當今之世，西方發(fā)達國家有關專家都正在從各方面探討和研究秘書科學。筆者十分稱贊德國的研究專家克里薩爾，他從秘書的合理組織、心理觀點等方面去著手研究提高工作效率的實用方法。該專家認為，有效地借助現(xiàn)代技術(shù)，只能解決信息程序問題，而在通過管理決議方面，使程序及通訊型式化則極其困難。在管理工作中，靠人的直覺直觀的意志解決問題的方法，其作用迄今仍是不可忽視的。人際關系中的心理因素方面，對管理領域的工作效率，仍能夠起到極大的影響。一句話，再先進的工具也代替不了人的意志，從而使人聯(lián)想到《人際關系學》在秘書工作領域的重要性。該專家的這種論點，可貴之處符合實情。　　
　　德國于世界二次大戰(zhàn)后，作為戰(zhàn)敗國，國家枯萎凋零，百廢待興，但世人皆知，德國人能干肯干，其經(jīng)濟由復蘇到崛起舉世矚目。隨著經(jīng)濟的發(fā)展及科學技術(shù)的突飛猛進，日益需要加強行政管理，以求提高工作效率，增進社會效益。本著此原則，德國秘書工作之發(fā)展，極端注意時間，分秒必爭，重又引起世人注目。
　　德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要 　　
　　1．國務秘書
　　在德國，總理府設一名國務秘書，主管首都的事務，由總理直接領導。此外，還設一位議會國務秘書，負責議會院和政府之間的聯(lián)系，并協(xié)助總理保持同議會的聯(lián)系。政府各部，也都設有國務秘書和議會國務秘書，作為部長的助手。概而言之，議會國務秘書必須是議院議員，協(xié)助部長處理行政事務，負責部里的常務工作，相當于某些國家的常務副部長，他有權(quán)代表該部出席內(nèi)閣會議、議會、各專門委員會和從事其它各種活動。當部長因故不能任職時，他可以被委任為代理部長。至今，德國一般每個部設議會國務秘書和國務秘書一人，重要的部各設兩人。國務秘書屬于高級秘書，是政府高級官員的組成部分。人數(shù)雖不多，但在政府的工作中占有極其重要的地位。國務秘書一般皆具有兩重身份，對國家元首或部長來講呢，是參謀是助手，執(zhí)行的是秘書職責；對下級單位來講，他們卻又是領導和指揮者?！　?
　　2．企業(yè)秘書
　　一般是指企業(yè)中從事秘書工作的人員，皆為企業(yè)董事長或經(jīng)理的專職秘書。德國企業(yè)秘書唯一重要的原則是，要合理計劃時間，合理安排工作。一般秘書的基本條件，年齡不能超過30歲，必須是中等文化程度，專業(yè)秘書訓練班和英語訓練班畢業(yè)，　通過考試任用；再有的是從事過圖書館整編和管理工作的人，能獨自編寫一般信息，懂英語，年齡不得超過42歲，要求其工作必須以最短的時間達到最佳效果，這也是必備的原則。此等秘書之一般工作為重新打印呈送領導者的報告，電話交談，書寫內(nèi)容復雜的信函，（不得超過45分鐘）同領導人座談，向同事進行咨詢，與秘書實習生進行入門座談，準備整理書信，發(fā)出電傳打字和通訊，　為領導人擇選材料，匯編和裝訂檔案，皆有時間限制，不得超過規(guī)定時間。同時，閱讀文件要求思維將文件分為段落，便于掌握文件內(nèi)容和重點，便于擬出扼要提綱。故而企業(yè)秘書，首先要精于整理文件，來文分為立即要執(zhí)行的，緊急執(zhí)行的，普通公務信件和處理有一定期限的四種。關于變更重要定貨人電話號碼的通知；關于分配全年獎金的指示；同你號合作的企業(yè)的定期咨詢；非主要訂貨人提出的減價要求；邀請你公司或號領導人出席作為重要供應者的企業(yè)紀念會；關于某企業(yè)首領生病需要休假之際變更代替人的通知；有關電話洽談重要的縮減開支方面的決定；對本公司領導人報告內(nèi)容質(zhì)詢，秘書要立即答復，如在休假期間，假終進行；整頓七天一疊未拆開的公文；本公司領導人報告摘要手稿三天之內(nèi)作好；進行關于發(fā)起組織技術(shù)裝備的提案；電話中達成的協(xié)議，值本公司領導人休假，會晤問題由秘書負責；對本公司或號領導人參加的董事會重要會議計劃記錄事項要由秘書掌握；十分重要的是，供領導人用的資料要由秘書進行擇選，以便于領導人對各種情況廣泛清楚透徹了解，所以秘書的重要任務就在于擇選最需要的材料。例如錄用工作人員時如何交談的指導材料，以便提高領導人在這方面之技能。企業(yè)秘書的檔案室工作亦屬重要，檔案室文件要進行分類：企業(yè)內(nèi)部規(guī)章；顧客訂貨信息單據(jù)；有關同行業(yè)競爭信息；生產(chǎn)計劃；有關公司對手方面的信息；進行舉辦講習班的資料；簽字無訛的字樣證明；有關各學院進行秘書講習班提高技能的辦法；企業(yè)史；企業(yè)工作活動圖表；參觀訪問者的統(tǒng)計表冊；實習生工作須知等等。
若按文件重要程度及其保存時間，宜分別放置，以示其實用價值。文件可分為下列各類：　不太有用的或極少用的文件；短時保存的公文；保存期明確文件（如保存到……年為止）；等待答復的公文；在……法律生效期間內(nèi)保存的文件；長期保存的文件，共此六種?！　?
　　資料則分為：郵寄費用手冊；送領導人簽署的文件；辦公室木器家具一覽表，家具廣告一覽表；有關不能參與的提高技能的重要措施方面的宣傳公函；號雜志；對初參加工作者的職業(yè)信息表；旅館飯店一覽表；企業(yè)于某一時期停業(yè)的通告；　董事會選舉的結(jié)果；決定性的生產(chǎn)會議記錄；半年之久的剪報；有關干部問題咨詢服務信件；老常規(guī)條文；企業(yè)用的只供領導人收受、專門研究領導的過期三個月之久的專門雜志；生產(chǎn)上不幸事故的報告書；董事會對領導人關于必須為降低工時損耗作斗爭的預告。　　對書籍提出如下的要求：將書籍詳細訂出目錄卡片；將有關書籍資料正確登入卡片內(nèi)；將書籍按第一個字母、按學術(shù)領域分類。 秘書對書籍目錄卡分類錄寫擇選舉例如下： （1）馬爾特馬麗亞蓋爾克同瓦里切爾約希姆合著：《高等秘書學校》第４版，門什翁德阿爾巴依特出版社1960年出版，531頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；速記；打字；通訊；電話交談；電報及電傳打字報道；人際學；工作室、辦公室（廳）工作；工作的合理化；內(nèi)部通訊；書籍與雜志；領導人出差；會議；管理原則。（2）安涅馬里、連納爾茨著：《秘書的有效工作》費爾拉格出版社1973年版，142頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；同來訪人接觸；秘書行業(yè)；分配工作；電話交談；準備開會和會議。 （3）烏爾蘇拉、德列克斯列爾著：《秘書減輕領導人的工作負擔》維卡出版社1978年再版，183頁。內(nèi)容：秘書職業(yè)；秘書本人的工作；準備會議；準備出差；文件工作；速記；生產(chǎn)交談特點。（4）克里斯塔亞捷著：《秘書簡明手冊》，第八版，1981年版，487頁。內(nèi)容：通信；秘書處實用方面的工作與技術(shù)方面的工作；準備會議；準備公務旅行；按期完成工作檢查；提供領導人信息；組織工作的技術(shù)設備；同人聯(lián)系；縱橫交錯計劃的擬定方法。

擴展閱讀

版權(quán)聲明：