001文件管理制度(doc)
廣東韋邦集團(tuán)有限公司 文件管理制度 CLF行A 2002/001 1. 目的 1. 文件管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，歷年文件可以體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)創(chuàng)立、發(fā)展 、壯大的歷史過程，是公司日常運(yùn)作及參與各種法律行動(dòng)的重要依據(jù)。 2. 為了確保工廠各部門有效地制作、宣傳、執(zhí)行、修改、保管文件，避免資料遺失， 使各種管理措施和指令落到實(shí)處，并具有連貫性，結(jié)合工廠的實(shí)際情況特制定本 制度： 2. 適用范圍 本管理制度適用工廠各部門各種文本文件，電腦文件，電子文件及特殊裁體文件 ，但不包括人事檔案文件。（注：特殊裁體文件包括但不限于照片、底片、錄音 帶、錄像帶、磁盤、磁帶、CD、VCD、工程藍(lán)圖） 3. 管理組織與權(quán)責(zé) 1. 工廠制作，頒發(fā)的所有文件由行政人事部安排文職人員管理（注：將來公司發(fā)展壯 大了，應(yīng)專門設(shè)立文管中心或檔案中心），其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下： （1）、負(fù)責(zé)工廠內(nèi)所有文件的收集、整理、登記、保管、維護(hù)、借閱及作廢文件的 銷毀審核工作。 （2）、負(fù)責(zé)監(jiān)查其它各部門文件有效性，歸檔、保管、維護(hù)工作，各部門必須全力 予以配合。 （3）、嚴(yán)格執(zhí)行及遵守《文件管理制度》，對(duì)于違反本制度的，文件管理人員有權(quán)提 出批評(píng)，制止或糾正，情節(jié)嚴(yán)重者可呈報(bào)行政人事經(jīng)理予以處罰。 （4）、嚴(yán)格執(zhí)行文件管理的借閱程序，有權(quán)拒絕未經(jīng)申請(qǐng)批準(zhǔn)的文件借閱者，有權(quán) 拒絕非權(quán)限范圍內(nèi)的文件借閱者，有權(quán)拒絕未經(jīng)批準(zhǔn)擅自復(fù)印文件人員收回已 復(fù)印的文件，有權(quán)追究借閱后缺損文件人員的責(zé)任。 （5）、嚴(yán)格遵守及執(zhí)行工廠檔案的保密制度。 2. 各部門要指定文職人員保管該部門制作頒發(fā)的文件，其主要工作職責(zé)與權(quán)限如下： （1）、熟練掌握《文件管理制度》，了解本部門的工作業(yè)務(wù)。 （2）、負(fù)責(zé)本部門文件的登記、打印、復(fù)印、保管、分發(fā)的具體實(shí)施及過期無效文 件的回收、作廢、銷毀實(shí)施工作。 （3）、根據(jù)文件分類原則，對(duì)本部門內(nèi)所有文件進(jìn)行文本立案及電腦立案登記。 （4）、負(fù)責(zé)本部門內(nèi)所有文件原稿及電子備份文件的收集和整理。 （5）、負(fù)責(zé)本部門內(nèi)業(yè)務(wù)客戶、關(guān)系客戶的資料收集，整理立案。 |發(fā)送至 |總經(jīng)理室 |保存期限 |永久保存 | |版次 |第1版 |密級(jí) |機(jī)密 |生效日期 |2002年10月 | |制訂 |李再魁 |審核 | |批準(zhǔn) | | 4. 文件的分類，分類原則，部門編號(hào)，打印格式 1、根據(jù)工廠的實(shí)際情況，內(nèi)部文件按如下性質(zhì)分為A、B、C三類文件： （1）、A類文件：是指各類管理手冊(cè)和規(guī)章制度，是工廠的基本法，是為加強(qiáng)內(nèi)部管 理，提高管理效 率而對(duì)內(nèi)部各種行為進(jìn)行規(guī)范而形成的具有普遍約束力的文件，這類文件必須 永久保存，并按規(guī)定的格式打印，A類文件的編寫一般須具備但不限于五個(gè)要素 ：目的，適用范圍，管理組織與權(quán)責(zé)，管理規(guī)定，附表（見附表一）。 （2）、B類文件，是指一般性的文件，如人事任免、行政命令、通告、通知、獎(jiǎng)罰通 報(bào)或未經(jīng)完善整理的緊急性文件或規(guī)定，此類文件需按確定的格式打?。ㄒ姼?表二），經(jīng)過半年或一年時(shí)間的試用，整理，合并，匯編成A類文件，要作廢。 （3）、C類文件指部門之間的溝通性文件，如備忘錄、工作總結(jié)、評(píng)比結(jié)果的公布等 只在短期內(nèi)起臨時(shí)性約束作用的文件，格式不限。 （4）、傳真件發(fā)送時(shí)須具備如下要點(diǎn)：收件單位（收件人）、發(fā)送單位（發(fā)送人） 、發(fā)文日期、發(fā)文編號(hào)、頁數(shù)、主題、主要內(nèi)容，見附表三。 （5）、會(huì)議記錄須具備如下要點(diǎn)，會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議記錄、參會(huì)人員、主 持人、會(huì)議內(nèi)容格式參照附表四。 （6）、本制度中未提及的文件制作格式，可根據(jù)實(shí)際情況自行酌情制作。 1. 編號(hào)格式：CLF+部門+文件類別+年號(hào)+順序號(hào)，CLF指東菱工廠，部門以該部門的簡(jiǎn) 稱，例如《文件管理制度》的編號(hào)為CLF行A2002/001 2. 文件的第一頁下面有一表格，說明如下內(nèi)容，發(fā)送部門，保存期限，生效日期，版 次，頁次，制訂人，審核人，批準(zhǔn)人，如本文式樣。 3. 對(duì)外文件包括但不限于各類公函，報(bào)刊，雜志，信件，傳真資料。 5. 內(nèi)部文件的收集整理。 1. 文件經(jīng)本部門經(jīng)理確認(rèn)后正本由本部門整理歸檔建立案卷目錄進(jìn)行登記，如需發(fā)送 其它部門的由文件制作部門復(fù)印發(fā)送。 2. 文件的發(fā)布應(yīng)在生效日期前，便于執(zhí)行者熟悉文件內(nèi)容。 3. 文件管理員應(yīng)做好文件發(fā)布?xì)w檔登記（見附表五），登記表必須與文件正本一齊裝 釘歸檔，并于每月月底收集整理歸檔。 4. 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作活動(dòng)中形成的文件由主辦單位收集歸檔。 5. 工廠主辦的公共活動(dòng)，以項(xiàng)目方式整理檔案，并由活動(dòng)主辦部門于活動(dòng)結(jié)束后一周 內(nèi)完成資料整理歸檔。 6. 文件管理員負(fù)責(zé)收集本部門在對(duì)外社會(huì)活動(dòng)交往中的客戶資料（包括客戶名稱，公 司名稱，職銜，聯(lián)絡(luò)地址，電話，傳真，業(yè)務(wù)內(nèi)容）整理后歸檔。 6. 對(duì)外文件的收集整理。 1. 所有外來信件，報(bào)刊，雜志，公函等經(jīng)郵遞員送至保安室后，由保安分類，屬于工 廠的文件在收件后20分鐘送交行政部，屬于員工的在白板上公布員工姓名至保安 室簽名領(lǐng)取，如沒有注明收件人姓名的，交由行政人事部處理。 2. 根據(jù)部門業(yè)務(wù)類型分別建立外來文件檔案，并于外來文件案卷目錄中逐一登記，報(bào) 部門經(jīng)理或總經(jīng)理審核，批復(fù)后，正本存本部門，并作好文件發(fā)布日期登記，登 記表與文件正本一并裝訂。 7. 文件的簽批權(quán)限 1. 所有A類文件必須經(jīng)總經(jīng)理簽署方可生效，否則視為無效文件。 2. 所有人事任免，重要政令，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽署才能生效。 3. 各部門職責(zé)范圍之內(nèi)的工作指令，獎(jiǎng)罰通報(bào)由部門經(jīng)理簽署即可生效。 4. 部門主管及主管以下人員一般不得跨部門簽署指令性文件命令，工作指示等文件。 8. 借閱規(guī)定 1. 本部門人員如需查閱文件檔案，不可擅自開啟文件柜查找，而必須填寫《文件借閱單 》(附表六)至文管員處辦理手續(xù)后，方可借閱查找。 2. 如借閱其他部門的文件，則須通過部門之間的文件管理員辦理借閱手續(xù)，跨部門員 工與文件管理員不發(fā)生直接的關(guān)系。 3. 借閱的文件檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，否則必須辦理續(xù)借手續(xù)。 9. 文件的銷毀 1. 對(duì)已到期或無保存價(jià)值的文件要及時(shí)予以銷毀，具體要求如下： （1）、填寫準(zhǔn)備銷毀的文件清單、文件名稱、銷毀原因、期限，交公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 方可銷毀。 （2）、對(duì)銷毀文件必須有兩個(gè)以上人員在場(chǎng)，待文件被徹底銷毀方可離去。 2. 未結(jié)算、有爭(zhēng)議、有可疑的文件、尤其是合同、各種財(cái)務(wù)憑證、收發(fā)貨憑證等不得 銷毀，確實(shí)需要銷毀的必須征詢專業(yè)意見并經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。 3. 已經(jīng)作廢的文件，資料一上律蓋上“作廢”章，作廢的文件除留一份存底外，全部銷 毀。 10. 違規(guī)處罰標(biāo)準(zhǔn) |序號(hào) |違規(guī)內(nèi)容 |處罰標(biāo)準(zhǔn) | | |人為毀壞文件 |開除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償 | | |致使保密文件泄密 |開除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償 | | |故意篡改文件內(nèi)容， |開除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償 | | |損壞文件或積壓文件 |記小過一次 | | |遺失文件 |記中過一次 | | |未按規(guī)定時(shí)間歸還文件 |記小過一次 | | |非法獲取文件 |開除，因此造成公司損失者照實(shí)賠償 | | |未經(jīng)允許擅自在工廠公告欄張貼文 |記大過一次 | | |件 | | | |撕毀工廠公告（信息）欄文件 |開除 | 附表一： A類文件格式 順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書小二號(hào)字） 東菱裝修材料廠（隸書小二號(hào)字） 文件名稱（黑體二號(hào)字） 文件編號(hào)（黑體五號(hào)字） 1. 目的（小標(biāo)題用黑體四號(hào)字，標(biāo)題下的內(nèi)容用小四號(hào)黑體字） 2. 適用范圍 3. 管理組織與權(quán)責(zé) 4. 管理規(guī)定 1、 2、 3、（小點(diǎn)開頭對(duì)齊） 附表二： B類文件格式 順德市東菱集團(tuán)有限公司（隸書小二號(hào)字） 東菱裝修材料廠（隸書小二號(hào)字） 通 告（黑體二號(hào)字） 文件編號(hào)：（黑體五號(hào)字） 內(nèi)容（黑體小三號(hào)字） 部門名稱 日期 附表三： 傳真件格式 順德市東菱集團(tuán)有限公司 東菱裝修材料廠 致： （收件單位或收件人） 編號(hào)： 由： （發(fā)送單位或發(fā)送人） 日期： 主題： 頁次： 內(nèi) 容 附表四： 會(huì) 議 記 錄 一、時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 二、地點(diǎn)： 三、出席： 四、缺席： 五、主持： 六、記錄人： 七、內(nèi)容： 會(huì) 議 內(nèi) 容 附表五： 順德市東菱集團(tuán)有限公司 東菱裝修材料廠 文件分發(fā)/回收記錄 |文件名稱 | |編號(hào) | |版次 | | |部 門 |分 發(fā) |回 數(shù) |備 注 | | |份數(shù) |簽名 |份數(shù) |簽名 | | |總經(jīng)理室 | | | | | | |副總經(jīng)理室 | | | | | | |行政人事部 | | | | | | |財(cái)務(wù)部 | | | | | | |生產(chǎn)部 | | | | | | |倉庫 | | | | | | |裝膠 | | | | | | |燒瓶 | | | | | | |絲印 | | | | | | |質(zhì)檢 | | | | | | |洗瓶 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 附表六： 順德市東菱集團(tuán)有限公司 東菱裝修材料廠 文件借閱單 |部 門 | |借 閱 人 | | |文件名稱 | |文件編號(hào) | | |借閱原因 | | |借閱日期 | |歸還日期 | | |實(shí)際歸還日 | |借閱人簽名| | |期 | | | |
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