秘書時(shí)間管理(ppt)
秘書時(shí)間管理
roger’s 時(shí)間管理方法論
愿此時(shí)間管理可以有效提升學(xué)員的工作效能并且增加各位可用的時(shí)間. 多出來的時(shí)間請(qǐng)留給關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人.

您的時(shí)間資源在那里, 您的成就就在那里.
時(shí)間管理 大綱
一.什么是時(shí)間管理 (30 min)
二.如何提高工作效率 (30 min)
三.備忘錄實(shí)作 (40 min)
四.執(zhí)行能力的強(qiáng)化 (20 min)
在開始之前
請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問題
找出你心的中優(yōu)先順序
當(dāng)你知道你只剩下三天的時(shí)間, 第一個(gè)浮現(xiàn)在你腦海的人是誰? 他是你最關(guān)心的人. 第一件浮現(xiàn)你腦海的事情是什么? 那是你認(rèn)為最重要的事情
可是平時(shí)當(dāng)你掉到忙碌的陷阱時(shí)做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?
你知道你可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是3天? 好吧, 就把今天當(dāng)作是你的最后1天吧!

人, 為何安于現(xiàn)狀?
為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安于現(xiàn)狀
1.無奈
2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的
3.或者是不確定改變之后會(huì)更好
我們明明時(shí)間管理不好, 卻不想要去改善它. 因?yàn)槊Φ脹]有時(shí)間做時(shí)間管理嗎? 因?yàn)楦? 所以才更要花時(shí)間做時(shí)間管理.
時(shí)間管理從那里開始
時(shí)間管理不是因?yàn)閷W(xué)習(xí)時(shí)間管理才會(huì)時(shí)間管理, 而是從你不滿足于現(xiàn)狀, 或者是想要有更好的時(shí)間管理開始
沒有人可教你時(shí)間管理, 除了你自己覺得需要的時(shí)候
再來是你需要一個(gè)新的思考方式. 什么是新的思考方式呢?
請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B 距離最短, 但是橋不可斜著搭
有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形
你可知道為何會(huì)想不出來?
因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣
但是假設(shè)你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問題
而roger 的時(shí)間管理方法論就是一個(gè)新的思考方法, 你只要了解, 接受, 執(zhí)行, 持續(xù)的做就會(huì)得到一個(gè)良好的時(shí)間管理習(xí)慣

你的時(shí)間管理目標(biāo)設(shè)定
幫自己設(shè)定個(gè)目標(biāo)吧
比如說: 三個(gè)月之后自己做完原有的事情后, 時(shí)間還可多出30%
你的期望: 不把工作帶回家; 假日不用趕到公司; 一天花幾個(gè)小時(shí)陪陪家人或者是你最關(guān)心的人; 一個(gè)禮拜花些時(shí)間到外面走走…

時(shí)間管理是什么?
先了解時(shí)間管理不是什么?
時(shí)間本身不是問題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣多
所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間多少, 而是在于
自己如何善用及分配你自己的時(shí)間…關(guān)注
如何有效率的把事情做出來…效率
如何做最好的時(shí)間規(guī)劃…計(jì)劃
如何說到做到…執(zhí)行力
持續(xù)時(shí)間管理的做法…習(xí)慣養(yǎng)成
時(shí)間管理是什么?
時(shí)間管理是讓自己更有績效, 更富效能
效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完
效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的意見, 找到最佳方法, 事先有計(jì)劃地做事情
時(shí)間管理從良好的計(jì)劃開始, 良好的計(jì)劃又從行動(dòng)開始. 有計(jì)劃沒行動(dòng), 達(dá)成率為零. 有行動(dòng)沒計(jì)劃容易浪費(fèi)時(shí)間在修正錯(cuò)誤上, 所以兩者應(yīng)該并重
讓我們先來討論…
準(zhǔn)備: A4白紙, 一般書寫筆(紅,黑,藍(lán)筆)

請(qǐng)分組每組5-6人
請(qǐng)寫出每天S.花在工作最多的時(shí)間是什么?
請(qǐng)寫出每件工作平均花掉多少你多少時(shí)間?
每件事情請(qǐng)判斷它是急或不急, 重要或不重要
請(qǐng)按照所花時(shí)間最多排序下來
每組只要報(bào)告10個(gè)
每一組指派一位代表報(bào)告
時(shí)間管理架構(gòu)
請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序
正確的行事優(yōu)先順序

陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì)
Reaction消極回應(yīng) v.s. Proaction 積極掌握
積極掌握就是擬定計(jì)劃, 做好事情事先的準(zhǔn)備, 不要等事情發(fā)生了再來補(bǔ)救. 譬如說客戶的要求事先未澄清, 做出好幾千個(gè)產(chǎn)品后再來修補(bǔ), 要花多少時(shí)間呢? 而客戶會(huì)如何想呢
最好的控制是預(yù)防
不合理的時(shí)間配置
明智的時(shí)間配置
如何克服忙與盲的窠臼
第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決.
第二件事情是再多花一點(diǎn)時(shí)間, 去想想以后要怎么做才能不用處理這些事情, 或者不用這么緊張地處理這件事情.
一天的時(shí)間要花大部份時(shí)間在思考事情要怎樣做是最節(jié)省時(shí)間最不花力氣的. 而不是很快的把已經(jīng)發(fā)生的事情處理完畢

陷阱二: 拖延
除了第四項(xiàng)以外, 其它的做起來都不太愉快
不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情
克服1.成本/效益分析法
成本

好處
克服2.思維習(xí)慣的改變
這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我立即將它做完, 以便盡早忘掉它.
養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣
將事情切成好幾塊小塊任務(wù), 快速地完成每一塊的任務(wù)
先完成容易的部份, 讓事情有進(jìn)度, 再完成最關(guān)鍵的20%, 讓事情看起來像做完80% 一般. (大塊時(shí)間法則)

陷阱三: 事必躬親
諸葛亮凡事必躬親, 后來過勞而死.
為何需要事事躬親?
要求標(biāo)準(zhǔn)過高
不放心部屬, 不信任部屬
因?yàn)榕虏繉偃〈?
灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可以學(xué)習(xí)處理事情也學(xué)習(xí)獨(dú)當(dāng)一面. 過程給予重點(diǎn)的輔導(dǎo), 上軌道之后即完全授權(quán), 但是授權(quán)卻不授責(zé)
陷阱四: 有求必應(yīng)
受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要
每個(gè)人都有一個(gè)好朋友, 叫“施小惠”, 可以適當(dāng)?shù)亟邮?
不自量力而接受他人請(qǐng)托只有兩種結(jié)果, 一是累死自己, 二是信用受損
努力自己茁壯成為大樹, 讓自己的果實(shí)惠及眾人
結(jié)論是…
時(shí)間管理架構(gòu)
如何提高工作效率
提高工作效率的三方法三法則
三個(gè)方法
1. 了解自己每天不同時(shí)段體力的分布狀況來決定要做什么樣事情
2. 讓自己充滿活力, 最簡(jiǎn)單的方法, 就是養(yǎng)成每個(gè)禮拜固定運(yùn)動(dòng)的好習(xí)慣
3. 均衡的生活作息, 培養(yǎng)一個(gè)良好的嗜好
三個(gè)法則
1. 批次處理法則. 集中時(shí)段處理所有性質(zhì)相同的事情
2. 80/20 法則, 這法則是在有限的時(shí)間挑選出重要的事情來做

3. 高效率法則: roger 大塊時(shí)間法則

批次處理法則
一段時(shí)間處理同一性質(zhì)的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數(shù)量才處理
如果個(gè)別處理或出現(xiàn)才處理會(huì)把自己的時(shí)間切割成很多片斷, 譬如看Email, 接電話, 或者是不速之客的打斷都是…
一次只專心完成一整塊的任務(wù), 不要心有二用, 避免出錯(cuò)反而要花更多的時(shí)間處理后續(xù)的問題
80/20 法則
the Vital Few & the Trivial Many
柏拉圖法則
花最少的力氣, 獲得最多的效益
你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20%的時(shí)間=>也就是說80%的努力是與成果低相關(guān)的
80/20 原理意示圖
roger 大塊時(shí)間法則: 30/90法則
大塊時(shí)間法則是培養(yǎng)工作情緒的法則, 前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進(jìn)度; 后90分鐘做最重要的事情.
盡量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知周遭的人或者主動(dòng)拒絕干擾
養(yǎng)成習(xí)慣一天至少一塊大塊時(shí)間, 每天保有基本的績效, 有心情時(shí)再做第二塊, 則有高績效
大塊時(shí)間三步曲
1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做的, 重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序
2. 前30 分鐘完成最容易完成的事情, 時(shí)間一到不管有沒有做完就切到重要事情上
3. 后90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時(shí)一直做下去也無所謂
有空的時(shí)間再來做其它未完成容易的事

大塊時(shí)間示范
良好的時(shí)間管理來自于計(jì)劃
花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法
計(jì)劃是什么?
S.要往哪里去?
目標(biāo)設(shè)定 (目的)
S.如何去?
目標(biāo)如何達(dá)成 (手段)
執(zhí)行是從那里展開
時(shí)間管理的利器: to-do List
如何計(jì)劃要執(zhí)行的事項(xiàng)
列出ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務(wù)項(xiàng)目展開
要設(shè)計(jì)有 Check Box, 如: □ for 
要把計(jì)劃外的變數(shù)(如:突發(fā)狀況)也納入考量, 如工作時(shí)間乘上1.5倍
每天下班后花10分鐘檢討今天做的事情及計(jì)劃明天要做的事情
備忘錄 實(shí)作
1.制作當(dāng)天個(gè)人約會(huì), 會(huì)議及例行事項(xiàng)放入
2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突發(fā)的事, 可以先緩一緩的事
3.依照大塊時(shí)間法則擺入. 執(zhí)行完畢后□打勾
4.下班時(shí)將今天沒有做完的+明天的要做事情再重寫一張

時(shí)間: 20 分
請(qǐng)準(zhǔn)備書寫紙兩張

執(zhí)行能力的強(qiáng)化
良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成
兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q
養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣
可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成
每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時(shí)
“執(zhí)行”的寫照
Just Do It
奉備忘錄的 To Do-Check List 如圣旨
行動(dòng)才是企劃的開始
把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%
執(zhí)行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷
“執(zhí)行”的需要與不需要
不需要
退卻
思考, 猶豫
需要
“蝦米都不驚”, 勇往直前
毅力
轉(zhuǎn)彎
韌性
執(zhí)行不是一成不變的
合理性 Reasonable 表示用心
試探一下是不損傷毫發(fā)的
平時(shí)基本觀念(Sense)的建立, 在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果
應(yīng)變的意示圖: 投石問路
Buffer 緩沖區(qū)
并不是每件事情都那么的急
如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉, 相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的
所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們
如何處理情緒低潮
每天至少完成一件事情
完成事情的定義
完整的
相關(guān)的
善后的
記錄的文件
通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情
個(gè)人習(xí)慣的養(yǎng)成
當(dāng)你了解了某一個(gè)觀念, 如WBS, 大塊時(shí)間法則, 進(jìn)而接受它執(zhí)行它時(shí), 經(jīng)過廿一天之后你就可以把這個(gè)觀念內(nèi)化, 并且將這種做法化為生活中的習(xí)慣…這就是習(xí)慣養(yǎng)成法則
當(dāng)你覺得需要時(shí)間管理, 去做時(shí)間管理, 得到實(shí)質(zhì)的好處, 更強(qiáng)化自己時(shí)間管理的動(dòng)機(jī), 成為一良好的正向循環(huán)
我的成功和快樂的定義就是…

秘書時(shí)間管理(ppt)