集團公司銷售總部庫存商品管理制度1
**集團公司銷售總部庫存商品管理制度 1 目的 1.1 進一步改善庫存管理，提高庫存商品的管理水平。 1.2 確保公司財產安全、完整。 2 適用范圍 2.1 適用于分公司、辦事處庫存商品入出庫管理、倉庫現場管理、指令審批管理、庫存商品 的盤點與對帳管理及違規(guī)處罰等。 2.2 二級分庫管理制度另行制訂。 3 核心條款 3.1 庫存商品的定義 庫存商品是指存放在分公司、辦事處的分支倉庫、二級分庫、維修間、樣品間等所有權 屬公 司的且納入庫存商品核算的彩電、VCD、DVD、數字衛(wèi)星接收機等商品。 3.2 庫存商品的入庫管理 3.2.1 庫存商品的調入 3.2.1.1 庫存商品由總部調入 3.2.1.1.1 由分部、分公司市場助理會同辦事處倉庫監(jiān)理根據市場狀況、倉儲容量等要素編 制總部統(tǒng)一格式的要貨計劃，經會計、經理審核，分部總經理批準后傳行銷部計劃科批 轉** 儲運部辦理庫存調撥手續(xù)。 3.2.1.1.2 **儲運部財務人員憑要貨計劃和行銷部計劃科批示 — 開具總部統(tǒng)一格式的“出庫單”，相關要素填列齊全，承運單位經辦人簽字后辦理提貨手 續(xù)。 — 根據承運單位簽字確認的出庫單，填制“貨運收據及運費結算單”，相關要素填列齊全， 并將“運費結算聯”交承運部門。 — 根據“出庫單”，填制“分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”（見表4.1），傳真相關辦事處。 3.2.1.2 庫存商品由其它辦事處調入按庫存商品調撥的有關規(guī)定執(zhí)行。 3.2.2 庫存商品的驗收入庫 3.2.2.1 根據 “分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”、“庫存商品調撥單”（見表4.2）或其它資料，倉 庫監(jiān)理兼出納必須在貨物運達的當天督促倉儲單位辦理貨物驗收入庫，并（由倉儲單位 ）填制 一式五聯的“**產品入庫單”，貨物品名、型號、數量等要素填列齊全。倉庫保管、倉庫 主 管、辦事處倉庫監(jiān)理簽名并加蓋倉儲單位公章。 3.2.2.2 根據驗貨情況：（1）據實填寫“分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”回單，由辦事處經理、會計 分別簽字后傳真**儲運部；如為其它辦事處調入須將要素齊全的入庫單回傳發(fā)貨辦事處 。（ 2）據實填寫“分支倉庫驗貨證明單”，由辦事處經理、會計分別簽字，加蓋辦事處公章交 承 運部門作結算運費之用；貨物丟失、破損、淋濕情況須詳細列明。 3.2.2.3 辦事處倉庫監(jiān)理應在貨物驗收入庫的當天根據倉儲單位提供的“入庫單”第二聯登 記庫存商品調撥明細帳。 3.2.2.4 辦事處不得把總部調入或其它辦事處調入的公司產品，未經倉庫驗收入庫直接調給 客戶或樣品間、維修間。 3.3 庫存商品的出庫管理 3.3.1 批發(fā)客戶的出庫管理 3.3.1.1 在客戶有款的情況下，辦事處業(yè)務員根據分支倉庫貨源狀況，先與客戶商定要貨計 劃，要貨計劃應詳細列明要貨的貨物品名、規(guī)格、型號、數量、單價、金額等交辦事處 會計審 核無誤，經理審批。辦事處倉庫監(jiān)理根據要貨計劃把相關信息輸入指令單申請系統(tǒng)，E- mail到 總部指令科，待總部批復出庫指令后，打印出公司專用的“**產品出庫指令及發(fā)貨通知單 ” ，指令申請人、客戶代表、會計、經理分別在指令單上簽名，依據總部批復的出庫指令 辦理出 庫手續(xù)。特殊情況（客戶款額足夠且要貨較急）可先由辦事處開具要素齊全的“**產品出 庫 指令及發(fā)貨通知單”并出具由辦事處經理、會計共同簽名的指令單欠條，憑出庫單、指令 單欠 條辦理出庫，再由倉庫監(jiān)理在24小時內將批復的出庫指令送達倉庫并收回指令單欠條。 3.3.1.2 如客戶（未簽字提貨）要求委派業(yè)務員將貨物直接送達客戶指定地點或配貨站、郵 局等，應按以下程序進行操作 — 辦事處必須采用總部統(tǒng)一制作的合同文本，事先與客戶簽訂“代辦托運協議書”（見表4 .3），相關要素填列齊全，雙方簽字蓋章。 — 由業(yè)務員在“出庫指令及發(fā)貨通知單”客戶代表處簽具本人真實姓名和提貨日期。 — 業(yè)務員憑“出庫指令及發(fā)貨通知單”到倉庫提取冰箱空調等貨物，直接送達客戶指定地 點或配貨站。要求客戶（配貨站、郵局）經辦人點數、驗收、簽字，在出庫單“送貨聯” 上詳 細填寫貨物收到數量，加蓋貨物驗收單位公章，向客戶收取運費。 — 送貨完畢后業(yè)務員應及時將出庫單“送貨聯”及送貨運費交辦事處會計。 3.3.1.3 客戶異地提機 — 根據其它辦事處的貨源狀況先與客戶商定要貨計劃，收妥貨款后向貨源調出辦事處傳真 各 要素填列齊全且加蓋辦事處公章的“客戶異地提貨申請單”，通知貨源調出辦事處申請出 庫指 令。 — 貨源調出辦事處倉庫監(jiān)理依據“客戶異地提貨申請單”的提貨情況向總部申請調撥類指令 （指令單抬頭用“調撥- XX辦事處”），客戶必須在指令單上簽名，并在指令單備注欄中注明客戶名稱及車號等資 料。 — 客戶所在地辦事處財務開具入庫單作假入庫處理，按規(guī)定向總部指令科申請指令，總部 批 復指令后作假出庫處理，據此登記庫存商品調撥帳及客戶往來帳。 3.3.1.4 如客戶要求先提貨后付款，按“擔保、抵押管理制度”規(guī)定的有關條款執(zhí)行。 3.3.2 零售直供專柜的出庫管理 3.3.2.1 憑總部批準的“專柜設置申請表”、“**產品直供商場代銷協議書”向行銷部申 請信用等級。 3.3.2.2 憑行銷部核準的信用等級，其中：AAA類專柜鋪底額應控制在20萬元以內（特大型專 柜向行銷部申報特批后可增加鋪底額，但必須在指令申請單“其它”欄予以注明）。AA類 專柜 鋪底額控制在10萬元以內。A類專柜鋪底原則上控制在3萬元內。 3.3.2.3 隨旺季市場需要，月中允許分部（或分公司）總經理、辦事處經理、業(yè)務員對AAA類 、AA類專柜分別在20萬、10萬元以內擔保補貨，并逐單報總部批準，但必須以月度結算 日鋪底 額分別降到20萬、10萬元以內為前提。否則，總部指令科應停止簽發(fā)該專柜的出庫指令 。 3.3.2.4 無風險零售專柜一律不予鋪底，采取預付貨款（或承兌抵押額度內）提貨方式。 3.3.2.5 辦事處在行銷部核準的鋪底（或預付貨款及承兌抵押）額度內向總部申請指令，憑總部 批復指令辦理出庫手續(xù)，客戶特定授權人應在出庫單上簽名。 3.3.3 非正常提機的出庫管理 3.3.3.1 廣告機、贈送機、獎品機：由經辦人填寫“請示報告單”，會計、經理簽具意見， 報分部總經理及總部相關部門批準（其中，入分公司、辦事處的廣告費由財務相關審批 人批準 ，入總部廣告費由廣告部及財務部相關審批人負責批準），憑批件向總部申請出庫指令 ，待批 復指令后方可辦理出庫手續(xù)。 3.3.3.2 火燒機：由中心主任填寫“突發(fā)事件處理申報表”，報分部總經理、用戶服務部總 監(jiān)批準，然后依據批件向總部指令科申請出庫指令，待批準后方能辦理出庫手續(xù)。原用 戶火燒 報廢機不得再向總部申請退庫指令。 3.3.3.3 專柜演示機：(1)由辦事處經理填寫“請示報告單”向總部廣告部終端管理科申請， 并出具借條，辦事處倉庫監(jiān)理憑批示及借條申請指令，總部指令科批復指令后方可辦理 出庫手 續(xù)。辦事處將專柜演示機作固定資產（或低值易耗品）管理。(2) 專柜演示機退回后，經維修 主任檢測鑒定附件完整、包裝完好、無劃傷，可由辦事處經理出具請示報告（附鑒定報 告）報 財務分管副總批準，辦事處倉庫監(jiān)理憑批件以演示機申請（負數）退庫指令，獲批準后 增加辦 事處庫存。 3.3.3.4 個人或倉儲單位賠機：因丟機、毀損、其它原因或經審計、片區(qū)財務經理確認應由 責任人（單位）賠償的，辦事處以報告或理賠證明等申報總部財務副總批準，憑批件向 總部申 請出庫指令，經批準后入責任人（單位）個人往來，并由總部執(zhí)行扣款。 3.3.4 庫存商品的調撥管理 3.3.4.1 辦事處內部的庫存調撥 — 辦事處內部分支倉庫調二級分庫、樣品間、維修間或二級分庫、樣品間、維修間調分支 倉 庫均由辦事處倉庫監(jiān)理向總部申請出庫指令，批復指令后方可辦理出庫手續(xù)。 — 辦事處樣品間與維修間之間的庫存內部調撥，由辦事處倉庫監(jiān)理開具“庫存商品內部調撥 單”（見表4.4）作內部移庫處理，不向總部申請出庫指令，但應根據“庫存商品內部調撥 單 ”登記庫存商品調撥明細帳；展示機與樣品間、維修間之間的調撥需向總部申請出庫指令 ，辦 理出入庫手續(xù)。 — 展示機出庫，由辦事處經理填制“展示機出庫批準單”（見表4.5），經分部及總部批準 后（出庫時間10天且出庫數量在10臺以內的由分部總經理審批，出庫時間超10天或出庫 數量超 10臺經分部總經理及行銷部批準），方可憑批件辦理出庫手續(xù)。 — 辦事處樣品間樣機總數量應控制在10臺以內，同一型號、品名的樣機只能展示一臺，樣 機 保管責任人為倉庫監(jiān)理兼出納。 3.3.4.2 辦事處之間的庫存調撥 — 由辦事處倉庫監(jiān)理向總部儲運部（分部外調貨）或分部（分部內調貨）申請，經貨運總 監(jiān) 或分部總經理批準后，由貨物調出方憑批件向總部財務部申請指令，待批復指令后方可 辦理出 入庫手續(xù)。 — 財務部會計科每天根據指令科提交的調撥指令制作“辦事處庫存商品調撥明細表”并掛總 部網站，辦事處會計必須每天上網查看在途商品的調入情況，如發(fā)現其未及時到達，應 盡快與 調出辦事處聯系處理。 — 調入辦事處在收到商品后，倉庫監(jiān)理應及時辦理驗收入庫手續(xù)。同時填“制庫存商品調撥 單”（回單），商品短少、毀損等有關情況必須列明。然后傳真貨物調出的分公司、辦事 處。 — 如貨物發(fā)生短少或毀損必須查明原因并與有關辦事處協商處理，并取得一致意見。否則 ， 應專題報告總部財務分管副總。 3.3.4.3 辦事處庫存商品調回總部：按“滯銷和不可修復商品返廠管理制度”相關條款執(zhí)行 。 3.3.5 辦事處必須取得所有客戶出具的“授權提貨委托書”（見表4.6），客戶辦理提貨的經 辦人必須在委托書上簽名（手寫），辦事處倉庫監(jiān)理憑此建立完整的客戶提貨管理檔案 ，并按 以下條款進行跟蹤。 3.3.5.1 凡客戶采取自提或業(yè)務員送貨方式的，必須取得客戶特定授權人的簽名或收貨憑證 。 3.3.5.2 凡采取配送或郵寄等提貨方式的，取得配送站或郵局經辦人的簽字及加蓋公章的收 貨憑證后即可。 3.3.6 任何客戶提貨或退貨，如果既提（退）彩電又提（退）音響（背投、數字電視）等類 型產品必須分類型申請出庫（退機）指令。 3.4 用戶換機管理 3.4.1 辦事處可從分支倉庫提取20臺好機作為用戶換機的周轉機。 3.4.1.1 維修文員從分支倉庫提取周轉機入維修間或換取的壞機經修復后入分支倉庫，必須 按規(guī)定辦理出入庫手續(xù)并向總部申請（出入庫）指令，嚴禁隨意給客戶退換機或將周轉 機無指 令借給客戶。 3.4.1.2 周轉機的管理責任人為辦事處維修主任，其發(fā)生串號、短少或換機后產生滯銷、不 可修復、報廢而造成的損失由維修主任或有關責任人全額賠償。 3.4.2 用戶因產品質量問題要求換機，由維修主任填制“差異換機申請報告”，報片區(qū)技服 經理及總部用戶服務總監(jiān)批準（其中：換機差價損失在300元以內的報片區(qū)技服經理批準 ，換 機差價損失在300元以上報總部用戶服務總監(jiān)批準）。 3.4.3 用戶換機金額大于零（出庫機大于退機金額），報告批準其差價由用戶承擔或換機金 額小于零（出庫金額小于退機金額），差價應退給用戶或退換機金額相等，統(tǒng)一以“零售 ”戶 申請指令。 3.4.4 用戶換機金額大于零，報告批準其差價由維修環(huán)節(jié)費用承擔或用戶換機金額小于零， 差價沖減辦事處維修環(huán)節(jié)費用，統(tǒng)一以“換機差價”戶申請指令。 3.4.5 零售用戶換機差價大于零（出庫金額大于退機金額）只申請一張指令單，如差價小于 或等于零必須按提機與退機分別申請指令。 3.4.6 向用戶收取換機差價，必須開具總部統(tǒng)一格式的“收款收據”，向用戶以現金支付退 機差價，必須取得用戶出具的“收款收據”。 3.5 客戶退機管理 3.5.1 批發(fā)客戶退機 3.5.1.1 對客戶10臺以內售前機、或質量壞機的退貨，須由客戶開出“退機發(fā)票”或“退貨 折讓證明單”，經維修主任檢驗符合退機條件并出具“返修機檢驗報告單”。辦事處憑以上 附 件向總部申請退機指令，待總部批復退機指令后方可辦理退機入庫手續(xù)。同時取得貨物 保管人 員（倉庫保管員或維修文員）的簽字確認。 3.5.1.2 對批發(fā)客戶10臺以上售前機因質量問題需退貨，除按第一條規(guī)定提供相關附件外， 由倉庫監(jiān)理根據“返修機檢驗報告單”、“客戶退機發(fā)票”或“退貨折讓證明單”向總部行銷 部遞交退機報告，經行銷部審批后再向總部指令科申請退機指令，待總部批復（退機） 指令后 方可辦理退機入庫手續(xù)。同時取得貨物保管人員的簽字確認。 3.5.2 零售直供專柜客戶退機 3.5.2.1 專柜未開具發(fā)票的委托代銷商品的退機，由商場開具“商返單”經維修主任檢驗符 合退機條件后開具“返修機檢驗報告單”（經理、會計簽名），辦事處倉庫監(jiān)理憑此向總 部申 請退機指令，待總部批復退機指令后方可辦理退機入庫手續(xù)，同時取得貨物保管人員簽...
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