) 管理責(zé)任：對(duì)所分管的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1．在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職 責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)； 2．貫徹落實(shí)本室崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，密切各部門工作關(guān)系，加強(qiáng)協(xié)作配合做好銜接 協(xié)調(diào)工作； 3．組織匯總公司年度綜合性資料、草擬公司年度總結(jié)、工作計(jì)劃和其它綜合性文稿，及 時(shí)擇寫總經(jīng)理的歸言稿和其他以公司名義發(fā)言的文稿審核工作，嚴(yán)格按行文程序辦理， 保證文稿質(zhì)量； 4．組織收集和了解各部門的工作動(dòng)態(tài)，協(xié)助總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門之間有關(guān)的業(yè) 務(wù)工作，掌握公司主要活動(dòng)情況，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供意見和建議，負(fù)責(zé)編寫公司年度 大事記； 5．負(fù)責(zé)召集公司辦公會(huì)議，檢查督促辦公會(huì)議和公司領(lǐng)導(dǎo)布置的主要工作任務(wù)的貫徹落 實(shí)情況； 6．負(fù)責(zé)監(jiān)督公司印章的使用； 7．參與公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的編制和公司重大決策事項(xiàng)的討論； 8．負(fù)責(zé)組織公司通用管理標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)章制度的擬定、修改和編寫工作，協(xié)助參與專用管理 標(biāo)準(zhǔn)及管理制度的擬定講座和修改工作； 9．負(fù)責(zé)組織公司投資項(xiàng)目的洽談、調(diào)研、立項(xiàng)、報(bào)批、工程投標(biāo)、開工、竣工、預(yù)決算 等有關(guān)基建項(xiàng)目管理工作，及時(shí)組織編制項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，認(rèn)真做好項(xiàng)目 的監(jiān)督管理工作； 10．負(fù)責(zé)組織物資的供應(yīng)計(jì)劃，組織物品的供應(yīng)、采購工作，做好物品進(jìn)、出、存統(tǒng)計(jì) 核算工作； 11．負(fù)責(zé)組織全公司員工大會(huì)工作，開展年度總結(jié)評(píng)比和表彰工作； 12．負(fù)責(zé)做好公司來賓的接待安排，統(tǒng)一負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)主管部門的聯(lián)系、有關(guān)的法律咨詢 等工作； 13．有權(quán)向直屬領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對(duì)其工作考核評(píng)價(jià)； 14．完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。 崗位要求： 1．具有大專以上文化程度和較強(qiáng)的文字組織能力； 2．熱愛本公司，有較強(qiáng)的工作能力和綜合管理協(xié)調(diào)能力； 3．積極進(jìn)取，有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和事業(yè)心。 參加會(huì)議： 1．參加公司年度總結(jié)會(huì)、計(jì)劃平衡協(xié)調(diào)會(huì)及其重在會(huì)議； 2．參加季、月度總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)、考核評(píng)比等會(huì)議； 3．參加臨時(shí)緊急會(huì)議與總經(jīng)理參加的有關(guān)專題會(huì)議； 4．參加本部門召開的有關(guān)工作會(huì)議。 返回頂部 文秘科科長(zhǎng) 崗位名稱：文秘科科長(zhǎng) 直接上級(jí)：辦公事主任 下屬崗位：秘書、檔案管理員、總機(jī)話務(wù)員 崗位性質(zhì)：全面主持文秘室的工作 管理權(quán)限：對(duì)本科職責(zé)范圍內(nèi)的工作有指導(dǎo)、指揮、協(xié)調(diào)、監(jiān)督管理的權(quán)力 管理責(zé)任：對(duì)所承擔(dān)的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1．草擬各類文書、文件、報(bào)告、總結(jié)及其他材料； 2．為公司領(lǐng)導(dǎo)人撰寫文稿等工作； 3．負(fù)責(zé)對(duì)文件的收發(fā)存管理工作； 4．對(duì)下屬的評(píng)價(jià)、考核和激勵(lì)； 5．負(fù)責(zé)做好來客的日常接待工作； 6．負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案管理工作； 7．負(fù)責(zé)對(duì)公司文印工作的管理； 8．做好對(duì)各種類文件、資料鑒定及統(tǒng)計(jì)管理工作； 9．負(fù)責(zé)對(duì)各種類會(huì)務(wù)的安排工作； 10．負(fù)責(zé)對(duì)公司印章、法人章的監(jiān)督管理和辦公室印章管理； 11．有對(duì)下屬的人事推薦權(quán)和考核、評(píng)價(jià)權(quán)； 崗位要求： 1．具有大專以上的文化程度； 2．具有較強(qiáng)的文字組織和秘管理協(xié)調(diào)工作能力； 3．原則性強(qiáng)，具有較強(qiáng)責(zé)任感 參加會(huì)議： 1．參加公司召開的辦公室人員的有關(guān)會(huì)議； 2．參加每月季度工作協(xié)調(diào)會(huì)； 3．參加每年度公司評(píng)比會(huì) 返回頂部 董事長(zhǎng)秘書 崗位名稱：董事長(zhǎng)秘書 直接上級(jí)：辦公室 間接上級(jí)：董事長(zhǎng) 崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)董事會(huì)有關(guān)文書材料等文秘工作 管理權(quán)限：受董事長(zhǎng)委托，行使對(duì)董事會(huì)日常工作協(xié)調(diào)和會(huì)議召集管理權(quán)限 管理責(zé)任：對(duì)所承擔(dān)的工作全面負(fù)責(zé) 主要職責(zé)： 1．負(fù)責(zé)召集董事會(huì)議； 2．負(fù)責(zé)董事會(huì)議的記錄； 3．負(fù)責(zé)公司印章、法人章的管理； 4．負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議籌備、通知； 5．負(fù)責(zé)會(huì)議材料的整理、存檔工作； 6．負(fù)責(zé)會(huì)議資料的發(fā)放、收集； 7．負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)來往信件的處理工作； 8．做好保密工作，并嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定； 9．辦公室主任因公外出或不上班時(shí)，代職行使辦公室主任的職責(zé)，管理本部工作 兼職工作： 1．負(fù)責(zé)公司的傳真接收和發(fā)放； 2．負(fù)責(zé)公司文件的打字和復(fù)?。?崗位要求： 1．具有本科以上的文化程度； 2．具有較強(qiáng)的文字組織和管理協(xié)調(diào)能力； 3．原則性強(qiáng)，并具有較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心； 4．具有較強(qiáng)保密思想觀念和意識(shí)。 參加會(huì)議： 1．參加董事會(huì)和公司召開的有關(guān)會(huì)議； 2．參加董事會(huì)、公司各類工作協(xié)調(diào)會(huì)和評(píng)比會(huì)。 返回頂部 總經(jīng)理助理 職位名稱：總經(jīng)理助理 直屬上級(jí)：總經(jīng)理 管轄人數(shù)：不定 工作內(nèi)容： 1．協(xié)助總經(jīng)理對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)行全面管理。 2．向股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和全休員工宣傳公司的遠(yuǎn)景規(guī)劃，使人們以此為核心,行 成一高凝聚的整體。 3．在企業(yè)文化建設(shè)、組織創(chuàng)新和人才開發(fā)等企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵領(lǐng)域，協(xié)助總經(jīng)理實(shí)施戰(zhàn)略 管理。 4．做好政策調(diào)研工作，為總經(jīng)理決策提供參謀意見。 5．處理好與公司重要客戶的公共關(guān)系協(xié)調(diào)。 6．為公司發(fā)展和管理創(chuàng)新做出艱巨的探索和嘗試。 7．參與工程中期及竣工后的檢查及驗(yàn)收工作。 任職資格： 1．年齡區(qū)間：28~35歲 2．性別：不限 3．教育背景 最低學(xué)歷：大學(xué)本科以上 專業(yè)：企業(yè)管理或工商管理專業(yè) 4．培訓(xùn) 培訓(xùn)科目：管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、項(xiàng)目管理學(xué)、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)法 培訓(xùn)時(shí)限：一年 說明：如為MBA畢業(yè)或具有較長(zhǎng)的工作經(jīng)歷，培訓(xùn)時(shí)限可適當(dāng)縮短。 5．經(jīng)驗(yàn)：從事管理工作三年以上，具有非常豐富的經(jīng)營(yíng)管理經(jīng)驗(yàn)。 6.技能：具有組織、審核、負(fù)責(zé)公司重要經(jīng)營(yíng)管理項(xiàng)目或從事經(jīng)營(yíng)管理局部開創(chuàng)性工作 能力，能夠解決經(jīng)營(yíng)管理過程中的關(guān)鍵問題，具有一定的全局駕馭能力。 7.體能：精力充沛 8.晉升趨勢(shì)：副總經(jīng)理 返回頂部 總經(jīng)理秘書 職位名稱：總經(jīng)理秘書 所屬部門：辦公室 直屬上級(jí)：辦公室主任 工作內(nèi)容： 1.負(fù)責(zé)起草公司年度工作總結(jié)報(bào)告及總經(jīng)理講話稿。 2.負(fù)責(zé)起草公司股東人和董事會(huì)的會(huì)議材料。 3.負(fù)責(zé)公司其它重要會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理。 4.負(fù)責(zé)公司文件的起草、打印、登記和存檔工作。 5.負(fù)責(zé)公司印章及總經(jīng)理簽章的刻制和使用管理。 6.定期編輯《公司通訊》。 7.協(xié)助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。 8.完成總經(jīng)理和辦公室主任交辦的其他工作。 權(quán)限與責(zé)任: 1．權(quán)限： 有權(quán)參加或列席公司內(nèi)部的各項(xiàng)會(huì)議。 有權(quán)了解公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)展情況。 2．責(zé)任： 對(duì)公司宣傳報(bào)道的信息失真負(fù)相應(yīng)的行政責(zé)任。 對(duì)公司文件及印章管理不善造成的問題負(fù)相應(yīng)的行政責(zé)任。 對(duì)工作內(nèi)容不能保守秘密，給公司造成損失負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和行政責(zé)任。 所受指導(dǎo)： 接受辦公室主任的行政指導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 所予指導(dǎo)： 1.指導(dǎo)分公司的宣傳工作。 2.指導(dǎo)分公司的企業(yè)文化建設(shè)工作。 任職資格： 1．年齡區(qū)間：25~32歲 2．性別：女性 3．教育背景 所需最低學(xué)歷：大學(xué)專科 專業(yè)：文秘或行政管理 4．培訓(xùn) 培訓(xùn)科目：速記、檔案管理、文書寫作、公司歷史 培訓(xùn)時(shí)限：三個(gè)月 5．經(jīng)驗(yàn)：從事文秘工作三年以上 6．技能：熟練使用Word、Excel等文字處理軟件，優(yōu)秀的英文聽、說能力，掌握速記技 巧。 8.晉升趨勢(shì)：暫無 返回頂部 檔案管理員 崗位名稱：檔案管理員； 直接上級(jí)：文秘科科長(zhǎng)； 工作目標(biāo)：負(fù)責(zé)公司的檔案的管理工作； 權(quán)力和責(zé)任： 1．負(fù)責(zé)收集公司分散在各個(gè)部門和個(gè)人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立卷、 當(dāng)檔保存； 2．做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限； 3．負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時(shí)以表冊(cè)、數(shù)字形式，進(jìn)行登 記和統(tǒng)計(jì)； 4．負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全； 5．負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等； 6．負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度； 7．遵守國(guó)家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程； 8．做好公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)； 9．熟悉計(jì)算機(jī)的使用； 崗位要求： 1．具有高中以上的文化程度； 2．具有檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)； 3．工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)； 參加會(huì)議： 1．參加每周一次的工作會(huì)議； 2．參加每月一次的管理工作評(píng)比會(huì)； 3．參加公司召開的職工大會(huì)；
工作說明書－行政，文職類