繼“史上最牛女秘書”后，上月中旬，上海一家西班牙企業(yè)又驚爆“史上最牛財(cái)務(wù)經(jīng)理”。

前者因不滿老板指責(zé)，將一封咄咄逼人的回信抄送給了中國(guó)公司的所有員工，最終傳遍國(guó)內(nèi)外企；而后者則因揭發(fā)總經(jīng)理被開(kāi)除，質(zhì)疑解聘決議的財(cái)務(wù)經(jīng)理，連續(xù)三次向公司同事發(fā)出公開(kāi)信，獲得包括公司生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、IT部門以及北京分公司的聲援。

電子郵件，在兩起事件中扮演了重要角色。

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索“郵件曝光”，柯達(dá)內(nèi)部郵件曝光、雅虎內(nèi)部郵件曝光、網(wǎng)易內(nèi)部郵件曝光、百度內(nèi)部郵件曝光……諸如此類，比比皆是。

使用簡(jiǎn)易、傳遞迅速、跨時(shí)區(qū)跨地區(qū)、易于保存，電子郵件已經(jīng)成為辦公室必備工具，不過(guò)使用不當(dāng)，電子郵件可能被濫用，抑或出現(xiàn)更嚴(yán)重的結(jié)果，成為“殺手”。

這個(gè)殺手有點(diǎn)冷。

CC 不可言說(shuō)的圈套

正如去年大賣的弗里德曼那本著名的書——《世界是平的》一樣，有了電子郵件的存在，公司也開(kāi)始成為一個(gè)“平”的世界。

每個(gè)人都有可能制造一個(gè)平的世界，每個(gè)人也可能被卷入一個(gè)平的世界。

黃小姐去年從一家國(guó)有銀行跳槽到一家知名的跨國(guó)金融公司工作。面對(duì)龐雜的組織結(jié)構(gòu)，她無(wú)所適從。

每個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后，黃小姐就會(huì)老老實(shí)實(shí)地以電子郵件的形式向直接上司匯報(bào)。但一個(gè)偶然的機(jī)會(huì)，她發(fā)現(xiàn)與自己同級(jí)別的同事Candy不但將情況匯報(bào)給直接上司，同時(shí)也會(huì)抄送(CC)給上司的上司。

Candy在電梯入口處與上司的上司相談甚歡，不經(jīng)意透露的這一句話讓站在一旁的黃小姐緊張不已。

作為新人，黃小姐既不熟悉公司的組織架構(gòu)，也不了解公司的人際關(guān)系，究竟該不該抄送，抄送給誰(shuí)，她陷入困境。

一年以后，對(duì)公司有了相當(dāng)程度的熟悉后，黃小姐已經(jīng)對(duì)向誰(shuí)匯報(bào)，采取怎樣的方式匯報(bào)駕輕就熟。CC的方式不僅僅用于巧妙的匯報(bào)工作，同時(shí)也能夠讓所有在一個(gè)項(xiàng)目中的同事了解自己的任務(wù)。

“最討厭的不是CC，是BCC。”她開(kāi)始抱怨那些喜歡BCC(秘密抄送)的同事。在她看來(lái)，BCC就像一個(gè)圈套，收到信的人不知道自己的信還同時(shí)被哪些人收到，也不知道自己的信會(huì)被秘密轉(zhuǎn)發(fā)到哪些人手中，這是一個(gè)危險(xiǎn)的做法——這些秘密的收信人可能是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，可能是公司的CEO。

“即使同事不能成為你的朋友，也絕不要使用‘不陽(yáng)光’的方式相處。職業(yè)一點(diǎn)，專業(yè)一點(diǎn)。”人力資源咨詢公司PDI高級(jí)咨詢顧問(wèn)李峰建議。

留存 掌握證據(jù)

寫信，回復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)，抄送，秘密抄送……一個(gè)電子郵件，就這么被層層傳播，最終不知去向。但外企的原則是，你可以讓它傳播，不可以讓它消失。

李先生每隔一個(gè)月就會(huì)將自己已經(jīng)收到和發(fā)出的電子郵件打包，并把它們小心地分類保存起來(lái)，他甚至還做了一個(gè)備份，以免郵件丟失。這個(gè)習(xí)慣他已經(jīng)保持了6年。

畢業(yè)后進(jìn)入工作崗位的第一年，他并沒(méi)有意識(shí)到電子郵件的重要性。直到有一天，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目由于某個(gè)環(huán)節(jié)而無(wú)法繼續(xù)下去時(shí)，其他同事都能夠提供自己當(dāng)時(shí)在電子郵件中溝通的細(xì)節(jié)，以及自己已經(jīng)完成了屬于自己的工作。而李先生卻因?yàn)獒尫培]箱空間刪除了自己的發(fā)件，沒(méi)有任何證據(jù)證明他做了自己應(yīng)該做的一個(gè)部分的工作。

他沒(méi)有受到任何處分，但這給了他一個(gè)教訓(xùn)。李先生痛下決心，一定要保存郵件，直到自己離開(kāi)現(xiàn)在的崗位。

而陳先生則早就養(yǎng)成了一個(gè)習(xí)慣，他絕少口頭與同事達(dá)成共識(shí)，每當(dāng)討論出來(lái)一個(gè)結(jié)果，必會(huì)要求同事發(fā)電子郵件給他確認(rèn)。

即便是坐在對(duì)面的同事，他也同樣會(huì)提出“發(fā)個(gè)電子郵件給我”的要求，一些同事起初并不適應(yīng)他的工作方式，不過(guò)在陳先生的堅(jiān)持下，大家慢慢開(kāi)始形成默契。

“電子郵件是最好的證人。”陳先生坦言。

寫信收信的時(shí)間、信件的內(nèi)容，清晰可見(jiàn)，電子郵件，有一天可能會(huì)成為呈堂證供，想想這些，你還會(huì)或者還敢于按下刪除鍵嗎？

“書面容易留存是職場(chǎng)人喜歡使用電子郵件的重要原因，但同時(shí)也不排除有些職場(chǎng)人出于不善于面對(duì)面溝通，試圖回避人際交流的原因，使用電子郵件。”李峰分析，“與其說(shuō)電子郵件變成辦公室政治的工具，不如說(shuō)它造成了溝通的障礙。”

接收 夜半郵件回不回

梁小姐的上司宋先生正試圖說(shuō)服她在家里的電腦上裝一個(gè)接口，這樣即便她不帶筆記本回家也可以收發(fā)工作信箱的郵件。

梁小姐頗感為難。

在過(guò)去的幾個(gè)月里，宋先生配備了一臺(tái)黑莓手機(jī)，在進(jìn)行全世界范圍內(nèi)的商務(wù)旅行時(shí)，無(wú)論是凌晨?jī)牲c(diǎn)還是清晨六點(diǎn)，他都有可能發(fā)一封郵件給部門里的同事。

這些郵件，被要求“盡快回復(fù)”。一次梁小姐在家加班到深夜，但因?yàn)闆](méi)有申請(qǐng)權(quán)限，無(wú)法收辦公郵件，而錯(cuò)過(guò)了宋先生的一個(gè)重要郵件。

“事實(shí)上，宋先生完全可以通過(guò)電話說(shuō)出他的想法。”梁小姐開(kāi)始排斥接二連三的郵件。“它破壞了我的生活，侵占了我的私人空間。”

“電子郵件對(duì)于全球化的公司來(lái)說(shuō)是一柄雙刃劍。一方面公司在全球24小時(shí)都是工作時(shí)間，電子郵件能夠提高工作效率；但另一方面，它嚴(yán)重影響了不同時(shí)區(qū)員工的個(gè)人生活。”李峰說(shuō)。

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