辦公室工作規(guī)范與技巧培訓(xùn)班(ppt)
辦公室工作規(guī)范與技巧培訓(xùn)班
培訓(xùn)專題內(nèi)容
第一專題：公文寫作基本規(guī)則
第二專題：常用公文起草要領(lǐng)
第三專題：辦公室建設(shè)與管理


第一專題：公文寫作基本規(guī)則

一、認(rèn)識(shí)公文寫作的特點(diǎn)
公文寫作的根本特點(diǎn)：規(guī)范性強(qiáng)
受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言。“以文輔政”
目的：為處理公務(wù)服務(wù)，排斥個(gè)性化寫作。
內(nèi)容：真實(shí)地反映事實(shí)，排斥文學(xué)手法。
格式：具有規(guī)范體式，符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)。
表達(dá)：采用應(yīng)用文體，恰當(dāng)運(yùn)用公文術(shù)語。
時(shí)限：在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。
二、遵循公文格式規(guī)范
依據(jù)國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-1999)
眉首：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)；發(fā)文字號(hào)；密級(jí)與保密
期限；緩急時(shí)限；簽發(fā)人標(biāo)識(shí)；份號(hào)。
主體：標(biāo)題；主送機(jī)關(guān)；正文；附件；生效標(biāo)
識(shí)；成文日期；附注。
版記：主題詞；抄送機(jī)關(guān)；印發(fā)機(jī)關(guān)；印發(fā)日
期；印數(shù)。
三、公文寫作基本步驟與方法
（一）做好準(zhǔn)備工作
思想準(zhǔn)備：接受擬稿任務(wù)后，擬稿人要明確行
文目的？主題？文種？公文重點(diǎn)？
材料準(zhǔn)備：圍繞主題收集材料。
方案準(zhǔn)備：總體構(gòu)思，確定篇章形式與表達(dá)方
式，擬制提綱，確定各部分的基本
框架。
三、公文寫作基本步驟與方法
（二）正式起草階段（操作要領(lǐng)）
擬寫規(guī)范標(biāo)題； 設(shè)計(jì)好開頭和結(jié)尾；
安排主體結(jié)構(gòu)； 確定表達(dá)方式。
注意事項(xiàng)：
（1）接受任務(wù)后抓緊辦理。
（2）根據(jù)提綱有條理地寫作。
（3）聯(lián)合發(fā)文做好協(xié)商工作。
（4）處理好材料和觀點(diǎn)的關(guān)系。
（5）遵循公文格式規(guī)范。
（6）符合文字表達(dá)規(guī)范。
三、公文寫作基本步驟與方法
（三）加工修改階段
作用：保障文稿更加準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練。
范圍：
審讀內(nèi)容：主題、觀點(diǎn)、材料、數(shù)據(jù)等。
推敲文字：字、詞、句、段的訛、奪、衍、倒
方法：
擬稿人讀改法；
請(qǐng)人代改法；
集體討論法；
冷處理法。
四、公文寫作的基本要求
（一）目的明確，行文有據(jù)，主旨單一。
1、明確“為了……”；
2、明確“根據(jù)……”；
3、明確“干什么”。如：請(qǐng)示何事？通知何事？
（二）內(nèi)容合法、務(wù)實(shí)、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。
1、符合法律法規(guī)、上級(jí)規(guī)定、本機(jī)關(guān)既定政策規(guī)章，
這是制定決策和發(fā)文的根據(jù)。
2、從實(shí)際出發(fā)，注意針對(duì)性、真實(shí)性、可行性。
3、符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。（動(dòng)筆前、起草中、完稿后）
四、公文寫作的基本要求
（三）文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)練、得體。
準(zhǔn)確（概念清楚、講究分寸、符合語法、要素規(guī)范）
鮮明（觀點(diǎn)明確、用好標(biāo)題、褒貶得當(dāng)、段旨撮要）
簡(jiǎn)練（錘煉語言、去除空話、控制篇幅、層次分明）
得體（文體要求、書面語言、術(shù)語規(guī)范）
（四）合理組織語言。
表意清晰；合乎事理；搭配合理；
成分完整；語序得當(dāng)。
組織
修改

五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（一）提高邏輯思維水平。
常用思維方法如下：
模式化思維（從不同文種角度思考）
對(duì)象化思維（從收文機(jī)關(guān)角度思考）
辯證思維（全面、發(fā)展、變化地思考）
散點(diǎn)思維（多角度地思考）
求同存異思維（思維與領(lǐng)導(dǎo)趨同）
五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（二）找好角色定位與行文角度
總原則：受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言。
代擬文稿：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)身份和職位特征；
對(duì)外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)的地位特征；
區(qū)別文稿應(yīng)用范圍，內(nèi)外、上下有別。
五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（三）符合行文的邏輯（嚴(yán)謹(jǐn)性）要求
題文相符，首尾呼應(yīng)，前后貫通
橫向（并列）結(jié)構(gòu)
沒有嚴(yán)格的順序要求，重要內(nèi)容前排。
縱向（遞進(jìn)）結(jié)構(gòu)
務(wù)虛到務(wù)實(shí) 或 務(wù)實(shí)到務(wù)虛
提出問題——分析問題——解決問題
為什么——干什么——怎樣干
縱橫結(jié)合結(jié)構(gòu)（總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿）
因果結(jié)構(gòu)（查清問題的調(diào)查報(bào)告）
總分結(jié)構(gòu)（外在的表達(dá)形式）
五、把握公文寫作的基本規(guī)律
（四）認(rèn)真處理好三種關(guān)系
作人和作文的關(guān)系
先作人，后作文。文如其人，人如其文。
有定法和無定法的關(guān)系
文有定法：符合公文法規(guī)與約定俗成的規(guī)則。
文無定法：具體問題具體分析，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)運(yùn)
用和掌握規(guī)則。
文中無我和文中有我的關(guān)系
代表機(jī)關(guān)發(fā)言，不能有“我”的看法。
反映個(gè)人修養(yǎng)，有時(shí)要突出體現(xiàn)“我”的看法。
第二專題：常用公文起草規(guī)范
請(qǐng)示的起草
報(bào)告的起草
通知的起草
怎樣編寫計(jì)劃
怎樣起草總結(jié)
編寫會(huì)議紀(jì)要的要領(lǐng)
領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草
請(qǐng)示的起草
（一）應(yīng)用范圍
1、對(duì)上級(jí)的政策、法規(guī)及文件不理解或不適應(yīng)本單位
情況，需要變通處理的問題，請(qǐng)求上級(jí)予以解釋、
指示與認(rèn)可。
2、請(qǐng)求審批或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的重要文件。
3、請(qǐng)求批準(zhǔn)人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、經(jīng)費(fèi)預(yù)
算以及對(duì)人員或事故的處理。
4、請(qǐng)求協(xié)調(diào)解決本機(jī)關(guān)無法解決的問題。
5、根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項(xiàng)。
（二）請(qǐng)示的分類
1.請(qǐng)求指示：
解決“我們請(qǐng)求該怎樣做”的問題。接
2.請(qǐng)求批準(zhǔn)：
解決“請(qǐng)求批準(zhǔn)我們這樣做”的問題。接
3.請(qǐng)求批轉(zhuǎn)：
解決“我們請(qǐng)求有關(guān)單位這樣做”的問題。接

（三）請(qǐng)示正文的寫作方法
（1）開頭：說明請(qǐng)示的根據(jù)、目的，需要時(shí)明確交代請(qǐng)示事項(xiàng)的背景或理由。
（2）主體：明確提出請(qǐng)示事項(xiàng)。針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)提出本單位的意見、建議或方案。如請(qǐng)示事項(xiàng)存在幾種可能解決的辦法或方案，要提出傾向性意見，積極幫助上級(jí)機(jī)關(guān)出謀獻(xiàn)策，不能簡(jiǎn)單上交矛盾。
（3）結(jié)尾：恰當(dāng)使用結(jié)語。
“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)指示。”
“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)。”
“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)××執(zhí)行。”

（四）起草請(qǐng)示的注意事項(xiàng)
1、行文之前要與主管領(lǐng)導(dǎo)充分溝通；
2、請(qǐng)示理由要充分，要求和建議要具體；
3、嚴(yán)格執(zhí)行一文一事制度；
4、按照隸屬關(guān)系逐級(jí)行文；
5、請(qǐng)示與報(bào)告不能混用。
接范文
接病文

報(bào)告的起草
（一）報(bào)告的用途
用來向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。
注意：報(bào)告與請(qǐng)示的聯(lián)系與區(qū)別。接
（二）報(bào)告的分類
按照內(nèi)容劃分：
綜合報(bào)告；專題報(bào)告。
按照目的劃分：
工作報(bào)告；總結(jié)報(bào)告；情況報(bào)告；調(diào)查報(bào)告；
建議報(bào)告；檢討報(bào)告。
（三）工作報(bào)告正文的寫作方法
開頭：對(duì)前一段時(shí)間的工作狀況作概括性說明。包括：工作針對(duì)的時(shí)間、主要工作項(xiàng)目、工作進(jìn)程、總體效果評(píng)價(jià)等。
主體
重點(diǎn)回顧工作進(jìn)展情況和主要成績(jī)；
提煉工作中取得的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)；
找出工作中存在的主要問題或薄弱環(huán)節(jié)，分析原因，提出改進(jìn)意見與辦法；
提出今后工作的意見或進(jìn)一步做好工作的愿望。
結(jié)尾：使用下列公文術(shù)語
特此報(bào)告，請(qǐng)審閱。
以上報(bào)告如有不當(dāng)，請(qǐng)指正。

（四）注意事項(xiàng)
采用記敘為主的表達(dá)方式。
按時(shí)間順序、工作過程或問題的邏輯關(guān)系，概述工作內(nèi)容及完成情況，避免羅列過多事例。
重點(diǎn)突出，點(diǎn)面結(jié)合。
突出中心工作進(jìn)展情況及主要成績(jī)；在重點(diǎn)敘述的同時(shí)，對(duì)面上的情況要有概括性敘述，適當(dāng)引用數(shù)據(jù)材料，增強(qiáng)說服力。
實(shí)事求是，如實(shí)報(bào)告成績(jī)和不足。
節(jié)儉篇幅。
報(bào)告中不能寫請(qǐng)示事項(xiàng)。接
通知的起草
（一）熟悉用途
用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
（二）把握特點(diǎn)
1.內(nèi)容單純，行文靈活簡(jiǎn)便。
2.表述具體，可操作性強(qiáng)。
3.時(shí)效性強(qiáng)，需要及時(shí)周知或執(zhí)行。
（三）明確分類
1. 指示性通知
2. 規(guī)定性通知
3. 知照性通知
4. 事務(wù)性通知
5. 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、公布性通知
6. 任免性通知
（四）事務(wù)性通知（會(huì)議通知）
篇段合一式：用于小規(guī)模、臨時(shí)性、內(nèi)部會(huì)議
要素：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、會(huì)議名稱等。接
分層表達(dá)式：用于規(guī)格較高、人數(shù)較多、較重
要會(huì)議。
導(dǎo)語部分：會(huì)議目的、根據(jù)、名稱等。
主體部分：分項(xiàng)說明時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、內(nèi)
容、注意事項(xiàng)、聯(lián)系方式等。
結(jié)尾部分：提出準(zhǔn)時(shí)到會(huì)的要求，或用結(jié)語
“特此通知”。接
（五）指示性通知（ 分層表達(dá)式）
導(dǎo)語部分
說明指示事項(xiàng)產(chǎn)生的背景、強(qiáng)調(diào)發(fā)文目的、依據(jù)；或說明問題的現(xiàn)狀、嚴(yán)重性與危害性。
注意：針對(duì)性、表述政策與法規(guī)依據(jù)。
主體部分
圍繞主題，分項(xiàng)說明要求收文機(jī)關(guān)領(lǐng)會(huì)、知曉、執(zhí)行、承辦的事項(xiàng)。
通常包括：基本原則、指導(dǎo)思想、工作任務(wù)、政策措施、方法步驟、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。

結(jié)尾部分 1.意盡言止。 2.請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。 3.圍繞主題發(fā)出號(hào)召。 4.說明注意事項(xiàng)。
（六）撰寫通知的注意事項(xiàng)
1.事務(wù)性通知注意要素齊備，事項(xiàng)具體，讀者無疑問。
講究政策法規(guī)依據(jù)，增強(qiáng)發(fā)文的權(quán)威性。
2.指示性通知注意政策措施的可行性，爭(zhēng)取好效果。
3.講究條理性與邏輯性，便于閱讀領(lǐng)會(huì)理解。
4.注重發(fā)文時(shí)限，
怎樣編寫計(jì)劃
（一）計(jì)劃與管理職能密不可分
管理有四大基本職能：計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。計(jì)劃是管理職能中的首要職能。計(jì)劃的制定與執(zhí)行的好壞，決定一項(xiàng)工作的成敗得失，決定著事業(yè)的興衰存亡。
計(jì)劃的種類、稱謂很多。
（二）計(jì)劃的重要功能
1、指明努力方向，協(xié)調(diào)行動(dòng)步調(diào)。 2、預(yù)測(cè)未來變化，減少不利因素影響。 3、減少浪費(fèi)現(xiàn)象，避免利益損失。 4、加強(qiáng)行為控制，避免無序狀態(tài)。
（三）計(jì)劃的編寫方法
1、標(biāo)題：?jiǎn)挝幻Q、適用期限、內(nèi)容事項(xiàng)、文種

例如： ××區(qū)人事局
2002年軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部培訓(xùn)工作計(jì)劃
2、正文寫法（5 W，1 H） 做什么？為何做？何時(shí)做？ 何地做？誰去做？如何做？
開頭：闡明計(jì)劃的依據(jù)（指導(dǎo)思想；現(xiàn)狀分析；計(jì)劃的總?cè)蝿?wù)；做好工作的意義）
主體：制定計(jì)劃的“三要素”。
目標(biāo)（做什么：具體工作內(nèi)容）
措施（怎么做：工作方式方法）
步驟（何時(shí)做：工作時(shí)間安排）
結(jié)尾：說明注意事項(xiàng)或檢查落實(shí)方法。
描繪前景，鼓舞士氣。
（四）主體內(nèi)容表述方式
開列式：把工作事項(xiàng)逐項(xiàng)列出，分項(xiàng)編寫。
（適合于大型綜合性計(jì)劃）
展開式：圍繞中心工作，將具體目標(biāo)、措施要
求、實(shí)施步驟、依次展開編寫。
（適合于單項(xiàng)計(jì)劃）接
階段式：按工作階段或時(shí)間順序編寫。
（適合于階段性明顯的工作）接
圖表式：將計(jì)劃內(nèi)容列成圖表的主要項(xiàng)目，依
次填寫。（單獨(dú)或作為附件均可）
（五）如何增強(qiáng)計(jì)劃的操作性
內(nèi)容方面：制定科學(xué)合理的目標(biāo)和指標(biāo)。
總目標(biāo)明確、具體、合法、方向正確。
任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求要合理；
任務(wù)的指標(biāo)要能夠考核和控制；
任務(wù)指標(biāo)要相對(duì)穩(wěn)定，可以衡量；
任務(wù)指標(biāo)要符合實(shí)際，可以實(shí)現(xiàn)；
任務(wù)指標(biāo)要有明確的時(shí)間限制。

（五）如何增強(qiáng)計(jì)劃的操作性
形式方面：
要做到表達(dá)簡(jiǎn)要、條理清晰、要素完整
程序方面：
堅(jiān)持民主集中制原則，自下而上，自上而下相結(jié)合，要發(fā)揮上下兩方面的積極性；
善于聽取專家意見。
注意制定預(yù)案，以防不測(cè)。
怎樣起草總結(jié)
（一）含義目的與實(shí)質(zhì)
總結(jié)是對(duì)以往一段工作的回顧與反思,并以書面
形式表達(dá)的事務(wù)性文件。
目的：摸索事物發(fā)展規(guī)律，做好今后工作。
實(shí)質(zhì)：對(duì)人類社會(huì)實(shí)踐的再認(rèn)識(shí)。
（二）功能
1.認(rèn)識(shí)事物發(fā)展規(guī)律，制定切實(shí)的方針政策；
2.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。
3.有助于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作的針對(duì)性指導(dǎo)。
怎樣寫總結(jié)
一、含義目的與實(shí)質(zhì)
總結(jié)是對(duì)以往一段工作的回顧與反思,并以
書面形式表達(dá)的事務(wù)性文件。
目的：摸索事物發(fā)展規(guī)律，做好今后工作。
實(shí)質(zhì)：對(duì)人類社會(huì)實(shí)踐的再認(rèn)識(shí)。
二、功能
1.認(rèn)識(shí)事物發(fā)展規(guī)律，制定切實(shí)的方針政策；
2.有助于推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高管理水平。
3.有助于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位工作的針對(duì)性指導(dǎo)
（三）總結(jié)寫作要領(lǐng)
做好寫前準(zhǔn)備
1.調(diào)查研究，占有資料；
2.歸納整理，篩選材料；
3.學(xué)習(xí)理論，掌握政策；
4.總體構(gòu)思，擬制提綱。
總結(jié)正文的起草要領(lǐng)
前言：
概括工作的基本情況，交代總結(jié)針對(duì)的背景、時(shí)間、工作事項(xiàng)、點(diǎn)明中心思想。
主體內(nèi)容
回顧完成工作情況：內(nèi)容、措施、方法、成績(jī)
提煉工作中的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。
指出存在的不足之處。
今后的努力方向。
結(jié)尾： 簡(jiǎn)要說明今后工作的意見。
（四）主體內(nèi)容表述方式
1.兩段式寫法（采用敘述＋議論方式)
2.概述式寫法（情況—成績(jī)—經(jīng)驗(yàn)—問題—意見）
3.階段式寫法（分階段總結(jié)，注意各階段特點(diǎn)）
4.經(jīng)驗(yàn)式寫法（略寫工作內(nèi)容，重點(diǎn)論述工作經(jīng)驗(yàn)，以便發(fā)揮總結(jié)的指導(dǎo)作用）

（五）如何發(fā)揮總結(jié)的指導(dǎo)作用
1、避免為了總結(jié)而總結(jié)的做法。
2、明確重點(diǎn)，即工作中的成功做法與體會(huì)，取
得成績(jī)的主觀因素。這是總結(jié)的重點(diǎn)。
3、在反應(yīng)新思想、新做法、新材料上下功夫。
4、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的總結(jié)應(yīng)當(dāng)少寫干了什么工作，多
寫工作中的理性思考。
5、加強(qiáng)總結(jié)交流工作。
6、從群眾中來，到群眾中去，資源信息共享。
7、注重經(jīng)驗(yàn)的傳播 ，不能以歸檔為目的。
（六）寫好總結(jié)的注意事項(xiàng)
1、真正重視總結(jié)工作。克服“例行公事”思想，自下而上與自上而下相結(jié)合。只有上級(jí)認(rèn)真讀，才有下級(jí)認(rèn)真寫。
2、運(yùn)用辯證分析的方法。堅(jiān)持兩點(diǎn)論，反對(duì)絕對(duì)化，要實(shí)事求是地總結(jié)機(jī)關(guān)工作。
3、努力做好材料工作，做到觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。既要有豐富材料，又要發(fā)現(xiàn)工作中的閃光點(diǎn)，善于運(yùn)用新材料，掌握全面情況和整個(gè)工作進(jìn)程。堆砌材料是失敗的總結(jié)。
4、注重理性分析。抓住重點(diǎn)問題，注意提煉規(guī)律性認(rèn)識(shí)。
編寫會(huì)議紀(jì)要的要領(lǐng)
（一）會(huì)議紀(jì)要的用途與類型
用途：
會(huì)議紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議的基本情況、主要精神和決定事項(xiàng)，作為會(huì)后傳達(dá)貫徹執(zhí)行的依據(jù)。
類型：
按照會(huì)議紀(jì)要性質(zhì)分：
1、決議性紀(jì)要； 2、部署性紀(jì)要；
3、學(xué)術(shù)性紀(jì)要； 4、消息性紀(jì)要。
按照會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容劃分
1、綜合性會(huì)議紀(jì)要
2、專題性會(huì)議紀(jì)要
（二）會(huì)議紀(jì)要的格式要素
文頭部分：
紀(jì)要名稱、編制單位名稱、編制日期。
主體部分：
標(biāo)題、正文。
文尾部分：
主題詞、報(bào)送單位、印制部門、印發(fā)日期。

（三）衡量會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量的基本標(biāo)準(zhǔn)
1、會(huì)議基本概況交代得清楚；
2、會(huì)議主要精神傳達(dá)得完整。
抓住領(lǐng)導(dǎo)人和權(quán)威人士的發(fā)言。
注意聽取主持人的總結(jié)性意見。
區(qū)分討論性意見和表態(tài)性意見。
以多數(shù)人意見為結(jié)論性意見。
學(xué)術(shù)性紀(jì)要，要寫清一致意見和重要不同意見。
3、會(huì)議決定事項(xiàng)記載得準(zhǔn)確。

（四）會(huì)議紀(jì)要正文寫作要領(lǐng)
開頭：說明會(huì)議概況：時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、
參加人、議題等。（概述或分項(xiàng)式）
主體：介紹會(huì)議主要精神和決定事項(xiàng)：
包括會(huì)議研討的主要問題、會(huì)議意見、
會(huì)議取得的成果、決定事項(xiàng)等。
結(jié)尾：1、號(hào)召干部群眾落實(shí)會(huì)議精神；
2、強(qiáng)調(diào)落實(shí)會(huì)議精神的關(guān)鍵問題；
3、對(duì)會(huì)議作簡(jiǎn)要說明。
（五）正文主體部分表述方式
概述式 ：將會(huì)議主要精神歸納為幾個(gè)部分概述。
適合內(nèi)容較簡(jiǎn)單的辦公會(huì)議。
條款式：將會(huì)議決定事項(xiàng)用條款方式簡(jiǎn)要說明，
以便會(huì)后檢查落實(shí)，明確責(zé)任。
適合現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)和協(xié)調(diào)會(huì)。
歸納分類式：根據(jù)會(huì)議討論內(nèi)容進(jìn)行歸納集中，
分列標(biāo)題。適合專題會(huì)議或理論研討會(huì)。
發(fā)言記錄式： 根據(jù)發(fā)言記錄整理而成，較多保
留發(fā)言原貌，以備查考。
適合日常辦公會(huì)、例會(huì)。
（六）編寫會(huì)議紀(jì)要的注意事項(xiàng)
1、寫作之前做好必要的準(zhǔn)備工作。
2、忠實(shí)于會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會(huì)議決定事
項(xiàng)和主要精神。
3、抓住要點(diǎn)，體現(xiàn)“要”字。
4、語言簡(jiǎn)明，講究邏輯性和條理性。 接

領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草
（一）講話稿的性質(zhì)與文體特征
講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議或相關(guān)公務(wù)活動(dòng)中，發(fā)表正式講話的直接依據(jù)，是為了集中而有條理地表達(dá)思想、傳達(dá)信息、部署工作、闡明觀點(diǎn)、增進(jìn)友誼等目的，事先撰制的具有特定效用的講話文稿。

領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草
（一）起草講話稿的幾個(gè)重點(diǎn)問題

1、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖是關(guān)鍵 領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書思維的原點(diǎn)和立意根據(jù)。
把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，主要包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：
（1）領(lǐng)導(dǎo)的整體工作思路及基本的思想觀
點(diǎn)和意見。
（2）講話所要達(dá)到的基本目的。
（3）領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)行文的具體要求。

（一）起草講話稿的幾個(gè)重點(diǎn)問題
2、做好資料收集工作是基礎(chǔ)
收集資料應(yīng)注意的幾點(diǎn)：
（1）勤于收集
（2）善于收集（重點(diǎn)突出、分門別類）
（3）及時(shí)整理
收集整理資料范圍包括以下幾個(gè)方面：
（1）國(guó)內(nèi)外、本行業(yè)本地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展情況。
（2）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話。
（3）有關(guān)會(huì)議重要信息和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息。
（4）圖書報(bào)刊上的重要理論文章及其有關(guān)資料。

做好資料收集工作是基礎(chǔ)
要力爭(zhēng)“全” ，包括以下七點(diǎn)要求：
（1）客觀與主觀材料相結(jié)合
（2）感性與理性材料相結(jié)合
（3）正面與反面材料相結(jié)合
（4）內(nèi)部與外部材料相結(jié)合
（5）直接與間接材料相結(jié)合
（6）全局與局部材料相結(jié)合
（7）縱向與橫向材料相結(jié)合
（一）起草講話稿的幾個(gè)重點(diǎn)問題
3、加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)是必要條件 （1）注重理論學(xué)習(xí)和政策學(xué)習(xí)。
（2）既要博覽群書，又要針對(duì)工作需要，突出學(xué)習(xí)重點(diǎn)，不斷開拓視野，作到厚積薄發(fā)、運(yùn)用自如。
（3）注重廣泛涉獵各種知識(shí)。
（4）注重積累工作閱歷。

（二）掌握寫作要求與技巧

1、全面正確地把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，明確講話的背景，務(wù)必求得與領(lǐng)導(dǎo)意圖的一致性。
2、主動(dòng)豐富和完善領(lǐng)導(dǎo)意圖，體現(xiàn)參謀助手
價(jià)值。
3、認(rèn)真構(gòu)思和錘煉提綱，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見。
4、努力增強(qiáng)措施和要求的可操作性，突出體
現(xiàn)現(xiàn)行效用。
5、站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題，主動(dòng)換位思考。
如何站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題
從現(xiàn)實(shí)的角度看問題。（當(dāng)前存在的主要問題）
從全局的角度看問題。（與其他單位的差距）
從未來的角度看問題。（今后發(fā)展的獨(dú)到見解）
從實(shí)踐的角度看問題。（目前可以立即解決的問題，怎樣解決問題）
從上下結(jié)合的角度看問題。（與上級(jí)要求相銜接，明確主要差距）
（三）講話稿的格式規(guī)范與文體特征
五大要素
1、講話標(biāo)題
2、講話日期
3、講話人姓名
4、稱謂
5、正文（前言、主體、結(jié)尾）
符合講話稿的文體特征
明顯的口語化特征
飽滿的感情化特征
多彩的藝術(shù)化特征
符合不同場(chǎng)合講話需要
第三專題 加強(qiáng)辦公室建設(shè)與管理

一、辦公室人員崗位認(rèn)知與基本職責(zé)
二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)
三、辦公室辦會(huì)工作基本規(guī)范
四、加強(qiáng)辦公室的日常管理

一、辦公室人員崗位認(rèn)知與基本職責(zé)
（一）辦公室的地位與職能
重要地位：
中心：管理運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息處理中心、文檔管理中心、
會(huì)議管理中心、綜合統(tǒng)計(jì)中心、信訪接待中心。
樞紐：聯(lián)結(jié)決策層與執(zhí)行層的紐帶。
聯(lián)結(jié)各職能部門的紐帶。
窗口：經(jīng)常與外界接觸，辦事效率和工作質(zhì)量及其工作
人員的禮儀風(fēng)范、精神面貌，在很大程度上代表
社會(huì)組織的形象。
職能定位：
行政助手、信息傳輸、綜合協(xié)調(diào)、參謀輔助。

一、辦公室人員崗位認(rèn)知與基本職責(zé)
（二）辦公室工作內(nèi)容與特點(diǎn)
工作內(nèi)容：
按性質(zhì)分：
程序性工作；智囊性工作；臨時(shí)性工作。
按內(nèi)容分：
辦文；辦會(huì)；辦事。（簡(jiǎn)稱“三辦”）
工作特點(diǎn)：
綜合性；服務(wù)性；程序性；被動(dòng)性；機(jī)要性。

一、辦公室人員崗位認(rèn)知與基本職責(zé)
（三）辦公室人員角色定位
辦事員、筆桿子、領(lǐng)導(dǎo)助手、參謀智囊
（四）辦公室工作對(duì)人員的要求
2003年2月6月在中央辦公廳工作會(huì)議上，王
剛主任傳達(dá)了江澤民同志對(duì)中辦工作的幾條指示：
一、要講事業(yè)心和責(zé)任感；
二、要認(rèn)真細(xì)致；
三、要講究程序(不要打亂仗)；
四、要講工作效率。
（四）辦公室工作對(duì)人員的要求
1、思想素養(yǎng)
熱愛本職。干一行，愛一行，專一行。
政治敏銳。從政治角度、大局高度看問題，
處理辦公室工作，聽招呼，能自律，嚴(yán)保密。
責(zé)任感強(qiáng)。將自己的工作職責(zé)與單位的發(fā)
展、集體利益聯(lián)系在一起。這是思想政治水準(zhǔn)的
一種表現(xiàn)。
踏實(shí)肯干。舍得為工作投入。
（四）辦公室工作對(duì)人員的要求
2、業(yè)務(wù)素養(yǎng)
具備較高的政策水平。
具有較強(qiáng)的綜合分析能力。
調(diào)研能力。善于通過調(diào)研掌握大量情況。
思維能力。善于思考問題，抓住關(guān)鍵。
表達(dá)能力。能準(zhǔn)確簡(jiǎn)明地闡述己見。
良好的協(xié)調(diào)能力。
較強(qiáng)的應(yīng)變能力。
（四）辦公室工作對(duì)人員的要求
3、心理素養(yǎng)
心理素養(yǎng)，指人對(duì)環(huán)境及其相互關(guān)系的適應(yīng)能力。
注意力。由于辦公室工作的特殊性，要求對(duì)事物具有職業(yè)的注意力。
調(diào)控力(控制情緒的能力)。
意志力。
（四）辦公室工作對(duì)人員的要求
4、角色意識(shí)
做好辦公室工作，必須強(qiáng)化以下角色意識(shí)：
服從意識(shí) 全局意識(shí) 責(zé)任意識(shí) 創(chuàng)新意識(shí)
奉獻(xiàn)意識(shí) 信息意識(shí) 程序意識(shí) 學(xué)習(xí)意識(shí)
（五）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室人員的期待
領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目
1．他知道你在組織中的職責(zé)范圍和全部活動(dòng)嗎? 他是否了解你的目標(biāo)和意向? 他怎樣將目標(biāo)和意向同組織的總目標(biāo)相結(jié)合?
2．你外出2～3周，是否深信他仍能認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理你交辦的各項(xiàng)工作?
3．他是否幫你安排活動(dòng)日程、協(xié)調(diào)約會(huì)，使你如期踐約，一切不用你催促? 他是否很會(huì)安排時(shí)間?
4．別人不提醒，他能否主動(dòng)完成你交給的任務(wù)?
領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目
5．他對(duì)待你的同事、來訪者是否有禮貌? 能尊重人、肯幫助人、把別人的事放在心上嗎?
6．他是一個(gè)富有想象力和創(chuàng)造力的人嗎? 能否提出一些新的設(shè)想和建議供你參考，能否經(jīng)常采用新方法改進(jìn)工作? 能否制訂新的工作制度或工作程序? 他的工作有條理嗎?
7．他是一個(gè)機(jī)智的人嗎? 能否主動(dòng)地解決一些問題而不麻煩你?他害怕困難嗎?
8．他能否提高文件運(yùn)轉(zhuǎn)效率? 能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)你辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導(dǎo)人正等著看的文件? 能否及時(shí)地從其他領(lǐng)導(dǎo)那里取來你正需要的文件?
領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目
9．他所具備的辦公技能(例如電腦操作、文字處理、文件歸檔、接打電話、接待服務(wù)等)是否無可指責(zé)?
10．他在危急關(guān)頭是否沉著冷靜? 當(dāng)你承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時(shí)，他是否仍能平靜地繼續(xù)工作?
11．他對(duì)你的忠誠(chéng)值得信賴嗎? 你能把一些機(jī)密信息資料委托給他嗎?
12．他是否有較廣的閱讀面和知識(shí)面? 是否經(jīng)常提醒你注意本單位及與你個(gè)人有關(guān)的出版物?
領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目
13．他是否成為本單位有價(jià)值的信息來源? 而這些信息靠你自己很難獲得、不便獲得或不能獲得?
14．他是否有個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃? 是否學(xué)習(xí)管理方面的知識(shí)或參與管理活動(dòng)? 是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顧客，你的行業(yè)?
15．他語言表達(dá)是否清晰? 能否以書面或口頭方式簡(jiǎn)要匯報(bào)情況? 能否準(zhǔn)確地傳達(dá)你的指示? 能否了解你關(guān)于某項(xiàng)政策和行動(dòng)的想法，并把它準(zhǔn)確地傳達(dá)給別人?
16．他是否按時(shí)完成每天的工作? 是否根據(jù)需要自愿在休息時(shí)間加班?
領(lǐng)導(dǎo)測(cè)評(píng)辦公室人員的20道題目
17．他能否像管理者那樣，必要時(shí)將未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
18．在你不插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事?
19．在調(diào)研工作中他是否稱職? 能否收集資料、調(diào)查事情經(jīng)過，并寫出有事實(shí)、有分析、有建議的調(diào)查報(bào)告?
20．他是一個(gè)細(xì)心的人嗎？能否記住一些重要日期(如紀(jì)念日、某人生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等)，代你為上級(jí)、家庭或顧客安排好慶祝、慰問或相應(yīng)活動(dòng)?
啟示……
二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)
（一）辦公室建設(shè)方向
1、不斷優(yōu)化硬件和工作環(huán)境
2、積極推進(jìn)建章立制工作
3、努力營(yíng)造和諧人文氛圍
4、大力倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)精神
（二）建設(shè)“形象工程”——辦公室禮儀常規(guī)
良好的禮儀形象
良好的電話形象
良好的文字形象
良好的語言形象
二、加強(qiáng)辦公室建設(shè)
（三）人人爭(zhēng)作辦公室受歡迎的人員
1、分內(nèi)工作決不推托，并主動(dòng)協(xié)助同事工作；
2、掌握自己的情緒，做情緒的主人；
3、把同事當(dāng)作客人，盡力做到同事滿意；
4、懂得鼓勵(lì)他人，用贊揚(yáng)代替批評(píng)；
5、隨時(shí)讓同事知道你對(duì)他的感激；
6、尊重個(gè)人隱私，公私之間分明；
7、樂于向同事提供資訊與經(jīng)驗(yàn)，分享成功快樂；
8、不居功自傲，有容人雅量。
三、辦公室辦會(huì)工作基本規(guī)范
（一）會(huì)議服務(wù)的基本內(nèi)容
會(huì)前準(zhǔn)備工作
1、設(shè)立會(huì)議承辦部門和服務(wù)機(jī)構(gòu)
2、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議目標(biāo)和議題
（1）確定會(huì)議目標(biāo)
（2）擬訂會(huì)議議題
3、擬訂會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算和會(huì)議方案
（1）擬訂會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)算
（2）擬定辦會(huì)方案
（一）會(huì)議服務(wù)的基本內(nèi)容
會(huì)前準(zhǔn)備工作
4、確定會(huì)議的議程、日程和程序
5、分工撰寫會(huì)議文件
6、確定與會(huì)人員名單以及會(huì)議編組方案
7、會(huì)場(chǎng)的布置工作
營(yíng)造會(huì)議氣氛
會(huì)場(chǎng)格局與座次
主席臺(tái)的布置
懸掛會(huì)標(biāo)
設(shè)施準(zhǔn)備
8、食宿、交通、醫(yī)療、保健等準(zhǔn)備。
（一）會(huì)議服務(wù)的基本內(nèi)容
會(huì)中服務(wù)工作
1、報(bào)到與接待工作
2、會(huì)議簽到
3、會(huì)場(chǎng)服務(wù)與管理
會(huì)前檢查會(huì)場(chǎng)
引導(dǎo)座位、維護(hù)秩序
做好會(huì)場(chǎng)事務(wù)工作
會(huì)后檢查會(huì)場(chǎng)
4、做好會(huì)議記錄
5、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)
6、安全保密工作
（一）會(huì)議服務(wù)的基本內(nèi)容
會(huì)議善后工作
1、做好相關(guān)文字工作
整理會(huì)議記錄
編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)
會(huì)議文件制發(fā)
文件整理與保管
2、認(rèn)真做好會(huì)議總結(jié)
3、做好會(huì)議的宣傳報(bào)道工作
4、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦工作
5、會(huì)議收尾工作
（二）做好會(huì)議服務(wù)工作的技巧
其一：領(lǐng)會(huì)“一個(gè)精神”
指的是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于舉辦會(huì)議的指示精神。辦會(huì)人員要主動(dòng)、全面了解領(lǐng)導(dǎo)的指示意見、思想意圖，了解得越透徹、越準(zhǔn)確、越詳細(xì)越好，切實(shí)做到全局在胸。
其二：構(gòu)思“一個(gè)方案”
指的是籌辦會(huì)議的具體依據(jù)。方案要思路清楚，詳細(xì)周到，簡(jiǎn)潔明快，科學(xué)可行。
1．整體性原則
2．動(dòng)態(tài)性原則
3．超前性原則
（二）會(huì)議服務(wù)技巧
其三：擬定“一個(gè)程序”
是指把握整個(gè)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議環(huán)環(huán)相扣，合理有序，開得緊湊，開出氣氛。要把握好三個(gè)環(huán)節(jié)：
1、把握重點(diǎn)程序。
2、把握會(huì)場(chǎng)布置。
3、把握會(huì)議細(xì)節(jié)。
其四：準(zhǔn)備“一套文件”
是指準(zhǔn)備好會(huì)議文件，這是籌辦工作的重要內(nèi)容，也是會(huì)議成功召開的主要標(biāo)志，應(yīng)盡早準(zhǔn)備。
其五：保證“一支隊(duì)伍”
有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、善合作的隊(duì)伍。
（三）會(huì)議服務(wù)與管理要求
服務(wù)要求
1．準(zhǔn)備工作要細(xì)致充分
2．組織工作要嚴(yán)密協(xié)調(diào)
3．服務(wù)工作要周到熱情
4．善后工作要及時(shí)穩(wěn)妥
管理要求
1．要精簡(jiǎn)可開可不開的會(huì)議
2．要提高會(huì)議效益與效率
3．要努力改變會(huì)議作風(fēng)
4．要努力降低會(huì)議成本
四、加強(qiáng)辦公室的日常管理
（一）辦公室管理的三維空間
辦公室管理的實(shí)施環(huán)節(jié)
辦公室管理的基本方式
辦公室管理的條件保障
改進(jìn)和完善辦公室的管理，提高辦公室管理水平，必須圍繞上述三個(gè)維度思考和實(shí)踐。
四、加強(qiáng)辦公室的日常管理
（二）嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事
1、領(lǐng)導(dǎo)意圖的含義
領(lǐng)導(dǎo)意圖：領(lǐng)導(dǎo)在布置工作、下達(dá)任務(wù)、發(fā)出指令時(shí)的本意及其希望達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)或目標(biāo)。
2、獲取領(lǐng)導(dǎo)意圖的途徑
從主動(dòng)詢問中獲得；
從領(lǐng)導(dǎo)批示中領(lǐng)會(huì)；
從平時(shí)言談中捕捉；
從講話材料中把握；
從積零為整中綜合。
3、明確領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室人員的期待
四、加強(qiáng)辦公室的日常管理
（三）處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的原則、方法與藝術(shù)
辦公室人員既要為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，也要為領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)。他們與領(lǐng)導(dǎo)者形成了一種特定的人際關(guān)系。要為領(lǐng)導(dǎo)提供滿意的服務(wù)，就必須善于處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。要講究的方法與要領(lǐng)：
了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)
適應(yīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)
尊重上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)
支持上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)

四、加強(qiáng)辦公室的日常管理
（四）加強(qiáng)機(jī)要管理，保證安全運(yùn)轉(zhuǎn)
（五）加強(qiáng)時(shí)間管理，實(shí)現(xiàn)雙效合一
（六）辦公室工作的基本規(guī)則
衷心感謝各位領(lǐng)導(dǎo)和同志
歡迎大家批評(píng)指正
愿與大家更多交流

辦公室工作規(guī)范與技巧培訓(xùn)班(ppt)