商品基本資料管理系統(tǒng)(ppt)
商品基本資料管理系統(tǒng)
一、寫商品基本資料管理系統(tǒng)工作流程
采購填寫 課長審核并簽字

商品部處長確認并簽字 錄入組輸入
二、商品基本資料的內容
1、一個商品資料對應一個貨號，貨號為6位數(shù)字，由電腦自動產生，其為七的倍數(shù)，如：000007、000021、000028等。
貨號是商品的身份號碼，一一對應，不可重復。
可利用其查詢商品資料內容及變價作業(yè)等，但
負責商品的采購往往會疏忽，同一商品重復建
檔而造成多貨號的情形。例如：同一商品有A、
B兩種貨號，用A貨號進貨，B貨號銷售，造成B
貨號負庫存的情況，盤點的困擾，是否用A貨
號還是B貨號來盤點其成本不一致的狀況。
2、填寫品名與規(guī)格
品名為30碼字節(jié)15個漢字、規(guī)格為16碼字節(jié)8個漢字，以（品牌+品名+規(guī)格型號+銷售單位）為填寫原則，盡量詳細表達商品內容、規(guī)格型號及銷售單位，便于商管收貨的人工判斷正確性以及收銀銷售時對商品實物與POS機上價格是否一致，及商品包裝入數(shù)與售價是否合理。如果能落實此規(guī)范建檔亦可避免造成一商品多貨號的情形產生，亦可利用品名來查詢單品資料。EX：白蘭氏傳統(tǒng)雞精42克*6瓶/盒、人頭馬XO700ml/瓶。百貨類商品其規(guī)格型號功能應標明清楚；雜貨類商品其重量、數(shù)量、包裝人數(shù)、口味；生鮮類其重量、單位。

（1）品名、規(guī)格、包裝與現(xiàn)有商品完全一樣的可以沿用現(xiàn)有的貨號
（2）品名一樣，規(guī)格不一樣，需重建商品檔，新給一個貨號
（3）品名、規(guī)格一樣，包裝不一樣，新給一貨號，重建商品檔
（4）新品名、新規(guī)格、新增一個貨號
3、分類碼
可分為處、課、大分類、中分類、小分類，一位數(shù)代表處、二位數(shù)代表課別、三位數(shù)代表大分類、四位數(shù)代表中分類、五位數(shù)代表小分類。
如：34005是冷藏柜的分類碼，第一位3即表示是三處，34則說明是34課家電課，340就是大分類，3400為中分類，34005五位數(shù)是小分類，分類碼處應填寫小分類。
4、產地
12個字節(jié)6個漢字，可以描述商品是哪個省、哪個市地區(qū)，此欄住可設定打印在價格牌、符合規(guī)定，填寫表格時仍必需使用中文字。
EX：福建省福州市、廣東省廣州市等
5、國別
3碼文字，3位代碼描述商品生產國家，此欄位可設定打印在價格牌、符合規(guī)定，填寫表格時仍必需使用中文字。
EX：馬來西亞、美國、英國等
6、等級
“1”代表正品

“2”代表普通品
7、商品種類
商品分為四種類分S/P/W/Q是非常重要欄位，輸入組新建存檔后無權限直接修改。
S 標準商品 如書以本為單位出售、衣服以件為單位出售。好又多賣場常用的商品種類是S—標準商品（除生鮮部門處）。也就是正常商品。
P 價格商品 一般以專柜商品為主，當POS機刷此條碼時，則提示收銀員輸入此商品之價格，此商品需貼價格標。

W 重量商品 以重量為單位，雞、肉、魚等，一般為生鮮處商品、雜貨處散裝糖果等所采用的商品種類。
W：系統(tǒng)根據(jù)此代碼之商品，下傳至磅秤機產生18碼的25交錯式條碼組成為（2+貨號+價格+重量+檢查碼），且其售價會與商品主檔之售價比較，以較低為主。
Q 計量商品 按個、只、條等數(shù)量為單位來出售商品，如面包、蛋糕等。
8、條碼
條形碼有好又多店內碼（8位）、國際碼（13位）、磅秤碼（18位）等，一個商品可以包含多個條碼，但只能有一個主條碼，即當前所用的條碼為此商品的主條碼，同時一個商品所包含的幾個條碼也同時可以使用，而一個條碼只可屬于一個商品貨號，不可能又用到其他貨號上。當在建檔時，如果出現(xiàn)條碼重復時，則可能發(fā)生一物多貨號的情形，甚至可能發(fā)生廠商給的條碼是錯的，所以采購要嚴格要求條碼的正確性。
9、主要廠商
在建商品基本資料之前，它所屬的廠商基本資料一定要先建檔，等廠商基本資料生效后，才可進行新增商品基本資料，填寫主要廠商這一欄，直接填上廠編：如廠編為100010其為6位數(shù)，前兩位為課別，后四位為序列號。一個商品可以包含多個廠商，但只能有一個是主廠商即當前所使用的廠商為主廠商，一個廠商可以有多個商品貨號。
10、單位
4碼2個漢字，描述商品最小銷售包裝，如T恤以件為單位，情人梅以包為單位等。建商品檔時，單位的設置很重要，在盤點過程中，經常出錯的地方就是單位，特別是生鮮處，例如：A貨號建檔時是以包為單位，也就是以包為單位進貨，到了盤點時卻又以箱為單位來盤點，這樣就造成了庫存數(shù)量的不符。所以在使用到單位時，一定要前后一致，以什么單位進貨，以什么單位銷售，也一定要以什么單位來盤點，而且設置單位時，盡量以商品的最小銷售包裝為標準來設置，比如飲料課可口可樂最好以瓶為單位進貨，而最好不以箱為單位進貨。
11、裝箱數(shù)
描述廠商送貨時以銷售單位的裝箱數(shù)量。比如：花生油每箱有6瓶，則它的裝箱數(shù)即為6。
12、訂貨倍數(shù)必須是裝箱數(shù)的倍數(shù)
如：裝箱數(shù)為5，則訂貨倍數(shù)就一定要是5、10、15等。
13、含稅進價（小數(shù)點二位）
進價必須輸入且需真實商品進價，否則第一次建檔對平均成本有很大的影響尤其是生鮮自制品。
如：面包
建檔方式：面包大概毛利率25%
以售價反推其成本也就是其進價
售價=10元
進價=10*（1-0.25）=7.5元
14、折扣率
目前無使用
15、實含稅進價
實含稅進價=原含稅進價*（1-折扣率）
16、進項增值稅率
進項增值稅率（0、6、10、13、17%）這一欄，除了10%是為初農處，其它的全屬一般。0%是除了農副產品外的一部分廠商無法提供增值稅發(fā)票而用的稅率，也就是說開普通發(fā)票不能抵稅，例如：農業(yè)生產者的自產農業(yè)產品。4%、6%是小規(guī)模納稅人商品的稅率別，（一年銷售額不能達到180萬的廠家）。10%是自產自銷的農副廠品，屬于低稅率，比如：青菜、西紅柿等，也就是免稅農業(yè)產品。一般用在生鮮處和雜貨處的雞蛋商品。13%是農副產品的稅率，如大米、油等。這種農副產品是有一定規(guī)模的廠商。17%是標準、一般商品的增值稅。
17、銷項增值稅
銷項增值稅：5%、13%、17%
18、進價生效基準日
有訂貨日與交貨日兩種，進價要在訂貨日當天生效的就填寫依訂貨日，要在交貨日當天生效的就填寫依交貨日。
例如：A商品的原進價10元，期間特
進價2/1——2/14為8元
訂單日1/30日 交貨日2/7日
如商品檔是依訂單日則進價為10元；交貨日則為8元。
19、毛利率
自動計算（售價—進價）/銷價
20、刪除狀態(tài)
是用來記錄該筆商品資料值的使用狀態(tài)，有三種狀態(tài)：
“0”代表不刪除 可進貨可出售可退貨
“1”代表即將刪除 不可進貨可出售可退貨（也就是說有庫存，但不能再進貨可銷售）
“2”代表已刪除 不可進貨不可出售不可退貨
營運部門商品不能刪除2狀態(tài)，只能作刪除1狀態(tài)。而2狀態(tài)是指前一年度無進貨和銷貨，電腦會自動刪除。
21、資料完整
Y/N
Y—可將此商品資料下傳分店系統(tǒng)
N—不下傳

22、訂貨方式
RPS訂貨
電話訂貨
永續(xù)訂貨
總公司訂貨
RPS訂貨
也稱為電腦產生電腦自動建議訂單，商品由電腦產生建議量，每天早上電腦會自動跑出RPS表單。
方式有兩種：A、低于安全庫存之商品，產生訂購建議量 B、平均銷量、庫存數(shù)、在途訂貨量和預定進貨日期，互相比對，產生訂購建議量。
RPS訂貨
RPS訂貨有三種狀態(tài)：
出RPS可轉訂單：電腦產生訂購建議，可轉為單據(jù)型之正式訂單；也就是將RPS報表之明細轉為訂單（自動）。
出RPS不轉訂單：電腦會產生訂購建議量，不可轉為正式訂單；出現(xiàn)RPS明細，但不轉訂單。
暫停RPS：不產生電腦訂購建議值
RPS訂貨
RPS相關資料：電腦根據(jù)庫存，日均銷量，廠商送貨時間，RPS時間列印出，各主管根據(jù)RPS來修改，晚上轉RPS資料為訂單。
電話訂貨
也可稱人工訂單，人工訂單就是有錄入組key入完成作業(yè)，在分店下補貨訂單當天生效，流水號從1開始。
永續(xù)訂貨
通常為生鮮部門所用的訂貨方式，就是列印出各廠家商品資料，由營運部門手填寫訂貨量后下訂單，進貨時再由收貨處KEY入數(shù)量。
總公司訂貨
在總公司下訂單，隔天生效，流水號從5001開始。
23、是否暫停訂貨
新增時，系統(tǒng)預設為“N”，修改時，僅可輸入Y/N，當刪除狀態(tài)為1—即將刪除或2——已刪除時，就一定是“Y”，無法修改，且不可進行任何訂貨動作
24、是否暫停銷售
新增時，系統(tǒng)預設為“N”，修改時僅可輸入Y/N，下傳商品資料到收銀機時，會判斷此狀態(tài)值，當此狀態(tài)值為“Y”時，該商品會下傳至收銀機并自收銀機中刪除該資料。
25、是否可退貨
新增時，系統(tǒng)預設為“Y”，修改時，僅可輸入“Y/N”，當值為N時，不可進行任何退貨動作，但在建廠商資料檔時，廠商提供憑證為一般發(fā)票時，電腦自動默認為不可退貨。
26、分店可變價
根據(jù)此設定，決定分店對此商品是否有權變價。
27、貼標指示
自貼：由營業(yè)人員自行貼條碼標簽
廠貼：由廠自行貼標
不貼切：商品由原印國際條碼
28、標簽含售價
標簽含售價：Y/N
標簽上是否打印銷售價格
29、是否為提貨區(qū)商品
是否為提貨區(qū)商品：Y/N
大型家電、憑卡付現(xiàn)再提貨
30、是否為專柜商品
所謂專柜商品是他人租用場地來出售他們自已的商品，是專柜商品的月末電腦會自動歸零（庫存變?yōu)?）
如：徐福記果凍是專柜商品則在建檔時要填寫“Y”是專柜商品，平時電腦只記錄果凍出售情況而不記錄其進貨情況，到月末電腦自動歸零，將庫存變?yōu)榱銧顟B(tài)。
31、注意事項
生鮮處還必須要注意磅秤品名一定要與商品品名一致以及保存天數(shù)及單位的設置
商品資料內的進價、售價一經建檔，就不能進行直接修改，要變動進售價必須填寫變價申請單做商品變價動作。


32、在商品查詢時
按F7鍵求助如下：
F1—查多條碼
F2—查多廠商
F3—查變價
F4—查及時庫存（分店專用）
F8—查進銷存資料

按F8鍵求助如下：
1—查訂單
2—查進退貨
3—查五周進貨
4—查五周扣補
5—查銷售
6—查五周銷售
7—查銷退
8—查庫存異動
請選擇查詢種類：［］

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