采購與協(xié)力廠商管理(ppt)

前言﹕
 一個企業(yè)無法百分百的材料都自己生產(chǎn)﹐因而必須通過交易行為﹐使企業(yè)達到目的與需求﹐因此采購與供應商的相互關(guān)系﹐即形成不可分割的親密關(guān)系﹐然而每個公司多少都會抱怨供應商配合度﹑質(zhì)量﹑成本從不檢討自己﹐只怪供應商﹐而供應商做不到也不會反應﹐也是怪他人﹐所以一個企業(yè)就在你抱怨我抱怨中﹐有人成長﹐有人關(guān)門﹐因此今天我們一起來探討﹕采購與供應商的管理﹐如何才能達到雙贏。
采購的天職
①滿足生產(chǎn)單位的需求
②降低成本
制造業(yè)采購最大的壓力 —— 斷料、缺貨、使生產(chǎn)單位產(chǎn)能停擺。
當“采購”這份工作要把斷料、缺貨當作是奇恥大辱。.
并要有舍我其為的精神。
采購三大流程
請購——訂單——驗收
采購工作是技術(shù)也是藝術(shù)。
采購者的敵人是¡§供應商¡¨，但對供應商不可懷有敵意，但要有敵情。
要給供應商¡§一線生機，機會無窮¡¨。
不要讓供應商有¡§陪標¡¨的感覺 。
采購的三把刷子
①說”理”的技巧
②勸之于情”爭取人家的同情,并取得信任
③繩之于法.
一﹑身為采購人員﹐您知道下列這三個數(shù)字嗎?
 A﹑910
 B﹑955
 C﹑982
二﹑在企業(yè)里﹐采購部門的重要,有那些因素呢?
 1. 物料成本最少占總成本的50%以上﹐而這些費用金額都由采購部門負責購入，所以物料或設(shè)備無法以合理的價格購入時﹐那么會影響公司的經(jīng)營﹐如果所購得的價格過高那么會直接影響到銷售與利潤,進而影響到市場﹐反之購的單價偏低其材料品質(zhì)過差﹐會影響到市場的竟爭﹐甚至造成公司關(guān)門倒閉。

2.采購的周轉(zhuǎn)率高﹐那么資金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采購數(shù)量及適當?shù)牟少彆r機﹐可避免生產(chǎn)車間停工待料﹐且又能降低庫存并減少資金的積壓.
周轉(zhuǎn)率計算.ppt 周轉(zhuǎn)率例子.doc
3.采購要每天從報章雜志上取得最新材料價格信息﹐隨時掌控物料單價﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的損失.
4.采購在收集市場信息不是只有單價﹐也要一并收集公司昂貴的材料是否可以替代﹐來降低成本﹐并提升品質(zhì)與確保交期.

5.采購部門所得到和任何信息,都應資源共享﹐讓公司的成本可以隨時降低﹐促使公司業(yè)績成長.
6.采購部門在與供貨商談判單價或任何條件﹐都必須站在公司的立場談判﹐并要知彼知已才能百戰(zhàn)百勝﹐所以要談判時要沙盤推演﹐做好準備才能滿載而歸。
7.在交期﹑成本﹑質(zhì)量上的運用﹐須用任何技巧與智慧才能達到目的﹐并使雙方面共識進而達到雙贏﹐才是上上策.
三﹑采購的含義
 狹義的采購(purchase)﹐系指限于以¡¨購買¡¨(buying)的方式﹐由買方支付對等的代價﹐向賣方換取物品的行為過程﹐亦即所謂的¡¨一手交錢﹐一手交貨¡¨或¡¨銀貨兩訖¡¨。換句話說﹐在狹義的解釋之下﹐買方交¡¨銀錢¡¨轉(zhuǎn)讓給¡¨賣方¡¨﹐而賣方將¡¨貨品¡¨轉(zhuǎn)移給¡¨買方¡¨﹐在買賣雙方的交易過程中﹐一定會發(fā)生¡¨所有權(quán)¡¨(ownership)的轉(zhuǎn)移及占有。

 廣義的采購﹕
 租賃﹕即一方以支付租金的方式﹐取得他人物品
的使用權(quán)。
 借貸﹕即一方以無需支付任何代價的方式﹐取得
他人物品的使用權(quán)。
 交換﹕在貨幣經(jīng)濟尚未興起之前﹐人類之間的交
易行為﹐多以¡§交換¡¨(barer)方式來進行
，所以交換應該是最古老的采購途徑。
 征收﹕這是政府以有償或無償?shù)姆绞僵o取得民間物
品的使用權(quán)或所有權(quán)。
四﹑采購的范圍
 所謂采購的范圍﹐指采購的對象或標的﹐含蓋了所有的物品及勞務。
 物品指原料﹑物料﹑機具及設(shè)備﹑模具﹑事務用品等¡K¡K.。
 勞務是指技-X﹑服務(售前﹑售后﹑專業(yè)服務)﹑工程發(fā)包¡K¡K.。
五、采購的組織結(jié)構(gòu)與職能
1.采購的組織要明確﹐并要把職能規(guī)范說明清楚.
2.采購主管﹑主辦﹑助理等工作內(nèi)容要明確規(guī)范.
3.采購部門所有人員應具備采購相關(guān)知識﹐以及要反應快與成本的概念等﹐所以不是每位人員都可以當采購﹐故要規(guī)范該部門人員的基本條件﹐才不會造成部門與公司的傷害.

4.采購組織(參考)圖﹕


六﹑采購作業(yè)流程
 采購作業(yè)內(nèi)容是從收到¡§請購案件¡¨開始進行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先就采購內(nèi)容，查閱¡§廠商資料¡¨ 、¡§采購記錄¡¨及其它有關(guān)資料后，開始辦理詢價，于報價后，擬定議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。
采購程序：
一、接件分發(fā)：
 請購單各欄填寫是否清楚
 接分配原則分派請購案件
 急件優(yōu)先分派辦理
 無法于需用日期辦妥者利用¡§交貨期聯(lián)絡單¡¨通知請購部門
 撤銷請購單應先送辦理

二、詢價
 交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡請購部門。
 充分了解請購材料的品名、規(guī)格。
 急件或需用日期接近者應優(yōu)先辦理。
 向廠商詳細說明品名，規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法。
 同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應宜均詢價。
 有否其它較有利的代用品或?qū)蛊贰?

三、比價與議價：
 廠商的供應能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認。
 是否是殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商．
 其它經(jīng)銷商價格是否較低．
 經(jīng)成本分析后，沒定議價目標．
 是否有必要向廠商索取型錄比較．
 價格上漲下跌有何因素．
 是否有必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購．
 規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標．

四、呈核：
 請購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件。
 買賣慣例需超交者應注明。
 現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡請購部門述明原因。
 按核決權(quán)限呈核。

五、訂購：
 開立訂購單時需依據(jù)呈核的相關(guān)請購單條件開立。
 要選擇供應商時必須依據(jù)所確定的最優(yōu)惠價格之廠商為優(yōu)先。
 開立完成后的訂購單呈部門主管批示完成才可以傳真或Ｅ－mail給相關(guān)供應商。
 所開立的訂購單依規(guī)定送給相關(guān)部門做收料、付款等依據(jù)。

六、催交：

 約交日期前應確認交貨期。
 無法于約交日期交貨時，聯(lián)絡請購部門列入交貨期異?？刂票韮?nèi)催辦。
 已逾約交貨日期尚未到貨者催交。

七、整理付款：
 發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符。
 發(fā)票金額與請購單價格是相符。
 有否預付款或暫借款應處理。
 是否需要扣款。
 需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告退稅部門。
 需要請購單、采購單（要第一聯(lián)的）、檢收單、送貨單、發(fā)票等。
七﹑采購預算與數(shù)量管理
一、采購預算（Purchasing Budget)：
 預算：系將計劃或活動以金額來表示之，傳統(tǒng)上對采購預算之編制，系將¡§本期應購數(shù)量¡¨（訂購數(shù)量）乘以各該物料的購人單價；或按照物料需求計劃（ＭＲＰ）的請購數(shù)量乘以標準成本，即可獲得采購金額（預算）．


 物料預算可分為三類：
1、以時間分類：年度預算
月份預算
專案預算
2、以用料性質(zhì)分類：資本用料預算
營業(yè)用料預算
3、以功能分類：用料預算
購料預算：采購數(shù)量的預算
采購財務的預算
二、數(shù)量管理
 采購數(shù)量的確定，是由企業(yè)生產(chǎn)計劃、庫存計劃、財務計劃等綜合決定的。

八、供應商管理
 1.采購部門的組織結(jié)構(gòu)職能都完成后﹐接著要找尋供貨商﹐而好的供貨商是公司的好伙伴﹐不好的供貨商是公司的要害﹐所以要如何要選對供貨商是重要的工作.
 2.我們選擇供貨商有什么重要的意義﹕
供貨商對公司﹑對采購﹑工作者是一項非常重要的工作﹐它有如¡§女人嫁錯郎﹐男人入錯行¡¨一但嫁錯﹑一輩子叫苦連天﹐一但入錯行一生事業(yè)暗淡無光﹐相同的供貨商選對平步青云可以大展鴻圖﹐選擇錯供貨商即叫苦連天﹐所以我們選擇供貨商的重要意義.

 供貨商供應物料的順暢﹕才不會造成停工待料
 進料品質(zhì)的穩(wěn)定:才可以提高成品的質(zhì)量與交期以及市場的 競爭力。
 交貨數(shù)量的符合﹕才不會造成公司尾數(shù)與短裝
 交期的準確﹕可以保障公司對客戶的承諾
 合理的成本:可提高產(chǎn)品的竟爭力
 各項工作的協(xié)調(diào)﹕可使雙方配合工作順利


3.一個好的供應商應包括哪幾項主體?
好的供應商﹐應有下列幾項主體﹕
 優(yōu)秀的企業(yè)領(lǐng)導人:企業(yè)才能穩(wěn)定成長
 高素質(zhì)的管理干部:企業(yè)才會有效率與活力
 穩(wěn)定的員工群體:才有良好的品質(zhì)
 良好的機器設(shè)備:品質(zhì)更可以保正
 良好技-X:才能使產(chǎn)品品質(zhì)更有保障與成本降低
 良好的管理制度:才會激勵員工士氣
 良好的互動:可以使雙方更緊密的配合

4.尋找和評估供應商
4.1. 為提升公司生產(chǎn)效率和減少停工待料 ﹐采購部必須以實際需要尋求供貨商。
4.2.采購部在尋找供貨商中﹐必須要了解該公司的設(shè)備﹑制造能力﹑配合度¡K¡K等。
4.3.當采購確定新的供貨商可以與公司配合后﹐必須會同品質(zhì)部﹑技-X部等相關(guān)部門主管作該廠商的評鑒。


4.4.該廠商評鑒中必須依據(jù)公司<供貨商評審考查表>進行考核﹐經(jīng)相關(guān)主管判定合格或不合格。 供應商工廠評審考查表（案例）
4.5.供貨商判定不合格者﹐給予通知限期改善不合格項目﹐改善后通知重新評審要求﹐收到評審要求后另行約定時間重審.
4.6.判定合格的供貨商﹐采購部列入合格供貨商名錄﹐下單開始列入供貨商管理辦法。
4.7.采購部必須隨時尋求新的供貨商﹐以利于公司的運作以降低公司的成本。（供應商問卷調(diào)查）

4.8.供應商評估主要有哪些控制要點﹕
a. 供應商的選擇條件
b. 供應商的品質(zhì)保證能力
C. 供應商的樣品品質(zhì)鑒定
d. 供應商評估內(nèi)容及步驟的確定
e. 供應商評估結(jié)論的審核與批準
f. 合格供應商的批準
g. 合格供應商檔案的建立
h. 合格供應商的供貨情況﹐并要定期監(jiān)督與考核
i. 根據(jù)供應商定期考核情況進行優(yōu)勝劣汰或輔導
j. 監(jiān)督以及發(fā)現(xiàn)問題的處置

4.9. 供應商的控制方法主要有哪些﹕
a. 駐廠
b. 定期或不定期到工廠進行檢查
c. 設(shè)監(jiān)督點對特殊的工序進行檢查
d. 要求供貨商及時報告生產(chǎn)狀況
f. 組織管理技-X人員對供貨商進行輔導
g. 進料檢查
h. 要供貨商提供生產(chǎn)日報表與檢驗日報表﹐
在5分鐘內(nèi)傳真到采購部.

5﹑供貨商管理辦法﹕
5.1.供貨商必須依公司下達的采購任務﹐保質(zhì)﹑保量﹑準時的送貨.
5.2.供貨商的績效考核評分.
5.3.供貨商每滿一年必須重新評審一次﹐不合格者經(jīng)限期修改合格后依然可與配合﹐重審不合格者終止合作。
5.4.經(jīng)評審合格的供貨商﹐必須先行打樣確認合格后才能正式成為供貨商。

5.5.供貨商提供樣品確認合格后必須有正式的報價單提供采購部參考。
5.6.供貨商的考核﹕交期占30%﹑品質(zhì)占40%﹑成本占15%﹑配合度占15%。
5.7.供貨商每月的考核由品質(zhì)部負責評估﹐成本由采購部評估。

6.報價﹑比價﹑議價
6.1. 新品(舊品)材料﹑配件都須經(jīng)過供貨商的報價后﹐再議價。
6.2. 任何報價都須三家供貨商以上﹐才不會吃虧.
6.3. 每家供貨商報價單上﹐應要求成本分析﹐未能分析者﹐我們必須給予說明﹐爾后可依照我們的思路完成﹐那么應給予單價與質(zhì)量﹐雙方都能有保障與共識.
6.4. 當各供貨商報價﹐采購部必須進行比價﹐議價.


6.5. 要比價﹑議價除了采購人員要備具對產(chǎn)品的市場行情與加工過程的精確﹐否則要議價談判成功是有困難的.
6.6. 所以在議價中﹐采購人員無法達到指定目標﹐或者已達標﹐但還有空間﹐可以用緩兵之計﹐請示上級再確定﹐或先把信息帶回給主管﹐老板請示后再給信息﹐相信對我們較有保障.
6.7. 但有些供應的材料﹐必須在談判議價中必須立即談妥并簽名的,才不會夜長夢多﹐這種狀況的事項﹐必須要胸有成竹與高度的自信才會成功.

6.8. 在議價談判中的技巧有那些﹕
以下提供參考﹕
6.8.1. 帶一點瘋狂酌量情勢；
6.8.2. 高目標達成要求；
6.8.3. 裝得小氣一點讓步要慢；
6.8.4. 不以『大權(quán)在握』的口吻進行談判；
6.8.5. 不要輕易亮出底牌；
6.8.6. 運用競爭的力量；

6.8.7. 伺機喊『暫?！唬?
6.8.8. 當心快速成交談判進行太快；
6.8.9. 出奇不意在過程中改變方法、論點或步驟；
6.8.10. 兵臨城下的大膽做法，進行相逼；
6.8.11. 柔性哀情戰(zhàn)略；
6.8.12. 積砂成塔，小利也是利；


6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望對方立刻接受你的新構(gòu)想；
6.8.14. 不要逼對方走投無路，總要留點余地；
6.8.15. 到供貨商要降價﹐不要立即說降價的事﹔
6.8.16.大幅的降價最好到供貨商公司去﹐不要請他到自己公司﹐才是上上策﹐除非不得已.
6.8.17.要降價時男老板由女采購員先上陣﹐老板娘由男采購員上陣﹔
6.8.18. 不能王見王﹔
6.8.19. 要有退一步進二步的談判技巧.
7. 供貨商確認為合格后﹐還要那些事項
7.1. 應給予圖紙或現(xiàn)階樣品做打樣確認.
7.2. 再確認評估是否真正有實力﹐有能力﹐可承做公司質(zhì)量要求.
7.3. 確認打樣答應的時間是否準時.
7.4. 打樣送來的對象﹐必須經(jīng)技-X部﹑質(zhì)量部確認合格后﹐即為是合格的供貨商.
四. 采購控制
1.采購要求有那些原則?
1.1. 適價﹕大量使用與少量使用﹐長期使用與短期的價格往往有差別﹐所以一個合適的價格有下列步驟﹕
a. 多方面詢價
b. 比價
c. 自行估價
d. 議價
1.2. 適時﹕在訂購與采購計劃中要恰到好處﹐采購過早會增加資金積壓與場地的浪費﹐過慢造成停工待料﹐所以適時的采購進料可以使生產(chǎn)銷售順暢﹐又可以提高市場競爭力與節(jié)約成本.


1.3. 適質(zhì)﹕采購材料的成本是直接的﹐一般老板都非常重視﹐而質(zhì)量成本是間接的﹐這是一般老板所忽略的﹐俗話說﹕ ¡§價廉物美¡¨才是最佳的選擇﹐所以偏重任何一方都會增加成本.
1.4. 適量﹕采購量多價格便宜﹐但不是量大就好﹐必須考慮資金﹑場地以及周轉(zhuǎn)率及成本﹐所以物料需求計劃采購必須以最經(jīng)濟的采購量.
1.5. 適地﹕供貨商要在公司附近﹐因為這樣降低運費與配合度高﹐如果無法在公司附近必須與5公里劃圓以此類推﹐才是上上策

2. 采購有哪些方法﹕
2.1. 采購地區(qū)分類﹕
a. 國內(nèi)采購
b. 國外采購
2.2. 按采購方式可分為﹕
a. 直接采購﹕直接向物料生產(chǎn)廠商進行采購
b. 委托采購﹕由代理商或貿(mào)易商采購
c. 調(diào)撥采購﹕由幾個分廠將過剩物料進行調(diào)
撥或支援采購
2.3. 按采購政策可分為
a. 集中采購﹕由供應部統(tǒng)一采購
b. 分散采購﹕由各分廠自行采購

2.4. 按采購性質(zhì)可分為﹕
a. 公開采購
b. 秘密采購
c. 大量采購
d. 零星采購
e. 特殊采購
f. 普通采購
g. 正常性采購
h. 投機性采購
i. 計劃性采購
j. 市場性采購


2.5 按采購時間分為﹕
a. 長期固定性采購
b. 非固定性采購
c. 計劃性采購
d. 緊急采購
e. 預定采購
f. 現(xiàn)金采購

2.6. 按采購訂約方式可分為:
a. 訂約采購
b. 口頭電話采購
c. E-mail 采購
d. 試控性訂單采購


2.7. 按采購價格方式采購﹕
a. 招標采購
b. 詢價現(xiàn)購
c. 比價采購
d. 議價采購
e. 訂價收購
f. 公開市場采購



3. 采購交易條件有哪些?

3.1. 交期地點
3.2. 包裝及運輸方法
3.3. 付款方式
3.4. 品質(zhì)標準
3.5. 不可抗力的天災異常處理
3.6. 違約責任
3.7. 訴訟地點
3.8. 其它




4. 什么是經(jīng)濟訂購量﹕
經(jīng)濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量﹐存貨總成本包括哪些﹕
4.1. 訂購成本: 隨訂購量的增加而減少
a. 請購手續(xù)成本
b. 采購成本
c. 驗收成本
d. 入庫成本
e. 其它成本

4.2. 存貨儲備成本﹕隨訂購量的增加而增加.
a. 存貨的質(zhì)量維持需要資金的投入
b. 搬運成本
c. 倉儲成本
d. 折舊與呆滯成本
e. 其它(保險費)

4.3. 物料訂購價格﹕在物料訂購價格的情況下經(jīng)濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決定.

5.采購品質(zhì)

5.1. 采購對任何供貨商與下單前須說明清楚材質(zhì)﹑功能﹑規(guī)格等要求﹐不可任意與隨便﹐差不多的心態(tài)﹐而處理采購作業(yè).
5.2. 當供貨商接到訂單后﹐要求買方提供說明質(zhì)量要求條件時﹐買方應提供相關(guān)資料或樣品給予依據(jù).
5.3. 采購對供貨商過去交貨質(zhì)量狀況要清楚﹐上一次出狀況的質(zhì)量與再下單時必須注明﹐加強提醒供貨商﹐不可再犯同樣的錯誤.

5.4. 采購對供貨商可要求﹐自已無法檢驗的配件﹑材料供貨商要提供檢驗報告或質(zhì)量保證書﹐以確保質(zhì)量與生產(chǎn)的順暢.
5.5. 供貨商所交材料配件﹐無法達到公司的標準﹐但退已來不及出貨時﹐供貨商必須派人前來處理﹐及最迅速的補貨﹐來達到出貨準時的目的.
5.6 供貨商與買家應不定期的檢討質(zhì)量﹐成本等問題﹐以迎合雙贏的走勢.

6. 采購時間

6.1. 采購對供貨商的交期﹐應嘹若指掌﹐才不會造成停工待料.
6.2. 采購對供貨商的備貨時間要詳知﹐才知如何下單以及插單是否可行.
6.3. 采購下單后﹐對交期的跟催與掌控,必須到位
6.4. 采購購料時間,在計劃生產(chǎn)的狀況下﹐必須依據(jù)采購方式來決定之.

7. 采購價格
7.1. 采購最適當?shù)膬r格?
最低單價總不是采購最適當?shù)末o如依最低單價采購﹐可能品質(zhì)會差﹐交期會延誤﹐配合會不好﹐所以最適當單價是在既定品質(zhì)﹐交期或其它條件下﹐所能得到的價格為最適當.
7.2. 會影響物料價格的因素有哪些?
a. 物料成本影響物料價格的高低﹐中間不可能有大
的差距.
b. 物料供需問題會影響物料價格的高低
c. 季節(jié)性變動會影響物料的價格
d. 經(jīng)濟循環(huán)會影響物料的價格
e. 內(nèi)部條件的變更會影響物料價格
f. 交易條件變更會影響物料的價格
g. 戰(zhàn)爭或天災也會影響物料的價格
h. 不肖廠家壟斷市場也會影響物料的價格

7.3. 采購降低成本的途徑有哪些?
a. 改變采購技-X
b. 尋找新廠商
c. 尋找物料的來源
d. 改變設(shè)計
e. 尋找替代的配件或材料
f. 改善加工作業(yè)
g. 標準化的進行
h. 降低維護費用
i. 改變搬運或儲運的方法

7.4. 產(chǎn)品成本要從哪方面降低?
a. 設(shè)計結(jié)構(gòu)的改變
b. 找尋新的廠家
c. 找尋新的客戶與市場
d. 改變制造方式
e.找尋替代品.
7.5. 成本如何分類?
a. 按因素分類﹕物料成本﹑人工成本﹑制造成本
b. 按產(chǎn)品關(guān)系分類:直接成本﹑間接成本
c. 按業(yè)務機能分類﹕制造成本﹑管理成本﹑銷售成本.


7.6. 工廠常見浪費成本?
a. 人員過多﹐3人能做完的事﹐安排5人做
b. 組織系統(tǒng)不明確﹐工作難以協(xié)調(diào)﹐權(quán)責不分.
c. 生產(chǎn)無計劃﹐生產(chǎn)的時候頻頻更換機型浪費時間.
d. 物料無計劃﹐庫存積壓過多﹐造成資金周轉(zhuǎn)不靈
e. 品質(zhì)不良率過高
f. 產(chǎn)品無標準化
g. 工廠流程排配不當
h. 本位主義濃厚﹐自以為是﹐老大爺?shù)男膽B(tài).

8. 窗體(相關(guān)文件)﹕
 物料請購單.
 訂購單.
 進料驗收單.
 采購協(xié)議書.
 供應商產(chǎn)定期考察表
 供應商協(xié)調(diào)評分表
 退貨單
 合格供應商資料表
 供應商管理辦法
 廠商評鑒卡





采購與協(xié)力廠商管理(ppt)