秘書培訓課程(1)

一、 秘書概述
1、 英文字典的定義
依The Random House Dictionary of the English Language中對于秘書的定義為：
1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an organization, company, association, etc.
2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like.

2、 秘書的角色
一般而言，秘書的角色定位應是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務成了秘書的職責。一般公司或機構，因為傳統(tǒng)背景的關系，秘書的職務并不是那么確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業(yè)務人員的關系也非常密切和重要，形成縱橫交錯而復雜的人際關系，因此其工作范圍是秘書，又是一般的職員，工作領域無法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現(xiàn)代的工商秘書，已演變成名副其實的“業(yè)務秘書”或“公關秘書”了。
3、 秘書工作的性質
秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細節(jié)。想想大公司的董事長或機關的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒有時間來從事高層次的商業(yè)活動與計劃。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務。這位助理，即是秘書。
秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義為管理。對很多秘書來說，秘書工作的歷練是作為一行政主管的重要階梯。因為秘書常幫助主管處理與主管樣關的業(yè)務，所以對于主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學到如何去指導、督導、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓練搖籃，其理由有二：
1、 秘書熟悉人事、業(yè)務、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。
2、 秘書熟悉公關、協(xié)調、市場等外部作業(yè)。

二、 秘書的業(yè)務
1、 秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業(yè)務：
打字
接受口授
傳真
接聽電話
處理信件 與主管商談
檔案管理
準備當天的業(yè)務及下班前的業(yè)務處理
擬稿及制作信件
2、 秘書業(yè)務可分為四類：
資訊管理業(yè)務
事務業(yè)務
公關業(yè)務
綜合業(yè)務
茲就秘書的功能與業(yè)務分述如下：
秘書業(yè)務由前述可知分為四類：
1、 資讀管理業(yè)務
2、 事務業(yè)務
3、 公關業(yè)務
4、 綜合業(yè)務
茲分別說明如下：

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