某公司企業(yè)管理信息化解決方案
大慶華科股份有限公司 華科藥業(yè)分公司 企業(yè)管理信息化解決方案 （建議書） 北京英克科技有限公司 2002年7月 目 錄 緒 論 125 一、項(xiàng)目背景 125 二、項(xiàng)目的總體目標(biāo) 126 2.1系統(tǒng)應(yīng)體現(xiàn)的管理思想 127 2.1.1“授權(quán)” 127 2.1.2 “控制” 127 2.1.3管理的垂直化 127 2.1.4管理規(guī)范化 128 2.1.5管理過程化 128 2.1.6 管理企業(yè)中存在的差異化 128 2.1.7 管理的精細(xì)化 129 2.1.8 管理的遠(yuǎn)程控制機(jī)制 129 2.1.9 工作流的管理思想 129 2.1.10 全面的財(cái)務(wù)管理和控制 130 2、2 系統(tǒng)目標(biāo) 130 2.2.1 庫存控制和物流配送方面 130 2.2.2 客戶服務(wù)方面 131 2.2.3 資金管理方面 131 2.2.4 營銷控制方面 131 2.2.5 經(jīng)營信息方面 131 2.2.6 質(zhì)量控制管理方面 132 2.2.7 設(shè)備管理方面 132 2.2.8 辦公自動化方面 132 2.2.9 人事管理方面 132 三、手工管理下企業(yè)的管理現(xiàn)狀分析 133 3.1 企業(yè)面臨的外部環(huán)境和內(nèi)部管理壓力 133 3.2 企業(yè)面臨的內(nèi)部管理現(xiàn)狀 134 3.2.1 信息管理 134 3.2.2 財(cái)務(wù)管理 134 3.2.3 客戶服務(wù) 135 3.2.4 庫存管理 135 3.2.5 銷售管理 135 3.2.6 生產(chǎn)管理 135 3.2.7 采購管理 135 四、醫(yī)藥行業(yè)的管理特性對系統(tǒng)的要求 136 4.1 批號、效期的跟蹤管理 136 4.2 贈樣品的管理 137 4.3 銷售退貨質(zhì)量管理 137 4.4 返利管理 137 4.5 立體化倉儲管理 137 4.6 GMP藥品質(zhì)量的管理 138 五、系統(tǒng)需求分析 138 5.1 總體需求 138 5.2 軟件功能要求 138 5.3 藥品銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)需求 139 5.4 內(nèi)外環(huán)境變化因素對軟件系統(tǒng)提出的要求 139 5.5 從企業(yè)的技術(shù)現(xiàn)狀出發(fā)對軟件系統(tǒng)的要求 140 5.6 企業(yè)發(fā)展對軟件系統(tǒng)的要求 140 六、華科藥業(yè)公司ERP解決方案 140 6.1總體思路 141 6.2 華科藥業(yè)ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則 141 6.2.1華科藥業(yè)的發(fā)展對軟件設(shè)計(jì)模式的要求 141 6.2.2 由上向下的設(shè)計(jì)、由下向上的分步實(shí)施原則 142 6.2.3目標(biāo)合適、有限投資、逐步發(fā)展的原則 142 6.2.4先保證實(shí)用性、可靠性，后追求先進(jìn)性、科學(xué)性原則 142 6.2.5 建立C/S結(jié)構(gòu)和多層體系結(jié)構(gòu)，遵循分布、開放、互連原則 142 6.3 方案綜述 143 6.3.1 系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì) 143 6.3.2 業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng) 143 6.3.3 物流調(diào)配系統(tǒng) 143 6.3.4 綜合經(jīng)營信息系統(tǒng) 143 6.3.5 憑證生成系統(tǒng) 144 6.3.6 數(shù)據(jù)復(fù)制工具 144 6.3.7 在總部設(shè)立財(cái)務(wù)核算系統(tǒng) 144 6.3.8 生產(chǎn)控制計(jì)劃系統(tǒng) 145 6.3.9 辦公自動化系統(tǒng) 145 6.3.10 人事管理系統(tǒng) 145 6.4 系統(tǒng)解決方案 145 6.4.1 企業(yè)組織構(gòu)建 145 6.4.2單位組織的管理 146 6.4.3 貨品的管理 147 6.4.4 貨品的包裝和計(jì)量單位 147 6.4.5 對藥品批次、批號的管理 148 6.4.6 銷售管理模型 149 6.4.7 對倉庫的管理 149 6.4.8 運(yùn)輸管理 152 6.4.9 庫存控制管理 153 6.4.10 物流調(diào)配模型 154 6.4.11 存貨核算處理 155 6.4.12 獨(dú)立核算單元 155 七、系統(tǒng)功能范圍要求 157 7.1 全局功能 157 7.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和配置 157 7.3銷售管理 158 7.4 倉庫管理 159 7.5 運(yùn)輸管理 159 7.6 存貨管理 160 7.7 進(jìn)貨管理 160 7.8 各類核算 160 7.9 配送管理 161 7.10 統(tǒng)計(jì) 161 7.11 生產(chǎn)計(jì)劃與控制 161 7.12 生產(chǎn)成本管理 162 5.13 生產(chǎn)質(zhì)量管理 163 7.14 生產(chǎn)設(shè)備管理 164 7.15 生產(chǎn)決策 164 八、主要業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)方案 166 8.1 銷售管理流程 166 8.1.1 訂單管理 166 8.1.2 出貨、退貨管理 171 8.1.3 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集與分析 171 8.1.4 財(cái)務(wù)控制銷售出庫 171 8.1.5 銷售開票的批號處理 171 8.2預(yù)測與計(jì)劃控制 172 8.2.1物料需求自動計(jì)算 172 8.2.2生產(chǎn)任務(wù)自動排程 173 8.3 物流供應(yīng)控制與采購管理 173 8.3.1采購管理 175 8.3.2 采購提前期設(shè)定 177 8.3.3 采購物料編號與批次批號管理 177 8.4 倉庫管理 178 8.4.1物料收料、退料控制與管理 178 8.4.2 物料驗(yàn)收、退料控制與管理 178 8.4.3 物料倉房、儲位管理 179 8.4.4 倉庫領(lǐng)料、退料控制與管理 179 8.4.5倉庫資料查詢與控制 179 8.4.6 銷售出庫 180 8.4.7 移庫業(yè)務(wù) 180 8.4.8 代管業(yè)務(wù) 180 8.4.9 倉庫的盤點(diǎn) 180 8.4.10 倉庫管理的其他業(yè)務(wù) 180 8.5 生產(chǎn)與現(xiàn)場控制管理 181 8.5.1 生產(chǎn)任務(wù)自動規(guī)劃 181 8.5.2 生產(chǎn)控制模型 183 8.6 質(zhì)量控監(jiān)系統(tǒng) 184 8.6.1 質(zhì)量控制結(jié)構(gòu)圖 184 8.6.2 質(zhì)量信息管理 184 8.6.3 質(zhì)量單證管理 184 8.6.4質(zhì)量養(yǎng)護(hù)管理 184 8.7 設(shè)備管理 185 8.8 成本核算 186 8.8.1成本管理 186 8.8.2成本管理涉及的主要方面 187 8.8.3 生產(chǎn)成本計(jì)算方法 188 8.8.4關(guān)于期間費(fèi)用的分配 189 8.8.5對帳 192 8.9 財(cái)務(wù)核算 192 8.9.1財(cái)務(wù)匯總帳 192 8.9.2 自動生成財(cái)務(wù)憑證 192 九、系統(tǒng)技術(shù)環(huán)境要求 193 9.1 系統(tǒng)開發(fā)工具 193 9.2 數(shù)據(jù)庫 193 9.3 網(wǎng)絡(luò)平臺 194 十、系統(tǒng)實(shí)施的切入點(diǎn)選擇 196 緒 論 華科藥業(yè)公司剛剛開始運(yùn)營，有較好設(shè)備，但所有的管理體系尚未形成，主要有以下 幾方面的問題： ■ 人力資源問題 主要是專業(yè)人員不夠，在整個(gè)藥業(yè)的管理體系中，應(yīng)聘請制藥行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人士 來擔(dān)當(dāng)銷售總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)、質(zhì)量部長等。現(xiàn)在這樣邊經(jīng)營邊摸索的方法，不能 適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)藥行業(yè)的激烈競爭。 ■ 工藝問題 現(xiàn)有主要產(chǎn)品的加工工藝還未能完全穩(wěn)定下來，還在摸索。主要還是由于缺乏專 業(yè)人員。 ■ 產(chǎn)品問題 現(xiàn)有產(chǎn)品多為普藥，沒有競爭力。蜂王漿膠囊雖然競爭對手少一些，但蜂王漿類 產(chǎn)品已銷了10多年了，市場份額和獲利空間不大。如果沒有幾個(gè)有競爭力的新藥 ，藥業(yè)的生存都是有問題的，更不用說成為集團(tuán)的利潤增長點(diǎn)了。所以藥業(yè)現(xiàn)在 應(yīng)在新產(chǎn)品上加大投入。 ■ 銷售渠道問題 藥業(yè)現(xiàn)在正在建設(shè)銷售渠道，在這個(gè)時(shí)期應(yīng)有盡可能多的業(yè)內(nèi)人士參與其中，這 樣才可以少走彎路，絕不能邊建設(shè)邊摸索，市場不等人。 由于華科藥業(yè)剛通過GMP認(rèn)證，各種管理制度剛建立，因此，我們建議 華科藥業(yè)采用一個(gè)成熟的制藥行業(yè)信息管理系統(tǒng)，以信息化建設(shè)為契機(jī)，提升華科藥業(yè) 的管理水平。 一、項(xiàng)目背景 大慶華科股份有限公司藥業(yè)分公司（以下簡稱“華科藥業(yè)公司”），是大慶華科股份有限 公司的直屬子公司。大慶華科股份有限公司成立于1998年12月8日，2000年7月26日在深 圳證券交易所作為高新技術(shù)企業(yè)掛牌上市，是大慶地區(qū)第二家上市公司。 公司現(xiàn)有五家直屬企業(yè)和四家參股公司，主要從事石油化工、精細(xì)化工、醫(yī)藥和其他高 新技術(shù)產(chǎn)品的開發(fā)、生產(chǎn)、銷售及進(jìn)出口貿(mào)易。 華科藥業(yè)公司主要從事藥品的生產(chǎn)和銷售。華科藥業(yè)公司于2001年6月建廠，2002年4月 開始生產(chǎn)出產(chǎn)品，于2002年6月19日順利通過國家GMP認(rèn)證。 華科藥業(yè)公司占地7萬9千平方米，職工110人，90％具有中專以上學(xué)歷，其中27人具有大 學(xué)本科學(xué)歷，執(zhí)業(yè)藥師4人，高級工程師3人。 華科藥業(yè)公司建有中藥提取車間、軟膠囊車間、固體制劑車間和公用工程附屬車間， 現(xiàn)生產(chǎn)劑型有膠囊劑、片劑、顆粒劑，生產(chǎn)品種有更衣膠囊等11個(gè)品種，包括蜂王漿軟 膠囊、抗饑消渴片、小兒速效感冒顆粒、新速效感冒片、鹽酸雷尼替丁膠囊、逍遙顆粒 、諾氟沙星膠囊等。華科藥業(yè)公司具有年生產(chǎn)片劑2億、膠囊劑6億、顆粒劑1億的能力。 固體制劑設(shè)備選用國內(nèi)最先進(jìn)的機(jī)械，軟膠囊生產(chǎn)設(shè)備從國外引進(jìn)，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。藥 品檢驗(yàn)選用世界一流的分析設(shè)備，能夠保證出廠產(chǎn)品的質(zhì)量。同時(shí)華科藥業(yè)公司還下設(shè) 一個(gè)研究所，具有中藥提取研究和制劑研究的能力，為華科藥業(yè)公司的發(fā)展提供保證。 由于華科藥業(yè)公司剛建成投產(chǎn)不久，公司的管理模式還沒有完全定型，公司在藥品的 生產(chǎn)管理、銷售管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、市場營銷等方面尚處于摸索階段。因此，華科藥業(yè)公 司希望借助北京英克科技公司在醫(yī)藥行業(yè)信息化建設(shè)中的豐富管理經(jīng)驗(yàn)和對醫(yī)藥行業(yè)特 性的了解，幫助華科藥業(yè)公司導(dǎo)入針對制藥企業(yè)的信息化解決方案，規(guī)范華科藥業(yè)公司 的基礎(chǔ)管理，以實(shí)現(xiàn)公司的發(fā)展目標(biāo)。 本建議書是在北京英克科技公司管理咨詢顧問對大慶華科股份有限公司和華科藥業(yè)公 司進(jìn)行調(diào)研診斷的基礎(chǔ)上提出的。本建議書所提供的信息管理系統(tǒng)（ERP）解決方案，以 及方案所依據(jù)的業(yè)務(wù)模型，結(jié)合了大慶華科的管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)，以及制藥企業(yè)的業(yè)務(wù)流 程，只對華科藥業(yè)公司具有參考價(jià)值。 為此，本次華科藥業(yè)公司信息管理系統(tǒng)（ERP）解決方案將涉及的業(yè)務(wù)范圍有：華科 藥業(yè)公司的原輔材料的采購、產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售。而且上述銷售均是批發(fā)，但不排除將 來可能涉足藥品零售業(yè)。 二、項(xiàng)目的總體目標(biāo) 該項(xiàng)目的最終目標(biāo)，是在華科藥業(yè)公司內(nèi)建立完整的藥品生產(chǎn)和批發(fā)銷售業(yè)務(wù)流程管 理信息系統(tǒng)。在實(shí)現(xiàn)全部業(yè)務(wù)的微機(jī)化操作的基礎(chǔ)上，通過信息的快速采集與分析手段 ，對公司內(nèi)的各種資源合理調(diào)配，從而保障對客戶的服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)提供準(zhǔn)確的銷售預(yù) 測，保障向大慶華科股份有限公司提供及時(shí)準(zhǔn)確的管理信息。 2.1系統(tǒng)應(yīng)體現(xiàn)的管理思想 ERP信息管理系統(tǒng)軟件僅是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理的手段或工具，它必須是承載管理思想和管 理意圖的載體，換言之，在ERP軟件系統(tǒng)中必須有實(shí)現(xiàn)管理意圖的方式和處理方案。針對 國內(nèi)制藥企業(yè)的管理特點(diǎn)、具體情況以及IT技術(shù)的優(yōu)勢，ERP信息管理系統(tǒng)軟件應(yīng)該融入 以下管理思想： 2.1.1“授權(quán)” “授權(quán)”是管理的真諦，但“授權(quán)”應(yīng)同與之相關(guān)的責(zé)任相統(tǒng)一。明確某人、某個(gè)分支機(jī)構(gòu) 及部門的職務(wù)及其職能。明確具體某人工作的范圍大小或?qū)唧w事務(wù)的作用權(quán)限。 2.1.2 “控制” “控制”是對于“授權(quán)”之后，可能出現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)越軌行為的審計(jì)和防范。比如：利用系 統(tǒng)授與的權(quán)力進(jìn)行破壞性數(shù)據(jù)操作時(shí)，系統(tǒng)能夠在后臺自動備份記錄，明細(xì)到何人、何 時(shí)作了什么樣的操作等。 “授權(quán)”與“控制”相結(jié)合，能夠建立企業(yè)內(nèi)部真正意義的崗位責(zé)任制，建立企業(yè)內(nèi)部在網(wǎng) 絡(luò)環(huán)境當(dāng)中的協(xié)同工作機(jī)制。 2.1.3管理的垂直化 實(shí)現(xiàn)上級對下級、總公司對各分部業(yè)務(wù)行為的實(shí)時(shí)監(jiān)控和剛性限定。總部利用網(wǎng)絡(luò)或電 話線，實(shí)時(shí)地對分支機(jī)構(gòu)、部門、人員、在某個(gè)時(shí)間段或當(dāng)前的業(yè)務(wù)狀態(tài)進(jìn)行全面監(jiān)控 。通過遠(yuǎn)程注冊到下級系統(tǒng)中以便真實(shí)地掌握業(yè)務(wù)經(jīng)營狀態(tài)。將整個(gè)公司的業(yè)務(wù)利用計(jì) 算機(jī)網(wǎng)絡(luò)納入到全面受控的狀態(tài)并對具體業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)節(jié)和限制，以實(shí)現(xiàn)總部的統(tǒng)一營銷 策略；實(shí)現(xiàn)對分支機(jī)構(gòu)人員職權(quán)及時(shí)調(diào)整變化，全面掌握所有個(gè)人的業(yè)務(wù)資料，實(shí)現(xiàn)整 個(gè)集團(tuán)化企業(yè)所必須的集約化經(jīng)營管理。 2.1.4管理規(guī)范化 專業(yè)分工與協(xié)作是效率產(chǎn)生的前提，一個(gè)高效的企業(yè)運(yùn)作需要形成內(nèi)部崗位規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn) 業(yè)務(wù)流程。規(guī)范化管理主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： ■ 業(yè)務(wù)檔案與資料的規(guī)范 建立屬于企業(yè)自身的編碼、分類、序列規(guī)范。 ■ 建立崗位操作規(guī)范 配合崗位責(zé)任制的量化管理，建立崗位操作規(guī)范，以文字和軟件設(shè)置構(gòu)建的崗位責(zé)任明 確，通過對其在業(yè)務(wù)操作過程中工作效果的全面記錄，就能對某一崗位建立反映其工作 效果的指標(biāo)體系，利用真實(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，就可以對各崗位工作定時(shí)定質(zhì)，從而形成崗位操 作規(guī)范。比如：外勤（銷售人員）的業(yè)績合理考核，不僅要考察絕對數(shù)字，而且要綜合 考慮實(shí)際收入的組成與欠款的分布；對制單崗位的制單數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行考核。 ■ 建立健全總部與分支機(jī)構(gòu)的匯報(bào)與審計(jì)機(jī)制 建立健全總部與分支機(jī)構(gòu)的匯報(bào)與審計(jì)機(jī)制，不僅可以收集傳輸上行報(bào)告，同時(shí)能夠?qū)?出軌業(yè)務(wù)和工作責(zé)任調(diào)查原因，并且確定各個(gè)崗位間的業(yè)務(wù)銜接和傳遞規(guī)范。 2.1.5管理過程化 ■ 全過程監(jiān)控 對公司的業(yè)務(wù)，從產(chǎn)供銷到內(nèi)部事件到全過程監(jiān)控。清楚某筆業(yè)務(wù)處于何種狀態(tài)以及業(yè) 務(wù)發(fā)生的詳細(xì)情況。 ■ 過程中的業(yè)務(wù)控制 對主要的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)測控制。如：對客戶的信譽(yù)控制，銷售的價(jià)格策略控制、庫存 量的控制。 2.1.6 管理企業(yè)中存在的差異化 差異是企業(yè)運(yùn)作中的一種客觀存在，是由于某種特殊業(yè)務(wù)或不規(guī)范業(yè)務(wù)行為造成的。對 差異的管理應(yīng)建立在基于過程化管理和規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，利用全過程記錄和崗位責(zé) 任，準(zhǔn)確及時(shí)的反映差異。其次，對于差異的不同情況提出相應(yīng)的解決機(jī)制，尤其是在 不同的經(jīng)營模式下，差異更呈多樣性和復(fù)雜性，必須能夠及時(shí)反映，而且能夠控制和調(diào) 整這些差異。 2.1.7 管理的精細(xì)化 具體到某個(gè)人、某個(gè)崗位的操作，系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，精細(xì)化授權(quán)到每個(gè)人員的操作范圍和具 體效果。 ■ 管理精細(xì)化 可以對分公司、部門甚至個(gè)人進(jìn)行考核與評估，建立崗位責(zé)任與考核評估體系。不僅考 慮絕對數(shù)，還應(yīng)綜合考慮真實(shí)分布與具體組成。 ■ 核算精細(xì)化 可以對單一品種進(jìn)行個(gè)人核算、部門核算，甚至逐筆業(yè)務(wù)核算。 ■ 決策精細(xì)化 數(shù)據(jù)倉庫為決策提供科學(xué)的數(shù)學(xué)依據(jù)?；跀?shù)據(jù)倉庫的決策系統(tǒng)不僅考慮業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)發(fā)生 的內(nèi)部真實(shí)數(shù)據(jù)，而且要全面考慮...
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