有關策略的幾個方面
信息服務的特許權
作為一種服務機構的信息服務部門，它通常執(zhí)行來自上級管理部門和它所服務的業(yè)務部門或個人的指示和請求。隨著信息服務范圍的擴大和趨于分散化，用戶和信息服務的職責界限被混淆了，因此，必須細致地加以區(qū)分。信息服務的特許權通常情況下有如下幾方面的職責：輸入/輸出控制、硬件選擇和采用、數據庫綜合、字處理等等。當公司批準的信息服務特許權不起作用時，信息服務和其它領域的職責就會發(fā)生矛盾。
當信息服務職責受到破壞時，可能發(fā)生的典型例子就是小型機和字處理設備的失控擴散，這種擴散能夠導致兼容性和綜合性方面的問題。信息服務的特許權有時同既定的信息服務策略相重疊，這對于行使特許權沒有妨礙。行使特許權時應對用戶管理部門和信息服務部門的職責作書面說明。
1.信息服務部門的職責。一個典型公司的信息服務部門可能要承擔下列職責：
(1)信息服務標準和規(guī)程的制定
(2)數據庫管理
(3)負責信息系統(tǒng)的開發(fā)、操作、改進和維護
(4)對硬件設備的維護和保養(yǎng)
(5)精度控制(在完成原始文件之后)
(6)物理和邏輯的安全性
(7)向公司提出有關計算機信息系統(tǒng)使用的建議
(8)信息服務的遠景規(guī)劃和信息系統(tǒng)的綜合
(9)用戶培訓
(10)硬件/軟件的評價和選擇(包括考慮用戶的需要)
(11)包括計算機設備(用戶設施)的所有物理設施的確定
(12)使信息服務符合國家法律
(13)為了與所有的廠商聯(lián)系進行全面調查
(14)字處理和辦公室自動化的方案提出
(15)過程控制(數字控制設備、計算機輔助制造以及計算機輔助設計)方式的確定
(16)促進新系統(tǒng)的開發(fā)
2.用戶的職責。一旦正式行使信息服務特許權，各個部門的職責就不言而喻了。有些職責不必專門寫進信息服務的特許權內(這也許是一個好主意)。下列的活動通常是用戶的職責：
(1)完成原始文件(精確而又明了)
(2)數據錄入(目前已傾向于使數據錄入工作盡可能在接近數據源處進行)
(3)根據標準規(guī)程提出服務請求
(4)通知數據庫管理員對數據元素和記錄進行變更
(5)培訓信息服務人員
(6)正如在系統(tǒng)開發(fā)方法中所指明的那樣，參加系統(tǒng)開發(fā)過程
(7)參加驗收試驗
(8)定期地檢查生產系統(tǒng)(與信息服務人員合作)
(9)確定優(yōu)先權和其它高級指導委員的職責
盡管以上特許權與有關方面具有堅實的邏輯基礎，但客觀情況仍允許某些公司根據本公司的情況刪除、增加及改變有關內容。
□ 人員信息
大多數公司都有關于公司人員和顧客的數據庫，這樣的數據庫包含有使人感興趣的數據和信息。無論什么時候只要涉及到人員信息，各人總有某些不言而喻的個人偏見。因此，必須制定最佳地使用人員的策略。
人員信息的利用是建立在“客觀現(xiàn)實”的基礎上的，在制定使用人員信息的策略時，應注意公司內外人員的信息向誰公布、什么時候公布以及公布的次數。
□ 硬件
隨著越來越廉價的、功能更強的計算機和獨立的字處理計算機的出現(xiàn)，深謀遠慮的公司辦公人員不得不迅速實行并建立一個確保硬件兼容的策略。硬件的選擇影響系統(tǒng)設計。硬件的選擇不僅影響系統(tǒng)的可靠性，而且還影響系統(tǒng)和數據庫的兼容性。計算機硬件的失控擴散不可避免地會延誤實現(xiàn)綜合信息系統(tǒng)的進展。
□ 高級信息服務指導委員會
總裁、執(zhí)行委員會和董事會應該盡可能建立書面策略(或指示)，以指導高級信息服務指導委員會的工作，并給予其權力。
□ 系統(tǒng)優(yōu)先權
公司信息服務資源的分配是用戶管理人員的主要職責。信息服務的領導更為關心“如何”分配資源而不用注意向“何處”分配資源。為此，用戶管理人員和信息服務政策委員會在建立系統(tǒng)優(yōu)先權時，應該建立并貫徹規(guī)定(公司的標準)。按照最高優(yōu)先權在前的原則，下面列出優(yōu)先權的標準，以供考慮：
1.停止系統(tǒng)的運行(無論何種原因)
2.法定的或受規(guī)章限制的要求
3.形成重大決策所必需的管理性服務請求
4.儲蓄/收益的水平
5.其它難以確定的標準
如果不按照上述先后順序考慮問題，就不可能正確使用優(yōu)先權。決策者還必須考慮經濟危機、技術風險、工作危險，以及難以確定的其它方面的因素：緊急事件、設備能力、可用的專門知識、重復要求、系統(tǒng)依賴性、人力有效利用率、資金的有效利用率和項目完成的期限。


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