17制度18——會(huì)計(jì)檔案管理辦法(doc)
內(nèi)部控制制度 ——會(huì)計(jì)檔案管理 第一章 總則 第一條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì) 業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。根據(jù)國(guó)家《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定， 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。 第二條 本制度所指的會(huì)計(jì)檔案主要包括： 1. 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證； 2. 會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他 會(huì)計(jì)帳簿； 3. 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注 及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告； 4. 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算 專業(yè)資料、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，計(jì)算機(jī)備份資料等 。 第二章 崗位設(shè)置與職責(zé)分工 3. 會(huì)計(jì)檔案管理由分管總裁負(fù)責(zé)。 第四條 財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理，具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算材料的立卷、整理、歸檔、 保管等工作。 第五條 出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。 第三章 會(huì)計(jì)檔案的歸檔程序與方法 第六條 對(duì)于每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。各 會(huì)計(jì)人員對(duì)本崗位產(chǎn)生的會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)定期收集、審查核對(duì)，按照檔案管理要求整理 立卷、編制目錄、裝訂成冊(cè)并由立卷人簽章，然后交檔案會(huì)計(jì)妥善保管。 第七條 會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)保證整齊、完整，符合歸檔范圍要求，歸檔的各種會(huì)計(jì)檔案，要有統(tǒng)一 規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案案卷、卷皮。 第八條 會(huì)計(jì)憑證類歸檔方法： 1、每月10日前，將記帳憑證按順序整理，連同所附原始憑證，裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)不超 過(guò)2厘米，注明憑證類別、年度、月份、起止號(hào)、連續(xù)號(hào)，由經(jīng)辦人員及財(cái)務(wù)主管簽字后 ，交檔案會(huì)計(jì)保管。對(duì)于數(shù)量較多，不易同記帳憑證一起裝訂保管的原始憑證，如領(lǐng)料 單、工資單、獎(jiǎng)金單等，可以單獨(dú)裝訂保管，但應(yīng)在原記帳憑證上加以說(shuō)明，以備查閱 。 2、次年3月1日前，將上一年度銀行存款余額調(diào)節(jié)表及銀行對(duì)帳單裝訂成冊(cè)，移交檔 案會(huì)計(jì)保管。 第九條 會(huì)計(jì)帳簿類歸檔方法：應(yīng)填寫(xiě)帳簿啟用及交接表。將上年度帳簿裝訂成冊(cè)，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)， 加裝封面，附上目錄。次年4月1日前，移交檔案會(huì)計(jì)保管。 第十條 會(huì)計(jì)報(bào)表在年度決算后裝訂，年報(bào)單獨(dú)立卷，月、季報(bào)合并裝訂成冊(cè)，次年4月1日前， 移交檔案會(huì)計(jì)保管。 第十一條 對(duì)所有會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)部按本制度要求，編制移交清冊(cè)。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將會(huì)計(jì)檔案 移交檔案室。 第十二條 各崗位歸檔內(nèi)容：出納：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，現(xiàn)金、銀行收付款憑證；主辦 會(huì)計(jì)：固定資產(chǎn)卡片，明細(xì)帳帳簿，工資冊(cè)；副主任：總賬；主任：報(bào)表。 第四章 會(huì)計(jì)檔案保管期限與要求 第十三條 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定歸檔，保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。 1. 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管3年，年度財(cái)務(wù)決算永久保管。（均包括文字分 析） 2. 現(xiàn)金和銀行日記帳保管25年，明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿保管15年，固 定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。 3. 工資冊(cè)永久保管。 4. 記帳憑證保管15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管5年。 5. 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久保管，會(huì)計(jì)檔案 銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。 第十四條 對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行 安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 會(huì)計(jì)檔案室要保持通風(fēng)干燥，放置溫濕度計(jì)，定時(shí)記錄溫濕度，平時(shí)要保持衛(wèi)生、清 潔。 各種會(huì)計(jì)檔案歸檔后，要及時(shí)登記保管帳簿。 第五章 會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱與銷(xiāo)毀 第十五條 會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱：調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格辦理調(diào)閱手續(xù)，一律填寫(xiě)“調(diào) 閱會(huì)計(jì)檔案登記單”，并在指定地點(diǎn)調(diào)閱。會(huì)計(jì)檔案一般不準(zhǔn)外借，特殊情況需借出或復(fù) 制，需經(jīng)財(cái)務(wù)部主管同意批準(zhǔn)后，會(huì)計(jì)檔案管理員才能交付使用者。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔 案，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。 外單位查閱，需由財(cái)務(wù)部主管或分管總裁批準(zhǔn)，并由財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)陪同，辦理登記手續(xù) ，方可查閱。 第十六條 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀：會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔 案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限 、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容，由鑒定小組（由分管總裁、財(cái)務(wù)部、辦公室組成）共 同鑒定、清點(diǎn)，簽署意見(jiàn)，報(bào)分管總裁批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)，由鑒定小組共同派員 監(jiān)銷(xiāo)。銷(xiāo)毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告分管總裁。 第十七條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng) 當(dāng)單獨(dú)抽出立卷保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔 案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。 第十八條 財(cái)務(wù)部檔案會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)本部門(mén)各崗位歸檔考核工作，檔案室負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部應(yīng)歸檔工作的檢查 與考核，以及調(diào)閱工作的考核。 第六章 附則 第十九條 本制度由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 第二十條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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