ERP實(shí)施的項(xiàng)目管理
European Recovery Program

對ERP項(xiàng)目所有方面的計劃、組織、管理和監(jiān)控，是為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果和目標(biāo)而采取內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對時間、成本，以及產(chǎn)品、服務(wù)細(xì)節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進(jìn)行平衡的基本原則。
以下是結(jié)合實(shí)施ERP項(xiàng)目的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，介紹ERP項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容、工具和方法。
一、典型的項(xiàng)目管理循環(huán)
一個完整的ERP項(xiàng)目通常包括三大階段：需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實(shí)施；在系統(tǒng)實(shí)施階段又可細(xì)分為實(shí)施計劃、業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行、運(yùn)行后評估五個主要步驟。項(xiàng)目管理圍繞整個ERP項(xiàng)目的全過程，對項(xiàng)目的立項(xiàng)授權(quán)、需求分析、軟硬件的評估選擇，以及系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行全面的管理和控制。一個典型的ERP項(xiàng)目管理循環(huán)通常包括：項(xiàng)目開始、項(xiàng)目選型、項(xiàng)目計劃、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目評估及更新和項(xiàng)目完成六項(xiàng)主要內(nèi)容。
1. 項(xiàng)目開始
項(xiàng)目開始階段主要針對ERP項(xiàng)目的需求、范圍和可行性進(jìn)行分析，制定項(xiàng)目的總體安排計劃，并以“項(xiàng)目合同”的方式由企業(yè)與ERP項(xiàng)目咨詢公司確定項(xiàng)目責(zé)任和授權(quán)。在項(xiàng)目開始階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理主要包括以下內(nèi)容：
需求評估對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估，并據(jù)此明確ERP項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo)。
項(xiàng)目范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項(xiàng)目的整體范圍。
可行性分析 根據(jù)項(xiàng)目的期望和目標(biāo)以及預(yù)計項(xiàng)目的實(shí)施范圍，對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估，明確需要為配合項(xiàng)目而采取的措施和投資的資源。
項(xiàng)目總體安排 對項(xiàng)目的時間、進(jìn)度、人員等作出總體安排，制定ERP項(xiàng)目的總體計劃。
項(xiàng)目授權(quán) 由企業(yè)與ERP項(xiàng)目咨詢公司簽訂ERP項(xiàng)目合同，明確雙方職責(zé)，并由企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目的需要對咨詢公司進(jìn)行項(xiàng)目管理的授權(quán)。

2. 項(xiàng)目選型
在明確了項(xiàng)目的期望和需求后，系統(tǒng)選擇階段的主要工作就是為企業(yè)選擇合適的軟件系統(tǒng)和硬件平臺。系統(tǒng)選型的一般過程為：
篩選候選供應(yīng)商 項(xiàng)目咨詢公司根據(jù)企業(yè)的期望和需求，綜合分析評估可能的候選軟硬件供應(yīng)商的產(chǎn)品，篩選出若干家重點(diǎn)候選對象。
候選系統(tǒng)演示 重點(diǎn)候選對象根據(jù)企業(yè)的具體需求，向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對性的系統(tǒng)演示。
系統(tǒng)評估和選型 項(xiàng)目咨詢公司根據(jù)演示結(jié)果對重點(diǎn)候選對象的優(yōu)勢和劣勢作出詳細(xì)分析，向企業(yè)提供參考意見；企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和咨詢公司的參考意見，確定初步選型，在經(jīng)過商務(wù)談判等工作后，最終決定入選系統(tǒng)。

在項(xiàng)目選型階段的主要項(xiàng)目管理工作是進(jìn)行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險控制，包括：正確全面評估系統(tǒng)功能，合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求，綜合評價供應(yīng)商的產(chǎn)品功能和價格、技術(shù)支持能力等因素，以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的賄賂舞弊等行為。
3. 項(xiàng)目計劃
項(xiàng)目計劃階段是ERP項(xiàng)目進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施的啟動階段，主要進(jìn)行的工作包括：確定詳細(xì)的項(xiàng)目實(shí)施范圍、定義遞交的工作成果、評估實(shí)施過程中主要的風(fēng)險、制定項(xiàng)目實(shí)施的時間計劃、成本和預(yù)算計劃、人力資源計劃等。
確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍 對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談，了解用戶的詳細(xì)需求，據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄，明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實(shí)施的詳細(xì)范圍。
定義遞交的工作成果 企業(yè)與實(shí)施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實(shí)施過程中和實(shí)施結(jié)束時需要遞交的工作成果，包括相關(guān)的實(shí)施文檔和最終上線運(yùn)行的系統(tǒng)。
評估實(shí)施的主要風(fēng)險 由實(shí)施咨詢公司結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況對實(shí)施系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險評估，對預(yù)計的主要風(fēng)險采取相應(yīng)的措施來加以預(yù)防和控制。
制定項(xiàng)目的時間計劃 在確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計的主要風(fēng)險的基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施的總體計劃，編制詳細(xì)的實(shí)施時間安排。
制定成本和預(yù)算計劃 根據(jù)項(xiàng)目總體的成本和預(yù)算計劃，結(jié)合實(shí)施時間安排，編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計劃。
制定人力資源計劃 確定實(shí)施過程中的人員安排，包括具體的實(shí)施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員；對用戶方面參與實(shí)施的關(guān)鍵人員，需要對其日常工作作出安排，以確保對實(shí)施項(xiàng)目的時間投入。

4. 項(xiàng)目執(zhí)行
項(xiàng)目執(zhí)行階段是實(shí)施過程中歷時最長的一個階段，貫穿ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個步驟中。實(shí)施的成敗與該階段項(xiàng)目管理進(jìn)行的好壞休戚相關(guān)。在項(xiàng)目執(zhí)行階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容包括：
實(shí)施計劃的執(zhí)行 根據(jù)預(yù)定的實(shí)施計劃開展日常工作，及時解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種人力資源、部門協(xié)調(diào)、人員溝通、技術(shù)支持等問題。
時間和成本的控制 根據(jù)實(shí)施的實(shí)際進(jìn)度控制項(xiàng)目的時間和成本，并與計劃進(jìn)行比較，及時對超出時間或成本計劃的情況采取措施。
實(shí)施文檔 對實(shí)施過程進(jìn)行全面的文檔記錄和管理，對重要的文檔需要報送項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)委員會和所有相關(guān)的實(shí)施人員。
項(xiàng)目進(jìn)度匯報 以項(xiàng)目進(jìn)度報告的形式定期向?qū)嵤╉?xiàng)目的所有人員通報項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展情況、已經(jīng)開展的工作和需要進(jìn)一步解決的問題。
項(xiàng)目例會 定期召開由企業(yè)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及實(shí)施咨詢?nèi)藛T參加的項(xiàng)目實(shí)施例會，協(xié)調(diào)解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題。
會議紀(jì)要 對所有的項(xiàng)目例會和專題討論會等編寫出會議紀(jì)要，對會議作出的各項(xiàng)決定或討論的結(jié)果進(jìn)行文檔記錄，并分發(fā)給與會者和有關(guān)的項(xiàng)目實(shí)施人員。

5. 項(xiàng)目評估及更新
項(xiàng)目評估及更新階段的核心是項(xiàng)目監(jiān)控，就是利用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項(xiàng)目任務(wù)。項(xiàng)目評估及更新同樣貫穿于ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個步驟中。在項(xiàng)目評估及更新階段常用的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)有：
階段性評估 對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行階段性評估，小結(jié)實(shí)施是否按計劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果，如果出現(xiàn)偏差，研究是否需要更新計劃及資源，同時落實(shí)所需的更新措施。
項(xiàng)目里程碑會議 在項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到重要的里程碑階段，召開項(xiàng)目里程碑會議， 對上一階段的工作作出小結(jié)和評估實(shí)施進(jìn)度及成果，并動員部署下一階段的工作。
質(zhì)量保證體系 通過對參與實(shí)施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識傳授，編寫完善實(shí)施過程中的各種文檔，從而建立起質(zhì)量保證體系，確保在實(shí)施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。

6. 項(xiàng)目完成
項(xiàng)目完成階段是整個實(shí)施項(xiàng)目的最后一個階段。此時，工作接近尾聲，已經(jīng)取得了項(xiàng)目實(shí)施成果。在這一最后階段，仍有重要的項(xiàng)目管理工作需要開展，切莫掉以輕心：
行政驗(yàn)收 結(jié)合項(xiàng)目最初對系統(tǒng)的期望和目標(biāo)，對項(xiàng)目實(shí)施成果進(jìn)行驗(yàn)收。
項(xiàng)目總結(jié) 對項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)施成果作出回顧和總結(jié)。
經(jīng)驗(yàn)交流 交流分享在實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。
正式移交 系統(tǒng)正式運(yùn)轉(zhuǎn)及使用，由企業(yè)的計算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支援。貫穿上述六個項(xiàng)目管理階段全過程的工作是：項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理，以及項(xiàng)目風(fēng)險的管理控制。

二、項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是項(xiàng)目管理的重要方面之一，建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。
1. 建立項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)
項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項(xiàng)目計劃，通過項(xiàng)目目標(biāo)和實(shí)施策略的具體內(nèi)容建立項(xiàng)目的期望，作為項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的內(nèi)容：
工作范圍和項(xiàng)目具體步驟；
基本時間估計和成本預(yù)算；
財務(wù)預(yù)測和資金計劃；
工作詳細(xì)安排；
質(zhì)量要求；
項(xiàng)目小組滿意程度；
最終用戶滿意程度；
企業(yè)管理層和出資人滿意程度。

2. 觀察項(xiàng)目的實(shí)際表現(xiàn)情況
通過項(xiàng)目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道，收集項(xiàng)目實(shí)施的有關(guān)信息，觀察項(xiàng)目實(shí)際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有：
正式渠道，如：項(xiàng)目進(jìn)度報告，項(xiàng)目例會，項(xiàng)目里程碑會議，各種會議紀(jì)要等；
非正式的渠道，如：與項(xiàng)目小組成員或最終用戶的交談和討論，與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。
3. 比較實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)
比較項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際表現(xiàn)和預(yù)先制定的衡量標(biāo)準(zhǔn)主要是通過回答兩個問題：“項(xiàng)目進(jìn)展如何？”和“如果發(fā)生了與項(xiàng)目計劃的偏離，是如何造成的？”。
表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)為客觀評價項(xiàng)目狀況提供了依據(jù)，使決策人員能夠迅速、有效地對項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況作出客觀、公正的判斷，從而及時采取必要的措施。通過表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)行評估，始終是項(xiàng)目小組和企業(yè)高級管理層的責(zé)任。
4. 采取糾正措施
在比較項(xiàng)目實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)后，如果出現(xiàn)偏差，就需要采取糾正措施，及時將實(shí)施項(xiàng)目拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式：
重新制定項(xiàng)目計劃；
重新安排項(xiàng)目步驟；
重新分配項(xiàng)目資源；
調(diào)整項(xiàng)目組織形式和項(xiàng)目管理方法。
三、項(xiàng)目風(fēng)險的管理控制
　
在對企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析中，我們意識到，ERP項(xiàng)目潛在的風(fēng)險包括：軟件風(fēng)險——如軟件功能風(fēng)險和軟件選擇風(fēng)險；實(shí)施風(fēng)險——如項(xiàng)目組織風(fēng)險、時間和進(jìn)度控制風(fēng)險、 成本控制風(fēng)險和實(shí)施質(zhì)量控制風(fēng)險、轉(zhuǎn)變風(fēng)險——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險、組織架構(gòu)調(diào)整的風(fēng)險 、業(yè)績考評體系改變的風(fēng)險等。對ERP項(xiàng)目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風(fēng)險進(jìn)行管理和控制，是項(xiàng)目管理貫穿ERP項(xiàng)目全過程的重要內(nèi)容。
以下是對項(xiàng)目風(fēng)險管理和控制的方面和工具作一介紹。
1. 風(fēng)險管理模型
對于一個ERP實(shí)施項(xiàng)目的風(fēng)險管理，首先需要對項(xiàng)目本身有著深刻的認(rèn)識和理解，通過理解項(xiàng)目去識別項(xiàng)目潛在的各種風(fēng)險。在對項(xiàng)目風(fēng)險識別的基礎(chǔ)上，評估進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險管理的控制點(diǎn)。經(jīng)過識別項(xiàng)目風(fēng)險和測試風(fēng)險管理的控制點(diǎn)，篩選確定剩余的、需要著重注意的項(xiàng)目風(fēng)險，并對這部分的剩余風(fēng)險作出進(jìn)一步的說明。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，針對這部分風(fēng)險采取專門措施進(jìn)行風(fēng)險管理和控制，從而最大程度地降低風(fēng)險、控制風(fēng)險。
在上述風(fēng)險管理模型中，可以發(fā)現(xiàn)：在最初的理解項(xiàng)目階段，識別的潛在風(fēng)險可能數(shù)量很多；經(jīng)過評估項(xiàng)目風(fēng)險管理的控制點(diǎn)，對潛在風(fēng)險進(jìn)行篩選，去除那些可以運(yùn)用通常的項(xiàng)目管理措施加以避免和克服的潛在風(fēng)險，從而使實(shí)施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風(fēng)險上；在確定了剩余風(fēng)險后，有的放矢地進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制，最終使實(shí)施的整體風(fēng)險能夠得到有效的控制。
可以看出，風(fēng)險管理的實(shí)質(zhì)就是：識別風(fēng)險、篩選風(fēng)險、控制重點(diǎn)風(fēng)險、最終降低風(fēng)險。
2. 風(fēng)險管理的具體內(nèi)容
通常風(fēng)險管理可以分為四個步驟：識別風(fēng)險、衡量風(fēng)險、管理風(fēng)險、監(jiān)控項(xiàng)目表現(xiàn)。
識別風(fēng)險主要的工作是確定可能影響項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險并記錄風(fēng)險的特征。需要注意的是：風(fēng)險識別是貫穿整個項(xiàng)目實(shí)施的全過程的，而不僅僅是項(xiàng)目的開始階段；可能的風(fēng)險包括各種內(nèi)部因素和外部因素；在識別風(fēng)險的同時，需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)（即風(fēng)險帶來的威脅）和正面效應(yīng)（即潛在的機(jī)會）。
衡量風(fēng)險，主要是對識別的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險與風(fēng)險之間的相互作用以及潛在的一系列后果，同時還需要確定風(fēng)險的重要性和處理風(fēng)險的優(yōu)先次序。在這一階段可以采用的分析工具，包括“風(fēng)險評估矩陣”，“預(yù)期投資回報率”、“模擬”和“決策樹”等工具。
管理風(fēng)險是風(fēng)險控制中最為直接、也是最為關(guān)鍵的一個步驟。在管理風(fēng)險過程中，需要對風(fēng)險的正面效應(yīng)（即潛在的機(jī)會）制定增強(qiáng)措施，對風(fēng)險的負(fù)面效應(yīng)（即可能的威脅）制定應(yīng)付方法。對于不同的風(fēng)險，需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理優(yōu)先次序，采取相應(yīng)的措施加以控制，對負(fù)面風(fēng)險的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。另外，在處理風(fēng)險時需要注意“及時性”——即在第一時間對各種突發(fā)的風(fēng)險作出判斷并采取措施；以 及“反復(fù)性”——即對已經(jīng)發(fā)生或已經(jīng)得到控制的風(fēng)險需要經(jīng)常進(jìn)行回顧，確保風(fēng)險能夠得到穩(wěn)定長期的控制。
---- 最終，我們需要對項(xiàng)目過程進(jìn)行監(jiān)控，檢查風(fēng)險控制的實(shí)際效果，評價項(xiàng)目的整體表現(xiàn)。綜上所述，項(xiàng)目管理是通過項(xiàng)目管理循環(huán)，從表現(xiàn)衡量與質(zhì)量管理、風(fēng)險管理控制等不同方面對項(xiàng)目進(jìn)行控制，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所預(yù)期的成果和目標(biāo)。項(xiàng)目管理對ERP項(xiàng)目的成功進(jìn)行、對各種實(shí)施風(fēng)險的管理控制有著至關(guān)重要的作用。

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