74檔案管理制度(doc)
74檔案管理制度 一.總則 1. 為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。 二.公司檔案范圍 公司建檔范圍確立為： 1. 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料 ； 2. 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； 3. 財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料； 4. 勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； 5. 經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料； 6. 生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料； 7. 產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 8. 儀器、設(shè)備方面的文件材料； 9. 基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； 10. 科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 11. 教育培訓(xùn)方面的文件材料； 12. 信息、情報(bào)方面的文件材料； 13. 黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 14. 其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記 錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。 公司檔案還包括聲像資料： 1. 照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成 ； 2. 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說(shuō)明； 3. 錄音檔案：唱片、錄音帶； 4. 錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。 三.公司檔案管理體制 1. 公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案 的管理，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部可設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室，配 備專(zhuān)了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。 2. 根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷 和歸檔，并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。 3. 公司應(yīng)有庫(kù)房或場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。暫 不具備檔案案安全保管條件時(shí)，要委托有關(guān)檔案部門(mén)代為保管。 四.檔案管理工作 (一).檔案材料的收集： 1. 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限； 2. 對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 3. 及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。 (二).檔案的歸檔、立卷與管理。 1. 區(qū)分全宗，確定立檔單位。 2. 分類(lèi)。依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。 3. 歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。 4. 案卷排列。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件 請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。 5. 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò) 寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。 6. 對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次 序排列和存放。 7. 每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理： 1. 清除不必要保存的材料； 2. 對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 (三).檔案的保管： 1. 防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2. 公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦?kù)房或?qū)Ｓ梦募?kù)保存檔案； 3. 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光 等工作，門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。 (四).檔案的鑒定： 1. 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面鑒別檔案的價(jià)值。 2. 確定各類(lèi)檔案的中管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。 (五).檔案的銷(xiāo)毀： 1. 對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存； 2. 辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷(xiāo)毀； 3. 銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，關(guān)在清冊(cè)上簽字。 1. 公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東或主管部門(mén)或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館。 2. 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 (六).檔案借閱、利用工作 1. 凡需使用檔案者，均須填寫(xiě)文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng) 導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱 2. 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手 續(xù)。 3. 借閱期限不得超過(guò)--星期（如三個(gè)星期），到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借 手續(xù)。 4. 借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽 取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告 主管領(lǐng)導(dǎo)。 5. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離 檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 6. 公司內(nèi)檔案利用的方式有： 1).提供檔案原件； 2).提供檔案復(fù)印件； 3).提供文獻(xiàn)索引資料。 7.檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策 信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專(zhuān)題技術(shù)信息等。 8.檔案主管應(yīng)接受公司有關(guān)部門(mén)、人員定題咨詢(xún)要求。 9.依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。 10.政府有關(guān)部門(mén)依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。 五.附則 1. 檔案部門(mén)積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。 2. 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。
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