文件管理制度
一、 目的
1、 文件管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，歷年文件可以體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)創(chuàng)立、發(fā)展、壯大的歷史過(guò)程，是公司日常運(yùn)作及參與各種法律行動(dòng)的重要依據(jù)。
2、 為了確保工廠各部門(mén)有效地制作、宣傳、執(zhí)行、修改、保管文件，避免資料遺失，使各種管理措施和指令落到實(shí)處，并具有連貫性，結(jié)合工廠的實(shí)際情況特制定本制度：

二、 適用范圍
本管理制度適用工廠各部門(mén)各種文本文件，電腦文件，電子文件及特殊裁體文件，但不包括人事檔案文件。（注：特殊裁體文件包括但不限于照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤(pán)、磁帶、CD、VCD、工程藍(lán)圖）

三、 管理組織與權(quán)責(zé)
1、 工廠制作，頒發(fā)的所有文件由行政人事部安排文職人員管理（注：將來(lái)公司發(fā)展壯大了，應(yīng)專(zhuān)門(mén)設(shè)立文管中心或檔案中心），其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下：
（1）、負(fù)責(zé)工廠內(nèi)所有文件的收集、整理、登記、保管、維護(hù)、借閱及作廢文件的銷(xiāo)毀審核工作。
（2）、負(fù)責(zé)監(jiān)查其它各部門(mén)文件有效性，歸檔、保管、維護(hù)工作，各部門(mén)必須全力予以配合。
（3）、嚴(yán)格執(zhí)行及遵守《文件管理制度》，對(duì)于違反本制度的，文件管理人員有權(quán)提出批評(píng)，制止或糾正，情節(jié)嚴(yán)重者可呈報(bào)行政人事經(jīng)理予以處罰。
（4）、嚴(yán)格執(zhí)行文件管理的借閱程序，有權(quán)拒絕未經(jīng)申請(qǐng)批準(zhǔn)的文件借閱者，有權(quán)拒絕非權(quán)限范圍內(nèi)的文件借閱者，有權(quán)拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)擅自復(fù)印文件人員收回已復(fù)印的文件，有權(quán)追究借閱后缺損文件人員的責(zé)任。
（5）、嚴(yán)格遵守及執(zhí)行工廠檔案的保密制度。
2、 各部門(mén)要指定文職人員保管該部門(mén)制作頒發(fā)的文件，其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下：
（1）、熟練掌握《文件管理制度》，了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)。
（2）、負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的登記、打印、復(fù)印、保管、分發(fā)的具體實(shí)施及過(guò)期無(wú)效文件的回收、作廢、銷(xiāo)毀實(shí)施工作。
（3）、根據(jù)文件分類(lèi)原則，對(duì)本部門(mén)內(nèi)所有文件進(jìn)行文本立案及電腦立案登記。
（4）、負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)所有文件原稿及電子備份文件的收集和整理。
（5）、負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)業(yè)務(wù)客戶、關(guān)系客戶的資料收集，整理立案。

發(fā)送至 總經(jīng)理室 保存期限 永久保存
版次 第1版 密級(jí) 機(jī)密 生效日期 2002年10月
制訂 李再魁 審核 批準(zhǔn)
四、 文件的分類(lèi)，分類(lèi)原則，部門(mén)編號(hào)，打印格式
1、根據(jù)工廠的實(shí)際情況，內(nèi)部文件按如下性質(zhì)分為A、B、C三類(lèi)文件：
（1）、A類(lèi)文件：是指各類(lèi)管理手冊(cè)和規(guī)章制度，是工廠的基本法，是為加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高管理效
率而對(duì)內(nèi)部各種行為進(jìn)行規(guī)范而形成的具有普遍約束力的文件，這類(lèi)文件必須永久保存，并按規(guī)定的格式打印，A類(lèi)文件的編寫(xiě)一般須具備但不限于五個(gè)要素：目的，適用范圍，管理組織與權(quán)責(zé)，管理規(guī)定，附表（見(jiàn)附表一）。
（2）、B類(lèi)文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、獎(jiǎng)罰通報(bào)或未經(jīng)完善整理的緊急性文件或規(guī)定，此類(lèi)文件需按確定的格式打?。ㄒ?jiàn)附表二），經(jīng)過(guò)半年或一年時(shí)間的試用，整理，合并，匯編成A類(lèi)文件，要作廢。
（3）、C類(lèi)文件指部門(mén)之間的溝通性文件，如備忘錄、工作總結(jié)、評(píng)比結(jié)果的公布等只在短期內(nèi)起臨時(shí)性約束作用的文件，格式不限。
（4）、傳真件發(fā)送時(shí)須具備如下要點(diǎn)：收件單位（收件人）、發(fā)送單位（發(fā)送人）、發(fā)文日期、發(fā)文編號(hào)、頁(yè)數(shù)、主題、主要內(nèi)容，見(jiàn)附表三。
（5）、會(huì)議記錄須具備如下要點(diǎn)，會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議記錄、參會(huì)人員、主持人、會(huì)議內(nèi)容格式參照附表四。
（6）、本制度中未提及的文件制作格式，可根據(jù)實(shí)際情況自行酌情制作。
1、 編號(hào)格式：CLF+部門(mén)+文件類(lèi)別+年號(hào)+順序號(hào)，CLF指東菱工廠，部門(mén)以該部門(mén)的簡(jiǎn)稱，例如《文件管理制度》的編號(hào)為CLF行A2002/001
2、 文件的第一頁(yè)下面有一表格，說(shuō)明如下內(nèi)容，發(fā)送部門(mén)，保存期限，生效日期，版次，頁(yè)次，制訂人，審核人，批準(zhǔn)人，如本文式樣。
3、 對(duì)外文件包括但不限于各類(lèi)公函，報(bào)刊，雜志，信件，傳真資料。

五、 內(nèi)部文件的收集整理。
1、 文件經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)后正本由本部門(mén)整理歸檔建立案卷目錄進(jìn)行登記，如需發(fā)送其它部門(mén)的由文件制作部門(mén)復(fù)印發(fā)送。
2、 文件的發(fā)布應(yīng)在生效日期前，便于執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容。
3、 文件管理員應(yīng)做好文件發(fā)布?xì)w檔登記（見(jiàn)附表五），登記表必須與文件正本一齊裝釘歸檔，并于每月月底收集整理歸檔。
4、 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作活動(dòng)中形成的文件由主辦單位收集歸檔。
5、 工廠主辦的公共活動(dòng)，以項(xiàng)目方式整理檔案，并由活動(dòng)主辦部門(mén)于活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成資料整理歸檔。
6、 文件管理員負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在對(duì)外社會(huì)活動(dòng)交往中的客戶資料（包括客戶名稱，公司名稱，職銜，聯(lián)絡(luò)地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)內(nèi)容）整理后歸檔。

六、 對(duì)外文件的收集整理。
1、 所有外來(lái)信件，報(bào)刊，雜志，公函等經(jīng)郵遞員送至保安室后，由保安分類(lèi)，屬于工廠的文件在收件后20分鐘送交行政部，屬于員工的在白板上公布員工姓名至保安室簽名領(lǐng)取，如沒(méi)有注明收件人姓名的，交由行政人事部處理。
2、 根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)類(lèi)型分別建立外來(lái)文件檔案，并于外來(lái)文件案卷目錄中逐一登記，報(bào)部門(mén)經(jīng)理或總經(jīng)理審核，批復(fù)后，正本存本部門(mén)，并作好文件發(fā)布日期登記，登記表與文件正本一并裝訂。


七、 文件的簽批權(quán)限
1、 所有A類(lèi)文件必須經(jīng)總經(jīng)理簽署方可生效，否則視為無(wú)效文件。
2、 所有人事任免，重要政令，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽署才能生效。
3、 各部門(mén)職責(zé)范圍之內(nèi)的工作指令，獎(jiǎng)罰通報(bào)由部門(mén)經(jīng)理簽署即可生效。
4、 部門(mén)主管及主管以下人員一般不得跨部門(mén)簽署指令性文件命令，工作指示等文件。

八、 借閱規(guī)定
1、 本部門(mén)人員如需查閱文件檔案，不可擅自開(kāi)啟文件柜查找，而必須填寫(xiě)《文件借閱單》(附表六)至文管員處辦理手續(xù)后，方可借閱查找。
2、 如借閱其他部門(mén)的文件，則須通過(guò)部門(mén)之間的文件管理員辦理借閱手續(xù)，跨部門(mén)員工與文件管理員不發(fā)生直接的關(guān)系。
3、 借閱的文件檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，否則必須辦理續(xù)借手續(xù)。

九、 文件的銷(xiāo)毀
1、 對(duì)已到期或無(wú)保存價(jià)值的文件要及時(shí)予以銷(xiāo)毀，具體要求如下：
（1）、填寫(xiě)準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的文件清單、文件名稱、銷(xiāo)毀原因、期限，交公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀。
（2）、對(duì)銷(xiāo)毀文件必須有兩個(gè)以上人員在場(chǎng)，待文件被徹底銷(xiāo)毀方可離去。
2、 未結(jié)算、有爭(zhēng)議、有可疑的文件、尤其是合同、各種財(cái)務(wù)憑證、收發(fā)貨憑證等不得銷(xiāo)毀，確實(shí)需要銷(xiāo)毀的必須征詢專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)并經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。
3、 已經(jīng)作廢的文件，資料一上律蓋上“作廢”章，作廢的文件除留一份存底外，全部銷(xiāo)毀。

十、 違規(guī)處罰標(biāo)準(zhǔn)
序號(hào) 違規(guī)內(nèi)容 處罰標(biāo)準(zhǔn)
1、 人為毀壞文件 開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償
2、 致使保密文件泄密 開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償
3、 故意篡改文件內(nèi)容， 開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償
4、 損壞文件或積壓文件 記小過(guò)一次
5、 遺失文件 記中過(guò)一次
6、 未按規(guī)定時(shí)間歸還文件 記小過(guò)一次
7、 非法獲取文件 開(kāi)除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償
8、 未經(jīng)允許擅自在工廠公告欄張貼文件 記大過(guò)一次
9、 撕毀工廠公告（信息）欄文件 開(kāi)除







附表一：
A類(lèi)文件格式

順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書(shū)小二號(hào)字）
東菱裝修材料廠（隸書(shū)小二號(hào)字）
文件名稱（黑體二號(hào)字）
文件編號(hào)（黑體五號(hào)字）
一、 目的（小標(biāo)題用黑體四號(hào)字，標(biāo)題下的內(nèi)容用小四號(hào)黑體字）

二、 適用范圍

三、 管理組織與權(quán)責(zé)

四、 管理規(guī)定
1、
2、
3、（小點(diǎn)開(kāi)頭對(duì)齊）















附表二：
B類(lèi)文件格式

順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書(shū)小二號(hào)字）
東菱裝修材料廠（隸書(shū)小二號(hào)字）
通 告（黑體二號(hào)字）
文件編號(hào)：（黑體五號(hào)字）


內(nèi)容（黑體小三號(hào)字）










部門(mén)名稱
日期



附表三：
傳真件格式
順德市東菱集團(tuán)有限公司
東菱裝修材料廠

致： （收件單位或收件人） 編號(hào)：
由： （發(fā)送單位或發(fā)送人） 日期：
主題： 頁(yè)次：
內(nèi) 容
















附表四：
會(huì) 議 記 錄
一、時(shí)間： 年 月 日 時(shí)
二、地點(diǎn)：
三、出席：
四、缺席：
五、主持：
六、記錄人：
七、內(nèi)容：
會(huì) 議 內(nèi) 容

























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