一、新時(shí)期檔案工作中存在的主要問題

　　1.國家檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒有體現(xiàn)時(shí)代和地方特征?需不斷加以優(yōu)化

　　目前?在國家綜合檔案館保存的檔案中?存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問題。在檔案的來源上?一般僅有本行政區(qū)域一級機(jī)構(gòu)的檔案?二、三級機(jī)構(gòu)的檔案甚少?而且難以反映我國社會(huì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌以來公有制為主體、多種經(jīng)濟(jì)成份并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況。漂河市5家國家綜合檔案館保管著61 0個(gè)全宗的檔案?其中一級機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為34 7個(gè)?二級機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為173個(gè)?89個(gè)二級機(jī)構(gòu)全宗在市檔案館?縣區(qū)檔案館二級全宗數(shù)量少?有的縣檔案館甚至沒有保管二級機(jī)構(gòu)的檔案。來源的單一性決定了館藏檔案不能全面客觀地反映漂河市新時(shí)期社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)全貌。二是在檔案的內(nèi)容上?記載國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)方面的檔案多?與人民群眾聯(lián)系密切的檔案內(nèi)容少;反映宏觀管理方面的檔案居多?體現(xiàn)地方優(yōu)勢的各類特色檔案少。漂河市國家綜合檔案館的檔案多來自于黨政機(jī)關(guān)?其內(nèi)容也主要是反映國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)?近年來?雖然在地方特色檔案建設(shè)上下了功夫?但全市保存的地方特色檔案只有65種?還不能真實(shí)地全面地反映出漂河地方特色。三是在檔案的門類上?文書檔案居多?專門、科技、聲像、電子等門類檔案的數(shù)量少。全市國家綜合檔案館文書檔案151099卷(件)?專門檔案45678卷(件)?科技檔案1565卷(張)?聲像檔案36687張(盤)?目前館藏檔案還以文書檔案為主。四是在檔案的制成材料和記錄的手段上?書寫或打印的紙質(zhì)檔案居多?照片、錄音、錄像、電子等新型載體檔案少。派河市國家綜合檔案館照片、錄音、錄像、電子檔案共有39206張(盒、盤)?占全部館藏量的15%。

　　2.國家檔案信息資源相對分散保存?不能實(shí)現(xiàn)共享

　　隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)制?形成國家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局?國家檔案資源的歸屬與流向?特別是國家綜合檔案館作為對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。國家檔案資源分散保存趨勢越來越明顯?表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門按照規(guī)定不再向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交檔案?如工商、稅務(wù)、商檢、銀行等部門的檔案已經(jīng)國家檔案局同意不再向綜合檔案館移交;二是具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向綜合檔案館移交?如公安局、法院、檢察院的檔案?因具有一定的機(jī)密性?按照規(guī)定不向綜合檔案館移交;三是綜合檔案館對專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠。一方面是由于綜合檔案館長期以來對專業(yè)檔案接收工作不夠重視;另一方面形成專門檔案的部門受利益驅(qū)使?不愿意將重要的專業(yè)檔案向綜合檔案館移交;檔案行政管理部門也沒有從嚴(yán)執(zhí)法;四是國家綜合檔案館以外的檔案館數(shù)量呈現(xiàn)出增長之勢。除了專業(yè)檔案館外?企業(yè)、事業(yè)單位及村級檔案館的數(shù)量越來越多?這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。以漂河市為例?市直80多個(gè)單位已有30多個(gè)單位按照不同的規(guī)定可以不向國家檔案館移交檔案?建行、中行等還投資建起檔案信息中心?這就使國家檔案信息資源呈現(xiàn)出分散保存的趨勢。國家檔案資源分散保存的結(jié)果必定使國家綜合檔案館的館藏缺乏綜合性和顯著的地方特色?而這樣勢必會(huì)影響到綜合檔案館功能的發(fā)揮。
3.檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨?困難重重

　　由于種種原因?在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的宏觀背景下?檔案管理部門卻沒有及時(shí)順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要?很好地解決思想認(rèn)識、人才、經(jīng)費(fèi)等方面存在的問題。在信息化建設(shè)上往往表現(xiàn)為思想上不夠重視?認(rèn)識上不夠到位?方向上不夠明確?投人上不夠充足?檔案信息化建設(shè)舉步維艱。加之檔案信息化本身就是一項(xiàng)浩大的工程?對綜合檔案館而言?檔案信息化任務(wù)艱巨?如果沒有人才與經(jīng)費(fèi)的保證?檔案信息化會(huì)永遠(yuǎn)是檔案部門一個(gè)遙不可及的夢想。漂河市檔案館較早開展了檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建立?取得了階段性的成果?但檔案信息化是個(gè)龐大的系統(tǒng)工作?還需要付出艱辛的勞動(dòng)?市檔案館在檔案信息化方面還存在著一些突出的問題。縣區(qū)綜合檔案館的信息化建設(shè)不容樂觀?在經(jīng)費(fèi)與信息化人才上都存在著不可忽視的問題。

　　4.檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠?還沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享

　　大力加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用?是黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求?是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇?是檔案事業(yè)在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展的必由之路。課河市的檔案信息資源的開發(fā)工作取得了一些成績?但隨著漂河各項(xiàng)事業(yè)對檔案信息需求的日益迫切和國家信息化發(fā)展的新形勢?檔案信息資源的開發(fā)利用還存在一些問題?檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)水平不夠高?檔案信息開發(fā)利用的手段還比較落后?還沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案利用主要依靠手工查找?數(shù)字檔案信息還沒有在檔案利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。

　　二、做好新時(shí)期檔案管理與利用工作的對策

　　1.不斷改善國家檔案資源結(jié)構(gòu)

　　檔案部門要結(jié)合新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)?注重對國家檔案資源中豐富的經(jīng)濟(jì)、科技等檔案信息資源的開發(fā)利用?為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考;不斷開發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源?促進(jìn)先進(jìn)文化建設(shè);充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源?維護(hù)最廣大人民群眾的根本利益。同時(shí)?徹底改變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的檔案工作模式?不斷開闊視野?拓展檔案工作領(lǐng)域?加強(qiáng)對新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外?國家檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如?政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會(huì)管理和公共事務(wù)上來?檔案行政管理部門不僅要做好館、室藏檔案存量檔案資源建設(shè)?而且要加強(qiáng)正在形成中的重大社會(huì)活動(dòng)檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案、重要科研項(xiàng)目檔案、企業(yè)信用檔案、社區(qū)建設(shè)檔案等增量檔案資源的建設(shè)。只有這樣?國家檔案資源結(jié)構(gòu)才會(huì)得到不斷改善?才會(huì)充分體現(xiàn)地方特征和時(shí)代特征。只要以各級國家綜合檔案館、各級強(qiáng)類檔案室和其他檔案所有者為依托?充分利用法制、行政手段?發(fā)揮檔案館職能?堅(jiān)持豐富檔案資源與促進(jìn)檔案資源開發(fā)利用同步發(fā)展?我國的國家檔案資源建設(shè)必將大有作為。
2.對國家檔案資源進(jìn)行有效整合

　　國家檔案資源的整合?不僅指一般意義上的檔案接收、征集?而且主要是指在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)?分級管理”的體制下?對國家和社會(huì)檔案資源的有效配置?以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代增強(qiáng)區(qū)域綜合競爭力需要的一項(xiàng)社會(huì)系統(tǒng)工程。對檔案資源進(jìn)行整合就是要突破其來源的限制?充分集聚各種檔案資源的特殊優(yōu)勢?最終實(shí)現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)檔案資源的高度系統(tǒng)性要求。綜合檔案館作為各級黨委和政府直屬的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)?要最大限度地集聚國家檔案信息資源?為綜合檔案館發(fā)揮全方位的輻射作用、拓展社會(huì)服務(wù)功能存儲(chǔ)充足的能量。首先接收時(shí)間要提前?對在三個(gè)文明建設(shè)中有較大現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案?要提前接收進(jìn)館;其次?接收范圍要擴(kuò)大?要加強(qiáng)對與人民群眾聯(lián)系密切的檔案的收集?使館藏檔案更加貼近社會(huì)需要;三是開展檔案寄存服務(wù)工作。與新經(jīng)濟(jì)組織興起和各類破產(chǎn)情況的出現(xiàn)及個(gè)人寄存檔案社會(huì)需求日益增長的形勢相適應(yīng)?綜合檔案館可開展面向社會(huì)的檔案寄存服務(wù)?使其中對國家和社會(huì)有重要價(jià)值的檔案得以妥善保管;四是建立以綜合檔案館為基地的區(qū)域性檔案目錄中心。建立包括區(qū)縣級以上機(jī)關(guān)和各級各類檔案館在內(nèi)的區(qū)域性檔案目錄中心?對區(qū)域性檔案資源實(shí)行集中的信息管理?既能緩解檔案實(shí)體分級分專業(yè)管理與社會(huì)利用之間的矛盾?又能為依法監(jiān)控國家檔案資源的流向與有效整合檔案資源提供必要的條件;五是開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。將加人WTO后經(jīng)清理依然有效的政策性、法規(guī)性現(xiàn)行文件接收進(jìn)館?開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。

　　3.切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

　　檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要?以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)?積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實(shí)踐?應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平?認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊?充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革;應(yīng)以檔案信息化建設(shè)積極推動(dòng)檔案工作的變革?在不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門、不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時(shí)?以自己獨(dú)特的利用服務(wù)方式?為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品?使檔案工作更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)?不斷滿足社會(huì)對檔案信息的需求。目前?電子政務(wù)建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重點(diǎn)工作?從信息化建設(shè)的實(shí)際需要看?電子文件歸檔?信息庫建設(shè)?電子檔案的接收等?都應(yīng)納人電子政務(wù)系統(tǒng)。信息化必將對檔案管理與利用工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

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